Manual de Risco Operacional Atualizado em maio/2014
Índice 1. Definição 3 2. Política e Premissas 4 3. Estrutura de Gestão de Risco Operacional 5 3a. Competências 6 3b. Modelo de Gestão do Risco Operacional 8 3c. Metodologia 9 3d. Matriz de Riscos 10 3e. Ferramentas 12 4. Relatórios 13
1. Definição O risco operacional, segundo o comitê de Basiléia É o risco de perdas resultantes de falhas ou inadequação de processos internos, pessoas, sistemas ou de eventos internos. Essa definição inclui o risco legal, mas exclui os riscos estratégicos e de reputação. Para efeitos da Resolução do Banco Central nº 3.380 de 29/06/2006, define-se como risco operacional a possibilidade da ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas ou eventos externos, incluindo-se o risco legal. O risco operacional está presente em todos os processos existentes na Monetar e é decorrente do mapeamento de potenciais falhas operacionais que podem vir a ocorrer em diferentes etapas destes processos, afetando todas as partes do negócio. Dessa forma, a política Monetar de gestão de risco operacional determina que sua estrutura de gerenciamento deve ser permanentemente atualizada em relação aos processos existentes e seus respectivos controles de avaliação e mitigação do risco. Para fins deste Manual são considerados como Risco Operacional os seguintes eventos: I Fraudes Internas; II Fraudes Externas; III Demandas Trabalhistas e segurança deficiente do local de trabalho; IV Práticas inadequadas relativas a clientes, produtos e serviços; V Danos a ativos físicos próprios ou em uso pela instituição; VI Eventos que acarretem a interrupção das atividades da instituição; VII Falhas em sistemas de tecnologia da informação; e VIII Falhas na execução, cumprimento de prazos e gerenciamento das atividades na instituição.
Os eventos de Risco Operacional podem ser classificados da seguinte maneira: I- Quase Perda II- III- IV- Perda efetiva Perda potencial Ganhos inesperados 2. Políticas e Premissas A política Monetar de gestão de risco operacional estabelece como premissas as melhores práticas na Gestão do Risco Operacional : Aprovar uma estrutura de gestão do risco operacional para toda a instituição, provendo-a com recursos adequados. Por Estrutura de risco operacional compreende todo o arcabouço necessário para a gestão do risco operacional, desde o organograma, linhas de reporte, responsabilidades, políticas, procedimentos até as ferramentas e metodologias de mensuração e gestão; Revisar periodicamente a estrutura de gestão do risco operacional, adequando-a quando necessário; Prever que toda a Diretoria da Monetar seja responsável pela implementação da estrutura de gerenciamento do risco operacional aprovada pela Diretoria Executiva em todo a Monetar; Assegurar que todos os níveis hierárquicos devem entender suas responsabilidades com relação à gestão do risco operacional em suas atividades; Ser responsável por desenvolver políticas, processos e procedimentos para a gestão do risco operacional, visando controlar e minimizar a exposição a riscos operacionais
relevantes. Todos os produtos, atividades, processos e sistemas considerados relevantes para a Monetar devem ser contemplados; Assegurar ainda, que novos produtos, serviços, processos e sistemas, antes de serem lançados ou implementados, tenham os seus riscos operacionais identificados e avaliados. Estabelecer os princípios corporativos de como este deve ser identificado, mensurado, avaliado, monitorado e gerenciado, definindo claramente papéis e responsabilidades para todo a Monetar. Deve adotar e difundir uma única definição de risco operacional, válida para Monetar como um todo; Prever planos de contingência e de continuidade de negócios para garantir sua capacidade de operar e minimizar suas perdas na eventualidade de interrupções drásticas de suas atividades; Estar sujeita a uma efetiva e abrangente auditoria interna e independente, não podendo ser diretamente responsável pelo gerenciamento do risco operacional. Prover à Diretoria regularmente de informações que permitam o gerenciamento pró-ativo dos riscos operacionais. Estes reportes devem conter informações por unidade de negócio, bem como resultados corporativos. Com base nesses relatórios, deve monitorar regularmente o perfil do risco operacional e a exposição às perdas, revisar periodicamente sua exposição ao risco, revendo seus controles e ajustando-os, de acordo com suas estratégias e seu apetite ao risco. 3. Estrutura de Risco Operacional A gestão de risco operacional na Monetar foi aprovada por toda a Diretoria através da definição clara de papéis e responsabilidades e da criação de uma estrutura para gestão do risco operacional. Essa estrutura possui políticas e procedimentos de gestão de risco operacional, onde todos os produtos, atividades, processos e sistemas deverão estar contemplados.
