Página 1 de 10 PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO ORDEM DE SERVIÇO nº 01/2016-PROGRAD DATA: 4 de janeiro de 2016 SÚMULA: Determina a normatização do processo de matrícula on-line no ano letivo de 2016, para acadêmicos veteranos, seus procedimentos e cronograma. A Pró-Reitora de Graduação da Universidade Estadual do Oeste do Paraná - UNIOESTE, no uso das atribuições estatutárias e regimentais, Considerando a Resolução nº 028/2003-COU, alterada pela Resolução nº 069/2004-COU, que aprova o Regimento Geral da Universidade Estadual do Oeste do Paraná; Considerando Resolução nº 138/2014-CEPE que aprova as diretrizes para o ensino de Graduação na Unioeste; Considerando a Resolução nº 213/2015-CEPE que aprova o calendário acadêmico para o ano letivo de 2016; Considerando a necessidade de normatizar o processo de matrícula on-line no ano letivo de 2016, para acadêmicos veteranos, aqueles que ingressaram em cursos de graduação até o ano de 2015, seus procedimentos e cronograma; Considerando o interesse institucional em fornecer condições para o pleno desenvolvimento das atividades acadêmicas durante o período letivo. DETERMINA: Art. 1º A realização de matrícula on-line para os acadêmicos veteranos dos cursos de graduação da Unioeste no Sistema de Gestão Acadêmica - Academus. Parágrafo único: A matrícula on-line não se aplica a alunos de cursos oriundos de programas especiais como PARFOR, Pedagogia para Educadores do Campo e turmas do curso de Direito do Campus de Marechal Cândido Rondon que iniciam as atividades no segundo semestre do ano letivo, a qual será realizada em formulário próprio no modelo tradicional, nas datas previstas em Calendário próprio, diretamente na Secretaria Acadêmica. Art. 2º O processo de matrícula on-line envolve a Pró-Reitoria de Graduação, Núcleo de Tecnologia da Informação, es, Secretarias Acadêmicas, Acadêmicos veteranos dos cursos de Graduação, Direções de Centro e Docentes e compreende o detalhamento previsto no anexo desta Ordem de Serviço. Parágrafo único. Todos os envolvidos são responsáveis pelos procedimentos estabelecidos nos prazos previstos, conforme cronograma constante no Anexo desta Ordem de Serviço e respondem coletivamente pelo cumprimento de todo o processo. Art. 3º Compete a Pró-Reitoria de Graduação a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus:
Página 2 de 10 I. elaborar calendário acadêmico para a realização de matrícula para acadêmicos veteranos; II. registrar, no sistema: a) as alterações ou novas grades curriculares; b) as disciplinas optativas/eletivas/diferenciadas; c) a estrutura curricular em vigor; d) o calendário acadêmico geral; e) a forma de oferta das disciplinas; f) as equivalências de disciplinas. Art. 4º Compete a Secretaria Acadêmica a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus: I. encerrar, no sistema, as turmas das disciplinas do ano letivo 2015; II. registrar, no sistema, a ênfase de curso escolhida pelo acadêmico, quando for o caso; III. cadastrar, no sistema, as turmas das disciplinas; IV. efetuar, no sistema, a troca de grade curricular do acadêmico, quando for o caso; V. atualizar, no sistema, a situação do acadêmico, quando for o caso; VI. realizar, no sistema, juntamente com o coordenador de curso, ações referentes ao procedimento de Análise de Turmas, para verificar possíveis ajustes, quando for o caso: a) registrar novas turmas, cancelar turmas ou alterar vagas; b) realocar o acadêmico nas turmas; VII. executar, no sistema, matrículas no período de Ajuste de Matrículas, juntamente com o acadêmico, considerando disponibilidade de horário e: a) indeferimentos no procedimento de Requerimento de Matrícula; b) turmas de disciplinas abertas após o período de Requerimento de Matrícula. VIII. liberar, no sistema, as turmas para registro de informações pelos docentes. Art. 5º Compete a Núcleo de Tecnologia da Informação a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus: I. executar, no sistema, o procedimento que disponibiliza para o acadêmico, as disciplinas sem aprovação, para o Requerimento de Matrícula; II. executar, no sistema, o procedimento Processamento de Requerimento de Matrícula para deferi-los ou não; III. executar, no sistema, o procedimento Efetivação de Requerimento de Matrícula, que efetiva as matrículas e sua distribuição nas turmas, de acordo com os requerimentos de matrículas deferidos; Art. 6º Compete ao a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus: I. encaminhar à Secretaria Acadêmica o número de vagas e a quantidade de grupos por turma, quando houver divisão de grupos e quando for diferente do estabelecido no PPP;
