MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO COMISSÃO PERMAMENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CPAD

Transcrição

1 REGIMENTO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CPAD/UFPR A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ, no uso de suas atribuições, fundamentada na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, no Decreto nº de 12 de dezembro de 2003, no artigo 18 do Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e na Resolução nº 7 de 20 de maio de 1997 do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, estabelece: CAPÍTULO I Finalidade e Atribuições Art. 1º - Este Regimento tem como finalidade regulamentar as disposições relativas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD, criada pela Resolução nº 7/ 2011-COPLAD/UFPR, no que tange à composição, estrutura organizacional, atribuições, funcionamento e disposições gerais. Art. 2º Ao Presidente da Comissão, além do disposto na Resolução nº 7/ 2011-COPLAD / UFPR, compete dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especialmente: I - designar uma secretaria para a Comissão; II - convocar os membros para reuniões; III - coordenar as reuniões e ações da Comissão; IV - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados; V - delegar responsabilidades e tarefas aos membros permanentes; VI - solicitar junto à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas ações de capacitação para os membros da CPAD; VII - designar 2 (dois) membro(s) para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos nas diferentes unidades administrativas da Universidade; VIII - manter interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão; IX - analisar a viabilidade das proposições de alteração deste Regimento Interno e submeter aos demais membros, sendo a aprovação condicionada ao voto da maioria simples dos membros. Art. 3º - Compete aos Arquivistas, além do disposto na Resolução nº 7/2011- COPLAD/UFPR e na legislação de regulamentação da profissão: I) - submeter anualmente à Comissão um Plano de Trabalho, elaborado em conjunto com o Arquivo Nacional, propondo metas, indicadores e dimensionando os recursos necessários; II) assessorar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ e do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensi-

2 no Superior - IFES, aprovados pela Resolução nº 092, de 23 de setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III) orientar a elaboração das Listagens de Eliminação de Documentos; IV) - elaborar os Termos de Eliminação e os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos em consonância com o disposto na Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CO- NARQ; V) preparar Relatório Anual das atividades desenvolvidas por esta Comissão, a ser aprovado em reunião extraordinária da CPAD e encaminhado ao COPLAD. Art. 4º Compete ao Historiador, além do disposto na Resolução nº 7/2011-COPLAD/UFPR e na legislação de regulamentação da profissão: I)- pesquisar a história administrativa da UFPR, fornecendo subsídios para a elaboração de Quadros de Arranjo; II) - analisar e emitir pareceres sobre o valor histórico dos conjuntos documentais avaliados. Art. 5º- Compete ao Bacharel em Direito, além do disposto na Resolução nº 7/2011- COPLAD/UFPR e na legislação de regulamentação da profissão: I) - propor prazos de guarda para conjuntos documentais que não constam na TTD, de a- cordo com a legislação vigente; II) - analisar e emitir pareceres sobre o valor probatório das conjuntos documentais avaliados; III) - garantir que os procedimentos realizados pela CPAD estejam de acordo com a legislação vigente. Art. 6º Compete ao Analista de OS&M, além do disposto na Resolução nº 7/2011- COPLAD/UFPR e na legislação de regulamentação da profissão de Administrador: I) - elaborar Manuais de Procedimentos; III) elaborar fluxos dos processos documentais na Universidade; II) quando necessário, elaborar fluxogramas das atividades para identificar a origem dos conjuntos documentais avaliados; III) promover estudos e campanhas em prol da racionalização administrativa da Universidade; IV) elaborar pareceres, relatórios, planos, projetos, e laudos, em que se exija a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de organização; e, V) - efetuar estudos de leiaute, sempre que necessário. Art. 7º - Compete à Secretária: I) - redigir e proceder leitura das atas das reuniões; II) - dar suporte à organização de eventos promovidos pela Comissão; III) - elaborar e emitir correspondências oficiais; IV) encaminhar ata de reuniões para análise e aprovação prévia dos membros para assinatura na reunião seguinte;

