CONTRATO-MODELO Medidas de acompanhamento "Convenção de subvenção"
CONVENÇÃO de SUBVENÇÃO entre A Comunidade Europeia ("Comunidade") representada pela Comissão das Comunidades Europeias ("Comissão"), por sua vez representada por... e por um lado, (denominação completa do beneficiário) (acrónimo) com sede em (endereço [da sede social - designadamente no que se refere a empresas e associações; da sede da organização - no que se refere a organizações públicas e universidades], se for caso disso, o nº de IVA e o nº de registo legal), ("o beneficiário"), representado(a) por (nome e função do signatário [no que se refere às pessoas colectivas, a pessoa devidamente autorizada a vincular juridicamente a organização beneficiária perante terceiros: Presidente, Director-Geral, Reitor, Director de departamento administrativo ou financeiro] ) QUE ACORDAM NAS SEGUINTES DISPOSIÇÕES: por outro lado, Artigo 1º - Objecto 1.1. A Comissão decidiu conceder uma subvenção, nas condições previstas na presente convenção e seus anexos que o beneficiário declara conhecer e aceitar, para a acção intitulada [...] ("acção"). 1.2. O beneficiário aceita a subvenção e compromete-se a realizar a acção sob a sua responsabilidade. A descrição pormenorizada da acção consta do Anexo I que é parte integrante da presente convenção. 1.3. A realização da acção tem lugar [principalmente] em [...]. Artigo 2º - Duração 2.1. A acção tem uma duração de [inserir número] meses a contar do [primeiro dia do mês] após a última assinatura das duas partes ou inserir data] ("data de início"). 2.2. O período de vigência da convenção termina [na data do pagamento final devido pela Comissão] [em [inserir data]]. Artigo 3º - Financiamento da acção 2
3.1. O custo total da acção é estimado em [...] euros. O orçamento da acção é descrito em pormenor no Anexo III, que é parte integrante da presente convenção. O custo total da acção cobre apenas os custos elegíveis para financiamento comunitário, conforme definidos no Anexo II. [Os custos indirectos são elegíveis com base numa percentagem fixa de 7% [máximo] do montante total dos custos directos elegíveis, nas condições definidas no nº 3 do artigo 11º do Anexo II] 1. [O custo total da acção não inclui as contribuições em espécie por parte do beneficiário, que são objecto de referência separada no Anexo III. Todavia, se essas contribuições forem tidas em conta pela Comissão ao calcular o montante da sua participação na acção, o beneficiário compromete-se a efectuar essas contribuições nos termos da presente convenção. O incumprimento desta obrigação pode implicar a resolução da convenção nas condições definidas no artigo 4º do Anexo II.] 2 3.2 A Comissão contribui com um montante máximo de [...] euros, equivalente a [...] % do custo total estimado especificado no nº 1. 3.3 O beneficiário aceita que o crédito sobre a Comissão não pode ser atribuído a outro organismo, cedido a terceiros ou apreendido de qualquer forma sem o acordo prévio, por escrito, da Comissão. Artigo 4º - Condições de pagamento 4.1 [Opção 1] [Opção 2] [A subvenção é paga ao beneficiário pela Comissão num só pagamento efectuado no prazo de 60 dias a contar da data de início e mediante a apresentação de um pedido de pagamento [,bem como de uma caução financeira de um montante equivalente.] [A subvenção é paga ao beneficiário pela Comissão do seguinte modo: - um montante de [...] euros [X... % do montante referido no nº 2 do artigo 3º] a título de adiantamento, no prazo de 60 dias a contar da data de início e mediante a apresentação de um pedido de pagamento [, bem como de uma caução financeira de um montante equivalente] (3). 1 2 Cláusula geral para as despesas gerais. Parágrafo a inserir caso sejam efectuadas contribuições em espécie pelo beneficário. 3. Esta opção pode aplicar-se, nomeadamente, quando o gestor orçamental tem dúvidas acerca da viabilidade financeira do beneficiário. 3
[Opção 3] [- um montante de [...] euros [X... % do montante referido no nº 2 do artigo 3º], no prazo de 60 dias a contar da data de recepção e de aceitação de um relatório intercalar e [de um mapa financeiro intercalar da acção, bem como] de um pedido de pagamento;] - pagamento do saldo no prazo de 60 dias a contar da data de recepção e de aprovação do relatório final e de um mapa financeiro definitivo da acção, bem como de um pedido de pagamento final.] [A subvenção é paga ao beneficiário pela Comissão por meio de um só pagamento no prazo de 60 dias a contar da data de recepção e de aprovação do relatório final e de um mapa financeiro definitivo da acção, bem como de um pedido de pagamento final.] 