Página 3 de 10 II. informar à Prograd e à Secretaria Acadêmica as disciplinas optativas/eletivas/diferenciadas e sua forma de oferta, quando houver previsão em PPP; III. informar à Prograd e à Secretaria Acadêmica a forma de oferta das disciplinas, quando for diferente do estabelecido no PPP; IV. cadastrar, no sistema, os horários das turmas e, quando o docente estiver definido, alocá-lo à turma; V. realizar, juntamente com a Secretaria Acadêmica, ações referentes ao procedimento de Análise de Turmas, para verificar possíveis ajustes, quando for o caso: a) solicitar à Secretaria Acadêmica o registro de novas turmas, cancelamento de turmas ou alteração de vagas; b) cadastrar, no sistema, os horários de novas turmas; c) solicitar à Secretaria Acadêmica a realocação do acadêmico nas turmas; VI. encaminhar à Prograd as ementas das disciplinas optativas/eletivas/diferenciadas, quando não houver previsão em PPP. Art. 7º Compete ao Acadêmico a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus: I. requerer opção de ênfase de curso em formulário próprio, disponibilizado pela Secretaria Acadêmica, quando for o caso; II. consultar, no módulo web acadêmico, os horários de turmas de disciplinas; III. requerer, no módulo web acadêmico, matrícula em turmas de disciplinas em 2 fases sendo: a) 1ª fase nos 2 primeiros dias, somente em turmas do seu curso origem; b) 2ª fase nos 2 últimos dias, além das possibilidades prevista na 1ª fase, acadêmicos de todos os cursos poderão requerer matrícula em turmas de outros cursos que tenham vagas e que sejam equivalentes. IV. verificar no módulo web acadêmico, o Resultado do Requerimento de Matrícula; V. comparecer na Secretaria Acadêmica do campus de seu curso no período de Ajuste de Matrícula, que ocorre em 2 fases, para readequar a matrícula nas disciplinas que iniciam no 1º semestre e/ou 2º semestre do ano letivo, considerando disponibilidade de horário e: a) indeferimento de solicitações realizadas no procedimento de Requerimento de Matrícula; b) turmas de disciplinas abertas após o período de Requerimento de Matrícula; c) reprovação de disciplina ofertada no 1º semestre que seja pré-requisito de disciplina requerida para o 2º semestre Art. 8º Compete à Direção de Centro a execução dos seguintes procedimentos referentes à matrícula on-line no Academus: I. analisar, juntamente com o coordenador de curso, a necessidade de desdobramento de turmas;
Página 4 de 10 II. alocar docente à turma, no sistema, a fim de completar os casos em que o coordenador de curso não pôde fazer a definição; III. acompanhar e colaborar para o cumprimento da presente Ordem de Serviço e tomar as medidas administrativas cabíveis para a plena realização da matrícula on-line. Art. 9º Compete ao Docente registrar, no sistema, plano de ensino, nota, frequência e conteúdo programático ministrado nas turmas, encerrar a turma no módulo web docente e entregar na Secretaria Acadêmica o relatório com os resultados. Art. 10. Os casos omissos são resolvidos pela Pró-Reitoria de Graduação e, em grau de recurso, pelo Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão. Art. 11. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação. Publique-se. Cumpra-se. LILIAM FARIA PORTO BORGES Pró-Reitora de Graduação
Página 5 de 10 Anexo da Ordem de Serviço nº 01/2016-PROGRAD, de 4 de janeiro de 2016 1 Proposta de novos PPP s e alterações 2 Informar à PROGRAD e SA: - a forma de oferta de disciplinas quando diferentes do previsto no PPP; - as disciplinas Optativas/eletivas que serão ofertadas e sua forma de oferta 3 Realizar a opção pela Ênfase SA e Acadêmico 6 19 10/12/2015 4 Cadastrar optativas PROGRAD 9 22/12/2015 5 Cadastrar calendário acadêmico geral 6 Cadastrar: - nova grade curricular e equivalências; - Grades Vigentes 7 Informar à SA a quantidade de grupos e vagas nas turmas 2016 PROGRAD 9 22/12/2015 18/12/2015 Nota para a SA: a PROGRAD só atualizará a forma de oferta ao término do ano letivo vigente, devido às turmas em andamento. Assim, a SA deverá observar as mudanças de forma de oferta no momento da criação das turmas 2016, pois a forma de oferta na Grade ainda não estará atualizada no sistema, ou seja, estará de acordo com 2015. Além disto, a PROGRAD também atualiza a forma de oferta conforme o PPP, pois as mudanças de oferta solicitadas pela coordenação são vigentes por um prazo. Resumo: SA registrará as turmas 2016 de acordo com o PPP e os memorandos da coordenação, desconsiderando a forma de oferta das Grades do sistema. 