PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 2ª Região. Inspeção. Manual de Rotinas e Procedimentos Internos

Transcrição

1 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 2ª Região Inspeção Manual de Rotinas e Procedimentos Internos Março, 2009

2 APRESENTAÇÃO A atualização dos Manuais de Procedimentos Cartorários foi prevista como um dos objetivos de regulamentação do Plano de Metas e Ações no Biênio 2007/2009, durante a gestão do Desembargador Federal SÉRGIO FELTRIN CORRÊA como Corregedor- Regional da Justiça Federal da 2.ª Região, que teve como Juízes Auxiliares os Juízes Federais Júlio Emílio Mansur e Vigdor Teitel. Foi com muita honra e satisfação que recebi o convite para, dentre outras atribuições, coordenar o processo de atualização dos Manuais de Procedimentos Cartorários, nos termos da Portaria nº 34, de 06 de março de 2008, do Excelentíssimo Sr. Dr. Corregedor da Justiça Federal da 2ª Região. Os manuais cartorários da Justiça Federal foram elaborados no ano de 2002, durante a gestão da Desembargadora Federal MARIA HELENA CISNE CID como Corregedora-Geral. Os anos se seguiram com a edição de inúmeras alterações normativas e, com o advento do processo eletrônico Lei n.º /2006 tornou-se mais premente a necessidade de os manuais cartorários, utilizados primacialmente por servidores e magistrados, serem revistos e atualizados. A partir daí, como metodologia de trabalho, e com o fim de se agregar um maior número de magistrados para integrar a revisão proposta, característica marcante da gestão participativa da atual Corregedoria-Regional, foram convidados inicialmente todos os Juízes Federais que elaboraram os Manuais Cartorários e, pela impossibilidade justificada de alguns integrarem os Grupos de Revisão, foi feito o convite aceito pelos colegas nominados na introdução que, com afinco e dedicação, em uma demonstração de que juntos somos fortes, ultimaram a revisão proposta, com o resultado de um Manual prático e atualizado, como mais uma fonte de consulta. Em face dos recursos tecnológicos disponíveis, as reuniões ocorreram primordialmente pelo meio virtual, o que permitiu a participação conjunta de colegas magistrados que se encontram em Subseções Judiciárias nos trabalhos de revisão dos manuais cartorários da Justiça Federal da 2a Região, com a otimização do tempo de todos. Alguns servidores, nominados na conclusão de cada manual, também foram instados a auxiliar na fase de revisão, diante da experiência que detêm, e pelo fato de também serem destinatários finais e usuários dos Manuais Cartorários. Somente com o espírito de equipe, colaboração e preocupação com a melhoria das ferramentas institucionais disponíveis é que se chegou ao resultado obtido. Pessoalmente, foi desafiador e gratificante coordenar o processo de atualização, e participar das revisões, com o resgate do convívio de colegas e amigos que fazem a diferença. Aos magistrados e servidores que integraram o Grupo de revisão do Manual de Procedimento Cartorário, meus sinceros agradecimentos. Ao Exmo. Sr. Corregedor-Regional da Justiça Federal da 2ª Região, Desembargador Federal SÉRGIO FELTRIN CORRÊA, a minha lealdade e admiração. Geraldine Pinto Vital de Castro Coordenadora 1

3 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INTRODUÇÃO Periodicidade e Objetivos da Inspeção: Providências Preliminares: Abertura da Inspeção: Procedimentos da Inspeção: O que está sujeito a inspeção: Constatações no Curso da Inspeção: Da análise de livros e pastas obrigatórias: Da análise das petições: Da carga e vista dos autos: Da análise dos expedientes cartorários: Da verificação de prevenção, litispendência e coisa julgada: Da Atuação da Contadoria, da Distribuição, da Seção de Mandado e dos demais Serviços Auxiliares que não integram a Estrutura Administrativa: Da organização da Vara: Da evolução da situação processual de alguns feitos: Outras constatações: Observação: Do Encerramento: Do Relatório: CONCLUSÃO ANEXOS ANEXO I ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI ANEXO VII

4 INTRODUÇÃO Participaram do grupo de revisão do Manual de Inspeção os Juizes Dr. Paulo Pereira Leite Filho, Dr. José Carlos da Silva Garcia e Dr. Marcelo da Fonseca Guerreiro. Muito embora a idéia inaugural fosse atualizar o Manual de Inspeção confeccionado no ano de 2003, o produto final que ora se apresenta é quase um novo manual, devido às inúmeras mudanças legais e administrativas experimentadas no último qüinqüênio. Neste passo, a título de exemplo, destaca-se a criação e funcionamento do Portal de Estatística, hoje ferramenta imprescindível para a boa gestão dos diversos procedimentos cartorários. Manteve-se, urge destacar, a mesma tônica no sentido de se extrair as orientações aqui enfeixadas das regras vigentes que disciplinam os temas pertinentes à espécie, sem cair na tentação de se produzir inovações procedimentais. Tem-se, pois, apenas um roteiro prático de como se proceder diante de uma tarefa que a um só tempo guarda inúmeros pormenores e várias fontes normativas, sem violar, por óbvio, o entendimento individual de seu usuário. Por fim, fica a advertência no sentido de que o usuário não deve se descuidar das atualizações que por certo se farão necessárias, conseqüência natural do volátil ambiente normativo no qual nos inserimos. MARCELO DA FONSECA GUERREIRO (Juiz Federal do 7.º JEF Previdenciário/RJ - Relator) PAULO PEREIRA LEITE FILHO (Juiz Federal da Subseção Judiciária de Resende) JOSÉ CARLOS DA SILVA GARCIA (Juiz Federal da 5.ª VEF da Subseção Judiciária de Niterói) 3

