PROCEDIMENTO. Ref. Pcd. 2-sGRHF

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1 PROCEDIMENTO Ref. Pcd. 2-sGRHF Bolsas de Investigação Científica da UA, financiadas por verbas provenientes da FCT Ou Provenientes de Outro Financiamento Externo Data: 12/11/2014 Elaboração Nome: Fátima Serafim e Helena Ribeiro Serviço/: SRHF- Área de Recursos Humanos Assinatura: Aprovação Nome: Maria Pereira Serviço/: SRHF- Área de Recursos Humanos Assinatura: Data: 12/11/2014 Data: 12/11/2014

2 Instrução de Trabalho orientação sobre decisões e/ou esclarecimentos sobre o modo de executar determinados trabalhos. Procedimento descrição detalhada das ações a desencadear, seus responsáveis e documentação aplicável. 0. Índice 1. Objetivo Âmbito Definições, siglas e referências Procedimento Impressos / documentos aplicáveis Fluxograma (anexo) Objetivo Este procedimento tem como objetivo descrever as ações a desencadear na concessão, renovação e cancelamento de Bolsas de Investigação Científica da UA, financiadas por verbas provenientes da FCT. 2. Âmbito Regulamento de Formação Avançada e Qualificação de Recursos Humanos da FCT, Aviso nº 10406/2011, publicado em Diário da República, 2ª série, Nº 89, de 9 de Maio de Apresenta-se uma caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica (ver pasta das minutas) com todos os tipos de bolsa previstos neste Regulamento, os respetivos destinatários, o objeto, duração prevista para a bolsa e a duração máxima por tipo de bolsa quando haja renovações. 3. Definições, siglas e referências Unid. Org. arh Área de Recursos Humanos FCT Fundação para a Ciência e Tecnologia Resp. Responsável Doc. Documentos Regulamento de Bolsas de Investigação da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P., publicado em Diário da República, 2ª série, Nº 121, de 25 de Junho de 2012; Normas de atribuição e gestão de bolsas no âmbito de Projetos e Instituições de I&D, disponível no site da FCT; Caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica (ver pasta das minutas).

3 4. Procedimento Descrição das ações Responsável Documento / referência 5.1 CONSTITUIÇÃO DO JÚRI A deverá garantir a constituição de um júri para proceder à seleção dos candidatos, sendo composto por, pelo menos, 3 doutores pertencentes às áreas científicas para que os concursos são abertos. O júri deverá reunir em momento prévio ao início da receção de candidaturas para definição dos critérios de avaliação e respetiva valoração. 5.2 PUBLICITAÇÃO DA BOLSA Elaboração do anúncio A em que se insere a unidade/projeto de investigação/outro, no âmbito do qual será concedida a bolsa, elabora o anúncio para a abertura de concurso. Do anúncio terão de constar as seguintes informações: Tipo, fins, objeto e duração da bolsa; O modo de instrução, a data e local de apresentação das candidaturas Os destinatários; Os objetivos a atingir pelo bolseiro; Plano de Trabalhos; Coordenador; As componentes financeiras da bolsa; A periodicidade e modo de pagamento da bolsa; Os critérios de avaliação das candidaturas e respetivas valorações. O júri responsável pela seleção; A data e forma de divulgação dos resultados; Publicitação das fontes de financiamento; A regulamentação aplicável. Minuta 1p/FCT Minuta 1i/FCT Publicitação do anúncio A deve colocar o anúncio no Portal de Mobilidade de Investigadores Eracareers com uma antecedência

