Manual de Procedimentos - Colação Oficial UNILASALLE/RJ As solenidades de Colação de Grau dos formandos do Centro Universitário La Salle (UNILASALLE/RJ), a contar do primeiro semestre de 2012 (solenidades que ocorrerão no primeiro semestre de 2013), deverão atender às seguintes orientações: Da composição da Comissão de Formatura 1. A Assessoria de Comunicação e Marketing (ASCOM) estabelecerá contato com os alunos e respectivos coordenadores, no antepenúltimo período de cada curso, promovendo reuniões, com o objetivo de se constituírem comissões de formatura. A Comissão de Formatura deverá ser composta por 1 (um) aluno formando de cada curso (uma única comissão de formatura para todos os cursos). 2. A Comissão de Formatura ficará encarregada da seleção da empresa que fará a cobertura fotográfica e de filmagem da solenidade, assim como o fornecimento da beca, canudo e demais itens pertinentes ao evento. Após a escolha, o nome e dados da empresa deverão ser comunicados ao UNILASALLE/RJ, para conhecimento e acompanhamento da ASCOM. Da data e local da solenidade 1. Em cada semestre haverá uma solenidade de Colação de Grau, para cada curso de graduação; turmas de um mesmo curso deverão colar grau em uma mesma solenidade. No caso de haver menos de 30 formandos em um curso, a Instituição poderá unir turmas de mais de um curso em uma mesma solenidade de colação de grau. O auditório onde ocorrerá a cerimônia será designado pela Direção Executiva da instituição, de acordo com o número total de formandos. A data, local e o número de convidados para cada formando serão informados pela ASCOM, com 90 (noventa) dias de antecedência, através do site www.unilasalle.org e diretamente à Comissão de Formatura. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 1
Dos trajes 1. Os formandos deverão usar beca. 2. Os membros da Mesa Diretora, assim como o Mestre de Cerimônias, deverão usar as becas da instituição. 3. É vedada a utilização de sapato de salto alto fino, que possa causar instabilidade. Preferencialmente, os sapatos deverão ser de cor preta. 4. É de responsabilidade da empresa contratada a entrega das becas (peitilhos, pelerinhos, faixas, becas e capelos) aos formandos e professores no dia da cerimônia, no Auditório ou no local a ser realizada a cerimônia. A empresa contratada entrega as becas passadas impecavelmente, e deve auxiliar os formandos no vestir. (O aluguel dessas becas é por conta dos alunos). 5. As faixas deverão ficar com a ponta caída para o lado esquerdo. 6. Os formandos levarão os capelos debaixo do braço esquerdo. Durante a cerimônia, deverão ser posicionados no colo dos formandos. O capelo só será colocado na cabeça, quando o Presidente da Cerimônia, ou seu representante legal, o colocar no(a) aluno(a) que estiver designado para receber a imposição de grau. O pendente do capelo deverá ficar na mesma direção da faixa. Dos convites 1. A Comissão de Formatura deverá disponibilizar 5 (cinco) convites para o UNILASALLE/RJ: 01 Direção Geral, 01 Cerimonial, 01 Vice-Direção, 01 Província e 01 Biblioteca, que deverão ser entregues à Assessoria de Comunicação e Marketing. 2. A boneca do convite deverá ser confeccionada pela empresa contratada. Após sua confecção, a mesma deverá ser entregue à ASCOM do UNILASALLE/RJ, para aprovação e posterior devolução para impressão final. O prazo de entrega da boneca é de, no mínimo, 30 (trinta dias) antes da data da formatura. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 2
3. Dos convites deve constar a missa ou celebração religiosa, com dia, horário e local iguais para todos os cursos, e a ser informada pela Assessoria de Comunicação e Marketing. 4. São obrigatórias na inclusão dos convites as informações do Anexo. Da disposição 1. A Mesa Diretora será montada no palco do local do evento, pelo Mestre de Cerimônias, constando do Coordenador de Curso (mais de um, eventualmente), paraninfo(s), docentes e funcionário(s) homenageado(s). 2. Os alunos formandos deverão sentar atrás da mesa, em um palanque de degraus, que deverá ser providenciado pela Comissão de Formatura, junto à empresa contratada para organizar o evento, ou na plateia, nas cadeiras das primeiras fileiras. 3. A logomarca do UNILASALLE/RJ deverá ser afixada no palco, através de um galhardete, que será disponibilizado pela ASCOM, no dia da cerimônia. Nesse mesmo dia, a Assessoria também disponibilizará as bandeiras e a canopla. 4. Na cerimônia deverão estar disponíveis, para os professores e convidados, água mineral e copos. Da solenidade (sequência) A sequência da solenidade constará do script, que será fornecido pela ASCOM, com três dias de antecedência. 1. O Mestre de Cerimônias deverá ser, obrigatoriamente, um funcionário da Instituição, da ASCOM, ou delegado por esta. 2. A cerimônia será presidida por um dos membros da Diretoria Executiva da Instituição ou pelo Coordenador do Curso, ou o coordenador com maior tempo de trabalho na Instituição, no caso de cerimônia de formatura de mais de um curso. Não será permitido aos alunos atuarem como Mestres de Cerimônias. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 3
