manual do cliente PARA FUNCIONAMENTO DA EMPRESA
ORGANIZAÇÃO Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões. PROCEDIMENTOS NA ÁREA ADMINISTRATIVA DOCUMENTOS LEGAIS Após a constituição da empresa, os documentos legais deverão ser guardados em pastas próprias, à disposição da fiscalização ou para utilização no cumprimento de obrigações acessórias: Contrato Social; Alterações Contratuais; C.N.P.J Inscrição no Ministério da Fazenda; CF/DF Inscrição no Governo do Distrito Federal; Alvará de Funcionamento; Licença de Funcionamento em casos especiais: (Farmácias, Clínicas Medicas; Odontológicas, Veterinárias); Caderneta de Saúde ou Carteira de Saúde com manutenção do ASO Atestado de Saúde Ocupacional em casos especiais; (Restaurantes, Clínicas, Salão de Beleza); Carteira de Saúde dos empregados em casos especiais; Último recolhimento da Guia do INSS (GPS); Quadro de Horário. Placa indicativa do SIMPLES NACIONAL; Placa indicativa com telefone do PROCON (1512); Placa de obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal. Certidões Negativas (quando houver); Termo de opção do Simples; Termo de opção de Microempresa; Livro de Registro de Inspeção do Trabalho/Min.do Trabalho; Livro de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências/GDF. 2
Observações: 1- Em caso de ocorrer alteração em qualquer dado da empresa, seja de sócio, de endereço, de capital, etc. o escritório de contabilidade deverá ser imediatamente informado, a fim de que possa proceder ao devido registro; 2- Caso a alteração seja na mudança de endereço, a notificação é imediata e a alteração deverá ser realizada no prazo máximo de 30(trinta) dias; 3- Para a declaração do IRPF, estaremos prontos a fazer a declaração mediante confirmação prévia; 4- Caso haja aquisição de bens móveis ou investimentos feitos pela pessoa física sócia da empresa, ou jurídica, o profissional contábil deverá ser consultado previamente. DEPARTAMENTO PESSOAL A admissão de empregados deverá ser realizada no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após o início da apresentação dos serviços. Documentos necessário para o registro: Carteira de Trabalho (CTPS); 01 (uma) foto 3x4; Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); Cópia da Carteira de identidade; Cópia do CPF; Cópia da Carteira de Reservista; Cópia do Título de Eleitor; Cópia do Cartão do PIS exceto se dor o primeira emprego; Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos; Cartão de Vacinação dos filhos menores de 14 anos; Carteira de Saúde bares, restaurantes, salão de beleza e afins; Comprovante de endereço com CEP para fins de cadastro junto CEF/GFTS. Observações: Todos os documentos acima deverão ser encaminhados em fotocópias legíveis, somente a CTPS que deverá ser a original. 3
Vale-Transporte; É proibido por lei o pagamento em dinheiro; - contudo alguns sindicatos através do dissídio coletivo permitem ser fornecidos os vales em dinheiro. Somente entregar ao empregado mediante recibo; No caso de não-utilização do vale-transporte solicitar ao empregado a declaração de dispensa; O Vale-transporte deverá ser adquirido por meio de cadastro nas agências de transporte associada ao GDF. Vale-Refeição; Fornecer somente mediante convênio com o Ministério do Trabalho (PAT); Entregar ao funcionário por meio de recibo. Controle de Ponto; A presença dos funcionários deverá ser controlada por meio de livro de ponto, fichas individuais de presença ou relógio de ponto; O controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários, no entanto, é recomendado a todas as empresas. ASO Atestado de Saúde Ocupacional Atestados Médicos; Caso haja um funcionário com atestado médico, comunicar o fato imediatamente ao profissional contábil; Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao INSS no prazo de 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido; Caso o funcionário apresente atestado de salário-maternidade, enviar imediatamente para a contabilidade providenciar os controles e emissão dos respectivos recibos de pagamentos; Solicitar atestado médico no momento da admissão, e na demissão e periodicamente; Para funcionários com idade menos de 18 e mais de 45 anos a cada 12 meses; Para funcionários com idade entre 18 e 45 anos a cada 24 meses; Fica a critério do empregador aceitar o atestado de comparecimento. Férias; Controlar a escala de férias dos funcionários e solicitar ao profissional contábil a documentação relativa às férias dos empregados com mais de um ano de registro; Enviar o livro de registro de empregados juntamente com a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotações. 4
Recibo de Profissional Autônomo; Os recibos de pagamento a Autônomos (RPAS) deverão ser solicitados ao contador se o empresário preferir fazê-los deverá comunicar no ato do pagamento para que sejam feitas as guias de impostos. Demissão de Empregados; As demissões de empregados deverão ser avisadas ao profissional contábil no ato do aviso prévio, afim de que a documentação seja preparada em tempo hábil para o pagamento dos direitos trabalhistas; As rescisões de contrato com mais de 01 (um) ano de registro deverão ser homologadas no Sindicato Laboral, obedecendo aos prazos legais; - Aviso indenizado 10 dias; - Aviso trabalhado (cumprido) 30 dias, ao final; - Contrato de Experiência 30 dias, ao final. - Art. 9 - Todo funcionário demitido nos 30 dias que antecede a data base é obrigatório o pagamento. - Art. 9 - inclusive a demissão for executada do sexagésimo ao trigésimo dia antes da data base com indenização do aviso prévio o qual por projeção se daria nos 30 dias antes da data base tem de pagar o Art.9. - Art. 9 - Se a admissão for executada nos 30 dias antes da data base com indenização do aviso prévio o qual por projeção se daria a data base neste caso não se paga Art.9. Salários; O pagamento