5 Este manual tem o objetivo apenas de auxiliar o magistrado na condução da inspeção, devendo este adotar outras medidas de averiguação que entender pertinente levando em consideração as peculiaridades da Vara/Juizado Federal. 1 Periodicidade e Objetivos da Inspeção: A inspeção anual será realizada até 30 de julho, pelos Juízes Titular e Substituto da respectiva Vara, se houver, cada qual examinando os processos de sua competência (cf. Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região). Ao magistrado que não esteja no exercício da titularidade incumbirá o exame dos processos respectivos, podendo, se entender conveniente, formular considerações em separado ao relatório encaminhado à Corregedoria Regional. Nas Turmas Recursais, a inspeção anual será conduzida, de forma concomitante, por seus Presidentes, com o auxílio dos demais integrantes, na secretaria e serviços comuns, e por cada magistrado, no gabinete respectivo. Havendo apenas um magistrado em atuação no juízo sob inspeção, ao mesmo incumbirá o exame de todos os processos. O levantamento de dados para a inspeção se fará com base nos dados estatísticos extraídos tanto do sistema informatizado de andamento processual da Justiça Federal,quanto do Portal de Estatísticas. São objetivos da inspeção: 1) Aferir a regularidade do processamento dos feitos judiciais, a observância dos prazos, bem como a regularidade dos demais serviços judiciários e administrativos, alcançando juízos, juízes, serviços servidores a eles vinculados (Resolução 496/CJF); 2) Buscar a eficiência e o aprimoramento dos juízos e serviços administrativos, judiciários e cartorários que lhes são afetos, bem assim a troca de experiências (Resolução CJF n. 496/2006); 3) Procurar esclarecer as situações de fato, prevenir ou sanar as irregularidades encontradas, bem como evitar ou punir erros, omissões ou abusos; aprimorar a prestação jurisdicional, a celeridade nos serviços cartorários e, se for o caso, o encaminhamento para apuração de suspeitas ou faltas disciplinares (Resolução CJF n. 496/2006 c/c art. 13, inciso III, da Lei nº 5.010/66 1 ). Destaque-se que a realização de uma segunda inspeção no ano deverá ser previamente autorizada pela Corregedoria Regional, vedada suspensão de prazos e expediente, ou a redesignação de audiências (cf. Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região). 2 - Providências Preliminares: São providências preliminares a qualquer inspeção: 1 Art. 13. Compete aos Juízes Federais: III - inspecionar, pelo menos uma vez por ano, os serviços a cargo das Secretarias, providenciando no sentido de evitar ou punir erros, omissões ou abusos; 4

6 2.1. Designação de dia e hora em que a inspeção anual terá início, até 30 de julho (cf. Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região e art. 18 da Resolução CJF n. 496/2006), com prazo de 5 (cinco) dias úteis para sua realização, podendo ser prorrogado por igual ou menor período, em hipóteses excepcionais e a critério da Regional, mediante solicitação fundamentada do juiz (cf. Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região e art. 19, parágrafo 2 o da Resolução CJF n. 496/2006) Remeter à Direção do Foro, no máximo até o dia 01 de outubro de cada ano, indicação relativa ao período de Inspeção Anual do Juízo para o ano subseqüente, consoante o que dispõe a Resolução nº 530/2006 e os art. 19 e 20 da Resolução nº 496/2006, ambas do CJF O juiz federal Diretor do Foro, até o dia 30 de novembro de cada ano, remeterá à Corregedoria-Regional programação contendo o período em que cada Vara da Seção Judiciária realizará a sua inspeção anual Acompanhamento da publicação do Edital da Direção do Foro: Inspeções Anuais das Varas/Juizados Federais para o ano de xxxxx da Seção Judiciária do Rio de Janeiro ou Espírito Santo (Art. 19, 4º, Resolução CJF 496/2006) para fazer constar no Edital do Juízo e no Termo de Abertura Expedição de Edital (Anexo I), com prazo de 15 dias (cf. Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região e art. 20 da Resolução CJF n. 496/2006), contendo: a) a vara a ser inspecionada; b) o período da inspeção judicial, designando o dia e hora em que será iniciada e terminada; c) a fundamentação legal e infralegal da inspeção e informação sobre a suspensão dos prazos (início e fim); d) convite ao MPF, AGU, Defensoria Pública e OAB (art. 20 da Resolução CJF nº 496/2006); e) ciência aos interessados das ressalvas previstas na Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região e no art. 22 da Resolução CJF n. 496/2006: I. - não se interromperá a distribuição; II - não se realizarão audiências, salvo em virtude do previsto no inciso IV; III - não haverá expediente destinado às partes, ficando suspensos os prazos processuais e limitando-se a atuação do juízo ao recebimento de reclamações ou à hipótese do inciso IV; IV - os juízes somente tomarão conhecimento de pedidos, ações, procedimentos e medidas destinadas a evitar perecimento de direitos ou assegurar a liberdade de locomoção; V - não serão concedidas férias aos servidores, salvo expressa autorização do magistrado; VI- ausência de suspensão da tramitação relativa à expedição de precatórios, quando a inspeção realizar-se durante o mês de junho Publicação do Edital no DO. 2.7.Comunicação da data do evento (Anexos II), por ofício, à Corregedoria-Regional e Direção do Foro, bem como ao Ministério Público Federal, dando ciência do evento e formulando convite para participação (Anexos IV). 5

