Acompanhamento Individual

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1 Acompanhamento Individual 1. Definições: Equipe de Projetos: Equipe composta por pelo menos um membro de cada diretoria da Estat Júnior e que juntos são responsáveis por gerenciar os projetos. Os membros de cada diretoria possuem atividades pré-definidas dentro da equipe e se comunicam por meio de um grupo de s. Todos os membros além da própria diretoria pertencem também a uma equipe de projetos, exceto diretores e conselheiros. *Termo utilizado no subitem Avaliação Geral de Membros e Diretorias. 2. Importância Todos os processos do acompanhamento Individual realizado na Estat Júnior têm como foco principal observar cada membro como diferentes indivíduos e a partir disto traçar diretrizes para motivar e auxiliar cada membro relevando suas personalidades, momento atual de cada um, suas dificuldades e limites. Este acompanhamento individual ao longo dos anos vem se mostrado fundamental para o que os diretores conheçam bem seus membros e possam realizar as tarefas da melhor maneira possível, tendo em vista que os membros de uma EJ SÃO a EJ! 3. O Processo Existem diversos processos que combinados são responsáveis por manter o acompanhamento Individual de cada membro dentro da Estat Júnior. A seguir encontra-se uma descrição de cada um destes procedimentos e a forma como estes auxiliam o acompanhamento dos membros. Sistema de Avaliação Ponderada: O sistema de Avaliação Ponderada foi criado para que os diretores e conselheiros possam ter um acompanhamento detalhado dos membros, funcionando da seguinte forma: em uma planilha do Google Docs, compartilhada com todos os diretores e conselheiros, existe uma aba Página 1 de 5

2 referente a cada diretoria, em cada uma destas abas existe uma lista de diversas atividades relacionada às: Atividades Obrigatórias, Dedicação/Comprometimento e Engajamento. Por exemplo: Na parte de atividades obrigatórias são listada Presença em reunião da diretoria, Presença em plantões semanais, Respostas à questionários obrigatórios e Presença em treinamentos/eventos obrigatórios como Assembleia Geral e então cada membro é pontuado positivamente e negativamente em cada quesito com uma pontuação fixa e determinada de acordo com sua participação, e assim é feito para todos os itens. O preenchimento dos itens é realizado quinzenalmente pelos conselheiros e diretores (cada um preenche a respeito da sua diretoria). O(a) diretor(a) de Desenvolvimento Humano é responsável por realizar o treinamento de preenchimento da planilha e controlar sua atualização. Com este sistema os diretores podem acompanhar individualmente cada membro de forma que possam identificar quais são os pontos bons ou pontos em que os membros podem melhorar, sabendo de que forma motivar cada um atingir objetivos. A Avaliação busca ao máximo ser bem rígida ao fato de todos os membros devem ter sempre a mesma chance de ganhar/perder pontos, sobretudo porque em alguns momentos é necessário comparar às pontuações, como por exemplo, caso seja necessário desempatar o vencedor do destaque do mês. É conhecimento de todos os membros a existência da avaliação, contudo em nenhum momento a pontuação é divulgada para evitar que haja comparações e isto possa vir desmotivar de alguma forma àqueles com baixa pontuação ou supervalorizar os com grande pontuação. Para valorizar as superações dos membros ou identificar facilmente possíveis quedas de rendimento, a pontuação é zerada bimestralmente e registrada num histórico. É importante destacar que para que o sistema tenha o efeito esperado é preciso, sobretudo o comprometimento dos diretores na parte do preenchimento, que sistema de avaliação esteja bem difundido entre os membros da EJ e que sempre que identificado um problema no método, que os responsáveis busquem resolvê-lo de forma que retrate bem a realidade de cada um dos membros. Desde a implementação do sistema a avaliação sofreu diversas modificações e continua em constante melhoria. Reuniões Individuais: O Sistema de Reuniões individuais tem basicamente o seguinte formato: Página 2 de 5