3a. Competências Diretoria Executiva: Aprovar a estrutura e política de gestão do risco operacional, que deverá ser específica e independente, para garantir o sucesso do gerenciamento de risco, demonstrando assim o necessário comprometimento com as melhores práticas de governança corporativa; bem como as regras de segregação de funções, que definam claramente as responsabilidades entre as atividades de decisão, execução e controle em toda a instituição financeira; Reconhecer a gestão do risco operacional como uma categoria de risco distinta dos riscos de mercado e liquidez, e estabelecer políticas e procedimentos formais adequados para propiciar a identificação, segregação, avaliação, mensuração, gestão e mitigação dos riscos operacionais; Acompanhar a implementação e revisar a gestão do risco operacional da Monetar, com a finalidade de possibilitar a avaliação e impacto da exposição e tomar decisões em conformidade com as estratégias de controle e da aceitação ao risco. Prover à estrutura de risco operacional ferramentas adequadas, assegurando a efetividade no gerenciamento do risco em conformidade com as melhores práticas de gestão; Disseminar a política de risco operacional para toda a instituição com a finalidade de estabelecer essa cultura a todos os associados, inclusive os prestadores de serviços; Avaliar a possibilidade e a ocorrência das perdas, o impacto resultante e a possibilidade de recuperação, por meio da identificação de atividades sujeitas às perdas operacionais; Definir as prioridades da gestão do risco operacional. Comitê Executivo Manifestar, expressamente, sobre as ações a serem implementadas para correção tempestiva das deficiências apontadas;
Manifestar, expressamente, sobre a ocorrência das perdas, o impacto resultante e a possibilidade de recuperação, por meio da identificação de atividades sujeitas às perdas operacionais; Validar a Política de gestão do risco operacional, dando segurança à Diretoria Executiva para aprovação. Auditoria Interna: Assegurar que os procedimentos realizados pela estrutura de gestão do risco operacional estão de acordo com as políticas da Monetar e que o risco operacional está sendo avaliado adequadamente em todo o grupo; Verificar se a estrutura de risco operacional está implementada em toda a instituição; Reportar-se diretamente à Diretoria Executiva, a fim de garantir isenção e autonomia no exercício de suas atividades; Ser responsável pela verificação do nível de aderência das metodologias e procedimentos de avaliação, mensuração e gestão dos riscos operacionais; Risco Operacional e Compliance Operacionalizar diretamente a gestão do risco operacional; Interagir com todas as áreas da Monetar, mapeando os processos prioritários definidos pela Diretoria Executiva; Elaborar proposta e alterações da Política de gestão de risco operacional para a Monetar; Apresentar a Política de gestão de risco operacional para validação do Comitê Executivo; Adotar os procedimentos necessários de identificação, avaliação, monitoramento e de mitigação do risco operacional;
Providenciar a documentação e o armazenamento das informações referentes às perdas associadas ao risco operacional; Monitorar, administrar e atualizar o sistema de controle dos Riscos Operacionais; Elaborar e apresentar relatórios que permitam a identificação das deficiências de controle e de gerenciamento do risco operacional ao Comitê Executivo; Cuidar para que o resumo da descrição da estrutura de gerenciamento do risco operacional seja publicado semestralmente; Reportar ao Comitê Executivo sobre quaisquer situações de risco operacional imediato. 3b. Modelo de Gestão de Risco Operacional O processo para gerenciamento do risco operacional da Monetar prevê uma abordagem qualitativa, identificando e analisando os riscos, avaliando controles, objetivando a redução das perdas e melhorias operacionais, e uma abordagem quantitativa, visando mensurar os riscos operacionais para efeito de gestão e, futuramente, para alocação do capital. As ações que compõe o modelo de gerenciamento do risco operacional da Monetar:
GRC Governança, Risco e Compliance Politicas Conceitos Normas Identificação e avaliação dos Riscos Mensuração Probabilidade e Impactos Controle e Mitigação Monitoramento Comitê de Compliance e Auditoria Interna Conformidade Teste 3c. Metodologia O gerenciamento do risco operacional adequado está diretamente relacionado ao conhecimento dos processos existentes na instituição. Todos os processos críticos devem ter seus riscos operacionais identificados, mensurados, controlados e monitorados. A Monetar aplicará a seguinte metodologia para a identificação, a mensuração e o monitoramento dos níveis de risco operacional: Revisão / mapeamento de todos os processos internos pela equipe de Risco Operacional, a fim de identificar e avaliar os riscos operacionais em todas as atividades. Os processos devem ser classificados de acordo com a importância e criticidade para a Monetar, de acordo com a Matriz de Risco no item seguinte; Processos de auto-avaliação periodicamente realizados pelos gestores de cada área, com objetivo de identificar e mapear e reavaliar os riscos e os controles praticados;