3 IV) manter a guarda dos documentos da CPAD. Art. 8 - Compete ao Contador, além do disposto na Resolução nº 7/ 2011-COPLAD / UFPR e na legislação de regulamentação da profissão: I) assessorar a CPAD em todas as questões legais que devam ser observadas nas questões documentais; II) avaliar acervos patrimoniais, para quaisquer finalidades, inclusive de natureza fiscal; III) controlar a formalização, guarda, manutenção ou destruição de livros e outros meios de registro contábeis, bem como dos documentos relativos à vida patrimonial da Universidade. Único - na qualidade de assessoria, não cabe ao Contador o direito a voto. Art. 9 - Aos membros suplentes da Comissão compete, não somente substituir os membros titulares em suas ausências, mas também acompanhar todas as atividades, conhecer a legislação arquivística e o funcionamento da Comissão. Art. 10 Compete à CPAD, além das atribuições previstas na Legislação Pertinente e na Resolução n 07/2011-COPLAD, no âmbito da Universidade Federal do Paraná: I)- propor a formulação de diretrizes e normas relativas à gestão de documentos no âmbito da UFPR; II)- orientar e propor a aplicação dos procedimentos de gestão documental na Universidade como apoio à administração, a fim de proteger as fontes de prova, informação e memória institucional, bem como a proteção dos documentos de caráter histórico; III)- promover a aplicação do Código de Classificação e Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública, bem como fazer sugestões quanto ao seu aperfeiçoamento, que deverão ser submetidas ao Arquivo Nacional para sua aprovação; IV)- promover a aplicação do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), aprovado pelo Arquivo Nacional pela Portaria nº 092, de 23 de setembro de 2011; V)- propor a elaboração de planos, programas e projetos de capacitação e aperfeiçoamento dos recursos humanos no que se refere à gestão documental; VI)- promover a análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor; VII)- aprovar a listagem de eliminação de documentos de acordo com os prazos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, submetendo posteriormente ao Arquivo Nacional para aprovação; VIII)- promover ações de divulgação interna para a conscientização dos usuários na aplicação dos instrumentos de gestão documental e responsabilidade com a proteção dos documentos; IX)- promover a racionalização do espaço, celeridade na recuperação e acesso das informações;

4 X)- propor a elaboração, o desenvolvimento e/ou aquisição de sistemas e equipamentos como instrumentos de apoio à gestão de documentos; XI)- nos casos em que houver terceirização no órgão, acompanhar, supervisionar e coordenar as atividades técnicas auxiliares sob responsabilidade do(s) terceirizado(s), verificando e atestando os produtos apresentados por este(s). Único - A eliminação de documentos, autorizada na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, deverá ser efetuada com base nos procedimentos previstos na Resolução nº 7 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, de 20 de maio de CAPÍTULO II Composição e estrutura organizacional Art A Comissão será composta por 7 (sete) membros e seus respectivos suplentes, escolhidos entre servidores do Quadro Permanente de Pessoal da Universidade Federal do Paraná, sendo: I- Pró-Reitor de Administração; II- um bacharel em direito; III- um historiador; IV- um profissional de Organização, Sistemas e Métodos - OS&M; V- três arquivistas. 1º - Cada representante terá um suplente que o substituirá nos seus eventuais impedimentos. 2º - A CPAD convocará, de acordo com a necessidade, servidores com profundo conhecimento das atividades desempenhadas pela unidade em que está lotado atualmente, ou de unidade ou programa no qual atuou. O servidor terá a função de colaborar com a CPAD para o entendimento dos conjuntos documentais que estão sendo avaliados; 3º - Identificada a necessidade, pelos membros da CPAD, de contar com a colaboração de outros servidores, a autoridade máxima da unidade será informada e deverá indicar o servidor que mais se adeque ao perfil solicitado; 4º A CPAD poderá criar grupos de trabalho específicos, conforme forem necessários à avaliação de conjuntos documentais de difícil entendimento ou consenso e para isso convidar profissionais e estudiosos do tema de fora da Universidade para atuarem como voluntários, em conjunto com os membros permanentes e temporários da Comissão; 4º Os especialistas poderão participar das reuniões, mas sem direito a voto. Art O mandato dos membros é de 02 (dois) anos permitida a recondução.