18/12/2015 - Este item aplica-se aos cursos que tem definição de ênfase no decorrer do curso; - SA enviará documento (GR- 142) para que o acadêmico faça a opção pela Ênfase, a fim de gerar dados para o Requerimento de matrícula. PROGRAD 9 20/11/2015 22/12/2015 CEPE ordinário 19/11/2015 CEPE extraordinário Previsão 10/12/2015 9 20/01/2016 - A SA cadastrará a quantidade de grupos prevista no PPP; - Se a quantidade de grupos for menor que o previsto no PPP, o coordenador deverá informar à SA;
Página 6 de 10 - Se a quantidade de grupos for maior que o previsto no PPP, o coordenador deverá encaminhar solicitação à Diretoria de Ensino da PROGRAD para análise; - Vagas sem divisão de grupos: nº vagas do curso; - Vagas com divisão em grupos: cálculo padrão: nº vagas do curso/nº de grupos previstos no PPP. Se for maior que o cálculo padrão, estes dados deverão ser informados à SA; - se a turma não admitir acadêmicos de outros cursos, o coordenador deverá informar à SA - Após o Processamento de Requerimentos pode-se modificar o nº de vagas e criar mais turmas (desdobramento). 8 Informar à PROGRAD ementas de optativas 9 20/01/2016 As ementas de optativas que não constam no PPP 9 Cadastrar as Turmas 2016 10 Fechar Digitação sem exame 11 Fechar Digitação com exame SA 13 21/01/2016 29/01/2016 - Vagas: ver item 7 - Cuidado com a forma de oferta - Padronização dos nomes das turmas - Grupos das práticas, conforme PPP ou documento enviado pela Coordenação do Curso (ver item 7) - Forma de oferta: ver item 2 - Turmas com disciplinas comuns nas Habilitações, criar apenas uma turma de oferta quando os acadêmicos cursarem no mesmo horário. Docente 02/03/2016 - O resultado da disciplina é utilizado na verificação de requisito no Requerimento de Docente 15/03/2016 Matrícula 12 Fechar Turma SA 18/03/2016 13 Cadastrar os horários nas turmas 14 01/02/2016 13/03/2016 - Os horários serão mostrados aos acadêmicos no Requerimento de Matrícula - Alocar docente à turma, quando já está definido; - Cuidado com o uso de
Página 7 de 10 14 Consulta às turmas/horários publicados 15 Atualizar forma de oferta de disciplinas 16 Troca de Grade SA após o 8 e 19 17 Atualizar situação de acadêmicos que não estejam cursando em 2016 18 Atualizar situação de acadêmicos que voltarão a ser cursando 19 Gerar dados para Requerimento de matrícula 20 Requerimento de Matrícula Frequência Especial, pois nestes casos o sistema não tem como verificar conflito de horários no momento do Requerimento; - deve orientar os acadêmicos do curso quando os separa em grupos por algum critério, a fim de que no Requerimento de Matrícula os acadêmicos selecionem o grupo correto na Turma, visto que o sistema não fará este tipo de restrição; - poderá cadastrar observações para cada turma, a fim de orientar os acadêmicos na escolha dos grupos das turmas, quando houver. Acadêmico após o 13 14/03/2016 Divulgação das turmas aos acadêmicos no módulo web acadêmico. PROGRAD após o 12 21/03/2016 24/03/2016 Após o encerramento das turmas do ano letivo de 2015 SA após o 12 e 19 SA 19 NTI após o 12 e 20 Acadêmico 21/03/2016 24/03/2016 Havendo casos de alterações de PPPs que a implantação seja aplicada às turmas em andamento 21/03/2016 24/03/2016 Os acadêmicos que estão com situação cursando e a situação for diferente para 2016, deverão ser atualizados a fim de serem impedidos de fazer o Requerimento de Matrícula: abandono por falta de frequência, jubilados, cancelado por abandono; GR-70: Acadêmicos com Abandono por Falta de Frequência por Campus, Curso e Série pode auxiliar o registro. 21/03/2016 24/03/2016 Acadêmicos com situação = trancado ou abandono 28/03/2016 28/03/2016 - O NTI gerará as disciplinas sem aprovação por acadêmico; após o 19 29/03/2016 01/04/2016 - Curso PARFOR e Pedagogia para Educadores do Campo tem calendário diferenciado e não
