Nº : Versão : 24 Agosto 2012 INSTRUÇÃO RELATIVA À APRESENTAÇÃO DE DESPESAS DE COLABORADORES 1I ENQUADRAMENTO A presente instrução define as regras de tratamento de despesas, que nos termos dos Regulamentos em vigor, sejam apresentadas por colaboradores, independentemente do seu Grupo Funcional, de todas as empresas que integram o Grupo Sonae Capital. 2I REGRAS GERAIS Independentemente da sua natureza e do Grupo Funcional do colaborador, só serão aceites e processadas as despesas apresentadas que cumpram os critérios da presente instrução. Despesas apresentadas que não cumpram tais critérios não serão assumidas pelas empresas, pelo que os seus valores não serão reembolsados aos colaboradores. Regime transitório: Para as empresas do Grupo Sonae Capital em que ainda não esteja disponível a ferramenta Saphety, continua a aplicar-se o sistema de apresentação de despesas actualmente operacional, sendo no entanto de aplicação imediata o conteúdo das regras estipuladas na presente instrução. 2.1. Documento de suporte a) A apresentação de despesas, é realizada exclusivamente através do Workflow de Despesas Saphety, plataforma onde ocorre e fica registada também a sua aprovação em cumprimento da Delegação de Competências em vigor. Em conformidade, não serão aceites despesas de colaboradores pagas através dos caixas das empresas nem despesas da empresa apresentadas como despesas de colaborador; b) Qualquer que seja a sua tipologia, a documentação e/ou comentários registados devem permitir a clara identificação da natureza/motivo/evento que lhe está subjacente; c) Só serão aceites despesas suportadas por documento em que o sujeito passivo seja a empresa (com identificação da Denominação social e Número de Identificação Fiscal); REG CORP 1/2010 1 / 6
d) Despesas suportadas com documentos genéricos (sem identificação do sujeito passivo) mas que cumpram os requisitos de documento fiscal, como por exemplo recibos de portagem, recibos de refeição, recibos de parques de estacionamento, etc, poderão ser aceites desde que tenham enquadramento nos regulamentos internos e desde que o colaborador tenha manualmehte escrito o Nome e o nº de contribuinte da empresa do colaborador. e) Despesas suportadas com documentos em nome do colaborador ou outras entidades que não seja a empresa do colaborador, não serão aceites. f) O colaborador não pode apresentar despesas de outros colaboradores. 2.2. Prazo de apresentação Apenas serão aceites para processamento, despesas apresentadas até ao final do mês civil imediatamente seguinte à data sua ocorrência. Despesas com antiguidade superior não serão portanto aceites. Caso determinado colaborador mude de empresa, o prazo anteriormente referido reduz-se, para as despesas incorridas ainda em nome da anterior empresa, para uma semana. Despesas com antiguidade superior não serão portanto aceites. 2.3. Tipologias Só serão aceites despesas, independentemente do Grupo Funcional do colaborador que as apresente, relativas a tipologias de custos que tenham âmbito enquadrado em regulamento em vigor e/ou estejam comprovada e integralmente relacionadas com a actividade da empresa. 2.4. Valores Os valores máximos para cada tipo de despesas, são os constantes nos regulamentos relevantes. Valores que excedam os limites/plafonds estipulados em regulamento poderão ser casuisticamente aprovados, desde que devidamente fundamentados e aprovados por dois administradores da empresa relevante. Estas situações serão identificadas e reportadas no âmbito do relatório semestral a que se refere o número 6 da presente instrução. Sem prejuízo do estabelecido no parágrafo anterior, apenas serão aceites despesas cujas facturas/recibos de suporte sejam de valor igual ao da despesa apresentada, ou seja, os colaboradores não poderão apresentar despesas cujo valor seja uma parcela do valor total do documento de suporte (uma vez que tal impede o aproveitamento fiscal do custo). 2 / 6
2.5. Despesas efectuadas em Cartão de Crédito empresa a) Apenas poderão ser atribuídos cartões de crédito empresa a colaboradores com o cargo de Administrador; b) Às despesas efectuadas e pagas via Cartão de Crédito empresa aplicam-se as mesmas regras que às despesas pagas directamente pelo colaborador; c) O não cumprimento das regras gerais, incluindo mas não se limitando as regras estabelecidas na presente instrução, implicam que o colaborador suporte os custos sendo para tal emitido débito pela empresa. 3I VIATURAS DESPESAS RELACIONADAS 3.1. Combustível a) A cada viatura empresa, corresponde um cartão frota para abastecimento de combustível, identificado com a respectiva matrícula. b) O Cartão de combustível destina-se apenas ao pagamento de despesas de combustível, pelo que, se o colaborador o utilizar para outro fim (designadamente portagens e lavagens de viatura) será debitado por esses valores suportando integralmente o custo; c) Em cada utilização do cartão, o colaborador deve digitar o número de kms da viatura e deverá utilizar exclusivamente combustível normal sem aditivos. O incumprimento desta regra determina que o colaborador suporte integralmente a despesa associada; d) Apenas serão aceites despesas de combustível (i) devidamente enquadradas no plafond atribuído nos termos do Regulamento de Viaturas e (ii) devidamente suportadas pelo preenchimento do mapa Registo de Consumos de Combustíveis e justificação de deslocações em serviço (Anexo I) que deverá obrigatoriamente ser anexado ao documento de aprovação em Saphety. O não cumprimento do estabelecido em (i) e (ii) determina que a empresa não suportará o custo em questão, pelo que tais valores serão integralmente suportados pelo colaborador; e) Não são consideradas deslocações em serviço o trajecto Casa Local de trabalho e viceversa. f) A responsabilidade perante a empresa pelo cumprimento do estipulado nas alíneas precedentes é exclusiva da chefia, que nos termos da atribuição de poderes está responsável pela sua aprovação, devendo portanto solicitar a emissão de débito a colaborador sempre que tal seja necessário para cumprimento das regras estabelecidas. 3.2. Portagens a) A empresa não suporta custos de portagens de viaturas excepto se tais custos forem associados a deslocação de serviço devidamente reportadas no mapa a que se refere a alínea 3 / 6
