STR/STR GLOBAL - DIRETRIZES PARA RELATÓRIOS DE DADOS 2015

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1 STR/STR GLOBAL - DIRETRIZES PARA RELATÓRIOS DE DADOS 2015 As Diretrizes para Relatórios de Dados da STR/STR Global foram desenvolvidas para estar em conformidade com a Décima Primeira Edição Revisada do Sistema Uniforme de Contas para a Indústria Hoteleira - Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, Eleventh Revised Edition ( USALI ). As diretrizes estão em conformidade com a USALI, onde possível, com o espírito e intenção de manter as melhores práticas de benchmarking e consistência de desempenho de dados. Várias alterações e clarificações foram feitas nas diretrizes de 2015 e estão resumidas a seguir. Caso você tenha dúvidas ou necessite de suporte adicional em relação às diretrizes para dados, por favor, entre em contato com a STR: support@str.com ou STR Global: info@strglobal.com Resumo das alterações e clarificações das Diretrizes para Relatórios de Dados da STR/STR Global: Taxas de resort: Devem ser registadas em rendimentos diversos, modelo 4. Nenhuma parte das taxas de resort deve ser incluída nos valores de receita por quartos apresentados à STR (USALI p. 12). Comissões e taxas Grupo: Descontos ou subsídios concedidos diretamente a um grupo devem ser contabilizados como contrapartidas de receita. Tais descontos e subsídios devem ser uma redução nos valores de receita por quartos apresentados ao STR (USALI p. 10). Segmentação Grupo, contrato e transiente: As definições foram refinadas para fins de esclarecimento adicional (USALI pp ). Instalações de alojamento de uso misto: Orientações aprimoradas são fornecidas acerca de como lidar com os quartos disponíveis em instalações de alojamento de uso misto, quartos vendidos e receita por quartos (USALI pp ). Receitas de pacotes: Orientações aprimoradas são fornecidas acerca de como lidar com receitas de pacotes (USALI p. 12). Detalhes e informações adicionais são fornecidas em cada uma dessas áreas dentro Diretrizes para Relatórios de Dados da STR Relatórios de Receita por Quartos Somente a receita gerada através do aluguel de quartos para hóspedes deve ser incluída nos dados de receita por quartos relatados à STR/STR Global. A receita gerada por alimentos e bebidas ou outras fontes incluindo componentes de receita não gerada por quartos de tarifas de pacotes deve ser excluída do relatório de receita por quartos relatado à STR/STR Global. A receita de quartos relatada à STR/STR Global deve ser líquida de descontos, reembolsos, compensações, cobranças excessivas e impostos. Informações específicas sobre o que deve ser incluído ou excluído da receita de hospedagem relatada à STR/STR Global estão disponibilizadas abaixo. A STR/STR Global rastreia fontes de receita de alimentos e bebidas e outros para hotéis que participam no Programa de Segmentação da STR (veja Definições de Segmentação). Inclua nos dados de receita por quartos relatados à STR/STR Global: No show de reserva garantida: Definida como receita gerada por um hóspede individual ou parte

