Anexo I (Art. 1º da Instrução Normativa STJ/GDG n. 8 de 4 de maio de 2015) ROTINAS E PROCEDIMENTOS DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL Seção I Da Criação, da Captura e da Digitalização de Documentos Art. 1º Os documentos administrativos do Tribunal serão elaborados conforme modelo disponibilizado no Sistema Eletrônico de Informações SEI e de acordo com o Manual de Padronização de Textos do STJ. Parágrafo único. Os documentos que não constarem dos modelos deverão observar as regras gerais do manual mencionado no caput. Art. 2º Os documentos emitidos pelo SEI serão assinados por meio de login e senha ou certificado digital, observadas as normas de segurança e controle de uso. Parágrafo único. O nome do usuário, a data e hora de acesso, dentre outras informações, serão registradas em trilha de auditoria, com possibilidade de consulta a qualquer momento. Art. 3º Os formatos/extensões dos documentos inseridos no SEI serão padronizados e homologados pelo Comitê Gestor do SEI criado pela Instrução Normativa STJ/GP n. 7 de 27 de abril de 2015, em conjunto com Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação. 1º O formato de arquivo homologado inicialmente pelo SEI é o pdf (portable document format). 2º Os demais formatos/extensões de arquivo serão analisados considerando a obsolescência tecnológica e as formas de apresentação e visualização, dentre outros, com o objetivo de preservação de longo prazo e acesso às informações. Art. 4º A captura de documentos não produzidos originalmente pelo SEI deverão observar as regras definidas a seguir: I a digitalização de documentos e processos administrativos será centralizada no birô de digitalização da Seção de Protocolo Administrativo, salvo disposição contrária da unidade em conjunto com Comitê Gestor do SEI, quando constatadas a necessidade e a viabilidade técnica; II caso o escaneamento dos documentos apresentados ao birô de digitalização seja tecnicamente inviável, em razão do grande volume ou por se tratar de objeto incompatível com a atividade de digitalização, seus metadados serão registrados no SEI para acompanhamento; III os documentos gerados por outros sistemas a serem inseridos no
SEI devem ser gravados no formato homologado pelo Comitê Gestor do SEI; IV os processos administrativos em suporte papel que forem desarquivados para fins de instrução processual serão encaminhados para escaneamento no birô de digitalização; V na hipótese do inciso IV, será utilizado o formulário de identificação de processo em trâmite/encerrado, disponível na página da Coordenadoria de Gestão Documental no portal do Tribunal; VI o processo administrativo físico digitalizado será a peça inicial de um novo processo eletrônico, mantendo-se as referências em ambos; VII a digitalização de documentos administrativos compreenderá os documentos de origem externa; VIII os processos e documentos digitalizados serão enviados à unidade requisitante e os seus representantes em suporte papel serão arquivados na Seção de Documentos Administrativos; IX os documentos de origem externa, entregues no birô de digitalização, serão registrados no SEI e identificados na forma a seguir: a) documento original; b) cópia simples; c) cópia autenticada administrativamente; d) cópia autenticada por cartório. Seção II Da Classificação, da Temporalidade e da Destinação Final Art. 5º O plano de classificação e tabela de temporalidade dos documentos da administração judiciária PCTT é o instrumento que estabelece a organização física ou lógica dos documentos e sua destinação final, eliminação ou guarda permanente. 1º O PCTT será utilizado para todos os documentos e processos, independente do suporte em que foi registrada a informação (papel ou digital/eletrônica). 2º Os prazos definidos na tabela de temporalidade iniciam-se a partir da data de arquivamento ou conclusão do processo em todas as unidades. 3º Os pedidos de alteração ou inclusão de um assunto no PCTT devem ser encaminhados à Coordenadoria de Gestão Documental para análise. Art. 6º Os documentos de valor histórico, probatório e informativo, recolhidos à guarda permanente, terão resguardadas as seguintes características: pública; I inalienáveis, imprescritíveis e intramitáveis; II acessíveis apenas para consulta; III suscetível de reprodução da informação, quando da exposição IV livres de qualquer tipo de grampo ou prendedor, exceto os de
material plástico. Art. 7º A Coordenadoria de Gestão Documental realizará anualmente a abertura de processo de descarte de documentos com prazo de guarda expirado conforme previsto na tabela de temporalidade. 1º É vedada a eliminação de documentos institucionais que não constem do PCTT. Esses documentos deverão ser analisados para posterior inclusão, conforme o Art. 5º, 3º, deste Anexo. 2º A relação de documentos a serem descartados e o prazo para vista e eventuais manifestações contrárias serão divulgados pelos meios oficiais, franqueado o prazo de 30 a 45 dias para manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes requererem o desentranhamento de documentos particulares. 3º A eliminação dos documentos em suporte papel observará a responsabilidade social e a preservação ambiental por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos. Seção III Do Acesso e da Tramitação Art. 8º É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos e processos administrativos produzidos ou recebidos pelo Tribunal na forma da legislação em vigor. 1º O acesso ao SEI será por meio de login e senha utilizados para acessar a rede do Tribunal. 2º São de acesso público os documentos cujo teor possa ser de conhecimento geral, sem quaisquer restrições. 3º São de acesso restrito os documentos que ponham em risco a segurança e a integridade do Tribunal, dos magistrados, servidores e colaboradores, a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, ou aqueles previstos em legislação específica. 4º O acesso a dados ou informações sigilosas fica condicionado à necessidade de conhecer, devendo ser justificada por meio de solicitação ao diretorgeral e, conforme o caso, ao presidente do Tribunal. 5º O acompanhamento do trâmite de processos eletrônicos sigilosos será efetuado usuário a usuário, mediante a concessão de credencial de acesso ao SEI. 6º O usuário que autuar o processo eletrônico sigiloso será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitem acompanhar e instruir o processo. 7º O usuário que receber a credencial de acesso poderá concedê-la a outro usuário. 8º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário. 9º A visualização, a edição e a assinatura de documento sigiloso por
