Arquivos Acadêmicos e a Secretaria Acadêmica Digital

Transcrição

1 Arquivos Acadêmicos e a Secretaria Acadêmica Digital 1

2 Tiago Muriel Diretor de Negócios da CONSAE 2

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4 As possibilidades surgimento de mídias próprias para armazenamento de dados... segurança de poder trabalhar com cópias de segurança... velocidade na busca da informação... documentos e serviços disponíveis para atendimento via internet... não geração do papel 4

5 Estancar a sangria... presente capacitação / fazer internamente... fácil, tranquilo, indolor passado bom projeto / fazer internamente ou terceirizar... cuidado ao terceirizar / projeto da IES Especificar o projeto tipo de arquivo, tamanho do arquivo, etc comitê de assinatura 5

6 A Secretaria Acadêmica Digital Início do Projeto - Arquivo - Processo de Matrícula Primeiro Passo - Requerimento dos Alunos - TCC - Certificados de Extensão - Auto Atendimento - Diários de Classe - Diplomas - etc... Segundo Passo Existe a necessidade de um bom sistema de fluxograma 6

7 A Secretaria Acadêmica Digital Normalmente iniciamos pela pasta do aluno criada no acadêmico Nome do Aluno CPF do Aluno Documentos Pessoais Documentos Acadêmicos Documentos Financeiros Documentos Jurídicos Requerimentos Correio Eletrônico -> pasta do aluno na graduação -> a pasta do aluno terá o código SIGA > pasta do aluno na pós-graduação lato sensu -> a pasta do aluno terá o código SIGA Aproveitamento de Estudos Benefícios e Bolsas FIES / PROUNI 7

8 Identificar a legislação vigente... Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990; Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991; Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002; Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011; Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013; Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013; e Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de Fazer uma sobreposição das normas é necessário... Sendo que as Portarias do MEC se entrelaçam. 8

9 Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Apesar de antiga é a mais adequada, direta e simples de se aplicar; Em nosso entendimento, continua sendo a mais apropriada para servir de base para nossos projetos; Assim, ela irá amparar todos as demais normas servindo de base. 9

10 A sobreposição das Portarias MEC Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Art. 1º O arquivamento de livros e documentos referentes às atividades dos estabelecimentos de ensino, será mantido rigorosamente em dia, para pronto manuseio, consulta e comprovação, de maneira a facilitar toda e qualquer pesquisa. Art. 2º O arquivamento compreenderá duas partes - a de MOVIMENTO, assim entendido enquanto os livros, documentos e papéis estiverem sendo escriturados, e a outra com o título de DEFINITIVO, quando concluída a movimentação, quer pelo preenchimento ou pela conclusão final. Art. 3º A responsabilidade da movimentação do arquivo é do Secretário da instituição, sob supervisão direta do respectivo Diretor, devendo ser mantido em lugar de total e absoluta segurança, sendo manuseado tão somente por pessoal vinculado à Secretaria. - teremos aqui um novo responsável definido, conforme art. 3º da Portaria nº de 18 de dezembro de o secretário acadêmico geral deverá assumir este trabalho na maioria das IES. 10

11 A sobreposição das Portarias MEC Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Art. 4º Além do pessoal a que se refere o disposto no artigo anterior, terão livre acesso ao arquivo os representantes do Poder Público responsável pelo acompanhamento das atividades da instituição, bem como aqueles credenciados por autoridades competentes. - não muda nada, mas acrescenta o acesso da CPA art. 2º da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de Art. 5º A documentação dos alunos em atividades acadêmicas, será mantida em pastas individuais, em original e rigorosa ordem cronológica de sua entrada. 1º Dos comprovantes de identidade pessoal, serviço militar e título eleitoral, far-se-á anotação no próprio requerimento de matrícula. - o código e a tabela disponibilizados pelo CONARQ e pelo SIGA não citam documentos pessoais. Faz referência a pasta do aluno como um todo. 2º Cessada a relação por desistência, transferência, trancamento de matricula ou conclusão de curso, a pasta respectiva será transferida para o arquivo definitivo. 11

12 A sobreposição das Portarias MEC Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de º Quando requerido pelo interessado, qualquer documento já recolhido ao arquivo definitivo, será fornecido mediante certidão assinada pelo Secretário e visada pelo Diretor. 4º Em caso de diploma já registrado, a certidão será fornecida pelo órgão que procedeu ao registro, mediante comprovação pelo interessado do extravio do título original. Art. 6º O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a: 1 - Livros de atas de Conselhos e Departamentos; 2 - Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluintes de cursos ou não; 3 - Documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição. - Existe a indicação da tabela de temporalidade. Mas é preciso entender que atender a perpetuidade deste art. 6º irá ultrapassar qualquer prazo da tabela de temporalidade estipulado pelo Arquivo Nacional. 12