4 mínima de 10 dias úteis em relação à data do início da receção das candidaturas. De imediato, a ou Funcional deverá informar a FCT de que o anúncio foi publicado através dos endereços: anuncios.projectos.bolsas@fct.pt (no caso de projetos de investigação) e anúncios.unidades.bolsas@fct.pt (no caso de instituições de I&D). Ao fim de 10 dias úteis, caso a FCT não se pronuncie, o anúncio considera-se tacitamente aprovado. O anúncio deverá ser também publicitado na página eletrónica da UA, e, quando entenda necessário e adequado, noutros locais de estilo e nos meios de comunicação social. NOTA: A publicitação no portal Eracareers deve também ser efetuada sempre que o financiamento tenha origem em programas de financiamento nacionais: Agência Nacional de Inovação (ANI); PO4t; PROMAR; etc Sempre que o financiamento tenha origem em programas europeus: ESPON; Espaço Atlântico; etc., a deve colocar o anúncio no portal EURAXESS-Jobs (European Commission), assim como no portal Eracareers. A deve efetuar o cabimento da despesa em data anterior à data da publicitação do edital. 5.3 CANDIDATURA À BOLSA Formalização da candidatura Os candidatos a bolseiro entregam a sua candidatura em formulário específico no local e prazos indicados no anúncio. A candidatura deve ser acompanhada dos documentos solicitados no anúncio Receção das candidaturas A recebe as candidaturas durante um período não inferior a 10 dias úteis a partir da data de publicitação da bolsa e remete-as ao Júri previamente constituído para proceder à seleção dos candidatos. 5.4 AVALIAÇÃO DAS CANDIDATURAS Análise das candidaturas O Júri realiza uma reunião para análise e seleção dos candidatos, tendo em atenção os requisitos e critérios definidos no anúncio, bem como a valoração de cada critério Elaboração da ata da reunião Da reunião para análise e seleção dos candidatos deverá ser elaborada uma ata. Da ata devem constar os seguintes elementos: Júri Minuta 2p/FCT Minuta 2i/FCT

5 Data, hora e local de realização da reunião; Objetivo da reunião; Elementos presentes na reunião; Número de candidaturas apresentadas; Referência aos critérios de seleção e respetivas valorações; No caso de existir, lista de candidatos excluídos, com a respetiva fundamentação; Ordenação provisória dos candidatos; Indicação do(s) candidato(s) provisoriamente selecionado(s); Indicação de início de prazo para audiência prévia sobre o sentido provável da decisão; Assinatura de todos os elementos presentes. Tendo em conta estes elementos apresenta-se uma minuta de ata. Esta minuta é meramente indicativa, podendo ser efetuadas as alterações adequadas a cada caso, desde que inclua os elementos indicados anteriormente. Deve fazer parte integrante da ata, em anexo, uma grelha de avaliação, demonstrando a aplicação de cada critério de avaliação e contendo fundamentação resumida sobre a apreciação dos candidatos. Minuta 3/FCT Minuta 4/FCT 5.5 DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS Notificação aos candidatos O Júri notifica os candidatos do sentido provável da decisão, no prazo de 90 dias úteis a contar do termo de apresentação das candidaturas. A notificação dos candidatos poderá ser realizada através de correio eletrónico (desde que isso seja referido no edital) e deverá ser acompanhada da ata da reunião de decisão. No prazo de 10 dias úteis a contar da data de notificação, os candidatos poderão pronunciar-se sobre essa decisão. A notificação do(s) candidato(s) selecionado(s) deverá ser acompanhada de uma versão do contrato a celebrar. Júri Minuta 5p/FCT Minuta 5i/FCT Minuta 6p/FCT Minuta 6i/FCT Minuta 7p/FCT Minuta 7i/FCT Possibilidade de interpor recurso Os candidatos podem interpor recurso dos resultados finais para o Reitor, no prazo de 10 dias úteis a contar da respetiva notificação.

6 5.6 ATRIBUIÇÃO DA BOLSA Declaração de aceitação da bolsa Os candidatos aceites devem, no prazo de 10 dias úteis a contar da notificação da concessão de bolsa, declarar, por escrito, a sua aceitação e comunicar a data do início efetivo da bolsa Pedido de elaboração do contrato de bolsa A deve efetuar o Compromisso da despesa numa data anterior à data de início do contrato e proceder ao pedido para a elaboração do respetivo contrato de bolsa em formulário específico, dirigido à Direção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros e enviá-lo à arh/núcleo do com antecedência mínima de 30 dias em relação à data de início da bolsa. Deste pedido devem constar os seguintes elementos, ou o compromisso de que serão entregues logo que estejam disponíveis, no caso de, por impossibilidade devida a ausência do bolseiro, fora do país, não poderem ser entregues até aquele prazo: Indicação do tipo de bolsa e respetivo valor mensal; (nota: nos casos em que há lugar ao pagamento de subsídio de viagem e/ou de instalação, o subsídio a pagar terá de ser mencionado no ofício de solicitação de elaboração de contrato de bolsa e nunca posteriormente;) Data de início e duração do contrato; Identificação das verbas que irão suportar as despesas da bolsa (Projeto/outro) e respetivo centro de custos; Identificação do bolseiro: fotocópia do Bilhete de Identidade/ Cartão de Cidadão, Passaporte, respetivo visto e de documento comprovativo de autorização de residência, consoante se aplique; Fotocópia do Cartão de contribuinte; Número de Id. Bancária (documento comprovativo do banco); Uma fotografia tipo passe; Indicação do coordenador do bolseiro e nos casos em que este não seja o coordenador científico do projeto ou o orientador de pós-graduação, apresentação do Curriculum vitae resumido, de uma lista de publicações e referência da experiência anterior de orientação e/ou acompanhamento de bolseiros; Minuta 8p/FCT Minuta 8i/FCT Minuta 9/FCT

