Convite à apresentação de propostas: COMM/LIS/ED/2018-2020: SELEÇÃO DE PARCEIROS PARA A REALIZAÇÃO DE ATIVIDADES COMO CENTROS DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT EM PORTUGAL (2018-2020) Perguntas & Respostas Atualizado em 28/06/2017 Pergunta 1: No documento CONVITE, página 02 onde é indicado Regiões/Zonas, cada candidatura deve abranger apenas uma das regiões referidas. Referem-se a uma das 24 NUT III? ou às duas NUTS III que juntaram no documento? Uma entidade que desenvolva a sua atividade numa determinada NUTS III, deve apenas candidatarse a essa NUTS III ou deve candidatar-se à região "9. NUTS III: Centro e Alentejo Oeste e Lezíria do Tejo"? Reposta 1: As regiões referidas são as regiões listadas de 1 a 16, ou seja: 1. NUTS III: Norte Alto Minho, Cávado e Ave 2. NUTS III: Norte Alto Tâmega e Tâmega e Sousa 3. NUTS III: Norte Terras de Trás-os-Montes e Douro 4. NUTS III: Norte Área Metropolitana do Porto 5. NUTS III: Centro Região de Aveiro e Viseu Dão-Lafões 6. NUTS III: Centro Região de Coimbra 7. NUTS III: Centro Beiras e Serra da Estrela e Beira Baixa 8. NUTS III: Centro Região de Leiria e Médio Tejo 9. NUTS III: Centro e Alentejo Oeste e Lezíria do Tejo 10. NUTS III: Alentejo Alto Alentejo 11. NUTS III: Alentejo Alentejo Central e Litoral 12. NUTS III: Alentejo Baixo Alentejo 13. NUTS III: Algarve Algarve 14. NUTS III: Região Autónoma dos Açores 15. NUTS III: Região Autónoma da Madeira 16. NUTS III: Área Metropolitana de Lisboa Cada candidatura deve abranger uma das regiões tal como listadas nos pontos de 1 a 16, ou seja, para a região 9 deve abranger Oeste e Lezíria do Tejo. Pergunta 2: No documento CONVITE, página 08 onde é indicado 2.3.3.1 As «publicações» deverão incluir publicações impressas e/ou material educativo, quer produzidos pelo próprio centro, quer documentos impressos a partir do portal EU Bookshop, referem-se ao pagamento das publicações PRINT ON DEMAND no EU Bookshop?
Resposta 2: Os candidatos devem apresentar uma estratégia para as publicações que deve incluir publicações impressas e/ou material educativo produzidos pelo próprio centro e/ou publicações do portal EU Bookshop não gratuitas. Pergunta 3: No documento CONVITE, página 19 onde é indicado O candidato apenas pode selecionar «outros elementos» no plano de comunicação anual uma vez. O que são outros elementos? Resposta 3: Os "outros elementos" são os elementos facultativos. Pergunta 4: Na declaração sob compromisso de honra, no cabeçalho, está indicado "setembro de 2016". É para manter? Resposta 4: Sim. Essa data tem a ver com o modelo do documento. Pergunta 5: No documento CONVITE, página 07 Quais os critérios mínimos em termos de número de participantes e duração de cada evento (Organização e participação)? Resposta 5: Não há critérios mínimos. A tónica é colocada na relevância do(s) evento(s) e nos resultados/impacto esperados no contexto do plano de comunicação proposto. Pergunta 6 - se uma entidade apenas se candidatar a uma das NUTs III é motivo de exclusão? Se, por exemplo, para a região 9, a candidatura apenas abranger Oeste, a candidatura é excluída? Resposta 6: As candidaturas serão avaliadas com base nos critérios de adjudicação relativamente à região/zona que a candidatura deve abranger. Pergunta 7: Ao preencher o formulário de candidatura aos Centros de Informação Europe Direct 2018-2020, reparei que pedem a identidade das entidades afiliadas (em caso de existirem). Gostaria de saber que informação pretendem neste campo. No caso desta entidade de acolhimento, é uma organização sem fins lucrativos com muitos associados. Teremos de preencher a ficha de entidade afiliada para cada um? Ou basta apenas enumerá-las na caracterização da associação? Neste caso específico, eles não farão parte da execução da ação. Resposta 7: Tem de preencher a identidade das entidades afiliadas para cada entidade associada que estará envolvida na execução da ação. Não tem de listar entidades associadas que não vão estar envolvidas na execução da ação.