7 2.8. Deverão ser participados também, por ofício, a Defensoria Pública, a AGU e a OAB (Anexo III), que poderão enviar representante para acompanhar os trabalhos (Resolução n. 496/2006) Demais órgãos de atuação significativa também devem ser participados, por ofício: INSS, CEF, IBAMA etc. (Anexo V) Emissão de boletins estatísticos, antes da abertura da inspeção, através do Sistema de Processamento de Dados da Justiça Federal e do Portal de Estatísticas da 2 a Região, contendo, dentre outros, os seguintes dados: a) de todos os feitos distribuídos e redistribuídos da Vara desde a última inspeção; b) de todos os feitos que estão conclusos para despacho, decisão e sentença; c) de todos os processos que se encontrem paralisados há mais de 180 (cento e oitenta dias) dias, ou, em havendo necessidade, em razão do quantitativo da Vara, por período superior, a critério do Juiz; d) de todos os feitos que se encontram fora de Secretaria com prazo vencido; e) de todos os mandados que se encontram em poder dos Oficiais de Justiça ainda não cumpridos e com prazo expirado; f) relação e estado dos processos mais antigos em trâmite na Vara Levantamento no Livro de Cargas de Autos a Advogados e Peritos, de todos os feitos que se encontram fora do cartório e com prazo vencido através de uma Informação do Diretor de Secretaria Elaboração de etiqueta e carimbo a serem digitalizados, conforme o caso, contendo a informação de que os autos foram verificados em sede de inspeção (Anexo VI), a fim de ser colocada nos autos (na última movimentação processual) e nos livros examinados. Por oportuno, é de se consignar que: 1. O juiz de primeiro grau é corregedor permanente dos serviços que lhe são afetos (art. 55 da Lei n. 5010/66 e art. 35, II e VII da Lei Complementar n. 35/79) e 2. estão dispensadas da inspeção anual as Varas e juizados que tenham sido instaladas há menos de um ano (Resolução CJF n. 496/2006, art. 19, parágrafo 1o). Note-se, ainda, que, salvo expressa autorização do Corregedor Regional, o período indicado para a realização da inspeção anual não deverá ser intercalado por feriados e finais de semana, nem coincidir com período já designado para realização de correição. 3 - Abertura da Inspeção: seguintes medidas: Por ocasião da abertura da inspeção, deverão ser adotadas as 3.1. Reunião com todos os servidores e estagiários lotados no Juízo, presidida pelo magistrado, que terá a responsabilidade de relatar os objetivos da inspeção, colhendo sugestões A inspeção será secretariada pelo Diretor de Secretaria da respectiva Vara, o qual ficará com a incumbência de lavrar o Termo de Abertura e a Ata de Encerramento, em livro próprio Lavratura do Termo de Abertura, que conterá: a) a data do início da inspeção; 6

8 b) a assinatura do juiz, dos representantes convidados, do Diretor de Secretaria e de todos os servidores da Vara; c) a declaração da abertura da Inspeção Anual; d) a fundamentação legal e infralegal da inspeção; e) o esclarecimento que Edital do Juízo foi devidamente publicado; f) por fim, o termo é assinado por todos os presentes Vistoria nas condições dos móveis e utensílios, bem como dos equipamentos de Informática disponíveis. 4 - Procedimentos da Inspeção: 4.1. O que está sujeito a inspeção: Estão sujeitos à inspeção: a) Os dados estatísticos extraídos da análise do acervo e dos gráficos estatísticos do Portal de Estatísticas da Primeira Instância, instituído pelo Provimento nº 38/2007, da CG-TRF/2ª Região, bem como dos relatórios do sistema de andamento processual da Justiça Federal; b) todos os processos que possuem prioridade legal e os de verificação obrigatória (art. 12, parágrafo único, da Resolução n 496/2006, do CJF) que se encontravam na Vara (ações civis públicas, ação popular, ação de improbidade administrativa, processo criminal com réus presos e outros determinados pela Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região); c) todos os processos penais, salvo os IPLs que se encontram fora da Secretaria para diligências; d) os feitos encaminhados ao Juízo apenas para verificar prevenção, litispendência ou coisa julgada; e) os feitos em que o Eg. MPF atua como custus legis; f) as cartas precatórias e de ordem (cíveis, execução fiscal e penal); g) os feitos a serem encaminhados ao Eg. TRF/2ª Região; h) os processos que se encontram aguardando a expedição de alvarás, RPV/Precatório e Solicitação de Honorários; i) os processos aguardando audiência; j) todas as ações que se encontram aguardando devolução de Carta Precatória e aguardando resposta de ofício; l) a conclusão para despacho/decisão/sentença mais antiga da Vara; m) os demais feitos, dado o volume, podem ser aferidos por amostragem Também estão sujeitos à inspeção: a) a evolução da situação processual de alguns feitos, nos quais foram detectados algumas irregularidades e/ou "problemas", da inspeção anterior e/ou da Correição Ordinária anterior; b) todos os livros ou pastas que a Vara Federal é obrigada a manter, bem como os livros e pastas que, facultativamente, sejam utilizados na Vara, dada a sua importância e as peculiaridades da Vara/Juizado (autos físicos ou virtuais), estes últimos a critério do Juiz Titular; 7

9 c) as petições pendentes; d) a carga e a vista dos autos; e) os expedientes cartorários; f) a verificação de prevenção, litispendência ou coisa julgada; g) a atuação da Coordenadoria/Setor de Apoio Administrativo nas Subseções Judiciárias - Contadoria, da Distribuição, da Seção de Mandados e dos demais serviços auxiliares que não integram a estrutura administrativa; h) a organização da Vara; i) os bens públicos em uso na Vara; e j) verificar se os servidores da Vara vêm observando e cumprindo adequadamente as atribuições previstas no art. 41 da Lei nº 5.010/66, bem como os demais atos, despachos, ordens dos Juízes, Direção do Foro, Corregedoria, Presidência do Tribunal, CJF, CNJ, e as normas legais em vigor Segundo a Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região serão obrigatoriamente examinados todos os feitos previstos no capítulo que cuida da correição, analisando-se por amostragem o maior número possível dos processos remanescentes, inclusive suspensos e sobrestados Constatações no Curso da Inspeção: Quanto aos Dados Estatísticos: Demonstrar no período de uma inspeção para a outra (ou de um ano para o outro), por meio de gráficos, planilhas, tabelas, quadros comparativos, a evolução do trabalho da Secretaria, a regularidade na movimentação processual, a cobrança dos feitos que estão fora da Secretaria etc., sendo que o rol abaixo transcrito não é exaustivo: a) o número de processos em curso na Vara e no TRF ou Turma Recursal; o volume de feitos distribuídos, redistribuídos, arquivados/desarquivados, remetidos ao TRF ou Turma Recursal, devolvidos do TRF ou Turma Recursal, suspensos etc.; enfim, o quantitativo de processos que entraram e saíram da Vara; b) os processos conclusos, separando o quantitativo por matéria; c) os processos conclusos para despacho, decisão e sentença, por quantitativo, tempo de conclusão, matéria e/ou classe, bem como a data mais antiga da conclusão; d) os processos com sentença proferida (e os convertidos em diligência) por quantitativo, tempo de tramitação, matéria e/ou classe, data da conclusão e data da prolação da sentença; e) a entrada e a saída de processos da Vara desde a última inspeção; f) o quantitativo dos processos suspensos, desde a inspeção de xxxxxx; g) O volume de feitos baixados, conclusos para sentença e pagamentos realizados (via alvará, RPV, Precatório, Solicitação de Honorários), confrontando-o com o volume da inspeção anterior; h) os processos enviados ao TRF ou Turma Recursal (evolução); i) os processos que ainda não tiveram sentença proferida por quantitativo; j) o acervo predominante na Vara; 8

