PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO TÍTULO: ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRONIZADOS, INSTRUÇÕES DE TRABALHO, MANUAIS E GUIAS Classificação SIGDA: SUMÁRIO 01. OBJETIVO 02. CAMPO DE APLICAÇÃO 03. RESPONSABILIDADES 04. DEFINIÇÕES 05. REFÊRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRÁFICAS 06. SIGLAS 07. PROCEDIMENTOS 7.1 ESTRUTURA E CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS 08. ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR 09. ANEXOS 10. FOLHA DE APROVAÇÃO 01. OBJETIVO Padroniza, define e estabelece regras que devem ser aplicadas na redação de Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs), Instruções de Trabalho (IT), Manuais e Guias. 02. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se à elaboração/redação de POPs, IT, Manuais e Guias do Instituto Leônidas e Maria Deane. 03. RESPONSABILIDADES Descrever a responsabilidade do posto ou unidade de trabalho, que atua no processo que deu origem ao documento elaborado. 3.1 Assessoria de Gestão da Qualidade Atuar na elaboração dos documentos da qualidade, junto com o setor responsável. Fazer formatação, Impressão, reprodução, entrega, guarda e controle de revisões dos documentos da qualidade Data de Aprovação / /2018 Página: 1/7
3.2 - Posto ou unidade de trabalho, que atua no processo que deu origem ao documento elaborado. Discutir e elaborar o documento necessário. 3.3 Chefe imediato ou pessoa com amplos conhecimentos sobre o assunto. Solicitar a elaboração, quando couber, e fazer a verificação dos documentos elaborados no setor. 3.4 Vice-diretoria do ILMD Aprovar os documentos produzidos em sua área de competência. 3.5 - Responsabilidade do todo. Executar as tarefas na rotina de trabalho, atentando aos POPs, IT, Manuais e Guias estabelecidos. 04. DEFINIÇÕES Área: departamento setor ou estrutura vinculada ao ILMD. Documento da Qualidade: documentação relacionada ao Sistema de Gestão da Qualidade. Formulário: documento referenciado em Procedimento Operacional Padrão, estabelecido para o registro de informações relacionadas ao SGQ Guia: documento que fornece diretrizes gerais a serem aplicadas na execução de uma tarefa. Instrução de Trabalho: Descrição detalhada em forma de texto ou mapa de processos de como executar e registrar uma tarefa. Procedimentos Operacionais Padronizados: documento de gestão da qualidade que descreve a maneira de executar uma determinada tarefa ou processo, atribuindo responsabilidades a grupos ou unidades de trabalho. Sistema de Gestão da Qualidade: Sistema de Gestão para dirigir e controlar uma organização no que diz respeito à Qualidade. 05. SIGLAS: COC Casa Oswaldo Cruz CQuali Coordenação da Qualidade Fiocruz; ILMD Instituto Leônidas e Maria Deane; IT Instruções de trabalho; POP Procedimento Operacional Padrão; SGQ Sistema de Gestão da Qualidade; Página: 2/7
SLGQ Sistema Local de Gestão da Qualidade 06. REFERÊNCIAS ABNT NBR ISO 9000: Sistema de gestão da Qualidade: fundamentos e vocabulário. Rio de Janeiro, 2004, 35p. ABNT NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade: Requisitos. Rio de Janeiro: 2008, 28p. FIOCRUZ-SGQ-POP.001: Procedimento Operacional Padrão da Coordenação da qualidade da Fiocruz. Elaboração de documentos da qualidade 07. PROCEDIMENTOS 7.1. ESTRUTURA E CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS a) Cabeçalho O cabeçalho deve ser composto do logotipo padronizado da Fiocruz no lado superior esquerdo, vazado sem cores. O selo da qualidade, nos documentos do SGQ, ou logotipo da Unidade, situa-se no lado superior direito. Preenche no cabeçalho os seguintes campos: Descrição do tipo de documento: Procedimento Operacional Padrão ou Instrução de Trabalho ou Manual ou Guia; Título: O nome é sugerido pelos elaboradores do documento, e deve ser claro, conciso e inconfundível com os outros documentos da qualidade. Deve ser escrito com letras maiúsculas, em negrito e de preferência no singular; Codificação: A codificação está definida conforme o Procedimento ILMD-SGQ-POP.002 de Identificação e Classificação dos Documentos da Qualidade; Revisão: O preenchimento é realizado a partir da 1 revisão no conteúdo do documento, indicado por números progressivos. Para a emissão inicial deve ser utilizada a revisão 00. Classificação SIGDA: O documento deve ser classificado segundo o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, disponibilizado pela COC. O cabeçalho a partir da segunda página é simplificado constando apenas o título do documento da qualidade, código e revisão. b) Rodapé Deve conter na primeira página a data de aprovação do documento (lado esquerdo) e paginação com duas referências (lado direito), sendo que a primeira indica o número da página visualizada e a segunda o número total de páginas do documento. A partir da segunda página o rodapé é simplificado constando apenas a paginação. c) Formatação e descrição de conteúdo Página: 3/7
