RELATÓRIO ANUAL DA DIRETORIA DE PESSOAL 2015
RELATÓRIO ANUAL DA DIRETORIA DE PESSOAL 2015 I. APRESENTAÇÃO: A DPE é o órgão vinculado à Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal de Itajubá que tem por objetivo planejar, elaborar, implementar, acompanhar e avaliar as políticas de gestão e desenvolvimento de pessoas. Ela é é constituída da seguinte estrutura organizacional: I. Diretoria; II. Secretaria; III. Divisão de Recrutamento e Seleção DRS; IV. Divisão de Legislação e Direitos DLD; V. Divisão de Cadastro e Financeira DCF; VI. Divisão de Assuntos Comunitários DAC. A DPE em 2015 contou com uma equipe composta por 34 servidores em Itajubá (12 Assistentes em Administração, 02 Assistentes Sociais, 05 Auxiliares em Administração, 01 Contínuo, 01 Enfermeiro/Área: Trabalho, 01 Engenheiro de Segurança do Trabalho, 01 Técnica de Segurança do Trabalho, 03 Administradores, 01 Técnico em Assuntos Educacionais, 01 Técnico em Contabilidade, 04 Técnicos Desportivos e 02 Psicólogas) e 04 servidores (04 Assistentes em Administração) e 02 anistiados em Itabira, e foi responsável pelo atendimento de 848 servidores ativos, 328 aposentados, 94 pensionistas, 73 estagiários, 68 monitores em Itajubá e 38 em Itabira, além de alunos e comunidade em geral. A está em processo de transformação em Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas PRGP, o que tem demandado mudanças em sua estrutura organizacional e atividades. O propósito do Relatório Anual da - 2015 é apresentar à comunidade acadêmica, cumprindo os princípios da transparência e publicidade, as atividades, ações e projetos executados pela DPE no período de 02/01/15 a 31/12/15. II. NORMAS, POLÍTICAS, MANUAIS E PROCEDIMENTOS APROVADOS E REVISADOS Em 2015 foram aprovadas as seguintes normas relativas à área de gestão de pessoas, algumas com a colaboração de servidores de outros setores: 1. Norma para Realização de Concurso Público para Ingresso na Carreira de Servidor Técnico-Administrativo em Educação da Universidade Federal de Itajubá UNIFEI;
2. Norma para Contratação e Acompanhamento de Estagiários no Âmbito da UNIFEI; 3. Política de Estágios da Universidade Federal de Itajubá UNIFEI; 4. Norma do Processo Seletivo Simplificado para Contratação de Professor Substituto UNIFEI (Atualização); 5. Política de Formação e Capacitação do Corpo de Servidores Técnico- Administrativos em Educação da Universidade Federal de Itajubá UNIFEI; 6. Norma do Fórum de Secretários Universidade Federal de Itajubá; 7. Manual de Marcação de Férias para Secretárias e Chefias Imediatas; 8. Manual de Acesso ao SIGEPE; 9. Manual do Módulo Frequência do SIGRH; 10. Revisão dos procedimentos: 11 Serviço Extraordinário; 18 Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC) para Servidor da UNIFEI; 19 - Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC) para Servidor da UNIFEI por Exercício de Atividade em Outro Órgão Público; 23 Redistribuição; 11. Criação dos procedimentos: 29 Afastamento do País com duração de até 90 dias; 30 Licença para Tratar de Interesses Particulares; 32 Concurso Público de Docentes. III. EVENTOS REALIZADOS Em 2015 a DPE coordenou a realização dos seguintes eventos: 1. Fórum de Secretários: Foram realizados 08 encontros: 13/02/15 I Encontro: Apresentação das Divisões da Diretoria de Pessoal e seus respectivos servidores. Férias de servidores STAE e Docentes. 33 partipantes; 12/03/15 II Encontro: Afastamento de docentes. 30 participantes; 01/04/15 III Encontro: Treinamento Regularmente Instituído. 29 participantes;
22/04/15 IV Encontro: Afastamentos, licenças diversas e a previdência complementar FUNPRESP-EXE. 29 participantes; 07/05/15 V Encontro: Saúde e Segurança do Trabalho. 27 participantes; 03/06/15 VI Encontro: Contratação e Acompanhamento de Estagiários na UNIFEI. 21 participantes; 23/10/15 - VII Encontro: Abertura pelo Magnífico Reitor, balanço das atividades do fórum, dimensionamento e padronização SIGRH, gestão sem papel, mapeamento de processos. 46 participantes; 08/12/15 VIII Encontro: Atividades de extensão de curta duração, utilização da caixa postal no SIG, tramitação virtual dos processos de extensão. 39 participantes. 