Biblioteca Pública Regional da Madeira MANUAL DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Índice Índice 2 Introdução 2 Arrumação das estantes 3 Arrumação dos livros nos carrinhos 6 Manuseamento 7 Transporte 9 Fotocópia 10 Comida e Bebida 11 Fumar 12 Selecção de Documentos para Preservação 13 Livros molhados e com presença de fungos 14 Condições favoráveis ao surgimento de fungos 15 Acções imediatas contra o florescimento do mofo 16 Pequenas manifestações de mofo 17 Grandes manifestações de mofo 17 Dicas para prevenção 17 Limpeza de livros e estantes 19 Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural
Introdução Cuidar das colecções: o seu papel como profissional de biblioteca Ao manusear livros e publicações com cuidado está a preservar activamente as colecções. Para além disso, pode colaborar na preservação estando consciente das condições que danificam os materiais e ajudando a sensibilizar os utilizadores. Todos temos um papel individual de responsabilidade em ajudar a preservar as colecções da biblioteca. Junte-se ao programa de preservação e ajude a fazer a diferença! Um funcionário qualificado deve: Manusear todos os materiais de biblioteca de acordo com as práticas aceites apresentadas nas sessões de treino. Possuir conhecimento geral dos princípios de preservação em bibliotecas. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 2
Arrumação das estantes Boa prática para a arrumação das estantes: Deve manter-se uma boa circulação de ar nas áreas de armazenamento e à volta das estantes. Os livros colocados em estantes móveis devem ser arrumados cuidadosamente, de forma a evitar qualquer possibilidade de queda ou esmagamento quando as estantes são deslocadas. Arrumar os livros de maneira a que eles possam ser retirados e recolocados sem dificuldade. Os livros que ficam demasiado apertados, rapidamente ficarão danificados. Quando os livros são arrumados de forma inadequada o miolo e a lombada ficam deslocados e a capa separa-se do resto do livro. Os livros não devem ser puxados das prateleiras pela cabeça da lombada, pois esse modo de manuseamento pode fazer com que o miolo se separe da encadernação. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 3
Evitar a sobrecarga das estantes ou que fiquem demasiado vazias. Usar cerra-livros (ou bibliocantos) para amparar os livros quando as estantes não estiverem cheias. Se os livros ficarem inclinados, a sua estrutura estará sob tensão e ficarão deformados. Não deixar que os livros ultrapassem as bordas das estantes porque podem ser danificados pelas pessoas ou pelos carrinhos de transporte de livros. Arrumar os livros nas estantes verticalmente. Arrumar na horizontal os livros de grande formato, pesados, estruturalmente fracos ou danificados, nunca mais de três. Assegurar-se de que as cotas e os títulos dos livros que estão arrumados na horizontal ficam bem visíveis, de modo a que possam ser identificados sem ser necessário removê-los. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 4
Não arrumar um livro num espaço demasiado apertado. Se houver espaço acima do livro, agarre-o por cima e puxe-o para fora. Se não houver espaço, empurre os livros que se encontram de ambos os lados do que quer retirar, para que fique exposta lombada suficiente, podendo assim segurar firmemente de cada um dos lados da lombada com o polegar e o indicador. Retirado o livro, os restantes devem ser reajustados de modo a que as lombadas fiquem todas alinhadas. Quando arrumar livros em locais mais altos deve usar um banco de forma a poder arrumá-los com mais cuidado. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 5
Arrumação dos livros nos carrinhos Arrumar na vertical correctamente apoiados; Não exceder os bordos do carro; Distribuir o peso uniformemente para que o carro não se desequilibre e evitar sobrecarregá-lo; Usar suportes apropriados para os documentos; Movimentar os carros com cuidado à entrada e saída de elevadores e nas curvas; Não empilhar outros objectos para além de livros; Colocar os livros demasiado pesados ou grandes na horizontal. Nota: Este livro escorregou do carro quando estava a ser empurrado para o elevador. Certifique-se de que os livros estão bem seguros. Nota: Obviamente esta é uma forma incorrecta de encher um carro de livros. Forma correcta de arrumar os livros. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 6
