MANUAL DO CLIENTE DEPARTAMENTO DE PESSOAL

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1 MANUAL DO CLIENTE Observações: 1 - Em caso de ocorrer alteração em qualquer dado da empresa, seja de sócio, de endereço, de capital etc., o escritório de contabilidade deverá ser imediatamente informado, a fim de que possa proceder ao devido registro; 2 - Caso haja aquisição ou venda de bens móveis, imóveis, ou investimentos feitos pela pessoa física, sócia da empresa, ou jurídica, o profissional contábil deverá ser consultado previamente. DEPARTAMENTO DE PESSOAL A admissão de empregados deverá ser realizada no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após o início da prestação dos serviços. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA O REGISTRO: Carteira de Trabalho (CTPS); 01 (uma) foto 3x4; Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); Carteira de Identidade; CPF/CIC; Carteira de Reservista; Carteira de Habilitação (se possuir); Título de Eleitor; PIS/PASEP; Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos; Cartão de Vacinação dos filhos menores de 7 anos; Comprovante de freqüência a escola dos filhos maiores de 7 anos e menores de 14 anos; Endereço Completo: Rua, nº do imóvel, complemente, bairro, município, CEP; Numero de telefone (se possuir); (se possuir). VALE-TRANSPORTE É proibido por lei o pagamento em dinheiro; Somente entregar ao empregado mediante recibo; Página 1 de 12

2 No caso da não-utilização do vale-transporte, solicitar ao empregado a declaração de dispensa; O vale-transporte deverá ser adquirido por meio de cadastro nas agências credenciadas de venda. VALE-REFEIÇÃO Fornecer somente mediante convênio com o Ministério do Trabalho (PAT); Entregar ao funcionário por meio de recibo. CONTROLE DE PONTO A presença dos funcionários deverá ser controlada por meio de livro de ponto, fichas individuais de presença ou relógio de ponto; O controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários; no entanto, é recomendado a todas as empresas. ATESTADOS MÉDICOS Caso haja um funcionário com atestado médico superior a 15 dias, comunicar o fato imediatamente ao profissional contábil; Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao Escritório com urgência, pois é necessário informar o INSS no prazo de 24 (vinte e quatro) horas após o ocorrido; Caso uma funcionária apresente atestado de salário-maternidade, enviar imediatamente ao profissional contábil; Solicitar atestado médico no momento da admissão, da demissão e a cada 12 meses; Fica a critério do empregador aceitar o atestado médico de comparecimento; É obrigatório a empresa fazer o PCMSO junto a empresa credenciada em medicina do trabalho. FÉRIAS Controlar a escala de férias dos funcionários e solicitar ao contador a documentação relativa às férias dos empregados com mais de um ano de registro; Enviar o livro de registro de empregados, juntamente com a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotações. RECIBO DE PROFISSIONAL AUTÔNOMO Página 2 de 12

3 Os recibos de pagamento a Autônomos (RPAS) deverão ser solicitados ao contador; se o empresário preferir fazê-los, deverá comunicar no ato do pagamento para que sejam feitas as guias de impostos. DEMISSÃO DE EMPREGADOS As demissões de empregados deverão ser avisadas ao profissional contábil, no ato do aviso prévio, a fim de que a documentação seja preparada em tempo hábil para o pagamento dos direitos trabalhistas; As rescisões de contrato com mais de 01 (um) ano de registro deverão ser homologadas no Sindicato Laboral, obedecidos os prazos legais: SALÁRIOS o Aviso Indenizado, Dispensa do Cumprimento do Aviso (pedido de demissão) - 10 dias; o Aviso Trabalhado (cumprido) - 1 dia; o Contrato de Experiência 1 dia. O pagamento dos empregados mensalistas deverá ser efetuado até o 5º dia útil do mês subseqüente à prestação do serviço. Nesses casos, o sábado também é considerado dia útil para a contagem do prazo. No pagamento do 13º salário, levar-se-á em conta o seguinte prazo: 1ª parcela De Fevereiro até 30 de novembro; 2ª parcela - até 20 de dezembro. ALTERAÇÃO NO CONTRATO DE TRABALHO Qualquer alteração no contrato de trabalho (mudança de função, alteração de salário, férias, etc.) deverá ser comunicada ao profissional contábil, juntamente com o livro de registro de empregados e a carteira de trabalho; Nas datas-base, obrigatoriamente, deverão ser encaminhados o livro de registro dos empregados e as carteiras de trabalho, para serem registradas as anotações devidas. HORÁRIO DE TRABALHO A jornada normal de trabalho são de oito horas diárias, podendo ser prorrogada por mais duas horas; Poderá ser celebrado acordo de compensação de horas para eliminação do trabalho aos sábados. Ex.: o trabalhador poderá trabalhar 48 minutos além de Página 3 de 12