dos empregados mensalistas deverá ser efetuado até o 5 dia útil do mês subseqüente à prestação do serviço. Nesses casos, o sábado também é considerado dia útil para a contagem do prazo; No pagamento do 13 salário, levar-se-à em conta o seguinte prazo: - 1 parcela até 30 de novembro - 2 parcela até 20 de dezembro Alteração no Contrato de Trabalho Qualquer alteração no contrato de trabalho (mudança de função. Alteração de salário, férias, etc.) deverá ser comunicada ao profissional contábil, juntamente com o livro de registro de empregados e a carteira de trabalho; Nas datas-base, obrigatoriamente, deverão ser encaminhados o livro de registro dos empregados e as carteiras de trabalho para serem registradas as anotações devidas. Variáveis na Folha de Pagamento; A data-limite para remessa dos dados, caso haja, na folha de pagamento, anotações como horas extras, faltas, comissões e até o dia 25 de cada mês, caso não seja dia útil, prorroga-se a remessa dessas informações para o dia seguinte. Observação: Abra pastas para: funcionário, guias de FGTS, GPS e folha de pagamento. Essa separação facilita, caso ocorra, em uma fiscalização trabalhista. 5
PROCEDIMENTOS NA ÁREA FISCAL NOTAS FISCAIS É obrigatória e emissão da nota fiscal. As seguintes notas fiscais e documentos deverão ser enviados ao escritório contábil até o dia 05(cinco) do mês subseqüente daquele em que foram emitidos para o necessário registro e apuração dos impostos. - Compra de mercadorias; - Venda de mercadorias ou cupons fiscais; - Prestação de Serviços; - Recibo de aquisição de vale-transporte e de vale-refeição; - Relação de estoque de mercadorias, existentes no último dia do mês. Observações: 1. Observar o prazo de validade das notas fiscais emitidas e recebidas; 2. Seguir rigorosamente a ordem numérica e cronológica das notas fiscais de venda ou de serviços; 3. Guardar por anos todos os talonários usados (última via do talão); 4. Todas as vias das notas fiscais canceladas deverão permanecer no talão; 5. As empresas de factoring deverão encaminhar 01 (uma) cópia do termo aditivo; 6. Informar, por escrito, quando houver retenção de tributos realizada nas notas fiscais por órgãos federais, fundações e autarquias, para evitar o pagamento em duplicidade; 7. Os descontos concedidos no ato da venda deverão constar da própria nota fiscal de saída; no caso de prestação de serviço, os descontos são geralmente acertados no ato da proposta ou no contrato, devendo, por isso, as notas fiscais serem emitidas pelo valor líquido; 8. Encaminhar ao escritório contábil, anualmente, informes de rendimentos e retenção de IR na fonte sobre serviços prestados a outras pessoas jurídicas. 9. As empresas com atividades de construção civil, deverão encaminhar ao escritório todos os contratos assinados no mês anterior. 10. As empresas na área de saúde, deverão ter o controle das notas fiscais emitidas para pessoa física, para a entrega do DMED. 11. Quando do pagamento de prestação de serviços com retenção na Fonte que seja IRRF, ou PIS/COFINS/CSLL, a empresa tem de repassar de imediato o fax da Nota fiscal ou recibo de pagamento para que o profissional contábil providencie a emissão e controle do DARF IRRF ou DARF PIS/COFINS/CSLL, porque o vencimento se para IRRF no terneiro dia útil da semana seguinte e se para PIS/COFINS/CSLL no terceiro dia útil da quinzena seguinte. Estes documentos fornecidos pela fonte pagadora, são de suma importância para a emissão das declarações e para a compensação de impostos devidos, devendo ser enviados mensalmente junto com o movimento contábil e fiscal. 6
PROCEDIMENTOS NA ÁREA CONTÁBIL Documentação a ser remetida a contabilidade para escrituração Deverão ser enviados ao profissional contábil para a escrituração os documentos abaixo relacionados: 1. Extratos, avisos bancários, aplicações e qualquer outro documento referente à movimentação financeira da empresa; 2. Guia de todos os tributos e contribuições recolhidas; 3. Recibos de aluguel, luz, água e demais pagamentos de despesas realizadas no mês; 4. Duplicatas pagas e recebidas no mês; 5. Notas fiscais de aquisições de bens para o ativo permanente (veículos, máquinas, equipamentos, etc.); 6. Recibos de salários pró-labores, férias, etc.; 7. Relação mensal de duplicatas a receber e a pagar; 8. Documentos extra-caixa no mês em que forem efetivados. Cuidados Básicos na Realização de Despesas/Custos 1. A despesa realizada deve ser necessária à atividade da empresa ou estar relacionada com a receita; 2. A despesa deve ser comprovada por meio de documento hábil e idônea, tais como notas fiscais ou recibos; 3. Todos os documentos que comprovam os gastos deverão ser emitidos normalmente à empresa com data, valor total, descrição dos itens ou serviços, quitação etc.; 4. Não é aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa; 5. Se possível todas as despesas deverão ser pagas com cheque nominativo; 6. Os pagamentos efetuados via internet, deverão ser grampeados com a respectiva guia/ imposto referente a transação financeira 7. As transferências bancárias, deverão estar expressa a que fim se destina, caso seja pagamento de fornecedor indicar o n da duplicata e nota a que se refere com as respectivas datas; 8. Para os gastos com viagens de interesse da empresa que estejam sem comprovantes (passagens, táxis, gorjetas, etc.), torna-se necessário a elaboração de relatório mencionando as despesas e comprovantes, a fim de que possam ser relacionadas. Esperamos que estas informações sejam de utilidade para o bom desempenho das rotinas Administrativas e Financeira da empresa. Todo fluxo de documento quer seja do cliente para a contabilidade ou vice versa, tem de estar protocolada e neste sentido para a evitar problemas futuros. Agradecemos à preferência! 7
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