13 A sobreposição das Portarias MEC Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Art. 7º O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá ser processado com a adoção de: 1 - Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada; 2 - Microfilmagem; 3 - Sistema computadorizado. - não muda nada, mas é preciso acrescentar que com o advento da MP podemos levar para o meio eletrônico também o item 1 do artigo anterior conforme dispõe o art. 10 da MP de 24 de agosto de Art. 8º A documentação constituída de papéis complementares dos processos individuais e os referentes aos atos escolares poderão ser eliminados quando do recolhimento ao arquivo definitivo da documentação prevista no artigo 6º. - as IES terão que respeitar o prazo mínimo previsto na tabela de temporalidade estabelecida pelo 1º do art. 1º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de

14 A sobreposição das Portarias MEC Baseada na Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 Art. 9º Todo o material eliminado será inutilizado, podendo ser cedido a instituições beneficentes ou vendido para reaproveitamento. - o ideal é que as IES se preparem para não gerar seus documentos em meio físico. Isso irá amenizar quaisquer dúvidas com relação a validade ou não do documento digital. Art. 10. Ocorrendo a suspensão definitiva das atividades da instituição, a Delegacia do MEC providenciará o recolhimento de todo o arquivo que ficará sob a responsabilidade da mesma até remessa ao arquivo geral da UNIÃO. - agora não mais. A documentação será entregue àquela que suceder a IES ou a própria mantenedora, de acordo com o art. 5º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de

15 Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino. - incluem-se aqui todas as Instituições de Ensino Superior. Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria. - Art. 16 da Lei nº de 20 de dezembro de O Sistema Federal de Ensino compreende: I - as instituições de ensino mantidas pela União; II - as instituições de educação superior criadas e mantidas pela iniciativa privada; III - os órgãos federais de educação. 15

16 Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela. - tabela que se encontra obsoleta e não condiz com a realidade das IES. 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de microfilmar é uma das opções. É preciso ter claro que a Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990 não está totalmente revogada. É preciso lembrar ainda que o Ministério da Educação publicou em 2014 normas que dizem respeito ao meio eletrônico. 3º Para os efeitos desta Portaria, todas as atualizações do Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que constarem no sítio do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, substituirão automaticamente a versão constante no ANEXO I desta Portaria. 16

17 Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 Art. 2º A IES deve manter permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda. 1º O Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA). 2º O Acervo Acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão. 3º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas no art. 1º desta Portaria. - temos na CPA representantes da comunidade e do corpo discente. Estas pessoas nem sempre poderão ter acesso ao arquivo acadêmico das IES. Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição. - acreditamos que muitas Instituições terão dificuldade em encontrar pessoas que assumam tamanha responsabilidade. Não seria muita responsabilidade para um colaborador da IES assumir? Em muitos de nossos clientes o responsável pelo controle e registro acadêmico assumiu o Acervo Acadêmico. 17

18 Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de º O documento de indicação do Depositário do Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (SERES/ MEC), estando devidamente firmado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado. 2º Em caso de alteração do Depositário do Acervo Acadêmico indicado, a IES deverá protocolar novo documento de indicação junto à SERES/MEC, devidamente firmado pelo representante legal da IES, pelo Depositário precedente e pelo novo Depositário indicado. Art. 4º A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e observações conforme definidas no art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal. Parágrafo Único. O representante legal da IES, a Mantenedora, o Depositário do Acervo Acadêmico e os Depositários do Acervo Acadêmico precedentes são solidariamente responsáveis pela manutenção e guarda do Acervo Acadêmico. - Os depositários precedentes serão responsáveis sempre? Assunto para se discutir com os profissionais das ciências jurídicas. 18

19 Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 Art. 5º Toda Instituição em processo de descredenciamento voluntário ou de qualquer outra forma em processo de encerramento de suas atividades deverá indicar a Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de seu Acervo Acadêmico. - nos casos de sucessão é até provável, mas no caso de encerramento das atividades... Parágrafo Único. O Termo de Aceite de guarda de Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à SERES/MEC, estando devidamente firmado pelo representante legal da Instituição Sucessora que será encarregada da guarda de Acervo Acadêmico de Instituição em processo de encerramento de suas atividades. Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário da Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990, publicada no Diário Oficial da União de 24 de dezembro de revogam-se apenas as disposições em contrário. 19

20 Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, INTERINO, no uso da atribuição que lhe confere o art.87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, considerando a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e o Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolve: Art. 1 Fica determinado que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, aprovado pela Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, é de uso obrigatório nas IFES, ficando a cargo destas dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos. - para as Instituições Federais se impôs a obrigatoriedade de uso do código e da tabela. Qual o objetivo do legislador em reforçar o que está expresso na art. 1º da Portaria nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013? Parágrafo único. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES encontram-se disponíveis para consultas e cópias no sítio eletrônico do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA, da Administração Pública Federal: - as Instituições Federais deverão seguir o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade... problema a vista! 20