10 l) os processos que ainda não tiveram apreciados os pedidos de antecipação de tutela; m) os processo fora do cartório com carga para as partes, além do prazo compatível; n) os processos em diligências periciais e outras; o) os processos parados há mais de 180 dias, excluindo os processos suspensos ou sobrestados; p) os processos, em qualquer fase, mais antigos da Vara (com mais de três anos de distribuição); q) o número de audiências realizadas no ano e por mês: verifica-se o prazo médio de demora na designação das datas de audiência - controle de pautas. r) os Mandados - Prazo de Efetivação: tempo despendido pelo Oficial de Justiça entre o recebimento do mandado e a devolução do mesmo: aqui avalia se os mandados são devidamente cumpridos e se a Secretaria cobra o cumprimento dos mesmos. s) o Mandado TUT-LIM e demais mandados/ofícios/cartas precatórias de caráter urgente: aqui se analisa o lapso temporal entre a decisão concedendo a tutela/ liminar (ou qualquer outra decisão de caráter urgente) e a expedição do mandado/ ofício/carta precatória. É de se consignar que o Portal de Estatísticas da Primeira Instância é um instrumento de grande valia na coleta de informações e/ou dados para a inspeção. Em alguns casos, todavia, os dados estatísticos podem ser extraídos do sistema APOLO, por estarem mais atualizados que os do Portal Quanto à análise física dos processos: Matéria Cível: De início, recomenda-se serem inspecionados todos os processos de verificação obrigatória (Resolução 496/CJF), quais sejam, ação civil pública, ação popular e ação de improbidade administrativa. Em seguida, os feitos com prioridade idoso, os mandados de segurança, ações com pedido de antecipação de tutela ainda não apreciados, cautelares, sumárias, cartas precatórias, de ordem e rogatórias, procedimentos especiais (arts. 890/1210 do Código e Processo Civil) e incidentes processuais (impugnações ao valor da causa e exceções de incompetência). As demais ações na fase de conhecimento (ritos ordinário e sumárias) e na fase de liquidação, cumprimento de sentença e execução podem ser aferidas por amostragem, dado o volume. Os processos encontrados, na consulta ao Portal de Estatísticas, que apresentam algum tipo de imprecisão ou irregularidade processual e não de sistema. Os processos que porventura não se encontrarem no Juízo, com prazo para as partes, não precisam ser inspecionados Matéria Penal: Recomenda-se serem inspecionados, primeiramente, os processos de verificação obrigatória (Resolução 496/CJF), como os de réus presos (tanto na ação de conhecimento quanto na execução penal 2 ), bem como o registro (nos autos, em pasta própria e no sistema de dados) dos bens acautelados/depositados em Juízo. Após, todas os 2 Observar, contudo, o teor da Súmula 192 do STJ. 9

11 feitos criminais que se encontram na Vara (as ações penais, procedimentos com decretação de prisão temporária, preventiva, busca e apreensão de bens e outros procedimentos que contenham atos constritivos, cautelares, restituição de coisa apreendida, Habeas Corpus, cartas precatórias, incidentes de insanidade mental e as execuções penais etc). Os processos penais suspensos (pelo art. 89 da Lei 9.099/95, art. 9ª da Lei /2003 etc.), também podem ser todos vistoriados. Recomenda-se, ainda, o juiz verificar: I. a paralisação de inquérito pelas autoridades policiais; II. III. IV. a observância da preferência prevista no art. 429 do CPP (com redação dada pela Lei n /2008) e dos prazos para instrução criminal e conclusão de inquéritos; a regular intimação de réus presos, nos termos da lei; a apreensão e correta destinação provisórias de coisas; V. se os condenados estão sendo devidamente cadastrados no novo Sistema Nacional de Rol dos Culpados, mediante certidão nos autos; VI. VII. se a destinação dos bens apreendidos vem observando, de acordo com a situação, o que dispõe a Consolidação de Normas da Corregedoria da 2ª Região, a Resolução nº 428, de 07/04/2005, e Resolução nº 435, de 29/04/2005, ambas do CJF, bem como o Ofício Circular nº RJ-OCD- 2007/00132, de 18/07/2007, da DIRFO/SJRJ. se é regular o controle dos cumprimentos, pelo réu/apenado, advindos do sursis processual e do sursis da pena (ações de conhecimento e nas execuções penais, respectivamente), bem como o controle das demais suspensões, como por exemplo, as do art. 9ª, 2ª, da Lei nº /2003, que necessitam de expedição, periódica, de ofícios à Fazenda Nacional/Receita Federal requisitando informações atualizadas do parcelamento Juizado Especial Eletrônico (autos virtuais): Sugere-se: a)a análise dos escaninhos e das mesas virtuais, em especial a data de entrada; b) a análise do balcão de entrada virtual; c) o cruzamento de dados com o Portal de Estatísticas; d) analisar os períodos em que as senhas dos juízes foram empregadas, com o fim de apurar alguma irregularidade; e) levantar o número de processos em tramitação não sentenciados; f) análise dos livros e pastas virtuais Juizado Especial Híbrido (autos físicos e virtuais): Sugere-se: sejam adotados, enquanto conviverem autos físicos e virtuais na vara, os procedimentos descritos nos itens 2.1, 2.2 e Execução Fiscal Híbrida (autos físicos e virtuais): Sugere-se: sejam adotados os mesmos procedimentos adotados quanto à inspeção de autos físicos em matéria de execução fiscal (item 6), com as devidas adaptações : Execução Fiscal (apenas autos físicos): Os feitos de Execução Fiscal, inclusive os suspensos, devem ser aferidos por amostragem, dado o volume. E sem prejuízo da aplicação, no que couber, das verificações anteriores pertinentes às varas comuns e juizados, atentar-se, ainda, para o depósito e adjudicações de 10