O texto do documento deve ser descrito de forma clara e objetiva, preferencialmente utilizando os verbos no presente do indicativo. Construir frases curtas e diretas. As abreviaturas, quando necessário, devem ser construídas das letras iniciais das palavras, escritas em maiúsculo. Cada tipo de documento deve possuir os itens conforme apresentado a seguir: POP: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em negrito e com letras maiúsculas, obedecendo a seguinte ordem: Objetivo; Campo de Aplicação; Responsabilidades; Definições; Referências; Siglas; Procedimentos; Alterações em relação à revisão anterior; Anexos; Folhas de Aprovação. Instrução de Trabalho: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em negrito e com letras maiúsculas, na ordem apresentada: Objetivo; Campo de Aplicação; Definições; Referências; Siglas; Procedimentos; Alterações em relação à revisão anterior; Anexos; Folhas de Aprovação. Manual: Os elaboradores devem escrever o título dos itens do Sumário em negrito e com letras maiúsculas, obedecendo a seguinte ordem: Objetivo; Campo de Aplicação; Página: 4/7
Responsabilidades; Definições; Referências; Siglas; Apresentação da Organização; Sistema de Gestão da Qualidade; Responsabilidade da Direção; Gestão de recursos; Realização do produto/serviço; Medição, análise e melhoria; Alterações em relação à revisão anterior; Anexos; Folhas de Aprovação. Guia: Os itens dos Guias serão definidos conforme o assunto. Não precisam seguir o cabeçalho e rodapé padronizado, porém, deve apresentar essas informações distribuídas nos locais: capa, contra-capa, e rodapé. Para todos os tipos de documento, cada item deve ser descrito conforme orientações a seguir: Objetivo definir a rotina a que se aplica o documento. É campo obrigatório e deve descrever, de modo precisa e sem ambiguidades, o assunto, a finalidade e os principais aspectos abrangidos. Campo de Aplicação definir a área de aplicação do documento. Deve indicar os limites de aplicabilidade ou de partes específicas do mesmo. Responsabilidades indicar funções e/ou áreas organizacionais, descrevendo suas responsabilidades na aplicação do documento. Definições listar conceitos e termos utilizados no documento (que não sejam de conhecimento comum), colocando-os em ordem alfabética e os definindo. Siglas listar as siglas utilizadas, em ordem alfabética, definindo-as. Devem estar com todas as letras maiúsculas. Referências relacionar normas ou outros documentos oficiais citados no texto, indispensáveis para a redação e entendimento da aplicação da rotina descrita, e ainda todas as bibliografias utilizadas para a confecção textual do documento. Utilizar para preenchimento a Normas ABNT NBR 6023:2002. Procedimentos estabelecem os requisitos de caráter geral e o passo a passo necessário à execução dos objetivos do documento. Página: 5/7
Alterações em relação a revisão anterior: deve conter uma breve descrição do item e/ou subitem alterado. Anexos composto por formulários, planilhas, organogramas, fluxogramas e outros documentos necessários para compor os registros e para a aplicação adequada e correta do documento. A numeração da página é sequencial à paginação do texto do documento. Deve ser designado pela palavra ANEXO, seguida de letra alfabética maiúscula, em ordem crescente, excetuando as letras I e O, centralizados na página. Na linha seguinte inserir o título do anexo, utilizando letras maiúsculas, e também centralizado na página. Quando não existir Anexos, o item deve permanecer, porém com a descrição de não se aplica. Folha de aprovação Incluir o responsável pela elaboração, verificação e aprovação do documento. Outros elementos que compõem o documento devem seguir as seguintes recomendações: Tabelas devem ter título localizado acima da tabela. As tabelas são inseridas centralizadas na página, logo após sua menção no texto. Quando não for possível, constituir-se-ão em anexos. Figuras não possuem necessariamente título e são designadas pelo nome Figura, numerado por algarismo arábico sequencial e, se for o caso, com a indicação de letra alfabética minúscula para demarcar partes de uma mesma figura. Exemplo: Figura 1 (a), que se localizará abaixo da figura, de forma centralizada. Notas podem-se utilizar notas ou observações para esclarecer, justificar e/ou demonstrar algo ou chamar a atenção para algo. Sua indicação dá-se pela palavra Nota, iniciada em letra maiúscula e seguida por dois pontos. Deve ser negritado. Fonte Utilizar fonte verdana tamanho 10 para a redação dos documentos, assim como nas tabelas, e espaçamento simples. Enquadrar o texto, tabela, figura na página de forma que todos eles fiquem alinhados em bloco às margens. 08.ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR Item alterado Descrição das alterações 09. ANEXOS Não se aplica Página: 6/7
10. FOLHA DE APROVAÇÃO Elaboração Itapuan Abimael da Silva Coordenador da Qualidade Data: / /2018 Verificação Fábio Rocha Cabral Chefe do Serviço de Planejamento e Cooperação Data: / /2018 Aprovação Carlos H. Soares Carvalho Vice-diretor de Gestão Data: / /2018 Página: 7/7