Apuração de perdas operacionais, registrando-as em base de dados para a formação de indicadores e base estatística para suportar os modelos avançados de mensuração de capital; Implantação e gerenciamento de processos e procedimentos de controles, para garantir a aderência às políticas internas e regulamentações externas; Estabelecimento de mecanismos adequados de reportes internos e externos, criando canais de comunicação efetivos. 3d. Matriz de Risco Operacional A classificação dos riscos operacionais identificados nos processos existentes na Monetar deverá ser efetuada com base na avaliação de seu impacto e sua probabilidade. A avaliação do impacto e da probabilidade dos riscos objetiva permitir a montagem de graduações, baseadas na experiência, histórico e percepção dos gestores de cada área. Tal graduação visual será utilizada na montagem de um mapa geral de riscos. Buscamos convencionar uma escala de graduações para a avaliação destes riscos, segundo dois aspectos básicos: impacto e probabilidade. Impacto Diz respeito ao que pode acontecer caso o risco analisado de fato se materialize; Probabilidade Refere-se à chance estimada para a materialização do risco, ou seja, qual a sua chance de que se torne realidade.
A escala de graduações a ser adotada no processo de avaliação de riscos será: Escala de Probabilidade Freqüente Provável Ocasional Remota Improvável Risco que se espera que ocorra repetidas vezes, habitualmente, de modo continuado. Evento que pode ser esperado acontecer e normalmente acontece. Fato que pode acontecer eventualmente. Casual. Evento pouco provável de acontecer. Fato raro e incomum. Fato que se acredita que nunca irá acontecer. Escala de Impacto Catastrófico Crítico Moderado Desprezível Caso o risco se concretize, as conseqüências serão de grandes proporções. Podem afetar a Companhia de forma permanente. Caso o risco se concretize, as conseqüências serão significativas / afetam a Companhia temporariamente. Caso o risco se concretize as conseqüências terão alcance limitado, são temporárias e usualmente localizadas (não generalizadas). Caso o risco se concretize, as conseqüências terão pouco alcance, são localizadas, e trazem apenas transtornos insignificantes.
Assim, a matriz de risco operacional da Monetar terá 4 classificações de exposições, a saber: Catastrófico Inaceitável I M P A C T O Crítico Moderado Desprezível Aceitável Mediana Alta Improvável Remota Ocasional Provável Freqüente PROBABILIDADE A avaliação dos riscos operacionais determinará a modalidade de tratamento que será aplicada a cada tipo de risco e estará fundamentada em probabilidade e impacto de sua ocorrência, avaliação do ambiente com foco em atitudes preventivas e exame dos riscos materializados perda. 3e. Ferramentas As informações relativas aos eventos de riscos operacionais e às perdas deles oriundas deverão ser integralmente registradas no sistema de controle de risco operacional contratado ou desenvolvido pela Monetar, para que possam viabilizar as ações de gestão desses riscos. Esse sistema é de gestão da área de Risco Operacional, que deverá mantê-lo atualizado quantos aos processos existentes, seus riscos e controles a eles associados, assim como a avaliação do risco residual nesses processos. Esse sistema de controle deverá permitir a abordagem qualitativa de cada processo, através de classificação dos riscos e dos controles associados, como também a abordagem quantitativa, prevendo a consolidação das perdas (materialização do risco) em uma base única de dados.
Deve, ainda, permitir não só o monitoramento das perdas, como também a elaboração de planos de ação, possibilitando a utilização efetiva das informações para gestão. 4. Relatórios A área de Risco Operacional deverá suprir os gestores de cada área, assim como toda a diretoria da Monetar de relatórios que viabilizem: perfeita avaliação e impacto da exposição dos riscos, o acompanhamento da implementação da gestão do risco operacional, revisão da gestão do risco operacional para tomada de decisões em conformidade com as estratégias de controle e da aceitação ao risco, dentre outros.