Pergunta 8: Relativamente ao convite em epígrafe, para apresentação de propostas para Centros de Informação Europe Direct em Portugal, e tendo em conta a lista de NUTs apresentada no Quadro Factos Essenciais, gostaria de perguntar se uma instituição universitária com sede em Lisboa é uma entidade elegível para efeitos deste concurso. Resposta 8: Tal como indicado na página 8 do convite: "os seguintes candidatos são elegíveis: - um organismo público comprovado, ou - um organismo de direito privado comprovado, com uma missão de serviço público 1. Pessoas singulares e entidades com fins lucrativos não são elegíveis. Só são elegíveis as candidaturas de entidades jurídicas estabelecidas nos Estados-Membros da UE." Pergunta 9: A entidade que represento está a preparar uma candidatura para o início de um Centro de Informação Europe Direct para a região de Viseu Dão Lafões Resposta 9: ver resposta a perguntas 1 e 6, ou seja, a região 5 deve abranger a Região de Aveiro e Viseu Dão-Lafões Pergunta 10: Quais os anexos, referidos nas duas últimas páginas do CONVITE, que temos de apresentar devidamente preenchidos para a presente candidatura? Resposta 10: Anexo 1 - Formulário de candidatura, incluindo uma lista de verificação com os respetivos anexos o o Anexo A - Orçamento previsional Anexo B - Declaração sob compromisso de honra Pergunta 11: gostaria de saber se são elegíveis candidaturas para a NUT III Grande Lisboa Resposta 11: sim. A região 16 corresponde à Área Metropolitana de Lisboa. Como refere o ponto 9.2 do convite "Em caso de propostas equivalentes, será dada preferência aos centros situados em locais onde não exista Representação da CE ou Gabinete do PE." 1 Os organismos do setor privado com uma missão de serviço público reconhecem-se pela legislação nacional do país de registo. Nos casos em que tal legislação não exista, o gestor orçamental pode ter em consideração (entre outros) os fatores que seguem, ao decidir se o candidato corresponde à definição: - o candidato é um organismo estritamente sem fins lucrativos (ou seja, sem interesses comerciais) ou - o orçamento que possui para a missão referida provém sobretudo do Estado ou de autoridades públicas ou de outro organismo sem fins lucrativos ou - as suas tarefas são desempenhadas em nome de autoridades públicas ou de um organismo sem fins lucrativos, pelo que são consideradas de interesse público.
Pergunta 12: solicitamos que nos informem se a Área Metropolitana de Lisboa está excluída do convite dado não constar na lista das Regiões / zonas descritas no mesmo Resposta 12: foi publicado no dia 8/06 uma correção ao texto do convite para incluir a Área Metropolitana de Lisboa que por lapso não constava no convite. Foi também acrescentada no ponto 9.2 do convite a frase " Em caso de propostas equivalentes, será dada preferência aos centros situados em locais onde não exista Representação da CE ou Gabinete do PE." Pergunta 13: na 1ª página do formulário de candidatura/resumo da candidatura, o que se pretende com TITULO? É o nome dado ao CENTRO DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT? Resposta 13: Centro de Informação Europe Direct [REGIÃO] Pergunta 14: na página 6 do formulário de candidatura/capacidade financeira, basta a declaração de honra ou é necessário indicar um quadro com as receitas de 2017 da entidade candidata? Resposta 14: Como indicado na página 6, no ponto "I. Capacidade Financeira", o documento comprovativo a anexar ao pedido é a declaração sob compromisso de honra (ver anexo B). Pergunta 15: A entidade que represento trabalha com outros financiamentos da União Europeia para outros projetos completamente distintos da atividade dum CENTRO DE INFORMAÇÃO EUROPE DIRECT. Devemos assinalar SIM na questão 1.1 PEDIDOS E/OU FINANCIAMENTOS DA UNIÃO EM CURSO? SE SIM, em relação ao 2º quadro PEDIDO, SUBVENÇÃO OU QUALQUER OUTRO FINANCIAMENTO DA UE, onde indicam A especificar para cada um dos pedidos ou subvenções recebidas no ano em curso ou em anos anteriores (se necessário, acrescentar colunas), o que são considerados anos anteriores? 