4 sua jornada normal de trabalho (8 horas) de segunda a sexta-feira para deixar de trabalhar aos sábados: Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 horas diárias, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 horas. Não excedendo de 6 horas o trabalho, será, entretanto, obrigatório um intervalo de 15 (quinze) minutos quando a duração ultrapassar 4 horas. O intervalo interjornada é aquele que ocorre entre uma jornada e outra de trabalho, ou seja, entre duas jornadas o descanso mínimo é de onze horas. LAUDOS TRABALHISTAS OBRIGATÓRIOS Os laudos trabalhistas são obrigatórios por lei e regulamentados pelas normativas do Ministério do Trabalho e Emprego (sujeitando a empresa a penalidades e multa, caso não possua essa documentação), e têm por objetivo preservar a integridade física do trabalhador com medidas de controle e prevenção de acidentes. Abaixo relacionamos os laudos exigidos e suas respectivas finalidades. LTCAT LAUDO TÉCNICO DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS DO TRABALHO O que é LTCAT? Trata-se de um levantamento efetuado na empresa para identificar riscos ambientais. Esse documento determina se há ou não insalubridade. Por que fazer o LTCAT? Não adianta a empresa assumir de forma não documental que suas atividades não possuem riscos que determinem aposentadoria especial e deixar de recolher as alíquotas complementares para esta aposentadoria. Há risco de constituir passivo trabalhista se a condição especial for caracterizada no futuro. É preciso que seja efetuada uma avaliação específica e conclusiva, com a metodologia e demais componentes previstos pela Previdência Social que seria a elaboração do laudo. O Laudo Técnico de Condições Ambientais, elaborado e assinado por um especialista, embasa a decisão da empresa de recolher ou não as alíquotas especiais. Qual é a periodicidade do LTCAT? Pode permanecer o mesmo enquanto não houver alterações nas instalações, nos meios de produção, nos insumos ou na estrutura organizacional. Quem elabora o LTCAT? De acordo com o 1º do art. 58 da Lei 8213/91, com a redação dada pela Lei 9732/98, o Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho é expedido por médico do trabalho ou engenheiro de segurança do trabalho nos termos da legislação trabalhista. PCMSO PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL (NR 7) O que é? Página 4 de 12