2. Homenagem aos Aposentados 2014/2015; 3. Integração dos Novos Servidores da UNIFEI STAE e Docentes. 4. Atendimentos individualizados pela equipe da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público Federal FUNPRESP do Sul de Minas 12/05/2015. 5. Festival Esportivo com apoio executivo da Associação Atlética Acadêmica e de alunos membros das equipes esportivas: 119 jogos/atividades em 10 modalidades esportivas (atletismo, basquete, boxe chinês, futsal, handebol, tênis, tênis de mesa, vôlei, vôlei de praia e xadrez), além da cãominhada, do passeio ciclístico e das aulas de ginástica, abordando um público total de 712 pessoas e 18 cães IV. CAMPANHAS REALIZADAS 1. Campanhas de Vacinação; 2. Outubro Rosa Boletim Informativo de Outubro e folders; 3. Novembro Azul Boletim Informativo de Novembro e folders; 4. Dezembro Vermelho Site;
5. Combate ao Assédio Moral: Boletins Informativos de julho, agosto, setembro, outubro; 6. Campanha de Combate ao Tabagismo e Hipertensão: Boletim Informativo de Abril; 7. Campanha de Combate à Hipertensão: Boletins Informativos de Abril e Maio; 8. Campanha sobre Ergonomia: Boletim Informativo de Junho e Julho; avaliação ergonômica dos postos de trabalho; avaliação física dos servidores. V. PROJETOS EXECUTADOS E EM ANDAMENTO a) Implantação do Assentamento Funcional Digital AFD O Assentamento Funcional Digital AFD é um dossiê em mídia digital, composto por documentos funcionais, digitais ou digitalizados, considerado fonte primária das informações dos servidores vinculados aos órgãos do SIPEC. Ele foi criado pela Portaria Normativa/SRH nº 03 de 18/11/2011. O projeto AFD consta de duas fases: 1. A geração de novos documentos e novas pastas funcionais exclusivamente pelo sistema a partir de 01/03/16 pelas equipes das áreas de gestão de pessoas; 2. A inclusão das pastas funcionais já existentes por empresa a ser contratada pelo Ministério do Planejamento e que prestará serviço aos órgãos federais que aderirem à licitação. O prazo final para esta ação é até fevereiro de 2018. Em novembro de 2015 foi realizada a adesão à ata de registro de preço do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para aquisição de 02 scanners para o projeto AFD. b) Implantação dos módulos do Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos SIGRH Módulo Frequência : Foi realizado nos dias 08 e 09/06/15 o 1º Treinamento do Módulo de Frequência no SIGRH, ministrado pela servidora da DPE Verbênia Ribeiro e pela estagiária Raíssa Cecília. Foi ensinado aos secretários como realizar a frequência dos servidores de suas Unidades no SIGRH. Foi entregue um manual com o passo a passo dos procedimentos para os 32 participantes. Após o treinamento o módulo foi implantado. Módulo Atendimento ao Servidor : Foi disponibilizado o módulo Atendimento ao servidor cujas seguintes funcionalidades já estão sendo utilizadas pelos servidores: 7500-903 Itajubá/MG Tel 0 xx 35 3629 1679 / 1113 - E-mail: dpe@unifei.edu.br
consulta a dados pessoais/funcionais, cadastro e consulta a dependentes, férias, fichas financeiras, solicitação de serviços, registro de elogios, sugestões e reclamações. Módulo Dimensionamento : O dimensionamento é o processo que visa a identificação, análise e quantificação da força de trabalho necessária para o desenvolvimento das atividades e alcance dos objetivos institucionais e está previsto na Lei nº 11.091/2005 e no Decreto nº 5.824/2006. Em 31/08/15 foi oferecido o treinamento para a implementação do Módulo Dimensionamento pela servidora Márcia Andrade e pela estagiária Raíssa Cecília. O módulo reuniu atividades como: fundamentação teórica; análise e verificação do funcionamento do módulo Dimensionamento; resolução de problemas juntamente com a Diretoria de Suporte a Informática; estabelecimento de uma comissão responsável por analisar os dados que foram alimentados pelas unidades. Foi realizada a 1ª fase da implantação do módulo. Para 2016 está previsto o desenvolvimento do cálculo da quantidade adequada de servidores por órgãos da UNIFEI. Módulos Banco de Vagas e Concursos : Em julho/2015 foram respondidos os questionários para preparação dos módulos Banco de Vagas e Concursos do SIGRH e realizadas as validaçãos dos roteiros