II Seminário Operacional Veolia Brasil
Introdução O Programa de Integridade Veolia (PIVE.br) é movido por ações contínuas de prevenção, detecção e correção de atos de fraude e de corrupção, consolidadas nesta apresentação e possui interface com um conjunto de politicas, procedimentos e controles criados para mitigar riscos. Sua leitura, em conjunto com o Guia Ético e com o Guia de Conduta, contribui para o compromisso de todos na prevenção e no combate à fraude e à corrupção. A gestão do Pive.br é realizada pela área de Controles Internos, Risco e Compliance e área Juridica, por meio da Diretoria Administrativa e Diretoria Geral, em articulação com outras áreas de nossa estrutura e com cada parceiro de negócio (empregados e terceiros). 2
A constituição Sua constituição é gerada para o atendimento, leis nacionais e internacionais de combate à corrupção : Lei 12.846 - Anticorrupção Que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. Sapin II Lei Anti-Corrupção Shepherd Devido a participação acionária Espanhola e Francesa no Grupo Ley Integral de Lucha contra la Corrupción y Protección de los Denunciantes.
Público alvo Destinado a todos empregados e terceiros que possuam vinculo com o Grupo Veolia. Colaboradores Cumprir com os dispositivos normativos da companhia e as Leis aplicadas no Brasil e internacionais Relacionamento com o Poder Público Cumprir com a Lei de 12.834 Anticorrupção e similiares. Fornecedores Clientes Cumprir com os dispositivos normativos da companhia e as Leis aplicadas no Brasil O objetivo é afastar de tais relações quaisquer práticas de corrupção ou violações às Leis Anticorrupção garantindo os mais elevados padrões de integridade alinhados à transparência nos processos e às melhores práticas de Governança Corporativa. 4
O que esperado de cada um de nós? Integridade Transparência Ética Equidade Cada funcionário é responsável por garantir a conformidade com todas as obrigações relacionadas às atividades de sua função, o que inclui identificar, administrar a situação e comunicar qualquer violação de conformidade. Todos devem obedecer as leis e normas internas do Grupo Veolia. O desconhecimento de uma obrigação não é defesa contra as possíveis consequências de desvios de conduta. É obrigação de todo funcionário e terceiros da Veolia conhecer o Código de Conduta e Guia Ético na íntegra. Todos devem participar de todas as atividades de educação e treinamento oferecidas pelas áreas competentes. Empregados e terceiros devem ser um exemplo de boa conduta e, além disso, tomar medidas para assegurar que todos os demais conduzam suas atividades de forma ética e de acordo com as determinações legais e regulatórias. Caso precise de qualquer esclarecimento ou ajuda, você pode procurar o seu gestor e a área de Compliance. O Compliance é responsabilidade de todos, independentemente da posição que ocupa na empresa. Todos nós devemos agir em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis às nossas atribuições, bem como seguir o Código de Conduta, Guia Ético e os Valores da Veolia. 5
Responsabilidades e Compromissos Um código de conduta que define e ilustra os diferentes tipos de comportamentos proibidos, nomeadamente o suborno ou o tráfico de influências e Sanções disciplinares contra funcionários em caso de violação Um sistema interno de alertas destinado a permitir que os funcionários denunciem quaisquer violações do código de conduta acima descrito. Mapeamento de risco, que será atualizado regularmente e é projetado para identificar, analisar e classificar a exposição da empresa a qualquer risco relacionado ao suborno. Uma avaliação de clientes e terceiros face a exposição ao risco. Controles contábeis projetados para garantir que os livros e contas da empresa não sejam usados para ocultar atos de suborno ou influenciar decisões com bases em dados falsos. Treinamento para gerentes e funcionários expostos aos riscos de suborno e corrupção Procedimentos de controle interno para avaliar a eficiência do Programa de Conformidade 6
Guia ético e código de conduta 7
Governança Conflito de Interesse Gerenciamento de Riscos de Fraude e de Corrupção Due diligence de integridade O conflito de interesses é prejudicial aos nossos negócios e ao ambiente de controles internos, pois pode influenciar de maneira imprópria a conduta de nossos empregados. Conjunto de normas e orientações Mecanismos de controle Treinamentos Mapear e classificar os riscos permite identificar os pontos críticos e priorizar a aplicação dos recursos para tratamento Implantar melhorias de forma planejada permite mitigar os riscos e otimizar os resultados Levantamento dos riscos Indicadores de Risco Informes de Fraude A Due Diligence de Integridade é iniciada a partir da coleta de informações relacionadas à idoneidade da empresa e dos integrantes do seu quadro societário, obtidas por meio de declarações da contraparte e/ou de outras fontes confiáveis, com a possível extensão dos procedimentos de Due Diligence, proporcionalmente aos riscos identificados. Questionários de avaliação Pesquisas de Mercado 8