5 Todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores estão obrigados a elaborar e implantar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). O programa deve ter caráter de prevenção, rastreamento e diagnóstico precoce dos agravos à saúde relacionados ao trabalho, inclusive de natureza subclínica, além da constatação da existência de casos de doenças profissionais ou danos irreversíveis à saúde do trabalhador. Qual é a finalidade do Programa? Preservação da saúde dos empregados, em função dos riscos existentes no ambiente de trabalho e de doenças profissionais. Qual é a periodicidade do PCMSO? Anual ou deve ser alterado para ajustes (quando necessários). O histórico técnico e administrativo ao desenvolvimento do PCMSO devem ser mantidos por um período mínimo de 20 anos em arquivo na empresa. O registro de dados deve estar sempre disponível aos trabalhadores interessados e seus representantes, bem como às autoridades competentes. Quais as penalidades se as normas não forem cumpridas? O não cumprimento das normas relativas ao Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO) sujeitará a empresa à multa, que varia de R$ 402,23 a R$ conforme a gravidade da infração. Em caso de reincidência, embaraço ou resistência à fiscalização, emprego de artifício ou simulação com o objetivo de fraudar a lei, a multa será aplicada em seu valor máximo. PPRA PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS (NR 9) O que é? Programa de prevenção obrigatório a todos os empregadores (exceto empregador doméstico), que admitam trabalhadores como empregados. O PPRA constitui, entre outros, documento de identificação de riscos ambientais para fins de aposentadoria especial. O INSS já está exigindo das empresas o PPRA para a comprovação das condições e direitos dos trabalhadores. Qual é a finalidade do Programa? Preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho. Qual é a periodicidade do PPRA? Anual ou deve ser alterado para ajustes (quando necessários). O histórico técnico e administrativo ao desenvolvimento do PPRA devem ser mantidos por um período mínimo de 20 anos em arquivo na empresa. O registro de dados deve estar sempre disponível aos trabalhadores interessados e seus representantes, bem como às autoridades competentes. Quais as penalidades se as normas não forem cumpridas? O não cumprimento das regras relativas ao PPRA sujeitará a empresa à multa que varia de R$ 670,38 a R$ 5.244,95, sendo aplicadas conforme o quadro de gradação das multas e a classificação das infrações. Em caso de reincidência, embaraço ou resistência Página 5 de 12

6 à fiscalização, emprego de artifício ou simulação com o objetivo de fraudar a lei, a multa será aplicada em seu valor máximo que corresponde a R$ 6.708,09. PPP PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO O que é? O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) constitui-se em um documento históricolaboral do trabalhador reunindo, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que este exerceu suas atividades. O PPP é composto por vários campos que integram informações extraídas do Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT), do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) com informações administrativas. O PPP deverá ser assinado por representante legal da empresa, com poderes específicos outorgados por procuração, com indicação dos responsáveis técnicos legalmente habilitados, por período e registros ambientais e resultados de monitoração biológica. Em quais situações o PPP deve ser impresso? a) Por ocasião da rescisão do contrato de trabalho, em duas vias, fornecendo uma das vias ao trabalhador, mediante recibo; b) para fins de requerimento de reconhecimento de períodos laborados em condições especiais; c) para fins de análise de benefícios por incapacidade, a partir de 1/1/2004, quando solicitado pelo INSS; d) para simples conferência por parte do trabalhador, pelo menos uma vez ao ano, quando da avaliação global anual do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), até que seja implantado o PPP em meio magnético pela Previdência Social; e) quando solicitado pelas autoridades competentes. CIPA COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (NR 5) O que é? É uma comissão formada por um grupo de funcionários ou apenas um funcionário que terá atribuições que visam a prevenção de acidentes dentro da empresa. As empresas com menos de 20 funcionários não têm a necessidade de montar uma CIPA. Empresas com 20 funcionários ou mais podem necessitar de uma CIPA dependendo da sua atividade econômica principal e da quantidade de funcionários. Contudo, todas as empresas devem cumprir o objetivo da NR 5 e designar, ao menos, um funcionário para realizar o curso de CIPA. Qual é a finalidade da CIPA? Identificar situações que venham a trazer riscos para a segurança e saúde dos trabalhadores, propondo ações preventivas, através da análise dos ambientes de trabalho, visando sempre melhorar as condições de trabalho e a humanização do trabalho. Página 6 de 12