7 Curriculum vitae do bolseiro (devidamente datado e assinado); Indicação do endereço de ; Contacto telefónico (telemóvel / extensão interna) Cópia do Certificado de habilitações de todos os graus obtidos com média final, com as classificações obtidas em cada disciplina e com suplemento ao diploma (se aplicável); Cópia da ata da reunião de seleção do candidato. Cópia da publicitação da bolsa no Portal de Mobilidade de Investigadores - Eracareers e na página eletrónica da UA; Plano de atividades para o período de bolsa em questão, assinado pelo coordenador e pelo bolseiro, com indicação de 3 ou 4 palavras-chave e de um título alusivos às atividades a desenvolver bem como do local ou locais onde estas serão realizadas; Quando se aplique, documento comprovativo da aceitação do candidato por parte da instituição estrangeira onde decorrerão os trabalhos, garantindo as condições necessárias ao seu bom desenvolvimento; Declaração, sob compromisso de honra, subscrita pelo bolseiro em como exercerá as suas funções de bolseiro em regime de dedicação exclusiva, nos termos estabelecidos no art.º 5º da Lei nº 40/2004 de 18 de Agosto e art.º 5º do Regulamento de Bolsas de Investigação da Universidade de Aveiro, publicado em DR, 2ª Série, Nº 98, de 20 de Maio; Declaração de concordância do coordenador indicado para acompanhamento da atividade do bolseiro; Declaração do responsável máximo da autorizando o bolseiro a utilizar as infraestruturas e os equipamentos afetos às unidades onde é desenvolvida a investigação. Cabimento e Compromisso da despesa; (A falta de qualquer documento ou informação acima enunciada implica a suspensão do processo de elaboração do contrato até ao envio da mesma e responsabilizará diretamente quem deve fornecer a informação, declinando os Serviços qualquer responsabilidade pelas consequências do não andamento atempado do processo de atribuição da bolsa e correspondente processamento). Minuta 10p/FCT Minuta 10i/FCT Minuta 11/FCT Minuta 12/FCT A deve efetuar o registo do processo na plataforma RHUMO (Recursos Humanos-Online).

8 Elaboração do contrato da bolsa O contrato a celebrar com o bolseiro é elaborado em duplicado pela arh/núcleo do, sendo numa primeira fase assinado pela Reitoria e posteriormente assinado pelo bolseiro. Um exemplar é entregue ao bolseiro e o outro fica na posse da UA arquivado no seu processo individual, na arh/núcleo do. arh É enviada cópia à e à FCT Registo do bolseiro A deverá proceder à ativação de um pré-registo na aplicação de gestão de acessos de utilizador universal (GURU). Assim que conste na base de dados, o bolseiro poderá aceder aos diversos sistemas de informação durante 1 mês. A arh/núcleo do efetua o registo do bolseiro na sua base de dados, sendo o Estatuto do de Investigação Científica atribuído automaticamente com a celebração do contrato. Após este registo, o bolseiro ficará efetivamente registado como utilizador universal. arh Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa No caso de não haver lugar a renovação do contrato, o bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa no âmbito de UI/Laboratórios Associados, e até 30 dias no âmbito de projetos, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, incluindo as comunicações e publicações que tenham ocorrido, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Minuta 13p/FCT Minuta 13i/FCT Relatório Final de Avaliação da Atividade do Do mesmo modo, no caso de não haver lugar a renovação do contrato, após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Atividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Coordenador Minuta 14p/FCT Minuta 14i/FCT 5.7 RENOVAÇÃO DA BOLSA Pedido de renovação da bolsa A deve efetuar o pedido para a renovação da bolsa