dos módulos. c) Processos Seletivos Unificados para Contratação de Estagiários A partir da publicação da Norma para Contratação e Acompanhamento de Estagiários no Âmbito da UNIFEI, a DPE começou a realizar os Processos Seletivos Unificados - PSU para contratação de estagiários. Foram divulgados 04 editais para contratação de estagiários com início do estágio em 2016: 02 para a modalidade estágio obrigatório e 02 para a modalidade estágio não obrigatório. d) Gestão Menos papel /Gestão Sem papel Visando à diminuição do papel e à agilidade na tramitação de processos, foi acordado no III Encontro do Fórum de Secretários que os seguintes processos tramitarão apenas via SIPAC: Abertura de concurso público docente; Abertura de processo seletivo simplificado para contratação de professor substituto. e) Fortalecimento da Equipe da DPE no Campus de Itabira Visando ao fortalecimento da equipe da DPE no Campus de Itabira, foram realizadas reuniões entre as Diretoras da DPE, a Coordenadora de Cadastro e a equipe da DPE de Itabira durante visita técnica ao Campus Avançado, para definição da forma de descentralização das atividades e de treinamento dos servidores.
Foram realizados dois treinamentos em serviço sobre os procedimentos de cada divisão da DPE do Campus de Itajubá com os servidores que compõem a equipe em Itabira. VI. A DIRETORIA DE PESSOAL EM NÚMEROS SERVIÇOS PRESTADOS A tabela a seguir apresenta os quantitativos de serviços prestados pela equipe da DPE no exercício de 2015: Serviços Concessão de abonos permanência Concessão de licenças prêmio por assiduidade Concessão de licença para tratar de assuntos particulares Concessão de afastamento para acompanhar cônjuge Concessão de ajuda de custo Licenças para tratamento da própria saúde (independente da duração soma mensal - acumulado) Licenças para acompanhar pessoa doente na família (independente da duração soma mensal - acumulado) Licença para doação de sangue Licenças às gestantes e prorrogações Licenças paternidade Licenças casamento Licença por motivo de óbito na família Concessão de aposentadorias Concessão de auxílio funeral Concessão de pensão civil Concessão de alteração de carga horária - STAE Análise de pedidos de transporte de mobília Encaminhamento de relatórios de diárias para publicação no BIS Quantidade de perícias realizadas Junta médica Quantidade de perícias realizadas - Singular Análise de pedidos de redução da jornada de trabalho Realização de contagens de tempo de serviço Posses em outros cargos inacumuláveis Demissão Análise e aprovação de pedidos de afastamentos de docentes do país até 90 dias Quantitativos 13 concessões 07 concessões 01 concessão 0 05 concessões 575 licenças 82 licenças 01 licença 13 licenças 12 licenças 13 licenças 05 licenças 33 concessões 08 concessões 10 concessões 02 solicitações 02 processos 10 relatórios 29 perícias 26 perícias 03 pedidos 73 contagens 07 posses 1 demissao 72 processos
Análise e aprovação de pedidos de afastamento de 10 processos (08 Itabira e 02 Itajubá) docentes para cursar pós-graduação stricto sensu no país Análise e aprovação de pedidos de afastamento de 12 processos (04 Itabira e 08 Itajubá) docentes para cursar pós-graduação stricto sensu do país Análise e aprovação de pedidos de participação de 22 processos (17 Itabira e 05 Itajubá) docentes em programas de pós-graduação simultaneamente com o cargo Instrução de acordos de cooperação técnica 0 Designações/alterações de CASEP Realização de concursos públicos para provimento de vagas de docentes Realização de concursos públicos para provimento de vagas de STAEs Procedimentos internos revisados Procedimentos internos criados Contratação de estagiários Homologações de estágios probatórios Análise e aprovação de pedidos de participação de STAE em programas de mestrado Análise e aprovação de pedidos de participação de STAE em programas de doutorado Quantidade de capacitações internas STAE Quantidade de capacitações externas Número de STAE capacitados no ano Concessão de licenças capacitação Quantidade de pessoas nomeadas Quantidade de pessoas que entraram em efetivo exercício Quantidade de remoções efetuadas Realização de processos seletivos para contratação