7 Quem faz parte da CIPA? A CIPA é composta por representantes indicados pelo empregador e/ou membros eleitos pelos trabalhadores, de forma paritária. Quando o estabelecimento não se enquadra na obrigatoriedade de constituição de CIPA, é exigida a designação de uma pessoa com o treinamento específico, para desempenhar as atribuições da Comissão DOCUMENTOS A SEREM ENVIADOS A CONTABILIDADE Rescisões contratuais, recibos de férias, comprovantes de folhas de pagamentos, planilhas de comissões, faltas, horas extras e variáveis de salários, recibo de pagamentos a autônomo RPA, documentos para registro de empregados, guias de recolhimentos de encargos sociais, GPS - INSS, GRF - FGTS, GRRF Recolhimento Rescisório, DIRF, RAIS, GRCSU Contribuição Sindical, DARF Imposto de Renda Retido, DARF PIS Folha de Pagamento, controle de faltas, férias, atestados médicos, etc.; Devem ser encaminhados sempre em tempo hábil para que se possa proceder ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos, normalmente folha de pagamento enviar as informações até o dia 2 do mês subsequente ao de referência; Tomar o devido cuidado para não realizar acordos e ou gratificações em paralelo a folha de pagamento e não informar a contabilidade, seguir sempre a convenção coletiva de sua categoria. PROCEDIMENTOS NA ÁREA FISCAL É obrigatória a emissão de nota fiscal. NOTAS FISCAIS As seguintes notas fiscais, arquivos*.xml, e documentos deverão ser enviados ao escritório contábil até o dia 05 do mês subseqüente daquele em que foram emitidos, para o necessário registro e a apuração dos impostos. Entradas (Compras de mercadorias para revenda, matéria-prima, insumos, para utilização na prestação de serviços, etc). Não constando na Nota Fiscal a forma de pagamento e vencimentos nos casos de venda a prazo, fazer anotação no verso, informando a forma de pagamento (Boleto, Cheque, Dinheiro, Cartão de Crédito, etc.), bem como prazo de vencimentos; Saídas (Venda de Mercadorias, Produtos de Fabricação Própria), emitir a Nota Fiscal o mais completa possível, informando a forma de pagamento (se à vista, e/ou a prazo, bem como se mediante boleto bancário, cheque à vista, cheque pré-datado, cartão de crédito, duplicata, carne, etc.), bem como suas datas de Página 7 de 12

8 vencimento em se tratando de venda a prazo. Não sendo possível informar estes dados na emissão da NF, fazer anotação no verso da NF; Prestação de serviços, Prestação de serviços de transporte, emitir a Nota Fiscal, e/ou Conhecimento de Transporte o mais completo possível, informando a forma de pagamento (se à vista, e/ou a prazo, bem como se mediante boleto bancário, cheque à vista, cheque pré-datado, cartão de crédito, duplicata, carne, etc.), bem como suas datas de vencimento em se tratando de venda a prazo. Não sendo possível informar estes dados na emissão da NF, fazer anotação no verso da NF. Informar por escrito, quando houver retenção de tributos realizadas nas notas fiscais por órgãos federais, municipais, fundações e autarquias, para evitar o pagamento em duplicidade. OBSERVAÇÕES: 1- Seguir rigorosamente a ordem numérica e cronológica das notas fiscais de vendas e de prestação de serviços; 2- Guardar por cinco anos todos os talonários usados (última via do talão), em se tratando de Nota Fiscal Eletrônica, arquivar por 5 anos o arquivo eletrônico (xml); 3- Todas as vias das notas fiscais canceladas deverão permanecer no talão; 4- O prazo para cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica é de 24 horas, após este prazo, somente poderá ser cancelada através de emissão de Nota Fiscal de Estorno. Procedimentos para cancelamento após o prazo de 24 horas no link: 5- Os descontos concedidos no ato da venda deverão constar da própria nota fiscal de saída; no caso de prestação de serviço, os descontos são geralmente acertados no ato da proposta ou no contrato, devendo, por isso, as notas fiscais serem emitidas pelo valor líquido; 6- Encaminhar ao escritório contábil, anualmente, informes de rendimentos e retenção de IR na fonte sobre serviços prestados a outras pessoas jurídicas. Estes documentos, fornecidos pela fonte pagadora, são de suma importância para a emissão da DIRPJ e para a compensação de impostos devidos. PROCEDIMENTOS NA ÁREA CONTÁBIL DOCUMENTAÇÃO A SER REMETIDA À CONTABILIDADE PARA ESCRITURAÇÃO Deverão ser enviados a contabilidade, para escrituração, os documentos abaixo: Página 8 de 12