12 as exceções de pré- bens penhorados (201-A a 201-R, da CNCG), bem como se executividade estão tendo prioridade na tramitação e no julgamento. Enfim, é de se destacar que, durante a inspeção, não só nos feitos de verificação obrigatória e nos de prioridade legal, mas também nos examinados por amostragem, o Juiz poderá atentar, dentre outras, para as questões abaixo relacionadas, cujo rol também não é taxativo: I. o regular andamento dos feitos; II. III. IV. a observância das fases e prazos processuais; a observância das regras quanto à forma da autuação, numeração, juntada de documentos e expedientes (petições, ofícios, editais, mandados, cartas precatórias, cópias encaminhadas por via fax etc) e certificação nos autos; a regular publicação dos despachos, decisões e sentenças no D.O.; V. o tempo de atendimento, pela Secretaria, no cumprimento do despacho proferido para, por exemplo, enviar despacho para publicação, expedir, certificar prazos, proceder à abertura de conclusão (despacho, decisão ou sentença), trasladar peças, apensar ou desapensar feitos, notadamente agravos de instrumentos, remeter feitos ao Contador ou à Distribuição, encaminhar ofícios e/ou mandados às Seções de Mandados etc; VI. VII. a identificação do servidor, nos autos, ao realizar determinado ato (juntadas, certidões, informações etc); a observância das normas para os feitos com Segredo de Justiça (Resolução nº 589, de 29 de novembro de 2007, do CJF), e os de Prioridade legal; VIII. o controle das medidas de urgência (liminares e antecipações de tutela); IX. o procedimento das anotações pertinentes aos agravos de instrumento convertidos, na Segunda Instância, em agravo retido. X. o procedimento para as designações de audiências; XI. XII. XIII. XIV. XV. a regular inserção, no sistema e nos autos, dos seguintes dados: gratuidade de justiça, isenção de custas, novo valor atribuído à causa em razão de aditamento, custas (iniciais, complementares e preparo), prioridade idoso, réu preso, segredo de justiça absoluto, liminar, apensamento ou desapensamento, processos vinculados, classificação das sentenças, registro de audiência, bens acautelados etc.; a certificação para o encaminhamento dos feitos ao Juiz Tabelar nos períodos de férias ou demais afastamentos autorizados do Juiz Titular; a observância das reformas introduzidas pela Lei nº /2005 quanto ao cumprimento de sentença e execução por título judicial, bem como pela Lei nº /2006 quanto à execução por título extrajudicial; o controle e o acompanhamento dos processos com mais de 03 (três) anos de distribuição, bem como o controle, nos processos penais, da prescrição; o controle dos cumprimentos, pelo réu/apenado, advindos do sursis processual e do sursis da pena (ações de conhecimento e nas execuções penais, respectivamente); 11

13 XVI. se as execuções fiscais envolvendo grandes devedores estão com tramitação regular; XVII. se os Leilões judiciais vêm sendo realizados regularmente e com a efetividade esperada; e XVIII. o acompanhamento dos processos suspensos, avaliando se a Secretaria está observando, adequadamente, os términos dos prazos de suspensão Da análise de livros e pastas obrigatórias: Além de todos os Livros e Pastas relacionadas na Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região, verifica-se, também, a Pasta de Decisões de liminares e antecipações de tutela instituída pela Resolução 442 de 09/06/2005 do CJF, bem como as demais pastas, não obrigatórias, mas adotadas pelo Juízo, pela sua importância ou em razão da especialidade da Vara e da conveniência dos trabalhos cartorários, a critério do juiz titular Criminal: Livro de Carga Ao Ministério Público Pasta de Mandados Pasta de Ofícios Pasta de Mandados De Prisão Pasta de Suspensão Condicional Da Pena E Do Processo Pasta de Cartas De Execução De Sentença Pasta de Alvarás De Soltura Pasta de Acautelamento De Materiais Pasta de Cartas Precatórias E Editais Pasta de Termos De Apresentação/Comparecimento Livro De Carga De Autos A Advogados E Peritos Livro De Termos De Fiança 2 Cível - Procedimentos Diversos e Execução Fiscal: Livro de Autos Recebidos Da Seadi (antigo Livro Tombo) Livro de Entrega De Autos À Seadi Livro de Entrega De Autos Ao Contador Livro de Carga Ao Ministério Público Pasta de Mandados Pasta de Mandados Tutela-Liminar Pasta de Ofícios Pasta de Alvarás Pasta de Alvarás Inutilizados Pasta de Autos Com Leiloeiro Pasta de Autos De Penhora E Depósito Pasta de Carga Para Fotocópias Pasta de Cartas Precatórias E Editais Pasta de Requisitórios Livro de Carga De Autos Com Advogados Públicos Livro De Carga De Autos A Advogados E Peritos Livro De Entrega De Autos Às Partes Sem Traslado Livro de Decisões Tutela-Liminar Pasta de Solicitação De Honorários 3 - Gabinete: Pasta de Atas De Audiências Pasta de Sentenças Pasta de Decisões Pasta de Ofícios 4 - Outros: Livro Ponto 12