21 Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 Art. 2 Os dirigentes ou gestores das áreas em que os arquivos estejam subordinados deverão, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias da publicação desta Portaria, elaborar um relatório circunstanciado do estágio de aplicação dos referidos instrumentos técnicos, inclusive informando o quantitativo de listagens de eliminação de documentos em análise e/ou aprovados pelo Arquivo Nacional. - o prazo de 60 dias é insuficiente para as Instituições Federais. Não há como cumprir essa norma. Art. 3 A autoridade máxima do órgão ou entidade ao qual a área de arquivos pertença deverá enviar o relatório elaborado pelos dirigentes ou gestores das áreas em que os arquivos estejam subordinados ao gabinete do Ministro de Estado da Educação, registrando, neste documento, que está ciente da situação relatada, apondo a data, a assinatura e o respectivo carimbo, bem como orientando, se for o caso, da necessidade de aplicação das normas e da legislação arquivística em vigor. Parágrafo único. O Gabinete do Ministro de Estado da Educação deverá enviar o relatório para a Subcomissão de Coordenação do SIGA do Ministério da Educação, para as orientações que se fizerem necessárias, de acordo com o disposto no Decreto n 4.915, de

22 Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014 Dispõe sobre o descredenciamento da Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD, referente ao processo administrativo nº / ) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua mantenedora, na pessoa de seus representantes legais, apresentem a esta Secretaria, no prazo de 10 (dez) dias, arquivo eletrônico com relação de estudantes, agrupados por curso, situação de vínculo institucional de acordo com o regimento, semestre em curso, com respectivos dados pessoais, endereço e telefone;... - documentos dos alunos 6) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua Mantenedora, na pessoa dos representantes legais, apresentem a esta Secretaria, em 10 (dez) dias, em arquivo digital, o projeto pedagógico, as grades curriculares e os planos de ensino (ementas e bibliografias) do curso ofertado, devidamente atualizados; - documentos que garantam o exercício do magistério 22

23 MP , de 24 de agosto de 2001 Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de Código Civil. 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. 23

24 Identificar a melhor forma de aplicar a legislação vigente... Cada IES deverá desenhar o seu projeto; O importante é ter a certeza de que estamos cumprindo os prazos mínimos exigidos na tabela de temporalidade... Ex.: para um documento que a guarda se faz necessária por 47 anos, iremos destinar ao mesmo em nosso projeto um número maior e melhor que o sugerido pelo SIGA ou CONARQ. No caso dos documentos em formato eletrônico iremos condicionar à guarda perpétua, uma vez que perpetuar em meio digital será infinitamente mais barato e simples que temporalizar no meio físico. Fazer com que os processos e documentos nasçam em meio digital sempre será o melhor caminho. 24

25 Estancar a sangria... presente capacitação / fazer internamente... fácil, tranquilo, indolor passado bom projeto / fazer internamente ou terceirizar... cuidado ao terceirizar / projeto da IES Especificar o projeto tipo de arquivo, tamanho do arquivo, etc comitê de assinatura 25

26 Especificar o projeto PDF/A 200 a 300 dpi P&B preto e branco tamanho médio de 50k três indexadores (+ código de classificação) buscar a melhor tecnologia comitê de assinatura Trabalho interno ou terceirizado... 26

27 Estrutura interna para digitalização - scanner / frente e verso / velocidade (fujitsu fi-7160 / canon dr-m160 / Kodak scanmate i1150) - software de captura, tratamento e indexação de imagem / procure a melhor tecnologia disponível (ábaris web capture) - software de assinatura de documentos (stoque signer / ábaris sead / xolido sign) - software de GED (ECM) / BPM / assinador / lote / pdf-a (ábaris sead ECM) 27

28 DIGITALIZAÇÃO - Bons equipamentos - Bons sistemas - Assinatura Digital 28

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30 DIGITALIZAÇÃO 30

31 DIGITALIZAÇÃO 31

32 DIGITALIZAÇÃO Os Arquivos Acadêmicos 32

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36 ASSINATURA DIGITAL ASSINATURA DIGITALIZADA - Assinatura Digitalizada não tem previsão legal; - É um instrumento frágil para ser utilizado sozinho; - Não existe controle. Não deve ser utilizada pela Secretaria Acadêmica em seus documentos sem a associação de um certificado digital. 36

37 CERTIFICAÇÃO DIGITAL X CÓDIGO VERIFICADOR - É preciso ter a garantia de perpetuidade da tecnologia;... enquanto o certificado digital caminha com o documento, o código verificador fica sempre na dependência de um terceiro; não se podemos garantir a perpetuidade de um terceiro. O ideal é termos sempre, documentos independentes em nosso modelo de Secretaria Acadêmica Digital;... o código verificador poderá ser uma ótima ferramenta para localizar o documento certificado digitalmente em nosso portal de internet. 37

38 Arquivo Eletrônico X Banco de Dados - É preciso ter temporalidade... registro acadêmico é cartorial e o arquivo gerado dever respeitar a temporalidade - É preciso que os processos e procedimentos tenham princípio, meio e fim... não se pode gerar um novo arquivo a cada momento necessário. Ele precisa ser gerado e guardado 38

39 Este trabalho está protegido sob uma Licença Creative Commons. Atribuição - Uso Não Comercial - Vedada a Criação de Obras Derivadas 2.5 Brasil. Tiago Muriel