4.2 Os pagamentos devidos pela Comissão serão depositados na seguinte conta bancária do beneficiário: [inserir os dados bancários do beneficiário] 4.3 A Comissão efectuará os pagamentos em euros. As perdas cambiais não se encontram cobertas pela presente convenção, ficando a cargo do beneficiário. Artigo 5º - Relatórios, mapas financeiros e outros documentos 5.1. O beneficiário enviará os seguintes relatórios e outros documentos em [...] exemplares, em língua [...], para o endereço previsto no nº 1 do artigo 6º da convenção: [- [...] relatório(s) intercalar(es) nas seguintes datas:] [- [...] mapa(s) financeiro(s) nas seguintes datas: ] - um relatório final e um mapa financeiro final com uma relação completa das receitas e das despesas relativas à operação, no período de dois meses a seguir ao final da acção tal como referido no nº 1 do artigo 2º. [- outros documentos] 5.2. A Comissão dispõe de um prazo de [...] meses para proceder à verificação dos relatórios supramencionados. Os relatórios consideram-se aprovados na ausência de observações da Comissão nesse prazo. 5.3. Os mapas financeiros são apresentados em euros e na divisa utilizada na contabilidade do beneficiário. As taxas de conversão e de câmbio do euro, no que se refere à elaboração dos mapas financeiros e pagamentos conexos, são as taxas 4
publicadas pela Comissão para a execução do orçamento e em vigor no primeiro dia útil do mês seguinte ao fim do período a que se refere o mapa financeiro em causa. Artigo 6º - Disposições administrativas gerais 6.1. Todas as comunicações relativas à presente convenção devem ser efectuadas por escrito e enviadas para os seguintes endereços: Para a Comissão Comissão Europeia Direcção-Geral [...] À atenção de... [Morada] Para o beneficiário [...] 6.2. Os elementos justificativos dos custos previstos no nº 1 do artigo 12º do Anexo II devem ser enviados pelo beneficiário para o seguinte endereço: Comissão Europeia Direcção-Geral [...] À atenção de... [Endereço] Artigo 7º - Disposições finais 7.1. Os seguintes documentos figuram em anexo à presente convenção, da qual fazem parte integrante: Anexo I: Anexo II: Anexo III: Descrição da acção Condições gerais aplicáveis às convenções de subvenção das Comunidades Europeias Orçamento da acção 7.2. Em caso de conflito entre o disposto nos Anexos e na presente convenção, prevalecem as disposições da convenção. O disposto no Anexo II prevalece sobre as disposições dos outros anexos. [Artigo 8º - Condições específicas aplicáveis à acção] 5
Feito em [Bruxelas], em duplicado, em língua [...]. Pelo beneficiário.. Pela Comissão. [Nome da pessoa mencionada na primeira página] [Nome do gestor orçamental por delegação ou subdelegação] [assinatura] [assinatura] [data] 6
ANEXO II: CONDIÇÕES GERAIS APLICÁVEIS ÀS CONVENÇÕES DE SUBVENÇÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS PARTE A - DISPOSIÇÕES JURÍDICAS E ADMINISTRATIVAS Artigo 1º - Execução Excepto em casos de força maior, o beneficiário envidará todos os esforços para realizar a acção em conformidade com as condições e disposições estabelecidas no Anexo I da convenção. Artigo 2º - Responsabilidade 2.1 A Comissão não pode, em circunstância alguma ou por razão alguma, ser considerada responsável em caso de reclamações resultantes da convenção no que se refere a prejuízos causados ao pessoal ou a bens do beneficiário durante a realização da acção. Por conseguinte, não serão aceites pelas Comunidades Europeias quaisquer pedidos de indemnização ou de reembolso que acompanhem essas reclamações. 2.2 Excepto em casos de força maior, o beneficiário é obrigado a indemnizar a Comissão por quaisquer prejuízos resultantes da realização da acção ou da sua deficiente realização. 2.3. O beneficiário é o único responsável perante terceiros, incluindo no que se refere a prejuízos de qualquer natureza susceptíveis de lhes serem causados pela realização da acção. Artigo 3º - Conflitos de interesses O beneficiário compromete-se a tomar todas as precauções necessárias para prevenir qualquer risco de conflitos de interesses e comunicará de imediato à Comissão qualquer situação que constitua um conflito de interesses ou que possa dar origem a um conflito de interesses. Artigo 4º - Resolução da convenção 4.1 O beneficiário pode renunciar à subvenção, a qualquer momento, sem ter de pagar qualquer indemnização, mediante o envio por escrito de um pré-aviso de dois meses. Neste caso, o beneficiário apenas tem direito ao pagamento da subvenção correspondente à parte da acção que tiver sido realizada. 7