Manuseamento Não usar post-its ou outro tipo de material autocolante nas páginas dos livros ou capas. Frequentemente, estes retiram camadas de papel ou texto quando são descolados e deixam uma camada pegajosa. Não utilizar elásticos para juntar partes de livros ou livros, causam danos permanentes. Não colocar clips nos livros. Danificam as páginas e podem deixar ferrugem e rasgões. Não colocar fita-cola nos livros. Os livros com fita adesiva devem ser enviados para conservação. Não forçar um livro a abrir mais do que o necessário, pode causar danos estruturais. Usar marcadores de livros apropriados. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 7
Não remover um livro de uma estante colocando o dedo na cabeça da lombada e puxando. Primeiro, empurre os volumes em cada um dos lados e então segure o livro pretendido e puxe-o com cuidado. Não colocar os livros abertos com a capa voltada para cima ou usar marcadores como lápis, réguas, ou outros livros. Abrir os livros novos com cuidado. Aplicar os códigos de barras e as notas técnicas com cuidado e nos locais apropriados. Não deixar livros empilhados nas secretárias ou no chão. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 8
Transporte Não transportar mais livros do que é possível confortável e seguramente com as mãos (mais ou menos 4 livros); Usar ambas as mãos; Colocar os livros maiores em baixo; Usar um carro, caso transporte mais do que 4 livros. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 9
Fotocópia Não pressionar a lombada do livro quando estiver a fotocopiá-lo. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 10
Comida e Bebida Atraem elementos como ratos, baratas, etc. Estas pragas destroem os livros e as suas fezes podem afectar a saúde dos utilizadores e do pessoal da biblioteca; Causam danos irreparáveis; As marcas dos dedos com gordura danificam o papel, causando manchas translúcidas e um ambiente propício para os fungos. Nota: Todos os funcionários são responsáveis por reforçar a política de comida e bebida na biblioteca, estando prontos para responder a questões dos utilizadores, bem como agir caso haja irregularidades. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 11
Fumar Fumar numa biblioteca pode ter consequências graves. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 12
Selecção de Documentos para Preservação Anatomia de um livro (esquema com os nomes técnicos das partes dos livros) Retirar do livre acesso: Livros sem lombada ou com a encadernação solta (capa solta); Livros cujas páginas estão a soltar-se; Livros cujo miolo do livro está completamente solto; Livros cujas páginas não se podem virar sem se soltarem; Livros molhados e com presença de fungos (ver explicação abaixo). Documentos: Molhados e pegajosos (devem ser isolados de outros); Com manchas de gordura; Com migalhas; Com outras substâncias não identificadas. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 13
Livros molhados e com presença de fungos Os livros que estejam molhados ou húmidos podem facilmente gerar mofo são necessárias apenas cerca de 48 h para que este fungo se desenvolva. O mofo caracteriza-se por uma fina camada esbranquiçada, formada por fungos de várias espécies. Esta espécie de fungo pode aparecer em papel, em couro, em tecido, etc. É importante estar alerta para esta presença, uma vez que não é apenas perigosa para o acervo, como também para as pessoas que lidam com ele, pois algumas das espécies são tóxicas e podem causar alergias. Caso tenha contacto com livros com este tipo de fungos proteja-se usando luvas, batas e óculos. Este material encontra-se no armário de cada andar do edifício. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 14
Condições favoráveis ao surgimento de fungos Humidade Quanto maior a humidade relativa (UR), mais rapidamente o fungo crescerá. Se a UR se mantiver acima dos 70 % por longos períodos o surgimento de fungos é quase inevitável. Temperatura a germinação ocorre entre os 0º C e 36º C, sendo 26º C o ponto ideal. Circulação de ar reduz o crescimento de fungos, devido à sua acção ressecante. Luz muitas espécies fúngicas desenvolvem-se mais rapidamente no escuro. Nota: o funcionário das Salas de Leitura e dos Depósitos deve estar alerta para estes pontos. Caso note alguma alteração ao nível da temperatura e da luminosidade, tente tomar as medidas que estiver ao seu alcance, ou então comunique à Direcção. Exemplos de livros com presença de mofo. Recomenda-se a fiscalização periódica das colecções. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 15