14 Deverá ser observado se as formalidades exigidas, quanto aos livros e pastas, na Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região foram rigorosamente cumpridas, bem como as normas da Resolução 442/CJF, de 09/06/2005, estas referentes apenas a Pasta de Decisões de liminares e antecipações de tutela. Aferir as Pastas de Sentenças, verificando se as mesmas encontram-se em consonância com as regras instituídas pela Resolução 535 de 18/12/2006, do CJF c/c Provimento Conjunto nº 03, de 12/02/2008, da Corregedoria e da Coordenação dos Juizados Federais, ambos da Justiça Federal da 2ª Região Observar, no Livro de Fianças, se as liberações das mesmas estão sendo realizadas regularmente, com a respectiva certificação. Na Pasta de Alvarás Inutilizados, examinar se os alvarás em questão estão regularmente cancelados e com a certificação, no verso, do motivo do cancelamento, para informar à Corregedoria a relação dos mesmos, à época do relatório. Deverá avaliar, ainda, no Livro de Carga de Autos a Advogados e Peritos, se a devolução dos autos está sendo imediatamente anotada pelo funcionário responsável. A pasta contendo cópia de mandados expedidos por força de concessão de tutela ou liminar deverá ser criteriosamente analisada, devendo o magistrado observar se as demandas já foram sentenciadas e a razão de não as terem sido, quando for o caso. Na hipótese dos livros serem mantidos sob a forma de pastas, o magistrado deverá observar também se as lombadas estão corretamente classificadas. O magistrado deverá avaliar, ainda, o estado de conservação de livros e pastas, bem como o seu correto e completo preenchimento, de forma legível, inteligível, sem rasuras e sem uso de qualquer tipo de corretivo. No caso de qualquer anotação indevida nos livros, bem como sua correção, verificar se consta a certidão explicativa. Sugere-se que os Juizados Especiais Federais Autônomos e as Varas com Juizado Especial Federal Adjunto mantenham os mesmos livros e pastas previstos na Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região, especificados com a sigla JEF. É de todo conveniente que os Juizados Especiais possuam livros próprios, independentes dos do Juízo Comum Da análise das petições: Deverá o magistrado averiguar o prazo despendido pela Secretaria para a juntada de petições encaminhadas ao Juízo através do Setor de Protocolo, bem como se os processos estão sendo imediatamente levados à conclusão. Deverá averiguar, ainda, se todas as petições iniciais de Embargos (salvo os Embargos da Ação Monitória) Exceção e Impugnação ao Valor da Causa estão sendo distribuídos de acordo com o Manual da Distribuição. Averiguar, ainda, se as iniciais de Cautelares e com pedido de distribuição por dependência, vêm sendo, independentemente dos autos principais estarem na Secretaria, imediatamente submetidas ao Juiz, para que seja determinada a sua competente autuação e distribuição. Respeitante às petições pendentes de juntada em razão dos autos se encontrarem no TRF ou na Turma Recursal, verificar se as mesmas, assim que protocoladas, estão sendo encaminhadas imediatamente (ou até o dia subseqüente) ao Juiz para que seja determinado o arquivamento em Pasta Própria ou encaminhamento ao Tribunal ou Turma Recursal, por ofício. Livro de Relatórios De Inspeções Do Juiz 13

15 Os demais casos de petições pendentes de juntada em razão dos autos se encontrarem com as partes e com prazo expirado, deverão ser vistoriadas, devendo o magistrado aferir a relevância da pretensão esboçada, e, quando for o caso, determinar a intimação pessoal do detentor do feito, a fim de que devolva os autos com o objetivo de possibilitar a apreciação do pleito ou mantê-la na Pasta Própria Da carga e vista dos autos: Aqui se examina o procedimento e o controle, adotados pela Secretaria, na retirada dos autos para carga aos advogados, procuradores, MPF, Peritos, Defensores Dativos etc. e na extração de cópias de peças dos autos. Examina-se, também, com que periodicidade é feito o controle de autos retirados com carga da secretaria e como é realizada a vista dos autos em Secretaria. Nos casos acima citados, cabe ao juiz aferir se o método utilizado, pela Secretaria, para controle e cobrança dos autos, vem sendo realizado de forma eficaz. Os processos que se encontrarem em poder das partes com prazo excedido, deverão ser cobrados, primeiramente, através de mandado de intimação, com prazo de 72 (setenta e duas) horas para devolução e em caso de descumprimento deverá ser determinada à devida busca e apreensão Da análise dos expedientes cartorários: O procedimento e o controle adotados pela Secretaria quanto aos(às): a) mandados, ofícios, editais, notificações, cartas precatórias, alvarás de soltura e mandados de prisão expedidos; b) precatórios, RPVs, alvarás de levantamento, solicitação de honorários e as demais comunicações obrigatórias; c) cartas precatórias, de ordem e rogatórias recebidas. Assim, examina-se: Se a Secretaria realizou a expedição de todos os ofícios, mandados, cartas editais, alvarás de levantamento, requisitórios que aguardavam cumprimento. Se os mandados e ofícios, após sua devolução pelo Oficial de Justiça, estão sendo juntados aos autos pela Secretaria em tempo correto: dada à baixa no livro próprio e no sistema, verificar se os mesmos foram juntados nos autos no mesmo dia ou no dia seguinte. Se as cartas precatórias, de ordem, e rogatórias expedidas foram ou não cumpridas em tempo razoável e devolvidas e, em caso negativo, solicitar informações sobre o cumprimento da diligência se transcorrido o prazo de 60 (sessenta) dias. Se os mandados/ofícios que se encontrarem em poder de oficial de justiça, com prazo excedido, pelo juiz deverão ser, imediatamente, requisitados, no qual caberá valorar se o motivo do atraso deverá ser consignado em ata Da verificação de prevenção, litispendência e coisa julgada: No caso em tela, verifica-se a observância das normas pertinentes para a análise de prevenção, litispendência e coisa julgada, ou seja, se o Juízo procede à análise sempre mediante a prévia juntada, aos autos, de cópia da petição inicial, sentença/acórdão e certidão de trânsito em julgado, se houver, referentes aos feitos indicados pela Distribuição, mediante os Termos de Prevenção e os Termos de Informação, sendo tais peças, inclusive, solicitadas a outros Juízos, quando o caso, por ofício. 14

