COMO FORMAR UMA ASSOCIAÇÃO Representando um espaço fundamental de educação cívica e democrática dos jovens, de incentivo à sua participação em diversas áreas de intervenção, o papel do Associativismo Juvenil no Desenvolvimento Comunitário tem vindo a ser reconhecido de forma crescente. A introdução de maior flexibilização e facilitação no processo de constituição deste tipo de Associações procurou precisamente atender a esta necessidade. Para se formar uma Associação, tem que se ter em conta duas condições: a) as Associações devem constituir-se por um número ímpar de elementos (por forma a evitar eventuais situações de empate na deliberação dos vários assuntos); b) as mesmas devem constituir-se por um número mínimo de 07 elementos (dada a imposição legal da existência de um número ímpar de associados, estabeleceu-se que, para uma entidade colectiva, este é um número aceitável). Mesmo a exigência anterior que limitava a filiação em Associações apenas a cidadãos maiores, foi recentemente reformulada com uma atenção dada também aos menores, mesmo àqueles com idade inferior a 14 anos de idade. O acesso a este direito fica, no entanto, no caso daqueles com idade inferior a 14 anos, condicionado à autorização, por escrito, do(s) detentor(es) do poder paternal sendo, para os restantes, ampliado: os mesmos vêm-se agora livres para aderir a Associações já formalizadas, de constituir novas associações e/ou de ser titulares dos respectivos orgãos (sem necessidade de qualquer autorização). Reunidas estas condições, segue-se a passagem por várias etapas até à aquisição, pela Associação, de personalidade jurídica, objectivo último de qualquer grupo de jovens que se associam visando a prossecução de interesses comuns...
Etapas para a Constituição de uma Associação Juvenil Escolha da Designação Elaboração do plano estatutário e do regulamento interno (assuntos a deliberar em reunião de Assembleia Geral) Requisição do Certificado de Admissibilidade ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas (Ministério da Justiça). Contacto com o Instituto Português da Juventude Publicação do anúncio de constituição em Diário da República Publicação do anúncio de constituição em jornal regional Inscrição da Associação nos serviços de Finanças Inscrição da Associação na Segurança Social
A primeira destas etapas consiste na escolha da designação sobre a qual ficará conhecida a Associação e na elaboração dos projectos de estatutos e de regulamento interno - destaque, neste aspecto, para a importância do carácter geral dos estatutos: a sua reformulação implicaria o reinício do processo de constituição da Associação. Os aspectos concretos de funcionamento deverão ser, assim, contemplados no regulamento interno, bastante mais específico e facilmente alterável em reunião de Assembleia Geral. Estes assuntos deverão ser sempre tomados por via da realização de reuniões entre todos os associados, por forma a que resulte naquilo que se pretende: um Empreendimento Colectivo. Norteando a intervenção futura da organização, o(s) plano(s) de estatutos deverão, para efeitos de aprovação, ser postos à consideração em reunião da Assembleia Geral especialmente convocada para o efeito, a qual deverá também contemplar, na sua ordem de trabalhos, a eleição dos membros responsáveis pela Associação e nomeadamente aqueles com competência para proceder ao processo de constituição. A aprovação dos estatutos deverá ser objecto de uma acta a constar num documento próprio (livro de actas), disponível em qualquer papelaria. O mesmo servirá também para registar todas as outras reuniões da Associação e designadamente os seguintes dados: - Data, hora e local da reunião; - Ordem de trabalhos; - Número de presenças; - Menção do número de projectos apresentados, bem como do teor da discussão dos mesmos e resultado da votação; - Assinatura de, pelo menos, um representante da Mesa da Assembleia Geral. Na primeira página deste livro, deverá haver lugar para o Termo de Abertura que, da competência do presidente da Assembleia Geral, poderá ser redigido da seguinte forma:
TERMO DE ABERTURA Serve este livro para nele serem lavradas as actas das reuniões e deliberações da Associação... (nome da Associação). O mesmo contém... (número) de folhas numeradas. Localidade e Data Assinatura de um membro da Associação, que rubricará todas as folhas do livro Na redacção das actas, convém também prestar atenção ao seguinte: - Não se pode escrever nas margens do livro; - A acta não pode ter rasuras; - Todas as linhas (ou partes de linhas) não preenchidas deverão ser trancadas; Uma vez decidida pela Associação, é necessário que a mesma designação seja também submetida à apreciação do Ministério da Justiça. O passo seguinte prende-se, de facto, com a inscrição da Associação no ficheiro do Registo Nacional de Pessoas Colectivas ou Centro de Formalidades das Empresas, que atestará (ou não) a admissibilidade da designação escolhida, após a consulta da sua base de dados. A este registo é normalmente cobrada uma taxa. No entanto, dado existir uma consciencialização da diminuta capacidade financeira das Associações Juvenis, estabeleceu-se a necessidade de as mesmas estarem isentas do respectivo pagamento (à excepção das Associações de Estudantes do Ensino Superior). Para beneficiar deste direito, os impressos fornecidos pelo R.N.P.C. deverão ser entregues, devidamente preenchidos, juntamente com uma declaração a obter junto dos orgãos directivos das Escolas (no caso das Associações de Estudantes), os quais deverão autorizar a inclusão da sua designação na da Associação ou junto dos serviços centrais do Instituto Português da Juventude (no caso das restantes Associações), o qual deverá certificar o carácter juvenil da Associação respectiva.