4.2 A Comissão pode proceder à resolução da convenção caso o beneficiário não cumpra uma das obrigações que lhe incumbem, sem razões técnicas ou económicas válidas que o justifiquem, e caso, depois de lhe ter sido enviada uma carta registada intimando-o a cumprir essas obrigações, o incumprimento persistir depois de decorrido um mês a contar da data de recepção dessa carta. Nesse caso, a Comissão procederá apenas ao pagamento dos custos elegíveis efectivamente incorridos pelo beneficiário até à data de resolução da convenção, com exclusão dos custos relacionados com compromissos já assumidos, mas destinados a ser executados após a data de resolução. 4.3 A Comissão pode proceder à resolução da convenção, sem pré-aviso e sem pagamento de indemnizações de qualquer natureza, caso o beneficiário: - seja objecto de uma declaração de falência, de um processo de liquidação ou de outro processo semelhante; - não respeite as disposições do artigo 3º do presente anexo; - preste declarações falsas ou incompletas para obter a subvenção prevista na convenção. Neste caso, a Comissão pode exigir o reembolso total ou parcial dos montantes já pagos a título da convenção. 4.4. A resolução da convenção por irregularidades financeiras não prejudica a aplicação de outras medidas administrativas ou de sanções susceptíveis de serem impostas em conformidade com o Regulamento (CE, Euratom) nº 2988/95 do Conselho, de 18 de Dezembro de 1995, relativo à protecção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias. Artigo 5º - Confidencialidade A Comissão e o beneficiário comprometem-se a respeitar a confidencialidade de qualquer documento, informação ou outro material que lhes sejam comunicados a título confidencial e cuja divulgação possa prejudicar a outra parte. Artigo 6º - Publicidade 6.1 Salvo pedido em contrário por parte da Comissão, qualquer comunicação ou publicação do beneficiário referente à acção, incluindo em conferências ou seminários, deve especificar que a acção é objecto de apoio financeiro da Comissão. Qualquer comunicação ou publicação do beneficiário, qualquer que seja a forma e o meio de comunicação utilizados, incluindo a Internet, deve especificar que reflecte os pontos de vista do autor e que a Comissão não pode ser responsabilizada pela utilização que possa ser feita das informações contidas nessa comunicação ou publicação. 8
6.2 A Comissão está autorizada a publicar, em qualquer forma e meio de comunicação, incluindo a Internet, as seguintes informações: - o nome do beneficiário, excepto nos casos em possa ser posta em risco a segurança do beneficiário, - o objecto da subvenção, - o montante concedido e a taxa de financiamento em relação ao custo total da acção, - a localização geográfica da acção, - se a acção foi previamente objecto de publicidade. Artigo 7º - Propriedade/utilização dos resultados 7.1 Salvo disposição em contrário na convenção ou seus anexos, a propriedade, os títulos e os direitos de propriedade industrial e intelectual dos resultados da acção, bem como dos relatórios e outros documentos que lhe sejam relativos, cabem ao beneficiário. 7.2. Sem prejuízo do disposto no nº 1, o beneficiário concede à Comissão o direito de utilizar livremente e da forma que considerar conveniente os resultados da acção, sob reserva de eventuais disposições em matéria de confidencialidade acordadas entre a Comissão e o beneficiário e no respeito dos direitos de propriedade industrial e intelectual já existentes. Artigo 8º - Avaliação da acção Caso a Comissão proceda à realização de uma avaliação intercalar ou ex post, o beneficiário compromete-se a facultar à Comissão e/ou às pessoas por esta mandatadas quaisquer documentos ou informações que possam ser úteis para esta avaliação. Artigo 9º - Alteração da convenção 9.1 Qualquer alteração da convenção, incluindo dos seus anexos, deve ser objecto de uma adenda escrita, celebrada da mesma forma que a convenção original. Para esse efeito, as partes não ficarão vinculadas por qualquer acordo verbal. 9.2 Se a alteração não afectar o objectivo essencial da acção e o impacto financeiro se limitar a uma transferência entre rubricas do orçamento que envolva um aumento inferior a 10% do montante de uma rubrica de custos elegíveis, o beneficiário pode aplicar a alteração, dando imediatamente conhecimento do facto à Comissão. Artigo 10º - Jurisdição competente 9