Do juramento 1. A fórmula do juramento deve ser aprovada pelo Coordenador do Curso em consonância com a ASCOM e a Direção da Instituição. 2. No texto do juramento deverá constar referência à fidelidade aos princípios de São João Batista de La Salle. 3. No treinamento para formatura, será dado uma atenção especial ao juramento, na forma como deve ser recitado. Disposições Gerais 1. Todos os alunos deverão requerer, no Setor de Registro e Controle Acadêmico, nas datas definidas e divulgadas previamente pelo mesmo, a Colação de Grau por turma (uma ou mais), pagando na Tesouraria a taxa referente ao serviço. 2. O aluno que não puder participar, conforme descrito na observação acima, deverá requerer ao Setor de Registro e Controle Acadêmico Colação de Grau Agendada, devendo arcar com os custos, conforme Tabela de Encargos e Serviços Educacionais. 3. O aluno que não requerer a Colação de Grau, em uma de suas modalidades, estará impedido de participar da solenidade de Formatura naquele semestre. Informações Essenciais aos alunos 1. Compor a Comissão de Formatura, no mínimo com 1 ano de antecedência. A ASCOM irá auxiliá-los a se organizarem para essa tarefa. 2. Solicitar, à Secretaria Acadêmica, a listagem com a quantidade de formandos do seu curso (manhã, tarde e noite). Se essa quantidade for inferior a 30 (trinta) alunos, manter contato com a ASCOM. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 4
3. Quando a colação de grau ocorrer na Sala de Convenções La Salle - 8º andar bloco A, fica estabelecido o número de convidados em proporção ao número de formandos, de acordo com a capacidade do espaço. 4. Marcar, com antecedência de, no mínimo, 6 (seis) meses, a data da colação de grau na ASCOM, obedecendo ao calendário já pré-determinado pela Direção Geral. 5. Entregar, à ASCOM, com 30 (trinta) dias de antecedência: os nomes dos leitores e os textos das homenagens via e-mail, pendrive ou CD (agradecimento a Deus, aos pais e familiares, aos amigos e funcionários, aos mestres e mensagem final). Cada texto deverá ter, no máximo, dez linhas, espaço duplo, caractere times new roman 12). MUITA ATENÇÃO: Essas mensagens, assim como os discursos dos oradores (tempo máximo 5 minutos), além dos nomes dos respectivos formandos que as proferirão, deverão ser entregues na ASCOM, com antecedência mínima de trinta dias, sob o risco de não se poder confeccionar, revisar e reproduzir os scripts. OBSERVAÇÕES RELEVANTES: a) As mensagens e os discursos, uma vez entregues e aprovadas (quanto à formatação), não poderão ser alterados, exceto no que diz respeito à norma culta da Língua. Mudanças de discursos ou homenagens, sobretudo alongando-os, em desacordo com esta norma, poderão ensejar o encerramento da cerimônia, ou a supressão de partes da mesma, em respeito ao tempo máximo de 2h para sua conclusão, tendo em vista, sobretudo, a presença de crianças e pessoas idosas nas sessões. b) Os textos de homenagem serão de autoria dos próprios formandos, sempre de acordo com a Comissão de Formatura e a ASCOM. 6. Com 60 (sessenta dias de antecedência, deverão ser fornecidos à ASCOM: Nome dos Professores Homenageados (no máximo 3 por turma) Nome do funcionário (a) homenageado(a) Patrono ou Patronesse Homenagem in memoriam a personalidades com mérito especial na área de conhecimento. Não será aceito patrono vivo. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 5