Governança Canal de Denúncia e Comissão Interna de Apuração Controles Internos, Monitoramento e Auditoria Programa de Treinamento e Comunicação Disponibilizamos canais de comunicação seguros e confiáveis, incentivando nossos empregados e demais públicos de interesse a registrar qualquer situação que indique uma violação conhecida ou potencial transgressão de princípios éticos, políticas, normas, leis e regulamentos ou outras condutas impróprias.. E-mail Correspondência Presencial Controles internos devem ser implantados e avaliados periodicamente para que as regras sejam cumpridas, buscando o equilíbrio entre controle e eficiência Auditoria e monitoramento devem cobrir elementos do Programa. Registros Programa SGI Auditorias e KPI s Programas de treinamento, comunicação e incentivos são fundamentais para promover a cultura de Compliance e dar ciência das normas aplicáveis Além do público interno, devem também contemplar o externo também, como fornecedores e parceiros Plano anual de Treinamento Integrações e reciclagens Comunicados Internos 9
GOVERNANÇA Politica de Segurança da Informação DIRETRIZES Patrocínio Manutenção de registros contabéis Estabelecemos o nível de proteção às nossas informações empresariais de acordo com a gravidade dos danos que a sua utilização indevida pode causar à companhia. A utilização indevida de informações empresariais está sujeita às penalidades previstas no Regime Disciplinar. Segregação de Função Senhas de Acesso e Restrição Bloqueio a aplicativos Backup de dados Controle dos e-mails Todos os patrocínios devem ser baseados em contratos formalizados entre a Empresa e instituições que receberão patrocínio e devem seguir as diretrizes do procedimento do Grupo Veolia Que não estejam alinhadas com os valores essenciais do Grupo Contrárias às disposições legais, principalmente as que violem as Leis Anticorrupção; Que usem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos; e De natureza discriminatória ou que incentivem qualquer forma de violência. Mantemos registros contábeis que refletem com fidedignidade nossas operações. Os controles internos sobre os relatórios financeiros são testados anualmente por auditores internos e por uma auditoria independente 10
Diretrizes Interações comerciais Brindes e Hospitalidades Pagamento a Facilitadores Devem ser pautadas sempre pela ética, integridade, transparência e fatores comerciais legítimos, tais como preço, qualidade e níveis de serviço, dentre outros inerentes à livre concorrência. O recebimento ou o oferecimento ocasional de presentes, brindes ou hospitalidade pode ser uma contribuição legítima para as boas relações de negócio entre organizações. Contudo, também pode representar uma oportunidade para a ocorrência de fraude e de corrupção. Dessa forma, proibimos essa prática em troca de qualquer benefício pessoal ou favorecimento ao ofertante ou a terceiros. Qualquer Pagamento Facilitador aos Agentes do Governo, terceiros, clientes e/ou fornecedores com intuito de acelerar ou garantir ações de rotina e não discricionárias são ilegais, portanto, são estritamente proibidos, independentemente do valor envolvido. 11
Orientações Não contratar terceiros expostos a ato lesivo ou de corrupção Não influenciar decisões de agentes públicos Proibido aceitar quaisquer tipos de benefecios ou recompensas por você ter cumprido seus deveres legais Não oferecer emprego e afins a pessoa física ou jurídica que tenha interesse suscetível de ser atingido Proibido realizar pagamentos a facilitadores com o intuito de acelerar ou garantir ações de rotina Usar ilegal ou indevidamente informações confidenciais, privilegiadas ou proprietárias para benefício pessoal Não utilizar-se de bens tangíveis ou intangíveis da companhia em beneficio próprio Usar sua posição na empresa e apropriar-se ou influenciar de oportunidades de negócios empresariais É vedado quaisquer contribuições / doações em troca de favores com qualquer pessoa física ou jurídica Conceder sem aprovação, um contrato a um parente próximo ou a uma empresa controlada por um parente próximo ou amigo próximo. Não realizar contato prévio com os órgãos licitatórios visando obter vantagens ou benefícios Corporativo Proibido oferecer brindes e similares para influenciar ou compensar impropriamente um ato ou decisão, como compensação real ou pretendida Não induzir aos agentes públicos praticar qualquer ato em violação aos seus deveres legais. 12
PIVE Canal de Denúncias br.ouvidoria@veolia.com Correspondência: VEOLIA Departamento de Controles Internos Alameda Rio Negro, 161-16º andar /CEP 06454-000 Alphaville-Barueri / Brasil Visita: Atendimento presencial (mesmo endereço acima) Sempre que você observar um comportamento que considera inadequado ou que viole o nosso Código de Conduta, leis, regulamentos, políticas e procedimentos internos, deverá comunicar o fato o mais rápido possível. ESTA É A MANEIRA MAIS EFICAZ DE EVITAR PROBLEMAS FUTUROS. O tratamento das manifestações é regido pela mais alta confidencialidade. Todas as denúncias recebidas serão analisadas e avaliadas e caso configure conflito com as políticas e leis, investigadas. 13
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