de professores substitutos Contratação de professores substitutos Prorrogação de contratos de professores substitutos Redistribuições da Unifei para outra IFE Redistribuições de outra IFE para Unifei Análise de processos de pedido de exercício provisório 62 comissões 04 editais publicados: Editais 09, 10, 13 e 16/2015 Total de vagas: 35 02 editais publicados: Edital 011/2015 2.074 inscritos, 14 vagas, 148 colaboradores e Edital 019/2015 Total de vagas: 06 (Em andamento) 04 procedimentos 03 procedimentos 73 contratados durante o ano 23 homologações 15 processos 01 processo 15 eventos 13 eventos 92 STAEs 03 concessões 73 pessoas 58 pessoas 47 remoções 04 editais publicados: Editais 14, 15, 17 e 18/2015 23 contratações 15 prorrogações 10 pedidos; 08 efetuados 10 pedidos; 07 efetuados 02 processos
Análise de processos de retribuição por titulação Concessão de progressões por mérito STAE Concessão de progressões por capacitação STAE Encaminhamento de pastas funcionais a outros órgãos Análise de pedidos concessão ou reconsideração de incentivo à qualificação Portarias para concessão de progressão docente Promoções docente Acelerações da promoção docente Reposicionamento docente Número de Informativos DPE publicados Processos Seletivos Unificados para Contratação de Estagiários Número de carteirinhas funcionais emitidas Número de históricos funcionais elaborados Confecção de portarias Entrada de processos internos na DPE Processamento de pedidos de exoneração Concessão de horário especial a servidor estudante Concessão de auxílio natalidade/assistência préescolar Inclusão de dependendes para fins de dedução do IR Exclusão de dependendes para fins de dedução do IR Processos de isenção de IR Aposentadores e Beneficiários de Pensão Inclusões e Prorrogações Termos de opção - PSS Adesões ao Funpresp Inclusão de Monitorias, convênios, projetos e outros pagamentos na folha Concessão de pensões Extinção /Rescisão de Contratos de Locação de Serviços Alterações em percentuais de anuênio Pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso Processos de exercício anterior Pagamentos de substituições a servidores (soma mensal - acumulado) Pagamentos de adicionais noturnos a servidores 14 processos 229 concessões 119 concessões 11 encaminhamentos 66 análises 112 portarias 30 promoções 08 pedidos 1 reposicionamento 12 informativos 02 Processos Seletivos 1º PSU: 99 vagas; 2º PSU: 30 vagas 80 carteirinhas emitidas 07 históricos 1.937 portarias 716 processos 04 processos 02 processos 28 concessões 41 inclusões 01 exclusão 21 processos 03 opções 08 adesões 117 pedidos 06 concessões 18 extinções/rescisões 04 alterações 35 processos 14 processos 194 inclusões na folha 73 inclusões na folha
Pagamento de serviços extraordinários 01 inclusão na folha Pagamento de indenizações de férias 31 indenizações Descontos de dias de trabalho de servidores 17 lançamentos em folha (soma mensal acumulado) Emissão de declarações diversas 97 Elaboração de subsídios para defesa de ações 17 documentos judiciais/respostas a mandados de citação/diligências/imputações/pareceres de força executória/mandados de citação/determinações Elaboração de respostas ao Ministério Público 07 respostas Consultas/solicitações encaminhadas ao MEC 04 consultas/solicitações Consultas a outras IFES 02 consultas Respostas a auditorias preliminares da CGU 03 respostas Respostas a diligências da CGU 06 diligências Processos de aposentadoria encaminhados à CGU 30 processos Processo de aposentadoria encaminhado ao TCU 01 processo Resposta ao TCU 01 resposta Processos de pensão encaminhados à CGU 07 processos Respostas às solicitações de sindicatos 09 respostas Encaminhamento de respostas de pareceres do 09 encaminhamentos CEPEAd de recursos de concursos docentes Notificações contratatuais a fornecedores 02 notificações Processamentos de reposição ao erário 06 processos Respostas a recursos de processos de insalubridade 14 respostas de docentes Campus Itajubá Respostas a recursos de processos de 16 respostas periculosidade de docentes Campus Itajubá Elaboração de quesitos para produção de prova 01 elaboração pericial referente a processo judicial Avaliação ambiental do Lab. De Metrologia