Página 8 de 10 21 Processamento de Requerimentos 22 Análise de Turmas e SA será feito on-line - Exclusivo para acadêmicos veteranos e com situação cursando - Os requerimentos de matrícula ocorrerão para turmas dos 2 semestres do período letivo; Considerando que a matrícula na UNIOESTE ocorre apenas no início do ano letivo, será realizada uma consistência de pré-requisito diferenciada no seguinte caso: - Validação de requisito de disciplinas semestralizadas e que ocorrem no mesmo ano letivo (caso de disciplina onde um prérequisito seja cursado no 1º semestre disciplina A e a outra no 2º semestre Disciplina B ): O Requerimento de Matrícula permitirá o requerer a disciplina B, desde que a disciplina A já esteja aprovada OU tenha matrícula no 1º semestre do mesmo ano da Disciplina A e que a forma de oferta da Disciplina A e B sejam semestral. O deferimento ou indeferimento do requerimento da disciplina B só acontecerá na metade do ano, quando a SA deverá executar a atividade Processamento de Requerimentos para os casos que ficaram pendentes no início do ano letivo; SA após o 20 04/04/2016 06/04/2016 - o NTI executará o processamento dos requerimentos de matrículas no sistema, a fim de deferir ou não o requerimento; junto com o 21 04/04/2016 06/04/2016 Analisar o resultado do processo Processamento de Requerimentos, a fim de verificar a possibilidade de: - Criar turmas de desdobramento e/ou ajustar vagas de turmas para tentar aceitar os requerimentos que não foram aceitos por falta de vaga; - Alterar a turma solicitada pelo acadêmico; - cancelar turmas que não serão mais necessárias (ex.: foram criados 5 grupos de prática, mas 3 serão suficientes, considerando o total de
Página 9 de 10 23 Solicitar criação de turmas para desdobramento e/ou aumentar vagas 24 Criar turmas de readequação e/ou aumentar vagas 25 Cadastrar os horários nas turmas de readequação 26 Consulta ao Resultado do Requerimento de matrícula 27 Efetivação de Requerimento de Matrícula deferidos 28 Alocar docentes à turma 29 Ajuste de Matrículas na SA junto com o 22 04/04/2016 06/04/2016 SA após o 23 04/04/2016 06/04/2016 após o 24 04/04/2016 06/04/2016 requerimentos; - Após os ajustes, rodar o Processamento de Requerimentos novamente; A análise e o Preenchimento poderão ser feitos várias vezes Os itens 23, 24 e 25 fazem parte deste item. Acadêmico após 22 07/04/2016 Acadêmicos visualizam o resultado das solicitações feitas no Requerimento de Matrícula no módulo web acadêmico. NTI após 22 07/04/2016 11/04/2016 Processo que gerará as matrículas e ensalamentos, a partir dos requerimentos de matrícula deferidos. Direção de Centro SA e Acadêmico 04/04/2016 - A Coordenação no momento de cadastrar os horários já fez grande parte desta atividade, mas as Direções de Centro deverão fazer das turmas que ainda não tem os docentes alocados; - Também tem os casos de docentes que ministram aulas em cursos de outros Centros, os quais devem ser definidos por seus centros de lotação; - Se o docente não for definido na turma Requerimento de Matrícula, o acadêmico não saberá qual o docente da turma; após o 27 12/04/2016 15/04/2016 O acadêmico deve comparecer na Secretaria Acadêmica para realizar matrículas previstas no período de Ajuste de Matrícula, considerando disponibilidade de horário e: 1. indeferimento de solicitações realizadas no procedimento de
Página 10 de 10 30 Liberação das turmas para docentes para registro de informações Requerimento de Matrícula; 2. turmas de disciplinas abertas após o período de Requerimento de Matrícula; SA deve fazer as matrículas da forma tradicional, diretamente nos cadastros de matrícula e ensalamento já existentes no desktop SA após 29 18/04/2016 - SA executará o processo que alterará a visibilidade das turmas de forma a disponibilizálas no módulo web docente para atualizações, como ajustar horário, lançar frequência, conteúdo, notas; - Docentes deverão ser comunicados que ainda poderão ocorrer ajustes que não foram sanados durante o processo de Ajuste de Matrículas na 2ª semana de aulas, o que pode afetar a relação de acadêmicos nas turmas - Relatórios poderão ser emitidos a qualquer momento 31 Ajustar desistentes SA após o 29 18/04/2016 26/04/2016 Emitir relatórios para alterar a situação cursando dos acadêmicos que não fizeram matrícula