2 de um grupo que individualmente garantiu o pagamento para reservar o quarto, porém não ocupou o quarto ou cancelou a reserva dentro do prazo especificado. Receitas de atrito de grupo (cancelamento) e cancelamento transiente de hóspedes após a data de corte estão incluídos em honorários de atrito e taxas de cancelamento dentro de rendimentos diversos (modelo 4) e não as receitas de quartos ou outras receitas de quartos Sobretaxas e taxas de serviço. Estas cobranças geralmente incluem quaisquer encargos obrigatórios, habituais, não discricionários ou outros automaticamente adicionados à conta do cliente em relação ao serviço ou uso de uma comodidade em que um cliente não tem discrição ou a capacidade de optar pela exclusão (Particularmente nas regiões do Oriente Médio e Ásia- Pacífico). Estas taxas geralmente incluem uma taxa obrigatória de serviço ou uma taxa de limpeza do quarto do hóspede. Para a consistência no relatório e benchmarking o valor completo da taxa de serviço na moeda correspondente deve ser incluído na receita por quartos relatada à STR/STR Global. Receita por quartos de uso parcial e day use. Receita por quartos de fontes como: pequenas reuniões, camarins, entrevistas de emprego, audições para filmes e distribuidores de atacado (por exemplo, roupas, brinquedos e outros tipos de produtos). A receita de alimentos e bebidas não deve ser incluída. Taxas de partida antecipada/atrasada Aluguel de camas extras/berços. Exclua nos dados de receita por quartos relatados à STR/STR Global: Taxas de resort. As taxas de resort não são parte dos encargos de serviço da receita por quartos e não devem ser incluídas nos valores de receita por quartos / outros valores relatados à STR. Taxas de resort devem ser incluídas em rendimentos diversos (modelo 4). Comissões e taxas Grupo. Descontos ou subsídios concedidos diretamente a um grupo devem ser contabilizados como contrapartidas de receitas, conforme USALI. As receitas de quartos de grupo relatadas à STR devem ser relatadas como receitas de quartos de grupo menos os descontos de grupo ou subsídios emitidos para o grupo. Reembolsos relacionados a serviços ou produtos. Descontos e reembolsos devido a problemas relacionados a produtos ou serviços devem ser deduzidos da receita por quartos. Taxas de atrito de grupos ou de cancelamento. Taxas recebidas devido a cancelamentos (geralmente depósitos antecipados para encontros, convenções, grupos, blocos de quartos de pernoite para hóspedes, etc.) devem ser excluídas da receita por quartos relatada à STR/STR Global. Receitas desta natureza são geralmente alocadas à seção rendimentos diversos na seção do balanço financeiro da propriedade (modelo 4). Taxas de alimentos, bebidas e taxas adicionais (por exemplo, estacionamento, transporte, internet ou golfe/spa) incluídas no preço do pacote ou em hotéis all inclusive.

3 Alocação adicional de receita de quartos/notas do relatório: Atacadistas, canal eletrônico, agências de viagens online (Online Travel Agencies - OTA) e/ou taxas de internet: Receita líquida por quartos (não bruta) proveniente de taxas de atacado e pagamento ao fazer a reserva via internet devem ser relatadas à STR/STR Global. Receita bruta por quartos (não líquida) deve ser relatada à STR para taxas de internet de pagamento posterior, similar às tradicionais agências de viagens. Comissões destas receitas brutas são registradas como um custo do departamento de hospedagem. Taxas de pacotes: Somente a porção da receita de hospedagem das taxas do pacote deve ser relatada à STR/STR Global. Para identificar o componente de receita de hospedagem em taxas de pacotes nós recomendamos que o Valor Justo de Mercado (VJM) de cada item do pacote seja determinado e usado. A porcentagem da receita de hospedagem VJM deve então ser aplicada à taxa do pacote para determinar a receita de hospedagem a ser relatada à STR/STR Global. Exemplo: Um pacote de spa, consistindo de um quarto para uma noite, quatro refeições e a utilização de instalações de spa da propriedade a um preço global de $240, não incluindo impostos, gratificações ou taxas de serviço. Apesar do fato de que o VJM do pacote é de $320, apenas o montante total de $240 constará da conta do hóspede, além de vendas, impostos especiais de consumo e impostos transitórios como aplicáveis a cada categoria de receita. A propriedade calcula as alocações departamentais do preço de venda $240 como segue. Departmento Valor de mercado Proporção Alocação do pacote Quartos $160 50% $120 Alimentos $112 35% $84 Spa $48 15% $36 Total $ % $240 Conversão de pontos e prêmios do programa de fidelidade: Deve ser considerada a média das taxas predominantes para acomodações similares no hotel ou como o padrão de taxas estabelecido pela marca/rede. As duas melhores opções de práticas para registrar a conversão ou prêmios de fidelidade são: 1) Somente registre a receita de conversão/prêmios no total do final do mês (por exemplo, total do mês de janeiro). 2) Deve se ter cuidado ao relatar a receita mensal, semanal ou diária de conversão/prêmios. A receita não deve ser reportada em um dia da semana, mas distribuída/reportada em cada dia da semana (por exemplo, dia 1-7.)