O beneficiário poderá recorrer das decisões da Comissão relativas à aplicação ou interpretação das disposições da convenção e seus anexos para o Tribunal de Primeira Instância das Comunidades Europeias e, em caso de recurso, para o Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias. PARTE B - DISPOSIÇÕES FINANCEIRAS Artigo 11º - Custos elegíveis 11.1 São considerados custos elegíveis da acção os custos que satisfazem os seguintes critérios: - estarem directamente relacionados com o objecto da convenção e previstos na convenção; - serem necessários para a realização da acção objecto da convenção; - serem razoáveis e respeitarem os princípios da boa gestão financeira, em especial em termos de economia e de relação custo-eficácia; - terem sido incorridos durante o período de duração da acção, em conformidade com o disposto no nº 1 do artigo 2º da presente convenção; - terem sido efectivamente incorridos e registados na contabilidade do beneficiário ou na documentação fiscal e serem identificáveis e controláveis; - excluírem qualquer margem de lucro. 11.2 São elegíveis os seguintes custos directos: - os custos do pessoal afectado à acção correspondentes a salários reais acrescidas dos encargos de segurança social e outros custos que constituam remuneração; - as despesas de deslocação e estadia do pessoal que participa na acção; - a amortização do material duradouro adquirido (novo ou usado) desde que os custos relativos à respectiva aquisição correspondam aos preços de mercado e que o valor do material em questão seja amortizado em conformidade com as disposições fiscais e contabilísticas aplicáveis ao beneficiário. Apenas pode ser tida em conta pela Comissão a parte da amortização do material correspondente à duração da acção, excepto nos casos em que a natureza e/ou a utilização do material justifiquem um tratamento diferente por parte da Comissão; - os custos de materiais consumíveis; - os custos de subcontratação, na condição de a Comissão ter previamente dado o seu acordo por escrito quanto à subcontratação. Neste caso, o beneficiário 10
assegurará que as condições que lhe são aplicáveis nos termos da convenção sejam igualmente aplicáveis aos subcontratantes; - os custos directamente decorrentes do disposto na convenção (difusão da informação, avaliação específica da acção, tradução, reprodução, etc.), incluindo, se for caso disso, as despesas de serviços financeiros (nomeadamente, o custo das cauções financeiras), mas excluindo as perdas cambiais, excepto quando expressamente previsto na convenção; 11.3 Regra geral, as despesas gerais são elegíveis enquanto custos indirectos com base numa percentagem fixa máxima de 7% do montante total dos custos directos elegíveis. Os custos indirectos são elegíveis desde que não incluam custos inscritos noutra rubrica do orçamento da convenção, não possam ser objecto de imputação directa e não sejam financiados por outras fontes. O total dos montantes parciais imputados pelo beneficiário a título de despesas gerais elegíveis não pode ultrapassar, quando este é parte em diferentes convenções de subvenção, o total das despesas gerais incorridas no exercício financeiro em causa e ao longo da duração da acção. Os custos indirectos não são elegíveis quando a convenção de subvenção seja respeitante ao financiamento de uma acção realizada por um organismo que já beneficie de uma subvenção de funcionamento por parte da Comissão. 11.4 Não são elegíveis os seguintes custos: - os custos relativos ao rendimento do capital utilizado; - as provisões para perdas ou eventuais encargos futuros; - os juros devedores; - as provisões para créditos duvidosos; - as perdas cambiais, excepto quando expressamente previstas na convenção; - as contribuições em espécie. No entanto, as contribuições em espécie podem ser tidas em conta na determinação do montante máximo da subvenção; - as despesas desnecessárias ou injustificadas; - as taxas e impostos indirectos, incluindo o IVA. Artigo 12º - Justificação dos custos e condições de reembolso 12.1 O beneficiário deve, no prazo de dois meses após a conclusão da acção, apresentar um mapa final de todos os custos elegíveis da acção, acompanhada de um mapa sintético completo das receitas e despesas da acção. O beneficiário apenas deve apresentar mapas intercalares dos custos elegíveis caso expressamente previsto na convenção. 12.2 Com base na verificação do mapa final e sem prejuízo do disposto no artigo 14º do presente anexo, a Comissão efectuará o pagamento do saldo da subvenção, conforme previsto na convenção. O montante total pago pela Comissão ao 11