Caso note na colecção a presença de mofo, esteja alerta para os seguintes pontos: Verificar se é realmente mofo (acumulação de poeiras, manchas de cor, sujidade, são por vezes, consideradas mofo) Ter em atenção se o fungo presente está activo ou inactivo Aspecto húmido e aveludado. Aspecto seco e poeirento Isole o livro Acções imediatas contra o florescimento do mofo Isolar os materiais afectados. Para pequenos focos de infestação, colocar os materiais em sacos de plástico e removê-los para uma área seca; para grandes focos manter a área sob quarentena (com a ajuda de um profissional habilitado); Localizar a fonte de humidade Ex. Goteiras no telhado, janelas quebradas, plantas Verificar o sistema de aquecimento, ventilação e ar condicionado (são áreas propicias ao aparecimento de mofo) Reduzir a humidade aumentar a circulação de ar (abrir janelas, instalar desumidificadores, ventiladores ) Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 16
Pequenas manifestações de mofo Soluções temporárias caso não haja serviço de preservação: Espalhar os papéis sobre a mesa; Colocar os livros de pé e abri-los em leque; Intercalar as páginas dos livros com papel mata-borrão; Transportar os livros para o exterior num dia ameno e escová-los com uma escova macia, a favor do vento Grandes manifestações de mofo A secagem deve ser feita por uma empresa especializada. Dicas para prevenção Manutenção do sistema de climatização (inspecções regulares); Evitar o armazenamento nas proximidades de paredes externas, especialmente em áreas ao nível e abaixo do solo; Manter boa circulação de ar; Remover regularmente o pó; Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 17
Inspeccionar as colecções com regularidade; A Temperatura e UR (ideal é entre 45% a 55%) deverão ser mantidas em níveis constantes; Não colocar plantas nas áreas de armazenamento; As novas aquisições devem ficar vários dias em quarentena; Evitar armazenar obras em áreas potencialmente húmidas ou em locais onde haja possibilidade de acidentes com água. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 18
Limpeza de livros e estantes Os livros devem ser mantidos limpos, o que irá aumentar a sua duração útil. A limpeza deve ser feita de forma regular, com a frequência determinada pela rapidez de acumulação de pó e sujidade. É importante assinalar que a limpeza pode danificar os livros mais frágeis. É necessária alguma sensatez em relação à forma e frequência de limpeza. Para reduzir a quantidade de pó e sujidade que se acumula nos livros e estantes, o piso das áreas de armazenamento de livros deve estar sempre limpo. O chão deve ser aspirado regularmente. Varrer não é aconselhado porque levanta e espalha o pó. O chão deve ser lavado quando necessário, mas deve-se ter em atenção para que os livros das prateleiras mais baixas não se molhem. As estantes são melhor limpas com panos magnéticos que atraem o pó com uma carga electroestática. Espanadores nunca devem ser usados, pois não retêm o pó. A maior sujidade deve ser removida com um aspirador próprio para evitar a recirculação do pó (um que possua um filtro HEPA - high efficiency particulate). Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 19
Grandes camadas de pó podem requerer que as prateleiras sejam lavadas com um detergente pouco agressivo. É necessário um grande cuidado quando se recorre à água em locais de armazenamento de livros devido ao risco de derrame e ao aumento da humidade relativa. As estantes devem ser completamente secas antes de voltar a arrumar os livros. Quando se limpam os livros é importante segurá-los firmemente fechados para que a sujidade não escorregue entre as folhas. A cabeça do livro deve ser limpa 1º, pois é a mais suja, e depois o resto do livro. Os panos devem ser mudados com frequência e os que limpam os livros não devem ser os mesmos que limpam as estantes. Evitar o uso de produtos de limpeza. Preferir os panos magnéticos. A limpeza é mais eficiente se levada a cabo por equipas de duas pessoas, usando um carrinho. Panos e um aspirador. Deve trabalhar em uma prateleira de cada vez de cima para baixo. Os livros devem ser retirados por ordem e colocados no carro, usando um bibliocanto. A prateleira deve ser limpa em seguida. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 20
Marcadores, pedaços de papel, flores prensadas devem ser removidas para que a acidez não passe para o papel e o danifique. Clips e outros materiais que possam danificar os documentos devem ser também removidos. Cada livro deve ser limpo e colocado na ordem certa da prateleira. Serviço de Relações Públicas e Dinamização Cultural 21