Data do versão atual 01/04/15 1 de 6 Esta política estabelece as normas que regem o uso e o acesso aos recursos de informação e tecnologia de comunicação da empresa e os registros relacionados, incluindo: (a) (b) (c) todos os computadores de mesa (desktop), notebooks, tablets, redes de computadores, dispositivos portáteis e outros hardware (incluindo discos rígidos de computadores que podem ou não ser ligados em rede ou conectados a um sistema de e-mail) adquiridos ou licenciados para a empresa ou que de outra forma pertençam ou estejam sob o controle da empresa ( Equipamento da empresa ); todos os sistemas de comunicação da empresa, incluindo correio eletrônico e correio de voz, acesso à intranet disponibilizado pela empresa ou acessado por meio Equipamentos da empresa, sites, blogs e recursos de mídia social da empresa, além de todos os recursos de software e similares adquiridos ou licenciados para a empresa ou que, caso contrário, pertençam ou estejam sob o controle da empresa (em conjunto com Equipamentos da empresa, Sistemas da empresa ); todos os documentos, registros, imagens, mensagens, conversas telefônicas e correspondência, além dos demais dados e arquivos gerados em, baixados para, armazenados, enviados ou recebidos por, ou acessíveis através dos Sistemas da empresa (todos esses dados, os Arquivos ). Para que não restem dúvidas, os Arquivos incluem todas as comunicações eletrônicas, quais sejam: 1) acessadas ou que usem os Sistemas da empresa; ou 2) relacionadas com o emprego de um funcionário da Sherwin-Williams. Esta política foi preparada para garantir que a empresa e os usuários dos Sistemas da empresa cumpram todas as leis e as políticas da empresa, bem como para informar os usuários sobre as suas obrigações no que diz respeito às questões de segurança da informação. Além disso, esta política tem como objetivo informar os usuários de que a empresa pode monitorar os Arquivos e o uso dos Sistemas da empresa, na medida permitida pela lei em vigor e que, portanto, os usuários não devem ter expectativa de privacidade quando usam os Sistemas da empresa, a menos e até o ponto expressamente protegido pela lei local. Devido a variações na lei em vigor, adendos locais adicionais a esta política poderão ser usados com usuários de Sistemas da empresa localizados em determinados países. A partir de 1º de abril de 2015, esta política substitui qualquer política prévia ou comunicação relativa ao assunto nela descrito.
2 de 6 O uso dos Sistemas da empresa está sujeito à esta política, bem como à todas as demais políticas, diretrizes e normas de conduta da empresa e às leis em vigor. Para os funcionários, o cumprimento desta política é uma condição de emprego. Qualquer abuso dos Sistemas da empresa ou violação desta política resultará em medidas disciplinares, inclusive demissão, cancelamento de serviços ou outros contratos e, quando apropriado em um processo criminal. 1. Todos os Sistemas da empresa são destinados apenas aos fins profissionais adequados da empresa. No entanto, os funcionários podem fazer uso pessoal limitado dos Sistemas da empresa apenas na medida em que (1) tal uso seja limitado e eventual quando considerado o uso de tal Sistema da empresa para fins comerciais autorizados; (2) tal uso não interfira nos deveres e responsabilidades perante a empresa; e (3) essa utilização esteja em conformidade com todas as políticas da empresa em vigor, as diretrizes e regras de conduta e a legislação em vigor. É proibido qualquer outro uso pessoal dos Sistemas da empresa. Para obter informações sobre locais onde é proibido o uso pessoal eventual dos Sistemas da empresa, os funcionários devem consultar o adendo específico dos países, disponível abaixo, ou entrar em contato com o Vice-presidente corporativo responsável pela relação com os funcionários. 