4 Relatar quartos vendidos Somente quartos de hóspedes que geram receita devem ser relatados à STR/STR Global como quartos vendidos. Cortesias de quartos devem ser excluídas dos valores de quartos vendidos. Informações específicas sobre o que deve ser incluído ou excluído dos quartos vendidos relatados à STR/STR Global estão disponibilizadas abaixo. Inclua nos dados dos quartos vendidos relatados à STR/STR Global: Quartos vendidos que geram receita. Quartos vendidos de day use e uso parcial. Quartos vendidos de fontes como: pequenas reuniões, camarins, entrevistas de emprego, audições para filmes e distribuidores de atacado (por exemplo, roupas, brinquedos e outros tipos de produtos). Serviços de alimentos e bebidas não devem ser incluídos. É possível para algumas propriedades, particularmente em um resort, aeroporto e locais em estradas, atingir uma ocupação de mais de 100%. Quartos ocupados sem taxas em conexão com uma promoção ou contrato (por exemplo, reserve duas noites, receba uma de graça; reserve quartos para grupos de 50, receba um quarto de graça). Exclua nos dados de quartos vendidos relatados à STR/STR Global: Quartos de cortesia não associados a uma promoção ou contrato (por exemplo, quartos grátis fornecidos para funcionários, proprietários e visitas de familiarização). No show de reservas garantidas. Nenhuma noite vendida deve ser registrada para no show. Condomínios ocupados pelo proprietário. Quartos ocupados pelo proprietário devem ser tratados como quartos de cortesia. Relatar quartos disponíveis A completa disponibilidade de quartos para pernoite (isto significa, número de quartos na propriedade multiplicados pelos dias no período) deve ser relatada para cada hotel. Não deve existir nenhum ajuste na disponibilidade de quartos relatada à STR/STR Global, caso quartos estejam temporariamente fora de serviço devido à renovação, independente da duração do período de renovação. Caso a propriedade remova todos os quartos do inventário para renovação (fechamento completo), a STR/STR Global deve ser notificada para que a propriedade possa ser marcada como Fechada para renovação. Caso quartos sejam permanentemente removidos do inventário, a administração do hotel deve contatar a STR/STR Global para ajustar a contagem de quartos do hotel. Quartos fechados durante temporadas: Quando todas as operações de um hotel forem encerradas por um mínimo de 30 dias consecutivos devido a padrões de demanda da temporada, os quartos deste período devem ser removidos do inventário anual vendível. O hotel deve ser sazonalmente fechado de forma consistente no mesmo período a cada ano. A STR/STR Global deve ser notificada para que a propriedade possa ser marcada como Fechamento devido à temporada para o período aplicável.

5 Propriedades de posse mista (hotéis incluindo inventário de compartilhamento/condomínio): Propriedades de todos os tipos estão construindo ou convertendo quartos em unidades residenciais, criando entidades de "posse mista". Estas instalações podem ser de compartilhamento, estratos, utilização fracionária ou posse total. Meramente operar estas propriedades de posse mista como uma operação de hospedagem não qualifica por si só o fluxo de receitas a ser registrado no departamento de quartos. Consideração deve ser dada para os fatos e circunstâncias de cada projeto. O primeiro passo na identificação do tratamento de receitas da propriedade de posse mista é para determinar se o relatório deve ser bruto ou líquido (ver parte V, USALI). Ao trabalhar através dos critérios de bruta versus líquida, peso deve ser dado à parte que incorre na perda econômica predominante, caso o inquilino não pague. Uma vez que o tratamento de receita é determinado, há três cenários para inclusão balanço de receita descritos em USALI. O cenário fornecido abaixo detalha sobre quando e como os dados devem ser relatados à STR. A propriedade assume o risco econômico predominante em longo prazo (cenário 1): A propriedade entra em acordo com o terceiro proprietário da unidade, que se estende a um ano ou mais e as unidades são incluídas no inventário de quartos de hotel durante o ano todo. Sob os termos do acordo, a propriedade assume o risco econômico associado a operar as unidades de propriedade de terceiros em conformidade com a relação contratual. O fluxo de receita associado é registrado com as categorias de transiente, grupo, contrato e outras categorias de receitas, no departamento de quartos, e as unidades são consideradas quartos disponíveis no inventário de quartos da propriedade. Sempre que o contrato permitir ao proprietário da unidade um número limitado de noites na unidade, a unidade permaneceria no inventário de quartos disponíveis e seria registrada como um quarto de cortesia quando o proprietário está ocupando a unidade. Definições de programa de segmentação Cliente Receita de quartos transientes comumente inclui receitas derivadas do aluguel de quartos e suítes por indivíduos ou grupos que ocupam menos de 10 quartos por noite. Ela também inclui quartos alugados para os hóspedes que estabeleceram residência permanente, com ou sem contrato. Estadias transientes normalmente incluem as seguintes categorias: Varejo Desconto Negociado Qualificado Atacado Receita de quartos de grupo inclui receitas derivadas do aluguel de blocos de quartos ou suítes para um grupo. Um grupo normalmente é definido como 10 ou mais quartos por noite, vendidos nos termos de um contrato. As receitas de quartos de grupo é registrada livre de descontos para atacadistas para a venda de grandes blocos de quartos. Descontos ou subsídios concedidos diretamente a um grupo devem ser contabilizados como contrapartidas de receita. Para facilitar os esforços de comercialização e vendas efetivas, as receitas de quartos de grupo geralmente é segregada por segmento de mercado. Segmentos de mercado normalmente incluem as seguintes categorias: Corporativo Associação/Convenção Governo Grupo de excursão/atacadistas SMERF (Social, Militar, Educacional, Religioso, Fraternal)