16 O Ofício-Circular nº 02/JFD/02, de 09/07/2002, informa que foi aprovado na Reunião do Fórum de Juízes Distribuidores da 2ª Região que, no caso do art. 133, I, da Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da Justiça Federal da 2ª Região, há dispensa da juntada aos autos da cópia da petição inicial ou sentença referente aos feitos indicados pela Distribuição, desde que expedida certidão cartorária explicando, de forma clara, o objeto do feito que foi apontado como prevento, de forma a explicitar a existência ou não da prevenção. (Manual de Procedimentos das Varas Federais Secretaria Cível), deverá o juiz, neste caso, atentar-se para verificar se o conteúdo e a forma das certidões estão atendendo a regra em questão. É oportuno ressaltar que o art. 1o do Provimento Conjunto n. 4/2006 da Corregedoria e da Coordenadoria Geral dos Juizados Especiais Federais estabelece que: No âmbito dos Juizados Especiais Federais, ocorrendo a hipótese prevista no 2º do art. 133 da Consolidação de Normas da Corregedoria-Geral, admitir-se-á a emissão de certidão genérica quando o juiz determinar a remessa dos autos à livre distribuição Da Atuação da Contadoria, da Distribuição, da Seção de Mandado e dos demais Serviços Auxiliares que não integram a Estrutura Administrativa: Neste caso, poderá o Magistrado verificar a relação da Contadoria, Distribuição e Seção de Mandados com a Secretaria da Vara para o regular trâmite processual. Em algumas Subseções ou Varas Únicas tal relação é muito estreita em razão da proximidade física. Por fim, a atuação dos Peritos, Intérpretes, Defensores Dativos e Advogados Voluntários: se estão sendo observadas as regras estabelecidas pela Resolução nº 558/2007, do CJF Da organização da Vara: Inspeciona-se aqui tanto a disposição física da Secretaria, a divisão de tarefas e uma vistoria nas condições dos móveis e utensílios, inclusive com a aferição da eficiência dos equipamentos de informática disponíveis. Apura-se a organização física dos processos em Secretaria, se estão adequadamente localizados por escaninhos, atendendo-se à respectiva fase ou andamento, com etiquetas de identificação. Se o servidor que está no balcão de atendimento tem uma visão geral dos escaninhos que comportam os processos, bem como da Secretaria e dos demais servidores. Verifica-se se o mobiliário está em perfeito estado de conservação e adequadamente disposto, de modo a tornar o serviço mais eficiente, atendendo à conveniência da Secretaria. Apura-se também a distribuição de atribuições, através da qual se pode constatar áreas de estrangulamento, como também aquelas que fazem com que o processo fique mais tempo sem ser apreciado, ou aguardando algum andamento sem que seja supervisionado. Apura-se, ainda, se os processos com prioridade legal e os de verificação obrigatória (Resolução 496/CJF) encontram-se acondicionados em escaninhos separados dos demais Da evolução da situação processual de alguns feitos: No curso da inspeção anterior e da Correição Ordinária, se houve, podem ser detectados alguns problemas e/ou irregularidades, cuja evolução e/ou 15

17 solução, conforme o caso, poderá ser demonstrada, por meio de quadros comparativos ou tabelas Outras constatações: Se as disposições contidas na Lei nº 5.010/664 são observadas pela Secretaria. Se o critério adotado pela Secretaria para o atendimento no balcão está adequado. Se há registro de reclamações apresentadas relacionadas aos serviços da Vara apresentadas. Se o horário do expediente é observado pelos servidores pela análise do Livro Ponto. Se os funcionários usam o crachá de identificação durante a jornada de trabalho. Se o local do depósito para objetos apreendidos e caucionados (ref. às ações criminais) é adequado. 4 Art. 41. À Secretaria compete: I - receber e autuar petições, movimentar feitos, guardar e conservar processos e demais papéis que transitarem pelas Varas; II - protocolar e registrar os feitos, e fazer anotações sobre seu andamento; III - registrar as sentenças em livro próprio; IV - remeter à Instância Superior os processos em grau de recurso; V - preparar o expediente para despachos e audiências; VI - exibir os processos para consulta pelos advogados e prestar informações sobre os feitos e seu andamento; VII - expedir certidões extraídas de autos, livros, fichas e demais papéis sob sua guarda; VIII - enviar despachos e demais atos judiciais para publicação oficial; IX - realizar diligências determinadas pelos Juízes e Corregedores; X - fazer a conta e a selagem correspondentes às custas dos processos, bem assim quaisquer cálculos previstos em lei; XI - efetuar a liquidação dos julgados, na execução de sentença, quando for o caso; XII - receber em depósito, guardar e avaliar bens penhorados ou apreendidos por determinação judicial; XIII - expedir guias para o recolhimento à repartição competente de quantias devidas à Fazenda Pública; XIV - realizar praças ou leilões judiciais; XV - fornecer dados para estatísticas; XVI - cadastrar o material permanente da Vara respectiva; XVII - executar quaisquer atos determinados pelo Conselho da Justiça Federal, Corregedor-Geral, Diretor do Foro ou Juiz da Vara. Art. 42. Os atos e diligências da Justiça Federal poderão ser praticados em qualquer Comarca do Estado ou Território pelos juízes locais ou seus auxiliares, mediante a exibição de ofício ou mandado em forma regular. 1º. Somente se expedirá precatória, quando, por essa forma, for mais econômica e expedita a realização do ato ou diligência. 2º. As diligências em outras seções sempre que possível serão solicitadas por via telegráfica ou postal com aviso de recepção. 3º. As malas dos serviços da Justiça Federal terão franquia postal e gozarão de preferência em quaisquer serviços públicos de transporte. 4º. A Justiça Federal gozará, também, de franquia telegráfica. Art. 43. Os Oficiais de Justiça terão carteira de identificação, visada pelo juiz da Vara em que servirem e terão passe livre, quando em exercício de suas funções, nas empresas de transportes da respectiva Seção Judiciária. Art. 44. Mediante ordem judicial específica, os Oficiais de Justiça terão livre acesso aos registros imobiliários, bem como aos livros e documentos bancários, para o cumprimento de mandado de penhora, seqüestro, arresto, busca ou apreensão de bens ou dinheiro em favor da União ou de suas autarquias. 16