2. Sujeito a restrições legais locais relevantes e adendos específicos de cada país, os usuários dos Sistemas da empresa não devem ter nenhuma expectativa de privacidade no uso dos Sistemas da empresa ou em relação a quaisquer Arquivos (contenham esses arquivos informações pessoais ou não). Na medida do permitido por lei, a empresa se reserva o direito de monitorar, acessar, analisar e divulgar informações sobre o uso dos Sistemas da empresa e todos os arquivos, a critério da empresa, e em qualquer momento, sem aviso prévio. Ao usar os Sistemas da empresa, todos os usuários reconhecem o direito da mesma a tal acesso e consciente e voluntariamente concordam com tal acesso. Por exemplo, a menos que proibido por lei, a empresa poderá acessar os Sistemas da empresa usados por um funcionário onde uma razão comercial legítima existir se: (1) o funcionário estiver ausente por algum motivo, por mais de cinco dias úteis consecutivos; (2) após a rescisão do funcionário; ou (3) a aprovação do Vice-presidente corporativo sênior de recursos humanos ou o Vice-presidente corporativo responsável pela relação com os funcionários tiver sido concedida. 3. Os usuários não podem instalar nenhum software não autorizado, outros arquivos ou sequências de caracteres nos Sistemas da Empresa que possam interferir em seu funcionamento pretendido. A Empresa se reserva o direito de excluir ou remover qualquer software, hardware ou arquivos, incluindo informações pessoais enviadas por meio dos Sistemas da Empresa, contidas neles, ou recebidas por funcionários da Sherwin-
3 de 6 Williams ou outras pessoas com equipamentos fornecidos pela Empresa, a critério da Empresa, e a qualquer momento, sem aviso prévio. A Empresa não se responsabiliza por qualquer perda ou dano a um funcionário causado pela eliminação ou remoção de alguma das situações acima, incluindo a perda resultante da eliminação ou remoção de qualquer informação pessoal dos Sistemas da Empresa. A Empresa reserva-se, igualmente, o direito de exigir que os itens pessoais armazenados no dispositivo sejam removidos para garantir o armazenamento adequado para atividades comerciais. No caso de um dispositivo ser perdido, roubado ou, de outra forma, precisar ser limpo por motivos de segurança, todos os dados e informações, tanto da empresa e pessoais, podem ser permanentemente removidos ou eliminados. 4. O acesso não autorizado ou as tentativas de acessar os Sistemas da empresa ou os arquivos, mensagens de e-mail ou de correio de voz de outro funcionário violam a presente política. Os usuários não podem manipular arquivos de log ou interferir em qualquer outra função de auditoria que registre as atividades do usuário, ou destrua, altere, inutilize ou danifique quaisquer Sistemas da empresa. 5. O Uso dos Sistemas da Empresa deverá aderir a todas as informações de segurança e políticas, normas, diretrizes e regras de conduta afins e a legislação aplicável. Sem limitar o precedente, os usuários não poderão divulgar ou compartilhar nomes de usuário ou senhas, seja dentro ou fora da Empresa, exceto quando autorizado pelo Vice-presidente de Relações com Funcionários ou Vice-presidente sênior de Recursos Humanos. A Empresa responsabilizará os usuários por toda atividade nos Sistemas da Empresa vinculada aos seus nomes de usuário e senhas e pode tomar medidas disciplinares contra os usuários com base nos usos de suas contas que violem a política da Empresa ou a lei aplicável. Se um usuário suspeitar que alguém acessou o seu nome de usuário e senha, ou contas associadas, o usuário deve notificar imediatamente o pessoal autorizado. Os usuários devem notificar o Diretor Global de Proteção de Dados através do Portal de Privacidade Global (Global Privacy Portal) na intranet da empresa imediatamente, caso tome conhecimento de qualquer incidente de segurança, de acordo com todas as políticas e procedimentos aplicáveis da empresa. 6. Os usuários dos Sistemas da empresa deverão manter a confidencialidade de todos os documentos e informações que forem de propriedade, restritas ou confidenciais da empresa, exceto quando autorizados para fins comerciais legítimos da mesma. (Por exemplo, o e-mail não deverá ser usado para enviar, carregar, receber ou fazer download de qualquer informação que seja de propriedade ou confidencial da empresa a menos que autorizados por fins comerciais legítimos da mesma.) Os Sistemas da empresa não