6 Receita de contrato de quartos inclui receitas derivadas de um contrato com uma outra entidade para um bloco consistente dos quartos por um longo período de mais de 30 dias. A receita de contrato de quartos é registrada livre de descontos. Exemplos incluem tripulações aéreas domiciliadas, seminários de treinamento empresarial em curso e programas de benefícios com base em incentivos. Programa de segmentação de receita adicional: Definições para relatórios Receita de alimentos e bebidas Receitas provenientes da venda de alimentos, inclusive café, leite, chá e refrigerantes. Receitas provenientes da venda de bebidas inclusive cerveja, vinho, licor, inclusive a receita de bebidas de banquetes. Receitas provenientes de outras fontes como: aluguel de quartos para reuniões, aluguel de equipamento audiovisual, couvert ou taxas de serviço ou outras receitas dentro do departamento de alimentos e bebidas (inclui taxas de serviço de banquetes). Outras receitas Inclui todas as receitas coletadas pela propriedade que não estão definidas acima como receita de hospedagem ou receita de alimentos e bebidas (isto significa, estacionamento, spa, telecomunicações). Receita total Inclui todas as receitas geradas através das operações do hotel listadas acima como hospedagem, alimentos e bebidas e outros (por exemplo, estacionamento, spa, telecomunicações). Outras notas para o relatório de dados Dados mensais parciais: Dados mensais para hotéis que são novos para o portfólio da empresa (isto significa, construção nova, aquisições, conversões) devem ser reportados a STR/STR Global somente se a propriedade esteve aberta 15 ou mais dias no mês inicial de operação. Soft Opening de hotéis: A administração de hotéis recentemente construídos deve fornecer a STR/STR Global o correto inventário físico de quartos no momento da abertura e deve reportar a completa disponibilidade de quartos para pernoites com base na atual contagem de quartos. Enquanto quartos são abertos e adicionados à contagem da propriedade, a administração deve fornecer a STR/STR Global atualizações sobre a contagem do inventário físico dos quartos incluindo a data da adição do quarto e número de quartos adicionados até que o hotel atinja a sua capacidade máxima.

7 Caso você tenha alguma dúvida em relação a estas diretrizes para reportar, por favor, não hesite em entrar em contato conosco. STR (América do Norte) support@str.com STR Global (Fora da América do Norte) info@strglobal.com Para obter informações adicionais sobre a Décima Primeira Edição Revisada do Sistema Uniforme de Contas para a Indústria Hoteleira, por favor, visite o AHLEI: A navegação do site inclui: Compra da 11 a Edição Revisada do USALI Perguntas frequentes (FAQ) Postar perguntas ao Comitê de gerenciamento financeiro do AH&LA Webinar & arquivo de apresentação FMC esclarecimentos e questões emergentes Guia pesquisável de despesa e receita Arquivos de Excel para download para todos os modelos e balanços