3 1º Reuniões individuais entre Conselheiros e membros: Após alguns meses que os trainees do semestre ingressaram na EJ é realizada uma reunião entre os conselheiros e todos os membros, para que seja mapeada a satisfação de cada membro, relação com o grupo, com o diretor e a motivação com a empresa. Há uma cultura bem marcada que o conselho é sigiloso quanto às informações que são passadas a eles e por isto os membros podem até falar coisas que talvez ainda não se sintam confortáveis em falar com o diretor, como por exemplo, críticas a este. Tempo estimável de finalização de todas as reuniões: duas semanas 2º Reuniões individuais entre Conselheiros e Diretores: São realizadas reuniões entre os diretores e conselheiros da empresa, para que seja ANONIMAMENTE passado um feedback dos membros da diretoria para o diretor, além da conversa usual sobre outros aspectos comuns como satisfação, motivação e dificuldades com o cargo. Tempo estimável de finalização de todas as reuniões: uma semana 3º Reuniões individuais entre Diretores e membros: Após receber o feedback dos conselheiros, são agendadas reuniões individuais entre os membros e seus respectivos diretores. Neste momento o diretor já possui uma ideia do atual momento de cada membro dentro da empresa, portanto consegue trabalhar de forma individual cada um, o que às vezes torna-se complicado dentro de um grupo maior. Além disto, como principal objetivo, esta reunião visa criar um laço mais estreito de conhecimento e confiança entre diretor e membro, servindo para que os membros possam receber e dar feedbacks sobre o grupo e sobre o próprio diretor. Durante este tipo de reunião também é questionado ambições em relação a cargos de liderança e estimulada uma conversa tranquila sobre o assunto. Tempo estimável de finalização de todas as reuniões: uma semana 4º Reunião Individual entre o Conselheiro e o (a) Presidente: Realizada após a rodada de reuniões com os Diretores, esta reunião tem como principal objetivo dar um feedback ao presidente sobre os membros da Diretoria Executiva e orientar em relação a possíveis dificuldades. Página 3 de 5

4 Tempo estimável de finalização de todas as reuniões: 1 semana (realizada em paralelo ao 3º passo) É importante destacar que todos possuem SEMPRE a liberdade para marcar reuniões fora destas rodadas de reuniões individuais. Isto fortalece e aproxima as pessoas. Conhecer os membros criar laços de amizade e confiança não só atuam diretamente na motivação dos membros e ao sentimento que passam a ter pela EJ, mas também são um dos métodos mais eficazes encontrados pelos Diretores da Estat Júnior para acompanhar cada um dos seus membros. Divã do Conselho: O Divã do Conselho funciona da seguinte forma: é fixada uma hora em dois diferentes dias da semana e neste período um dos conselheiros fica na sede da empresa disponível para conversar com os membros. Esta conversa pode ser relacionada à empresa, à vida pessoal, graduação ou qualquer outro assunto que o membro queira. Caso o membro não possa comparecer em nenhum dos horários ele pode agendar um horário específico para conversar, caso sinta necessidade. A função do Divã do Conselho é permitir que os membros possam conversar de forma relaxada e receber orientação e conselhos de pessoas mais experientes na EJ. Como o Conselho é bem rígido quanto ao fato de manter o total sigilo do que é dito, os membros se sentem confortáveis em compartilhar estas conversas. O Divã do Conselho no quesito acompanhamento individual é importante para que os membros durante quaisquer problemas que estejam tendo (mas não necessariamente queiram compartilhar tão abertamente com as pessoas) possam ainda assim ser orientados. Para que este procedimento funcione como esperado é indispensável zelar por uma boa relação e aproximação entre membros e conselheiros. Avaliação Geral de Membros e Diretorias: Esta avalição é realizada entre a passagem do 1º para o 2º semestre. Os membros de Desenvolvimento Humano junto ao conselho elaboram algumas perguntas distribuídas em 4 questionários que serão enviados pelo conselho a todos os membros da empresa. Estes questionários possuem perguntas de avaliação sobre: - Membros da Diretoria; Página 4 de 5

5 - Membros da Equipe de Projetos*; - Auto avaliação; - Diretorias da Empresa. A partir das respostas, o Conselho realiza relatórios individuais para cada membro. Os relatórios dos membros, se autorizado por cada um, podem ser compartilhado com seus respetivos diretores. A Diretoria Executiva também recebe um relatório sobre seu próprio desempenho. Esta avaliação Inicialmente era realizada pela diretoria de Desenvolvimento Humano, contudo devido a carga de trabalho da diretoria e a necessidade de que as respostas sejam tratadas com o maior sigilo possível, esta tarefa foi passada para membros do conselho, pois são os únicos que não são diretamente avaliados, exceto na Avaliação sobre as Diretorias. Feedback sobre a empresa: Depois de aproximadamente 2 meses do início do semestre é enviado um formulário no grupo de membros efetivos da empresa questionando os membros a respeito de sua motivação, satisfação, ambições dentro da empresa, preparação em realizar suas tarefas, criticas, sugestões e entre outros. Este formulário possui preenchimento obrigatório para TODOS os membros da empresa, exceto os novos trainees, que possuem preenchimento opcional, mas que em geral são estimulados a preencherem. Após isto, a (o) Diretor(a) de Desenvolvimento Humano (quem envia o formulário) elabora um relatório com as respostas e compartilha com a Diretoria Executiva, o que permite que cada um tenha uma visão ampla sobre os membros cada área. Caso seja observado algum caso curioso ou especifico o Diretor(a) de Desenvolvimento Humano analisa o caso e de acordo e toma as providências que julgar necessárias. Página 5 de 5