para 01 avaliação fins de análise de concessão de adicional de insalubridade para técnico de laboratório Elaboração de relatório técnico de retificação de 01 relatório suspensão de adicional de insalubridade de técnico de laboratório do Campus Itabira Análise de riscos dos laboratórios do IEM 17 Análises Confecção de mapas de riscos de laboratórios 21 Mapas Relatório de não conformidades de segurança de 03 Relatórios obras realizadas por contratadas Comunicação de Acidente de Serviço - CAS 12 Comunicações Investigação de acidentes com alunos 01 Acidente Investigação de acidentes com Servidores Docentes 12 Acidentes e STAES
Investigação de acidentes com contratadas Adaptação laboral para STAES Campus Itajubá Vistoria, inspeção e levantamento de recarga para extintores - Campus Itajubá e Prédio Central Levantamento de teste hidrostático para extintores - Campus Itajubá e Prédio Central Atendimento especializado às empresas contratadas de manutenção do Campus Itajubá Atendimento especializado às empresas contratadas de construção civil - Campus Itajubá e Prédio Central Dimensionamento, especificação, compra e distribuição de Equipamentos de Proteção Individual para Servidores Docentes e STAES Quantidade de atendimentos a alunos pelo Serviço Social Quantidade de atendimentos de servidores pelo Serviço Social Quantidade de sessões de atendimentos psicoterápicos individuais a servidores (outubro a dezembro) Quantidade de sessões de atendimentos psicoterápicos individuais a alunos (outubro a dezembro) Visita hospitalar a discente pelo Serviço de Psicologia (outubro a dezembro) Visita domiciliar multiprofissional a discente pelo Serviço de Psicologia (outubro a dezembro) Quantidade de alunos e servidores atendidos pelo Serviço de Enfermagem Acompanhamento de pessoas de forma contínua pelo Programa de Controle da Hipertensão Quantidade de servidores vacinados Quantidade de doses de vacinas aplicadas Quantidade de servidores que realizaram exames periódicos Quantidade de servidores que realizaram avaliação física Elaboração e encaminhamento de correspondências internas Elaboração e aprovação de normas/políticas Alteração e aprovação de normas 01 Acidente 02 Servidores 152 Extintores 10 Extintores 31 atendimentos 35 atendimetos 150 Servidores 3.087 atendimentos 0 04 sessões 75 sessões 01 visita 01 visita 280 pessoas 20 pessoas 352 servidores 431 doses 115 servidores 71 servidores 35 correspondências 05 normativas 01 normativa
Elaboração de manuais 03 manuais Instruções de processos de compra 09 processos instruídos Quantidade de ofício encaminhados 371 ofícios Festival Esportivo 2015 119 jogos/atividades em 10 modalidades esportivas: Handebol: 63 atletas - 15 feminino/40 masculino/8 organizadores) Basquete: 48 atletas / 10 torcedores / 8 organizadores) Vôlei: 6 atletas feminino / 42 atletas masculino / 20 torcedores / 8 organizadores) Futsal: 145 atletas masculino / 30 torcedores / 8 organizadores Vôlei de praia: 7 duplas masculino / 3 organizadores Cãominhada: 29 pessoas (25 participantes / 4 organizadores) e 18 cães Atletismo: 7 pessoas (1 atleta feminino / 4 atletas masculino / 2 torcedores / 3 organizadores Passeio Ciclístico: 18 pessoas 5 feminino / 11 masculino / 2 organizadores Tênis: 17 pessoas -14 atletas masculino / 3 organizadores Xadrez: 10 pessoas - 8 atletas masculino / 2 organizadores Tênis de Mesa: 18 atletas Boxe Chinês: 25 pessoas (17 atletas / 8 torcedores)
Aulão de Ginástica: 80 pessoas VII. DISPOSIÇÕES FINAIS O levantamento das informações e dados do Relatório Anual da foram extraídos dos bancos de dados internos da DPE e também das publicações de alterações de folha de pagamento publicadas no Boletim Interno Semanal da Unifei em 2015. Os dados do Serviço Social e de Psicologia abrangem o período a partir da remoção das profissionais destas área da PRG para a DPE. Em 2015, o Centro de Educação Física e Esportes do Câmpus de Itajubá passou à responsabilidade da e seus profissionais, antes lotados na Pró-Reitoria de Extensão, passaram a integrar a Equipe da DPE. No mês de outubro, o Engenheiro de Segurança do Trabalho e a Técnica de Segurança do Trabalho passaram a integrar a equipe da Diretoria de Obras.