2015 e 2016? Resposta 15: Apenas deverá indicar sim, se recebeu ou solicitou financiamento da União para a mesma ação ou parte da ação ou para o funcionamento da entidade de acolhimento do Centro ou das entidades afiliadas, durante o mesmo exercício financeiro. Esclarecimento adicional: entende-se por ação ou parte da ação atividades de comunicação e sensibilização de um determinado tipo tal como descritas no convite à apresentação de propostas e apresentadas por um candidato na sua candidatura. Exemplo: se uma entidade de acolhimento de um CIED receber fundos da UE para digitalizar os seus arquivos como parte da Europeana, trata-se de financiamento da UE mas não para a mesma ação, nem parte dela => não tem de ser declarado. Se a mesma entidade de acolhimento receber financiamento do PE para organizar debates públicos com eurodeputados, trata-se de financiamento da UE para o mesmo tipo de ação ou parte dela => tem de ser declarado. Se a mesma entidade de acolhimento receber uma subvenção de funcionamento do
Programa Europa para os Cidadãos, trata-se de financiamento da UE para o funcionamento (custos de funcionamento) para a entidade de acolhimento => tem de ser declarado. Os anos anteriores ao ano em curso (2017) são 2016 e 2015. Pergunta 16: vimos por este meio solicitar que corrijam o erro do aviso que indica como região a candidatar 11. NUTS III: Alentejo Alentejo Central e Litoral uma vez que estas são duas regiões e bastante distintas. Pois estas duas regiões não têm qualquer tipo de similaridade nem proximidade regional. Resposta 16: Não se trata de um erro. No âmbito do Convite à apresentação de propostas COMM/LIS/ED/2018-2020, a região 11. NUTS III: Alentejo Alentejo Central e Litoral deve abranger o Alentejo Central e o Alentejo Litoral. Pergunta 17: na secção eventos - organização de eventos: podendo nós repetir esta secção, o orçamento duplica por se repetirmos a secção? Ou o valor disponível de 1.900 é para todas as atividades que possamos vir a dinamizar (sendo que estamos a pensar organizar 3 eventos) Resposta 17: O elemento «Organização de Eventos» (montante fixo de 1.900 ) inclui a organização de um evento ou de uma série de eventos, em função das características do ou dos eventos que a entidade propõe organizar. Este elemento pode ser selecionado as vezes que forem necessárias até ao montante máximo possível da subvenção. Pergunta 18: A Entidade XXXXXXX tem como área de atuação o território XXXXXXX. Dois destes concelhos fazem parte da Beira Baixa e os restantes do Médio Tejo. De qualquer forma, se optássemos por escolher a região 8, teríamos de abranger na candidatura a região de Leiria e restantes concelhos pertencentes ao Médio Tejo? Resposta 18: Sim. Se optarem pela região 8, devem abranger a Região de Leiria e Médio Tejo. Pergunta 19: O convite está aberto à receção de propostas para a criação de novos centros, ou serão preferenciais as candidaturas para a renovação de centros já existentes? Resposta 19: Trata-se de um convite aberto a todas as propostas para a seleção de parceiros para a realização de atividades como Centros de Informação Europe Direct em Portugal. Não será dada qualquer preferência a centros já existentes. Os critérios de seleção e adjudicação são os que constam no convite.