5 CAPÍTULO III Funcionamento Art A CPAD deliberará com a presença da maioria simples de seus membros. 1 - O Presidente exercerá o direito de voto e, nos casos de empate, também o voto de qualidade. 2 - O titular que tiver impedimento para participar da reunião ordinária, deverá, obrigatoriamente, justificar a falta e comunicar seu suplente para devida representação; Art A CPAD elaborará o calendário das reuniões ordinárias a serem realizadas, e realizará tantas reuniões extraordinárias quantas forem necessárias. Único - A solicitação de convocação será sempre acompanhada da pauta a ser deliberada. Art As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente ou solicitadas pela maioria simples de seus membros, com antecedência mínima de 48 horas. Único - A convocação será sempre acompanhada da pauta a ser deliberada, não cabendo inclusões ou alterações da mesma. Art As reuniões serão abertas pelo Presidente, que submeterá aos membros, a pauta e a ata da reunião anterior, e que não havendo manifestação contrária será considerada aprovada e subscrita pelo Presidente, pelos membros presentes e pelo secretário. 1 Na sequência o Presidente abrirá parte do expediente reservada às comunicações, momento em que, além de assuntos gerais, serão registradas as justificativas de ausência e analisados os pedidos de alteração de pauta. 2 Terminadas as comunicações, o Presidente dará início à Ordem do Dia, com a análise dos assuntos da pauta. 3 O Presidente nominará os relatores, que lerão seus pareceres, os quais em seguida serão colocados em discussão, obedecida a ordem de inscrição. 4 Qualquer membro poderá requerer o adiamento da discussão pedindo vista do processo, ficando obrigado a apresentar o seu voto até a segunda reunião ordinária seguinte, salvo prorrogação concedida pela maioria dos membros presentes. 5 A qualquer momento poderão ser levantadas questões de ordem. 6 Encerrada a discussão, ninguém mais poderá fazer uso da palavra, senão para encaminhar a votação ou para declaração de voto.

6 Art Compete aos membros da CPAD estudar e relatar, dentro dos prazos estabelecidos, as matérias que lhe forem confiadas pela presidência. Art Poderão participar das reuniões do CPAD convidados da presidência e dos membros da CPAD, ou qualquer pessoa cuja presença for de interesse da CPAD. Art Caberá à presidência do CPAD solicitar à Administração Superior da UFPR, os recursos necessários para o seu pleno funcionamento. Art A presidência do CPAD, ou membro por ela designado, poderá ser convidada a participar das reuniões plenárias dos Conselhos Superiores da UFPR, quando forem tratados assuntos pertinentes às questões de arquivo e de documentação. Art Na ausência eventual do Presidente, a presidência será exercida pela vicepresidência ou, ainda, pelo membro presente, com maior tempo de serviço na UFPR. Art A CPAD poderá solicitar informações e apoio administrativo dos órgãos encarregados da execução das políticas relacionadas com as questões de arquivo e de documentação e da área jurídica, a quem caberá atendê-la para seu bom desempenho. Art Os membros da CPAD deverão manter comunicação permanente para troca de informações técnicas e avisos, por meio do endereço eletrônico: cpad@ufpr.br. O endereço também será o canal de comunicação da CPAD para consultas internas e externas; CAPÍTULO IV Das disposições gerais e transitórias Art O membro que necessitar desligar-se, permanente ou temporariamente da Comissão deverá solicitar através de ofício ao Presidente da CPAD, justificando o motivo, com antecedência mínima de 30 dias; Art Qualquer membro titular poderá sugerir alterações ao Regimento Interno, que deverá ser aprovado em reunião ordinária, havendo item específico em pauta; Art Os integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão nomeados, pelo Reitor, por meio de portaria; 1º - O Pró-Reitor de Administração exercerá o mandato de Presidente da CPAD por dois anos, sendo que a partir de então, o Presidente será escolhido pelos seus pares. Art Estão sujeitos ao presente Regimento todos os membros desta Comissão. Art No final de cada ano será realizada uma análise do Relatório das atividades desenvolvidas com avaliação da consecução do planejamento adotado por esta Comissão.

7 Art O Regimento do COPLAD será utilizado, subsidiariamente para os procedimentos de funcionamento da CPAD. Art Os casos omissos serão resolvidos, inicialmente, pela própria CPAD e, em última instância, resolvidos pela plenária do COPLAD. Art O presente regimento entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Gabinete da PRA, 31 agosto de Paulo Roberto Rocha Kruger Presidente da CPAD