A aprovação da designação de qualquer Associação está sujeita à observância dos princípios da verdade e da novidade, conferindo o respectivo registo o direito ao seu uso exclusivo. Naturalmente que tais designações não podem ser ofensivas da moral pública, nem conter termos ou expressões incompatíveis com o respeito pela liberdade de opção política, religiosa ou ideológica, não podem igualmente desrespeitar símbolos nacionais, personalidades, épocas ou instituições cujo nome ou significado seja de salvaguardar por razões históricas, patrióticas, científicas, institucionais, culturais ou outras atendíveis. Na escolha do nome, destaque ainda para a necessidade de o mesmo não induzir em erro sobre a identificação, natureza e/ou actividades da Associação e de não ser constituído por expressões a que correspondam qualidades em detrimento de outrem ou por vocábulos comuns de uso genérico, ainda que em língua estrangeira ou por topónimos que representem apropriação indevida de nome de localidade, região ou país. A existência de um nome, devidamente autorizado pelo competente orgão da administração central, e de um plano estatutário, commumente decidido por todos os associados não significa que a Associação existe, no sentido lato da palavra. Esta existência não é de facto formal, pois só se concretiza após o aval do Ministério Público, organismo que aprecia e certifica (ou não) a legalidade da constituição das Associações. Para que o mesmo se verifique há que proceder ao contacto com o Ministério da Educação (no caso das Associações de Estudantes,) ou com o Instituto Português da Juventude (no caso das restantes Associações), o que se fará pelo envio (por mão própria ou correio registado com aviso de recepção) dos originais dos estatutos e da acta da reunião onde os mesmos foram aprovados, bem como dos demais documentos fiscais e de admissibilidade. Analisada a documentação, serão gratuitamente publicados em Diário da República apenas aqueles anúncios de constituição e estatutos das Associações que responderem aos requisitos atrás enunciados. Para que a Associação se legalize efectivamente, basta apenas mais uma etapa: a publicação do mesmo extracto num jornal da região que acolherá a sede da Associação, situação que contribuirá para uma maior projecção das suas intenções na localidade e para uma maior adesão do público aos seus projectos.
A Associação já está, após estes passos, devidamente legalizada. É, no entanto, necessário o regresso ao Registo Nacional de Pessoas Colectivas, por forma a tomar posse do cartão de identificação de pessoa colectiva (o qual resulta da inscrição da Associação no ficheiro central, sendo a respectiva requisição isenta de qualquer pagamento) que, provisório na fase inicial de constituição da Associação, é uma condição indispensável para o acesso a muitos programas de apoio. No prazo máximo de um mês após a posse do cartão, é necessário solicitar a abertura de actividade à Repartição de Finanças do Bairro Fiscal da Associação. Embora não estejam sujeitas ao regime do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas (IRC), é imperioso que todas as Associações Juvenis procedam desta forma bem como à entrega da respectiva declaração de rendimentos nos prazos legais fixados. Os procedimentos descritos anteriormente definem todas as etapas por que passa uma Associação até à sua concretização efectiva. Dada a dinâmica social e as imposições de vária ordem que se colocam também às Associações é, no entanto, comum a ocorrência de reformulações aos objectivos iniciais da sua actuação. Qualquer deliberação, visando a alteração da designação da Associação, plano estatutário, localização da sede, dissolução, fusão, cisão, cessação, etc. está também sujeita ao processo anteriormente enunciado sendo, no caso de alterações estatutárias, exigível o voto favorável de ¾ do número de associados presentes na reunião de Assembleia Geral. Por forma a produzir os necessários efeitos em relação a terceiros, é imperioso que o mesmo documento seja novamente publicado em Diário da República. Não é, no entanto, necessário que se verifiquem alterações aos fins da Associação para que se inicie novo processo de legalização. No caso das Associações de Estudantes, a circunstância de se verificar a ausência de um corpo directivo legalmente empossado por período igual ou superior a 3 anos consecutivos, obriga a que se convoque nova reunião geral de alunos (RGA) para aprovação dos estatutos (independentemente de os mesmos terem sido já publicados em jornal oficial), seguindo-se os restantes procedimentos já descritos. Também nesta fase, devem os orgãos de gestão da escola proporcionar todo o apoio necessário, não devendo em caso algum intervir na constituição das listas e no processo eleitoral. Após concluído o processo de constituição, é de toda a conveniência proceder à inscrição da Associação no Registo Nacional das Associações Juvenis (RNAJ),
instrumento idealizado pelo Instituto Português da Juventude (IPJ) e que se assume como condição básica para o acesso a muitos programas de apoio, promovidos pelo mesmo organismo.