Pergunta 20: Relativamente às disposições financeiras, é referido um montante anual fixo entre 25.000 e 30.000, devendo o candidato assegurar que a subvenção da CE cobre até 50% dos custos. Isso significará que, em sede de reembolso, as despesas serão imputadas ao máximo de 50% ficando a entidade responsável pelo restante? Resposta 20: O Convite à apresentação de propostas COMM/LIS/ED/2018-2020 prevê subvenções sob a forma de montantes fixos. Os montantes fixos estabelecidos pela Comissão são fixados de forma a que, em média, a subvenção da Comissão cubra até 50 % dos custos do plano de comunicação anual. Os candidatos terão de garantir fundos suficientes provenientes de outras fontes, equivalentes aos restantes 50% dos custos do plano de comunicação anual, para satisfazer os requisitos do centro no que respeita ao pessoal, atividades e instalações, se for caso disso. A subvenção da Comissão será paga integralmente desde que o plano de comunicação anual seja adequadamente implementado. Se um dos elementos do plano de comunicação anual não for executado corretamente, o montante da subvenção será reduzido proporcionalmente. Pergunta 21: Que tipologias de receitas poderão existir em sede do plano de comunicação? Resposta 21: De acordo com o ponto 11.3 do convite O cofinanciamento do plano de comunicação anual pode assumir as seguintes formas: os recursos próprios do beneficiário, contribuições financeiras provenientes de terceiros. Os cofinanciamentos não podem incluir contribuições em espécie provenientes de terceiros. As tipologias de receitas encontram-se listadas no Anexo A - Orçamento previsional do presente convite (Subvenção da Comissão Europeia, Contribuição do candidato, Contribuição de entidades afiliadas (se aplicável), Contribuição de terceiros (se aplicável)) Pergunta 22: Em relação à indicação de que OS COFINANCIAMENTOS NÃO PODEM INCLUIR CONTRIBUIÇÕES EM ESPÉCIE PROVENIENTES DE TERCEIROS: Se, por exemplo, ao participar num evento, não ocorrer custos para a nossa entidade, com stands ou com auditórios para conferências por exemplo, devido à relação de parceria que a nossa entidade tem com quem organiza o evento, essa contribuição em espécie é considerado um cofinanciamento com contribuição em espécie proveniente de terceiros e, consequentemente, NÃO ELEGIVEL? Ou é considerado um cofinanciamento com contribuição em espécie do próprio beneficiário? Resposta 22: Essa contribuição é considerada uma contribuição em espécie e, consequentemente, não pode ser incluída no orçamento.
Pergunta 23: A região 16. NUTS III: Área Metropolitana de Lisboa, compreende as sub-regiões Grande Lisboa e Península de Setúbal. Uma vez que no ponto 9.2, do CONVITE À APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS, está indicado Em caso de propostas equivalentes, será dada preferência aos centros situados em locais onde não exista Representação da CE ou Gabinete do PE, deve-se inferir uma referência só à cidade de Lisboa, ou a todos os Municípios que constituem a Grande Lisboa? Resposta 23: A Representação da CE e o Gabinete do PE situam-se, no momento atual, na cidade de Lisboa. Em caso de propostas equivalentes, será dada preferência aos centros situados fora da cidade de Lisboa. Pergunta 24: É considerada elegível a contribuição em espécie por parte da entidade beneficiária da subvenção? Resposta 24: Pode verificar as condições de elegibilidade dos custos do parceiro no anexo 2 convenção quadro, ARTIGO II.19 CUSTOS ELEGÍVEIS. Pergunta 25: Se para um evento for necessário produzir materiais expositivos, esta ação deve entrar em evento ou produção materiais de comunicação? Resposta 25: Deverá ser incluído na rubrica evento. Pergunta 26: No quadro "O candidato ou alguma das entidades afiliadas, se for caso disso, recebeu ou solicitou financiamento da União para a mesma ação ou parte da ação ou para o seu funcionamento durante o mesmo exercício financeiro", a expressão "durante o mesmo exercício financeiro" quer dizer para o mesmo período da presente candidatura? Se sim, a tabela seguinte só será preenchida nesses termos, mesmo que o financiamento tenha sido recebido nos anos anteriores, ou seja, ainda assim refere-se ao exercício financeiro 2018-2020? Resposta 26: A expressão "durante o mesmo exercício financeiro" quer dizer para o mesmo período da presente candidatura, ou seja, 2017. Apenas deverá indicar sim, se recebeu ou solicitou