18 4.12. Observação: As verificações realizadas durante o período de inspeção deverão observar, no que couber, o roteiro padronizado previsto na Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região, em conformidade com a sistemática de trabalho estabelecida pelos magistrados responsáveis pela inspeção. 5 - Do Encerramento: Atos finais: a) os ofícios e editais de comunicação sobre a inspeção anual foram expedidos, sem embargo; b) foram devidamente publicados a Portaria e o Edital de Inspeção; c) todos os servidores encontraram-se presentes durante a inspeção; d) foram avaliados todos os livros e pastas obrigatórias, em relação ao correto procedimento de seus preenchimentos e à adequação às normas pertinentes; e) os processos inspecionados e os livros receberam a etiqueta de inspeção anual; f) o Termo de Abertura foi lavrado na forma da lei; g) lavratura da Ata de Encerramento, que conterá, à luz Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região e do art. 24 da Resolução n. 496/2006: - todas as ocorrências da inspeção; - os exames feitos nos livros, pastas e processos; - as irregularidades, omissões e erros encontrados; - as medidas adotadas e as sugestões que o juiz houver por bem fazer; - a transcrição do teor dos provimentos expedidos pelo juiz, para efeitos futuros; - os agradecimentos pela participação do MPF, da Defensoria Pública, da OAB, da AGU e dos demais representantes que participaram da inspeção; - o elogio, se for o caso, aos servidores da Vara que, além de desempenharem com responsabilidade, presteza e zelo as tarefas do dia-a-dia, acrescem ainda maior disposição para fazerem frente ao desafio de inspecionar os feitos em andamento. h) expedir ofício à Direção do Foro para consignar o elogio dos servidores nas folhas de assentamentos funcionais e publicação da respectiva Portaria (Anexo VI); i) elaboração 5 e encaminhamento do relatório pormenorizado à Corregedoria, acompanhado de cópias do Termo de Abertura e da Ata de Encerramento, bem como dos boletins estatísticos que o juiz achar necessário. 6 - Do Relatório: O relatório é ato privativo do juiz que realizou a inspeção, e será através dele que a Corregedoria tomará ciência formal da situação do Órgão inspecionado. Hoje, muitas são as Varas instaladas, de sorte que a concisão 6 afigura-se mais do que necessária. (ANEXO VIII). 5 O relatório é ato privativo do magistrado que efetivamente realizou a inspeção. 6 A Corregedoria dispõe dos dados on line, de modo que é desnecessário encaminhar cópias de estatística. O importante é externar o percentual de crescimento (ou eventual decréscimo) do órgão. 17

19 Consoante a Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região, no prazo de 15 (quinze) dias, contado do término da inspeção, será elaborado relatório minucioso dos trabalhos realizados, abordando-se, dentre outros aspectos reputados relevantes, os seguintes: I evolução da situação geral do órgão e de seu acervo, em relação ao relatório anterior de inspeção ou em relação ao relatório gerencial na referida Consolidação; II cumprimento das recomendações e deliberações estabelecidas em correições realizadas pela Corregedoria Regional; III observância das regras de divisão de processos; IV existência de processos com possível processamento retardado, conforme parâmetros fixados na Consolidação de Normas; V estrutura funcional de apoio aos magistrados; VI quadro de servidores, equipamentos e mobiliário; VII situação dos livros, pastas, registros e atualizações efetuadas no sistema informatizado de acompanhamento processual; VIII ocorrências diversas surgidas na inspeção, inclusive eventuais irregularidades e problemas detectados, assim como possíveis reclamações e requerimentos formulados no período; amostragem; IX situação resumida dos processos de verificação obrigatória; X situação resumida dos demais processos examinados por XI observância das prioridades legalmente estabelecidas e extensão da pauta de audiências; XII deliberação acerca de situações pendentes de solução, descritas no relatório de inspeção anterior; XIII relação de processos nos quais tenha sido declarado impedimento ou suspeição dos magistrados, desde a última inspeção realizada; XIV relação dos alvarás de levantamento inutilizados e retificações de dados estatísticos junto ao sistema informatizado de acompanhamento processual; XV as informações previstas na Consolidação de Normas, pertinentes aos bens apreendidos em procedimentos criminais; do juízo. XVI sugestões de providências que extrapolem o âmbito da atribuição Na hipótese de omissão ou deficiência no relato dos aspectos alinhados acima, ou caso haja necessidade de esclarecimentos acerca de algum tema relatado, o Corregedor Regional poderá solicitar complementação do relatório encaminhado. O relatório será subscrito conjuntamente pelos magistrados responsáveis pelos trabalhos, ressalvada a possibilidade de elaboração de considerações em separado, conforme a Consolidação de Normas da Corregedoria-Regional da 2ª Região. Às entidades participantes da inspeção, bem como às partes interessados, será facultado o acesso ao conteúdo do respectivo relatório. No caso de inspeções realizadas em Juizados e Turmas Recursais, cópia do relatório final será encaminhada à Coordenadoria dos Juizados Especiais Federais da 2ª Região, salvo deliberação em contrário desta. 18

20 CONCLUSÃO A inspeção judicial objetiva a busca da eficiência e aprimoramento dos juízos e serviços administrativos, judiciários e cartorários que lhe são afetos, bem assim a troca de experiências. As inspeções judiciais deverão ser realizadas uma vez por ano, pelo juiz federal, com o auxílio do juiz federal substituto, na vara onde atuam. As inspeções terão a duração de cinco dias úteis, podendo ser prorrogadas por no máximo mais cinco dias. Cada Seção Judiciária deverá publicar na imprensa, em conjunto, o edital das inspeções. Estarão sujeitos à inspeção todos os processos em trâmite na vara, todos os livros ou pastas que a vara é obrigada a manter, mesmo aqueles utilizados facultativamente, e os bens públicos da vara. O juiz poderá deixar de inspecionar os processos sobrestados ou suspensos. Durante o período de inspeção a distribuição não será interrompida, mas o expediente destinado às partes e os prazos processuais ficarão suspensos. Nesse período, os juízes somente tomarão conhecimento de pedidos, ações, procedimentos e medidas destinadas a evitar perecimento de direitos ou assegurar a liberdade de locomoção. Na inspeção o juiz verificará se os servidores da vara vêm cumprindo as atribuições previstas nas leis e atos normativos. Outrossim, cumpre dizer que o trabalho apresentado teve por finalidade a confecção de um manual prático e seguro de inspeção dos serviços a cargo das Secretarias do Juízo e serviços administrativos. Buscou-se dar uma orientação prática e organizada à luz das regras vigentes sobre a temática. Neste diapasão, cada orientação veio acompanhada, através de notas de rodapé, de sua base normativa, de sorte a permitir que o usuário extraia suas próprias conclusões de como melhor proceder diante da tarefa a realizar. Ademais, agradecemos aos servidores da Justiça Federal da Seção Judiciária do Estado do Rio de Janeiro, Celia Regina Pimentel - Mat e Fernando Ibelli de Andrade - Mat , lotados no 7.º JEF Previdenciário/RJ, e Alexandre Lins Giraldes Mat , lotado na 3.ª VEF/RJ, que também participaram para a conclusão deste trabalho. Por fim, esperamos que o manual apresentado contribua para facilitar o trabalho de inspeção de inúmeros colegas. A Comissão de Revisão 19