4 de 6 deverão ser usados para reproduzir ou enviar cópias de documentos em violação às leis de direitos autorais. 7. Os usuários dos sistemas de e-mail e correio de voz da Sherwin-Williams deverão exercer a mesma moderação e cautela que uma pessoa razoável usaria ao enviar cartas formais e memorandos, devendo estar cientes de que tais mensagens são armazenadas no sistema do destinatário e poderão ser encaminhadas, ouvidas ou vistas por alguém que não o destinatário. Além disso, os usuários deverão estar cientes do fato de que a exclusão de uma mensagem ou arquivo pode não eliminar totalmente a mensagem do sistema. 8. Todos os arquivos deverão ser mantidos em conformidade com a política de retenção da empresa e a legislação em vigor. Entre em contato com o Diretor global de proteção de dados pelo Portal de Privacidade Global na intranet da empresa para obter informações sobre como eliminar ou remover arquivos que não precisam ser mantidos, em conformidade com a política de retenção da empresa ou a lei em vigor. Os sistemas de e- mail e correio de voz da Sherwin-Williams, com aprovação do gerente no nível de orçamento, poderão ser usados por clientes, fornecedores e outros terceiros, se cumprirem todas as políticas e diretrizes em vigor em relação ao uso desses sistemas. 9. O uso dos Sistemas da empresa deverá aderir à todas as políticas e procedimentos da empresa. Em caso de violação dessas políticas, a empresa poderá tomar medidas de correção adequadas, até e inclusive a demissão. 10. A empresa se reserva o direito de modificar esta política a qualquer momento.
5 de 6 Adendo específico do país relativo à Política de uso da tecnologia Qualquer incoerência entre os seguintes adendos específicos de cada país e a precedente Política de uso de tecnologia serão resolvidos em favor dos adendos específicos de cada país, somente com relação aos usuários de Sistemas de computadores localizados em um desses países. Os Estados-Membros da UE, a Islândia, o Liechtenstein, a Noruega, a Turquia e qualquer outro país europeu que tenha implementado legislações locais referentes à privacidade ou proteção de dados semelhante ao modelo da UE Se você for usuário dos Sistemas da empresa em uma unidade localizada em qualquer Estado-Membro da UE, na Islândia, no Liechtenstein, na Noruega, na Suécia, na Turquia ou em qualquer outro país europeu que tenha implementado legislações locais referentes à privacidade ou proteção de dados semelhante ao modelo da UE, as políticas adicionais a seguir deverão ser observadas: é política da empresa realizar monitoramento, acesso, quarentena, exclusão ou remoção apenas com a aprovação prévia do Vice-presidente sênior de recursos humanos ou do Vice-presidente corporativo responsável pela relação com os funcionários e de acordo com a legislação local em vigor, incluindo leis de proteção de dados e trabalhistas; na medida em que a empresa monitora, acessa, revisa e divulga o conteúdo dos Arquivos, é política da empresa por em prática medidas destinadas a limitar, considerando osfins razoáveis de negócio e a legislação local em vigor, a coleta de informações pessoais ou comunicações privadas. ; na medida exigida pela lei em vigor, a empresa deverá fornecer aos funcionários um aviso imediato de monitoramento, acesso, análise e divulgação de Arquivos que podem conter dados pessoais ou comunicações privadas.
6 de 6 Alemanha e Polônia As seguintes políticas adicionais regulam o uso dos Sistemas da empresa (além das políticas em vigor em geral para os usuários nos Estados-Membros da UE), para os usuários de Sistemas da empresa em uma instalação localizada na Alemanha ou Polônia: os sistemas de computação são destinados a fins comerciais da empresa. No entanto, é permitido o uso pessoal eventual e limitado dos sistemas de computação.
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