REGULAMENTO DO GABINETE DE APOIO AO CONSELHO FISCAL GALP ENERGIA, SGPS, S.A.
Artigo 1.º Objeto O presente documento regulamenta as competências, deveres e funcionamento do Gabinete de Apoio ao Conselho Fiscal, adiante designado por GACF, criado pelo Conselho Fiscal na reunião de 17 de dezembro de 2012. Artigo 2.º Composição 1. O GACF é composto pelos membros designados pelo Conselho Fiscal, competindo lhe igualmente promover a respetiva substituição. 2. O Conselho Fiscal deverá dotar o GACF dos meios necessários à sua atuação, incluindo apoio externo sempre que tal se revele necessário. Artigo 3.º Competências 1. Compete ao GACF apoiar a intervenção do Conselho Fiscal em matéria de tratamento de comunicações de irregularidades e seu processamento subsequente no âmbito da Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia na versão de 7 de novembro de 2013. 2. Em matéria de apoio à gestão operacional e regular funcionamento do mecanismo de comunicação de irregularidades, compete em especial ao GACF: a) Recepção de comunicações de irregularidades; b) Manutenção de uma base de dados de registo de todas as comunicações de irregularidades recebidas; c) Reporte mensal ao Conselho Fiscal das comunicações recebidas; d) Apoio ao Conselho Fiscal na elaboração do relatório final da averiguação; e) Apoio ao Conselho Fiscal na elaboração da informação semestral a apresentar ao Conselho de Administração e à Assembleia Geral da Galp Energia. 2 de 5
Artigo 4.º Recepção e registo das comunicações de irregularidades O GACF manterá permanentemente atualizada uma base de dados para registo de todas as comunicações de irregularidades recebidas ao abrigo da Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia, que deverá conter: a) Número sequencial da comunicação; b) Data da receção da comunicação: c) Modo de transmissão da comunicação; d) Identidade do denunciante e do denunciado; e) Descrição sintética dos factos comunicados; f) Diligências efetuadas e factos recolhidos no processo de análise preliminar da informação; g) Decisão preliminar; h) Diligências efetuadas e factos recolhidos no processo de averiguação; i) Decisão final, medidas tomadas ou propostas; j) Data da conclusão do processo. Artigo 5.º Análise preliminar da informação 1. O GACF apoia o Conselho Fiscal na análise preliminar das informações recebidas e na confirmação inicial sobre a existência de fundamentos suficientes para a realização de uma averiguação. 2. As comunicações recebidas que não cumpram os requisitos previstos na Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia serão objeto de arquivamento liminar pelo GACF, que informará o seu autor. 3. As comunicações recebidas cuja matéria não corresponda ao objeto da Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia, incluindo, nomeadamente, reclamações quanto à qualidade dos serviços ou produtos prestados pela Galp Energia ou por qualquer sociedade por ela dominada, serão objeto de arquivamento liminar do processo pelo GACF, devendo este enviar ao autor da comunicação informação sobre os canais existentes para receber tais comunicações. 4. Caso as comunicações recebidas sejam consideradas irrelevantes por manifesta falta de fundamento ou credibilidade, o Conselho Fiscal decidirá pelo arquivamento liminar do processo, devendo o GACF comunicar a decisão ao respetivo autor. 5. Caso sejam recebidas comunicações cuja matéria seja da competência de outro órgão social ou outra estrutura organizativa da Galp Energia, incluindo, nomeadamente, a Comissão de Verificação de Conformidade do Código de Ética e Comissão de Acompanhamento da Política de Combate à Corrupção, o 3 de 5
Conselho Fiscal encaminhará o processo para essas entidades, as quais deverão comunicar ao Conselho Fiscal os resultados alcançados. 6. Caso se confirme que a comunicação recebida constitui matéria abrangida pela Política de Comunicação de Irregularidades da Galp Energia, e que a informação é plausível, consistente e credível, o Conselho Fiscal decidirá pelo prosseguimento do processo através da abertura e instrução de um processo de averiguação. 7. O GACF reportará mensalmente ao Conselho Fiscal as comunicações recebidas e o arquivamento liminar realizado ao abrigo dos números 2, 3 ou 4 supra, bem como a informação recebida de outro órgão social ou outra estrutura organizativa da Galp Energia ao abrigo do número 5 supra, com exceção de situações consideradas urgentes as quais serão reportadas imediatamente ao Conselho Fiscal. Artigo 6.º Instrução do processo de averiguação O GACF apoiará o Conselho Fiscal na instrução do processo de averiguação, o qual definirá as diligências a realizar e os demais termos do processo, bem como o apoio interno e/ou externo necessário. Artigo 7.º Conclusão do processo de averiguação Após a conclusão do processo de averiguação, o GACF apoiará o Conselho Fiscal na elaboração de um relatório final devidamente fundamentado, do qual constará a apreciação, avaliação e decisão final do Conselho Fiscal sobre a matéria objeto de averiguação, bem como as medidas a tomar, nomeadamente: 1. Arquivamento do processo, com destruição da informação comunicada e recolhida. 2. Adoção ou proposta de medidas ou ações adequadas à regularização das irregularidades comunicadas e comprovadas na averiguação, incluindo: a) Propostas de alterações aos processos, procedimentos e métodos de controlo ou políticas da Sociedade; b) Comunicação e/ou apresentação de propostas ou recomendações a outras entidades ou órgãos competentes, internos ou externos, incluindo, a Auditoria Interna da Galp Energia, a Comissão de Verificação de Conformidade do Código de Ética da Galp Energia e a Comissão de Acompanhamento da Política de Combate à Corrupção da Galp Energia; c) Proposta de cessação de relações contratuais; d) Proposta de instauração de processo disciplinar ou de suspensão ou perda da qualidade de membro de órgão social; e) Proposta de instauração de processo judicial, de participação crime ou de medida de natureza análoga. 4 de 5
Artigo 8.º Relatório semestral O GACF apoiará o Conselho Fiscal na elaboração do relatório semestral a apresentar ao Conselho de Administração e à Assembleia Geral da Galp Energia acerca das irregularidades detetadas, bem como dos procedimentos adotados na verificação das mesmas, nomeadamente: a) O número de comunicações recebidas no período e uma sumária descrição das alegadas irregularidades comunicadas; b) Os processos objeto de arquivamento liminar e uma sumária descrição do teor dessas comunicações, bem como dos fundamentos da decisão de arquivamento; c) Os processos sob averiguação e uma sumária descrição das alegadas irregularidades subjacentes a esses processos; d) As medidas tomadas ou propostas pelo Conselho Fiscal. Artigo 9.º Acesso à informação Os membros do GACF designados pelo Conselho Fiscal estão obrigados ao dever de guardar sigilo relativamente a toda a informação a que tenham acesso no âmbito da Política de Comunicação de Irregularidades. O presente Regulamento foi aprovado na reunião de Conselho Fiscal de 7 de novembro de 2013 e será divulgado internamente a todos os colaboradores da Galp Energia e Sociedades Participadas através dos meios de comunicação normais, bem como externamente através do website oficial da Galp Energia. 5 de 5