Paraninfo ou Paraninfa único ou única docente a discursar, de cada curso (tempo máximo : 4 minutos) Obs: O Paraninfo ou Paraninfa, de acordo com as normas da instituição, deverá ser uma pessoa que esteja exercendo a função de professor (a) no La Salle-RJ, no mínimo até 30 (trinta) dias antes da data da Solenidade de Colação de Grau / formatura. Juramentista Orador(a) nome e texto - entregar o discurso em CD, pendrive ou por email, com um mês de antecedência da formatura. ( tempo máximo: 7 minutos) Aluno(a) que receberá o grau A instituição disponibilizará becas para: Diretor, Coordenador de curso, Secretária Acadêmica, Mestre de Cerimônia (ASCOM). 7. Só constarão do Script as informações entregues à ASCOM nos prazos assinalados e não serão permitidas inclusões de mensagens, homenagens e etc. no dia da cerimônia. 8. É obrigatória a realização de, pelo menos, 1 (um) ensaio, em horário e data previamente agendados com a ASCOM. 9. No dia da cerimônia de Colação de Grau, os alunos formandos deverão chegar, impreterivelmente, 2 (duas) horas antes da cerimônia. 10. É terminantemente proibido a utilização de cartazes e placas, adornos, bem como atitudes, gestos e manifestações que possam prejudicar a seriedade da cerimônia solene, podendo, inclusive, causar a interrupção e cancelamento da mesma. As comemorações devem ficar para após o término da colação. 11. É terminantemente proibido consumir bebida alcoólica dentro das dependências do UNILASALLE/RJ, sendo a empresa contratada e os alunos formandos passíveis de sanção. 12. Os formandos deverão solicitar às empresas prestadoras de serviços de formatura - seja de decoração, filmagem, fotografia, etc que façam, junto à Assessoria de Comunicação e Marketing, seu cadastro, para que seus funcionários possam ser autorizados a circular nas dependências da instituição Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 6
e ter sua entrada autorizada no dia da solenidade, retirar os crachás de acesso. 13. É vedado aos funcionários das empresas prestadoras de serviços de formatura circular livremente pela instituição, para efetuar contato com os alunos. Essas empresas devem agendar dia e hora para apresentação dos seus serviços aos formandos. Obedecer-se-á, rigorosamente, ao horário de início às 19h. Lembrete: Não se batem palmas após a execução do Hino Nacional. DISPOSIÇÕES DE ORDEM INTERNA 1. Dois meses antes da data de colação o Registro Acadêmico deve emitir uma listagem de aptos e dos que não estão aptos, enviando cópia para coordenação do curso e comunicação. 2. Os coordenadores devem enviar uma comunicação aos alunos, informando se estão aptos e os que não estão, o que está faltando, de acordo com os registros da secretaria, dando um prazo para sanarem as dúvidas. 3. A secretaria deve definir o período de solicitação da colação para os alunos e comunicar à tesouraria e à ASCOM, para divulgação junto à Comissão de Formatura. 4. A tesouraria deve receber os pagamentos dos requerimentos e enviar à secretaria, para checagem final dos documentos (a secretaria não deve esperar o pagamento do requerimento para checar a documentação e vida acadêmica do aluno) e a tesouraria não deve aceitar em hipótese nenhuma o pagamento de requerimento fora do prazo. Os que perderem o prazo deverão colar grau no próximo semestre. 5. A listagem dos formandos e docentes, para colocação no convite, será encaminhada à ASCOM, pelo Setor de Registro e Controle Acadêmico, assinada e datada pelo emitente, 60 (sessenta) dias antes da data da formatura. Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 7
6. É terminantemente vedada a participação, na solenidade de formatura, de alunos com qualquer pendência curricular ou exigência para a conclusão legal do curso. 7. Uma semana antes de cada formatura, a secretaria deve emitir a listagem oficial dos aptos, para coordenação e para ASCOM, para que possa ser checado o script. 8. Durante todo esse processo, os setores envolvidos na colação de grau deverão informar-se mutuamente das pendências e ou problemas que possam estar ocorrendo e os que já foram solucionados. Assessoria de Comunicação e Marketing ascom@lasalle.org.br (21) 2199-6602 (21) 2199-6640 ANEXO Província La Salle Brasil-Chile Ir. Jardelino Menegat, fsc PROVINCIAL Mantenedora Associação Brasileira de Educadores Lassalistas Ir. Paulo Petry, fsc PRESIDENTE UNILASALLE/RJ Centro Universitário La Salle do Rio de Janeiro Ir. Ignácio Lúcio Weschenfelder, fsc REITOR Ronaldo Curi Gismondi VICE-REITOR E DIRETOR ACADÊMICO Hugo César Said Amazonas DIRETOR DE ADMINISTRATIVO FINANCEIRO Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 8
Hélio Borges Monteiro Neto ASSESSOR JURÍDICO Mary Therezinha Alexandre Simen Rangel COORDENADORA PEDAGÓGICA DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO Maria Tania Saverio COORDENADORA DO REGISTRO E CONTROLE ACADÊMICO Professor?????????? COORDENADOR DO CURSO DE Professores?????????? COORDENADORES ADJUNTOS DO CURSO DE (se tiver) Elaborado pela Assessoria de Comunicação e Marketing Bianca Antunes de Souza 9