9 Extratos, avisos bancários, extratos de aplicações financeiras, extratos de cartões de créditos, enviar extrato mensal com a movimentação do 1º ao último dia de cada mês; Depósitos bancários: anexar cópia do comprovante de origem; Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar avisos de todas as operações (desconto de duplicatas, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito); Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.; Relação de Cheques Emitidos, informando o que foi pago, valor, e, condição (se à vista, ou pré-datado). Em sendo pré-datado, informar vencimento; Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc: enviar uma cópia do contrato e pagamento das parcelas; Despesas com refeições, combustível e lubrificantes, material de limpeza, brindes, manutenção e conservação e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com nota fiscal de consumidor ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da empresa); Pagamento de Boletos/Títulos (fazer anotação no verso, fazendo referência a Nota Fiscal/Recibo, bem como forma de pagamento (se em dinheiro (caixa), cheque, transferência, depósito, etc.); Recebimentos de Clientes Encaminhar relação de recebimentos de clientes, (fazer referência a nota fiscal e forma de recebimento se em dinheiro, depósito/transferência conta corrente, boleto bancário, cheque, cheque prédatado, etc); Guias de todos os tributos, taxas e contribuições recolhidas; Recibos de aluguel, faturas de luz, água, telefone, demais pagamentos de despesas realizadas no mês (fazer anotação no verso relativa a forma de pagamento (se em dinheiro (caixa), cheque, transferência, depósito, etc.); Notas fiscais de aquisição de bens (veículos, móveis, utensílios, máquinas e equipamentos para o ativo permanente (fazer anotação no verso relativa a forma de pagamento (se em dinheiro (caixa), cheque, transferência, depósito, etc.); Documentos extra caixa, no mês em que forem efetivados; Recibos de Aquisição de vales-transportes e de vale-refeição. CUIDADOS BÁSICOS NA REALIZAÇÃO DE DESPESAS/CUSTOS A despesa realizada deve ser necessária à atividade da empresa ou estar relacionada com a receita; A despesa deve ser comprovada por meio de documentação hábil e idônea, tais como notas fiscais ou recibos; Página 9 de 12

10 Todos os documentos que comprovam os gastos deverão ser emitidos nominativamente à empresa, com data, valor total, discriminação dos itens ou serviços, quitação etc.; Não é aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa; Se possíveis todas as despesas deverão ser pagas com cheque nominativo; Para gastos com viagens de interesse da empresa que estejam sem comprovantes (passagens, táxis, gorjetas etc.), torna-se necessário elaboração de relatório mencionando as "Despesas sem Comprovantes", a fim de que possam ser relacionadas. Página 10 de 12

11 PRAZOS PARA ARQUIVO DE DOCUMENTOS NOTAS: (1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado. Página 11 de 12

12 (2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula vinculante nº 8: São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei 1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário. Todas as informações deste Manual têm como objetivo, uma orientação geral, de forma sintética para que os controles das obrigações fiscais, contábeis e legais, fique de forma regular de acordo com a legislação em vigor. É importante consultar sempre seu contador, pois ele é o profissional que se mantem sempre atualizado e conhece com profundidade as obrigações específicas do seu ramo de atividade, portanto consulte sempre seu contador. CONTATOS Fones Contato: (49) (49) Vivo Fixo 's: Atendimento: [email protected] Fiscal: [email protected] Depto. Pessoal: [email protected] Contabilidade: [email protected] Contador: [email protected] Visite nosso site: Página 12 de 12