d) anterior e mediante apresentação do documento de suporte (talão/recibo de pagamento de portagem) que cumpra os critérios estabelecidos no ponto 2. da presente instrução; b) A utilização de via-verde ou instrumentos idênticos com titularidade da empresa, apenas está permitida para viaturas de serviço e/ou membros dos órgãos sociais. Nos restantes casos poder-se-á utilizar tais instrumentos desde que estes estejam na titularidade do colaborador utilizador da viatura mas, nesta circunstância, a empresa não suportará os custos de utilização associados dada a impossibilidade do colaborador apresentar documentos de suporte que cumpram os requisitos estipulados no número 2 anterior; c) A responsabilidade perante a empresa pelo cumprimento do estipulado nas alíneas precedentes é exclusiva da chefia, que nos termos da atribuição de poderes está responsável pela sua aprovação, devendo portanto solicitar a emissão de débito a colaborador sempre que tal seja necessário para cumprimento das regras estabelecidas. 3.3. Estacionamento e Lavagens a) Nas deslocações em serviço onde o estacionamento seja difícil, os colaboradores poderão fazer uso de parques públicos ou privados existentes, devendo posteriormente enviar documentação comprovativa que cumpra as regras estabelecidas no número 2. anterior, para reembolso da despesa; b) A empresa suportará o custo de lavagem de viatura, reembolsando o colaborador mediante apresentação do documento de suporte que cumpra os critérios estabelecidos no ponto 2. da presente instrução, com o limite de uma lavagem por mês com o montante máximo de 25,00 (com IVA incluído); 3.4. Reparações Viaturas e Multas a) As multas, ainda que decorrentes de deslocações em serviço, são da responsabilidade exclusiva do colaborador, pelo que este suportará integralmente o seu custo; b) Reparações de Viaturas por danos/deficiências da responsabilidade do colaborador apenas serão suportadas pela empresa mediante aprovação casuística do Administrador Responsável sob recomendação do Departamento de Recursos Humanos, com base em orçamento disponibilizado para o efeito, c) Compete à chefia, sendo portanto responsabilidade sua, garantir que o valor efectivo de reparação não excede o orçamento que nos termos da alínea anterior foi disponibilizado. 4I COMUNICAÇÕES MÓVEIS DESPESAS 4.1. Plafonds a) Serão disponibilizados equipamentos (de voz e internet) para comunicação móvel sempre que a função desempenhada pelo colaborador o justifique; 4 / 6
b) O tarifário e equipamento a aplicar terá de ser aprovado pela chefia directa sob recomendação e validação do Departamento de Recursos Humanos e deve estar adequado ao conteúdo da função do colaborador; c) Custos decorrentes da utilização em montante superior ao plano atribuído serão suportados pelo colaborador, sendo que em nenhuma circunstância poderá ser apresentada a despesa para efeitos de transferência desse custo para a esfera da empresa; d) Caso o colaborador necessite deslocar-se ao exterior, e consequentemente activar os serviços de roaming, deverá previamente solicitar ao Departamento de Recursos Humanos tarifário especial adequado às necessidades da função. O não cumprimento deste procedimento conduz a que o colaborador suporte integralmente os custos de roaming. 5I DESPESAS DE DESLOCAÇÃO Consideram-se Deslocações em Serviço, todas as ausências do local habitual de trabalho, por motivos profissionais e de curta duração (inferior a 4 semanas consecutivas) enquadradas no Regulamento de Deslocações e Despesas de Viagem; 5.1. Despesas de Deslocações Serviços a) As Deslocações em Serviço em viatura própria, e consequentemente a possibilidade de apresentar despesas conexas, carecem de autorização prévia escrita da chefia directa, que deve estar anexada à apresentação da despesa em Saphety e apenas devem ser autorizadas a título de excepção/força maior; b) Nas deslocações em serviço que não impliquem alojamento a empresa apenas suportará, mediante apresentação da despesa nos termos da presente instrução, os custos de refeição relativos ao jantar se tal for aplicável, excluindo-se o almoço; 6I CONTROLE E REPORTE a) As regras estipuladas na presente instrução e Regulamentos conexos, bem como o fluxo de aprovação, estão parametrizadas no Workflow de Despesas - Saphety; b) O Departamento de Serviços Financeiros Registo e Controle de Despesas, é o responsável pela verificação da presente instrução, estando obrigado no exercício das suas funções, a rejeitar qualquer despesa que não cumpra as regras estabelecidas; c) O Departamento de Serviços Financeiros Registo e Controle de Despesas produzirá relatório semestral de Despesas a ser disponibilizado a cada responsável de Centro de Custos, ao Planeamento e Controle de Gestão e a Recursos Humanos Corporativo. 5 / 6
7I DISTRIBUIÇÃO O presente regulamento deverá ser divulgado a todos os colaboradores. 8I ENTRADA EM VIGOR O presente regulamento entra em vigor na presente data, para todas as empresas que, directa ou indirectamente, sejam dominadas pela Sonae Capital SGPS, S.A.. 6 / 6