financiamento da União para a mesma ação ou parte da ação ou para o funcionamento da entidade de acolhimento ou das entidades afiliadas, durante o mesmo exercício financeiro. Os anos anteriores ao ano em curso (2017) são 2016 e 2015. Esclarecimento adicional: entende-se por ação ou parte da ação atividades de comunicação e sensibilização de um determinado tipo tal como descritas no convite à apresentação de propostas e apresentadas por um candidato na sua candidatura. Exemplo: se uma entidade de acolhimento de um CIED receber fundos da UE para digitalizar os seus arquivos como parte da Europeana, trata-se de financiamento da UE mas não para a mesma ação, nem parte dela => não tem de ser declarado. Se a mesma entidade de acolhimento receber financiamento do PE para organizar debates públicos com eurodeputados, trata-se de financiamento da UE para o mesmo tipo de ação ou parte dela => tem de
ser declarado. Se a mesma entidade de acolhimento receber uma subvenção de funcionamento do Programa Europa para os Cidadãos, trata-se de financiamento da UE para o funcionamento (custos de funcionamento) para a entidade de acolhimento => tem de ser declarado. Chama-se a atenção para esclarecimento adicional incluído na Resposta 15 Pergunta 27: no que respeita ao Anexo 1 (Formulário de candidatura), no ponto II (CAPACIDADE FINANCEIRA E OPERACIONAL), é solicitado que se anexe à candidatura um documento comprovativo com "uma descrição de pelo menos duas atividades efetuadas pelo candidato nos últimos dois anos, que evidenciem que o candidato tem experiência no domínio da comunicação com o público". Qual é a diferença entre este documento e a descrição que é solicitada no nº 2 - CAPACIDADE OPERACIONAL (O candidato deve fornecer uma descrição das suas competências e experiência prévia pertinentes, em especial, pelo menos dois anos de experiência na comunicação com o público, como prova da sua capacidade para realizar atividades como um Centro de Informação Europe Direct:)? Resposta 27: - "uma descrição de pelo menos duas atividades efetuadas pelo candidato nos últimos dois anos, que evidenciem que o candidato tem experiência no domínio da comunicação com o público" refere-se à experiência da entidade de acolhimento. - " uma descrição das suas competências e experiência prévia pertinentes, em especial, pelo menos dois anos de experiência na comunicação com o público, como prova da sua capacidade para realizar atividades como um Centro de Informação Europe Direct" refere-se à experiência da pessoa que o candidato tenciona nomear para gerir o centro («o gestor do CIED») ou a equipa (se pretender designar uma equipa para gerir o centro) Pergunta 28: Nos materiais de comunicação, apenas pode ser produzido um tipo de material ou mais do que um, até ao valor definido? (Não se trata de multiplicação da ação, mas junção de vários materiais). Resposta 28: Cada rubrica dos «Produtos de comunicação» pode ser selecionada apenas uma vez. Dentro dessa rubrica, o candidato propõe os produtos que acha adequados. Pergunta 29: A candidatura pode ser entregue num dossier? Com os originais e as cópias devidamente assinaladas e identificadas por separadores. Precisa de estar fechada? Resposta 29: A candidatura deve ser enviada/entregue num envelope ou pacote postal fechado e com a indicação de CONVITE À APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS COMM/LIS/ED/2018-2020. Além disso, é de referir que "As candidaturas devem ser apresentadas em papel no formulário adequado, devidamente preenchido e datado. Devem, também, incluir todos os documentos
comprovativos requeridos na lista de controlo para os requerentes, que se encontra em anexo ao formulário de candidatura. Devem ser apresentados em 3 exemplares (um original claramente identificado como tal, mais 2 cópias) e assinado pela pessoa autorizada a assumir compromissos juridicamente vinculativos em nome da organização proponente. Todos os documentos, incluindo uma versão assinada e digitalizada da candidatura, devem ser igualmente apresentados num dispositivo de memória USB ou DVD. Os pedidos devem ser enviados para o seguinte endereço: Representação da Comissão Europeia em Portugal Sofia Colares Alves Largo Jean Monnet, nº 1 10º - 1269-068 Lisboa por correio, fazendo fé o carimbo dos correios, pessoalmente, fazendo fé a data de receção, por serviços de entrega, fazendo fé a data de receção pelo serviço de entrega."