9 em formulário específico, dirigido à Direção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros e enviá-lo à arh/núcleo do com um mínimo de 60 dias de antecedência em relação à data de termo do contrato. Do processo de pedido de renovação devem constar os seguintes elementos: Identificação do bolseiro; Período para a renovação do contrato; Identificação das verbas que irão suportar as despesas da bolsa (Projeto/outro) e respetivo centro de custos; Comprovativos dos documentos referentes a informações apresentadas inicialmente que entretanto tenham sofrido alterações; Cópia do relatório de atividades referentes ao período anterior do contrato; Parecer do coordenador sobre a atividade do bolseiro; Plano de atividades para o período de bolsa em questão assinado pelo coordenador e pelo bolseiro, com indicação de 3 ou 4 palavras-chave e de um título alusivos às atividades a desenvolver bem como do local ou locais onde estas serão realizadas. Se o plano de trabalhos for a continuação do anterior deve ser apresentado o fundamento para o fato deste não ter sido concluído; Declaração do responsável máximo da autorizando o bolseiro a utilizar as infraestruturas e os equipamentos afetos às unidades onde é desenvolvida a investigação; Quando se aplique, documento comprovativo da aceitação do candidato por parte da instituição estrangeira onde decorrerão os trabalhos, garantindo as condições necessárias ao seu bom desenvolvimento; Cabimento e Compromisso da despesa. Minuta 15/FCT (A falta de qualquer documento ou informação acima enunciada implica a paragem do processo até ao envio da mesma e responsabilizará diretamente quem deve fornecer a informação, declinando os Serviços qualquer responsabilidade pelas consequências do não andamento atempado do processo de atribuição da bolsa e correspondente processamento.) A deve efetuar o registo do processo na plataforma RHUMO (Recursos Humanos-Online).

10 Concessão da renovação da bolsa A arh/núcleo do analisa se todos os requisitos para a renovação da bolsa estão preenchidos e, em caso afirmativo, diligencia para a concessão da referida renovação. A renovação da bolsa não requer assinatura de novo contrato, no entanto, requer a homologação da Reitoria. Uma vez homologada, a arh/núcleo do comunica a concessão da renovação da bolsa ao bolseiro, através do envio do ofício de autorização de renovação em suporte de papel. Em simultâneo, é dado conhecimento, por , à e posteriormente à FCT (setor de recursos humanos), enviando cópia do ofício de autorização por correio. Finalmente, a arh/núcleo do efetua o registo desta situação na sua base de dados. arh Minuta 12/FCT Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa No caso de não haver lugar a nova renovação do contrato, o bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa no âmbito de UI/Laboratórios Associados, e até 30 dias no âmbito de projetos, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Minuta 13p/FCT Minuta 13i/FCT Relatório Final de Avaliação da Atividade do Do mesmo modo, no caso de não haver lugar a nova renovação do contrato, após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Atividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Coordenador Minuta 14p/FCT Minuta14i/FCT 5.8 CESSAÇÃO DA BOLSA Pedido de cessação da bolsa Caso o bolseiro pretenda a cessação da bolsa deve efetuar o seu pedido em formulário específico, dirigido à Direção dos Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, acompanhado de concordância do coordenador e entregar o mesmo na secretaria da Minuta 16/FCT

11 . A deve efetuar o registo do pedido na plataforma RHUMO (Recursos Humanos-Online) e enviálo à arh/núcleo do Cessação da bolsa e comunicação à FCT A arh/núcleo do verifica, junto da área de Recursos Financeiros, os eventuais ajustes a efetuar decorrentes da cessação, nomeadamente no que respeita a pagamentos ao bolseiro. Posteriormente, submete o pedido a homologação da Reitoria. Obtida a homologação, a arh/núcleo do comunica a cessação da bolsa ao bolseiro, à e posteriormente à FCT (setor de recursos humanos), através do envio do ofício de autorização da cessação. arh Por último, a arh/núcleo do efetua o registo de fim de contrato do bolseiro na sua base de dados. Caso, de seguida, não haja outra bolsa ou relação jurídico funcional, cessará também o seu perfil de utilizador universal Cancelamento do Estatuto de de Investigação Científica O Estatuto de de Investigação Científica é cancelado automaticamente com a cessação da bolsa Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa O bolseiro deverá fazer chegar à arh/núcleo do, até 60 dias após o termo da bolsa no âmbito de UI/Laboratórios Associados, e até 30 dias no âmbito de projetos, um Relatório Final de Apreciação do Programa da Bolsa, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios Relatório Final de Avaliação da Atividade do Coordenador Minuta 13p/FCT Minuta 13i/FCT Após o termo da bolsa, o coordenador deverá fazer chegar à arh/núcleo do e à FCT um Relatório Final de Avaliação da Atividade do, o qual poderá ser apresentado nas línguas portuguesa e inglesa, de acordo com modelos próprios. Minuta 14p/FCT Minuta 14i/FCT