usuários de outras unidades serão possíveis mediante concessão de credencial de assinatura pelo usuário gerador do documento, sem necessidade de realizar o trâmite do documento. concedeu. 10. A credencial de assinatura poderá ser cassada pelo usuário que a 11. A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo. 12. Qualquer reprodução de documento sigiloso receberá a classificação correspondente ao original. Art. 9º A tramitação de documentos e processos eletrônicos entre as unidades administrativas do Tribunal deverá ocorrer exclusivamente pelo SEI. Seção IV Do Credenciamento de Usuários Externos Art. 10. Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão: I encaminhar requerimentos, petições e documentos; II acompanhar o trâmite de processos; III receber ofícios e notificações; IV assinar eletronicamente documentos; V solicitar vista. Art. 11. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário de cadastro disponível no portal do Tribunal na internet. 1º Após o preenchimento do cadastro, o interessado deverá entregar pessoalmente ou via postal à Seção de Protocolo Administrativo a seguinte documentação: I Pessoa Física: a) documento de identidade e cadastro de pessoa física CPF; b) comprovante de residência. II Pessoa Jurídica: a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física CPF do representante legal; b) ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrados; c) ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado; d) cadastro nacional de pessoa jurídica - CNPJ. 2º As cópias dos documentos relacionados no 1º deste artigo deverão ser autenticadas em cartório ou, no caso de entrega presencial, a autenticação poderá ser efetuada por servidor do Tribunal, mediante apresentação do respectivo original.
3º O STJ poderá solicitar, a qualquer tempo, a apresentação do documento original, fixando prazo para cumprimento. 4º Verificada a pertinência dos dados cadastrados com a documentação entregue, o Tribunal autorizará o credenciamento do usuário externo, no prazo de 5 dias úteis contados a partir do recebimento da documentação. 5º A autorização para credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento a exigências de apresentação de documentação obrigatória ou complementar. 6º Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pelo Tribunal, poderão conter a exigência de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI. 7º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI pelo usuário externo que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal. Seção V Da Formação Processual Art. 12. O processo deverá conter os documentos estritamente necessários à compreensão, à fundamentação e ao deslinde do assunto tratado e pertinentes às provas dos atos e fatos nele enunciados. Parágrafo único. O processo será organizado de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres nele arbitrados. Art. 13. Fica vedada a inclusão no processo de: I documento relacionado a outro processo que não tenha ligação direta ou indireta com o assunto tratado; em lei; II documento já constante dos autos; III cópia de documento sem a devida autenticação, quando exigida IV cópia digitalizada de documento com rasura que dificulte a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo. Art. 14. A inclusão de documentos ao processo é ato formal e será efetuada observando-se os seguintes procedimentos: I deverão ser incluídos ao processo exclusivamente os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados; II a inclusão de documento no processo deverá observar a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos, de forma a não comprometer o encadeamento lógico das informações; III os documentos em suporte papel, recebidos de usuários externos, serão digitalizados pela Seção de Protocolo Administrativo e encaminhados eletronicamente para os destinatários, observado o inciso I deste artigo; IV os documentos em suporte papel serão digitalizados e inseridos
no SEI e serão encaminhados para arquivamento, onde aguardarão a conclusão do seu correspondente em meio digital; V os processos físicos desarquivados serão digitalizados e somente poderão tramitar em meio digital. Art. 15. O cancelamento é a retirada devidamente autorizada de documentos de um processo por interesse da Administração ou a pedido do interessado. justificativa. Parágrafo único. O cancelamento será registrado no SEI com a devida Art. 16. O processo será concluído nos seguintes casos: I por indeferimento do pleito; II pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; III pela perda do objeto; IV por desistência ou renúncia do(s) interessado(s), mediante expressa manifestação; V quando seu desenvolvimento for interrompido injustificadamente por período superior a um ano, excetuando-se os processos disciplinares. Parágrafo único. Havendo vários interessados, o fato descrito no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do processo, desde que ao menos um interessado permaneça no processo. Art. 17. O prazo de guarda previsto na tabela de temporalidade do Tribunal será contabilizado a partir da conclusão definitiva do processo. Parágrafo único. A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto. Art. 18. As unidades que atuaram no processo poderão realizar sua reabertura a qualquer momento, obedecidos os prazos de guarda previstos na tabela de temporalidade do Tribunal.