beneficiário não pode, em caso algum, exceder o montante máximo da subvenção previsto na convenção, mesmo que o total dos custos elegíveis exceda o orçamento total estimado, conforme definido no Anexo III da presente convenção. 12.3 O beneficiário aceita que a subvenção seja limitada ao montante necessário para equilibrar as receitas e as despesas da acção. Caso os custos elegíveis na data da conclusão da acção sejam inferiores ao custo total estimado mencionado no nº 1 do artigo 3º da convenção, a participação da Comissão será limitada ao montante resultante da aplicação da percentagem supramencionada aos custos reais. O beneficiário compromete-se a reembolsar a Comissão das somas já pagas que ultrapassarem esse montante. 12.4 A redução do montante da subvenção a pagar pela Comissão será efectuada através de: - uma redução do saldo da subvenção a pagar no termo da acção; - um pedido de reembolso dos montantes pagos em excesso ao beneficiário, caso o montante total já pago pela Comissão exceda o montante final efectivamente devido. Artigo 13º - Juros de mora 13.1. A Comissão compromete-se a pagar os montantes devidos, nos termos da presente convenção, no prazo máximo de sessenta dias de calendário a contar da data de realização do facto gerador do pagamento até à data do débito na conta da Comissão. 13.2. Este prazo de pagamento pode ser suspenso pela Comissão, a qualquer momento do período de sessenta dias a contar da data do facto gerador do pagamento, mediante notificação ao beneficiário de que o pedido de pagamento não é admissível, por o crédito não ser exigível, por a documentação justificativa necessária não ter sido apresentada ou por a Comissão considerar necessário efectuar verificações suplementares. O prazo recomeçará a correr a partir da data de registo de um pedido de pagamento correctamente apresentado. 13.3. No termo do prazo previsto no nº 1 e sem prejuízo do disposto no nº 2, o beneficiário, excepto no caso de se tratar de uma administração pública, pode solicitar, no prazo de dois meses após a data de recepção do pagamento atrasado, juros de mora à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas operações em euros majorada de um ponto e meio. 12
Artigo 14º - Controlo técnico e financeiro 14.1 A Comissão ou qualquer seu representante autorizado pode aceder, em qualquer momento, às instalações ou aos locais em que a acção é realizada, bem como a todos os documentos relativos à gestão técnica e financeira da acção. O acesso das pessoas autorizadas pela Comissão pode realizar-se em condições de confidencialidade a acordar entre a Comissão e o beneficiário. 14.2. O beneficiário aceita que a Comissão e o Tribunal de Contas das Comunidades Europeias possam proceder ao controlo da utilização dada à subvenção, em conformidade com o Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, com as alterações que lhe foram introduzidas, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, durante todo o período de vigência da convenção, bem como durante um período de cinco anos a contar da data do fim da vigência da mesma. O Tribunal de Contas das Comunidades Europeias pode proceder à verificação da utilização da contribuição comunitária no quadro da presente convenção com base nas regras que lhe são próprias. 14.3 O beneficiário compromete-se a assegurar que os seus eventuais subcontratantes aceitem a mesma obrigação. 14.4 Os controlos da Comissão ou do Tribunal de Contas das Comunidades Europeias podem ser executados com base em documentação ou in loco. Artigo 15º - Reembolso da subvenção 15.1 Nos casos referidos nos n os 1 do artigo 4º e no artigo 12º do presente anexo, o beneficiário compromete-se a reembolsar à Comissão, nas condições e nos prazos por esta definidos, quaisquer montantes superiores aos custos reais elegíveis da acção que tenham sido pagos. 15.2 Se houver resolução da convenção nos casos especificados no nº 3 do artigo 4º do presente anexo, a Comissão pode requerer o reembolso total ou parcial dos montantes pagos ao beneficiário. A Comissão definirá as condições e os prazos em que deve ser efectuado o reembolso total ou parcial. 15.3 Na ausência de reembolso pelo beneficiário no prazo estabelecido pela Comissão, esta pode acrescer aos montantes a reembolsar juros de mora à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas operações em euros, majorada de um ponto e meio. 15.4 Os encargos bancários originados pelo reembolso dos montantes devidos à Comissão ficarão inteiramente a cargo do beneficiário. 15.5 A ordem de cobrança relativa a pagamentos efectuados pela Comissão, emitida por esta e enviada ao beneficiário devedor de um montante a reembolsar, constitui um título executivo na acepção do artigo 256º do Tratado CE, do artigo 92º do Tratado CECA e do artigo 164º do Tratado Euratom. 13
15.6. O reembolso dos montantes devidos à Comissão pode ser efectuado por compensação com quaisquer montantes devidos ao beneficiário. 14