12 5. Impressos / documentos aplicáveis 5.1 Caracterização resumida das Bolsas de Investigação Científica 5.2 Minuta 1p/BICUA - Anúncio para abertura de concurso (língua portuguesa) Minuta 1i/BICUA - Anúncio para abertura de concurso (língua inglesa) Minuta 2p/BICUA - Formulário de candidatura (língua portuguesa) Minuta 2i/BICUA - Formulário de candidatura (língua inglesa) Minuta 3/BICUA - Ata da reunião do júri de avaliação de candidaturas Minuta 4/BICUA - Anexo da ata da reunião Grelha de Avaliação Minuta 5p/BICUA - Notificação da decisão provisória (língua portuguesa) Minuta 5i/BICUA - Notificação da decisão provisória (língua inglesa) Minuta 6p/BICUA - Notificação do candidato selecionado (língua portuguesa) Minuta 6i/BICUA - Notificação do candidato selecionado (língua inglesa) Minuta 7p/BICUA - Modelo de contrato a celebrar com o bolseiro (língua portuguesa) Minuta 7i/BICUA - Modelo de contrato a celebrar com o bolseiro (língua inglesa) Minuta 8p/BICUA - Declaração de aceitação de bolsa (língua portuguesa) Minuta 8i/BICUA - Declaração de aceitação de bolsa (língua inglesa) Minuta 9/BICUA - Formulário de pedido de elaboração de contrato de bolsa Minuta 10p/BICUA - Declaração de regime de exclusividade (do bolseiro) Minuta 10i/BICUA - Declaração de regime de exclusividade (do bolseiro) Minuta 11/BICUA - Declaração de concordância (do coordenador) Minuta 12/BICUA - Autorização da utilização pelo bolseiro de infraestruturas e equipamentos da unidade Minuta 13p/BICUA - Relatório final de apreciação do programa da bolsa (língua portuguesa) Minuta 13i/BICUA - Relatório final de apreciação do programa da bolsa (língua inglesa) Minuta 14p/BICUA - Relatório final de avaliação da atividade de bolseiro (língua portuguesa) Minuta 14i/BICUA - Relatório final de avaliação da atividade de bolseiro (língua inglesa) Minuta 15/BICUA - Formulário de pedido de renovação da bolsa Minuta 16/BICUA - Formulário de pedido de cessação da bolsa

13 6. Fluxograma Fluxograma Descrição das ações Resp. Doc Constituição do júri e definição dos critérios de avaliação Unid. Org. (1) (2) (3) Const. do júri e definição dos critérios de aval. Publicitação das bolsas Elaboração do anúncio Publicitação do anúncio Formalização da candidatura Receção das candidaturas Análise das candidaturas Elaboração da ata da reunião Envio de cópia da ata à FCT (quando aplicável) Unid. Org. Unid. Org. Júri 1p/BICUA 1i/BICUA 2p/BICUA 2i/BICUA 3/BICUA 4/BICUA (4) (5) (7) (6) Renovação da bolsa (8) Candidatura à bolsa Avaliação das candidaturas Divulgação dos resultados Atribuição das bolsas Cessação da bolsa Notificação aos candidatos Possibilidade de interpor recurso Declaração de aceitação da bolsa Pedido de elaboração do contrato de bolsa Elaboração do contrato da bolsa Registo do bolseiro Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da atividade do bolseiro Júri Unid. Org. DRH DRH Coordenador 5p/BICUA 5i/BICUA 6p/BICUA 6i/BICUA 7p/BICUA 7i/BICUA 8p/BICUA 8i/BICUA 9/BICUA 10p/BICUA 10i/BICUA 11/BICUA 12/BICUA 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA Pedido de renovação da bolsa Concessão da renovação da bolsa Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da atividade do bolseiro Unid. Org. DRH Coordenador 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA 15/BICUA Pedido de cessação da bolsa Cessação da bolsa e comunicação à FCT Cancelamento do estatuto de bolseiro de investigação científica Relatório final de apreciação do programa da bolsa Relatório final de avaliação da atividade do bolseiro DRH Coordenador 13p/BICUA 13i/BICUA 14p/BICUA 14i/BICUA 16/BICUA