NORMAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS NAS DEPENDÊNCIAS DA DA USP Os eventos acadêmicos, científicos ou comemorativos nas dependências da FOUSP devem ser coordenados por servidores não-docentes, docentes, alunos (Presidentes do Centro Acadêmico, Atlética, Congresso Universitário Brasileiro de Odontologia (CUBO), Ligas) ou pessoas autorizadas pela Diretoria. O responsável pelo evento deverá solicitar à Assessoria Administrativa por meio do FORMULÁRIO I (solicitação para realização de eventos), encaminhado para o correio eletrônico atad@usp.br, que será levado à apreciação da Diretoria da FOUSP. Após apreciação da Diretoria, a Assessoria Administrativa comunicará aos interessados, bem como à Comissão de Comunicação e Divulgação e, em caso de necessidade, à Comissão de Cultura e Extensão. Para eventos com previsão de público externo (jornadas, congressos, palestras), deverá haver identificação dos participantes com crachás. Em caso de aluno de Graduação e Pós-Graduação, o orientador deverá se responsabilizar pelo evento. No caso de contratação de serviços de terceiros (Buffet, Fotógrafo, Flores, entre outros) deverá ser entregue para a Assessoria Administrativa a lista com nome e RG de todas as pessoas externas à FOUSP que prestarão serviço ao evento, com antecedência. A empresa/pessoa contratada deverá trazer todo material necessário para a montagem do evento (mesas, cadeiras, extensões elétricas, toalhas etc.), assim como funcionários suficientes para o transporte dos materiais e realização do evento. Ao término do evento, a empresa/pessoa contratada ficará responsável pela limpeza do local e pelo recolhimento e descarte do lixo nas lixeiras externas à
FOUSP, sendo também responsável pelo material necessário para a limpeza do local do evento após o término (sacos de lixo, cestos, detergentes, buchas etc.) Ao final do evento, cada espaço utilizado deve ser entregue nas mesmas condições recebidas com relação à disposição dos móveis e dos equipamentos. A vistoria final será realizada pelos funcionários do audiovisual e pela Sra. Márcia Machado, quando necessário. Para a utilização de copas, da Administração e/ou Departamentos o responsável pelo evento deverá solicitar e apresentar autorização por escrito ao responsável pelo setor envolvido. É expressamente proibido o uso de botijões de gás nas dependências da FOUSP, de acordo com Instrução Técnica nº 28/2011, do Corpo de Bombeiros da Polícia Militar do Estado de São Paulo. Os equipamentos audiovisuais necessários, quando não operados pelos funcionários da FO, são de responsabilidade do coordenador do evento. Os espaços denominados halls e corredores permitidos para eventos são: Saguão do anfiteatro (piso inferior); Saguão do Departamento de Prótese (piso intermediário); Saguão CEPEC (piso intermediário); Saguão ADM (piso intermediário); Entrada 1 Área entre a porta de vidro e as catracas (piso superior); Entrada 2 Área entre as catracas e a biblioteca (piso superior); Entrada 3 Saguão em frente à ODS; Fim do Saguão (piso superior). A área destinada a exposição de banners, posters, painéis ou similares é, em princípio, o espaço no Fim do Saguão, piso superior. Os eventos não podem prejudicar a rotina da FOUSP. Eventuais danos ocorridos ao patrimônio da FOUSP devem ser ressarcidos pelo responsável do evento.
No descumprimento das normas estabelecidas, o chefe imediato será notificado. O responsável pelo evento deverá assinar o termo de ciência e aceite das normas estabelecidas, assim como seu chefe imediato. EVENTOS COMUNIDADE EXTERNA À DA USP Eventos externos à FOUSP deverão recolher, na tesouraria da FOUSP, o valor correspondente ao(s) espaço(s) conforme a tabela abaixo: Esses valores foram baseados na portaria FO nº01, de 2009. O comprovante deverá ser entregue na Assessoria Administrativa para a liberação dos espaços solicitados. A isenção dessas taxas apenas será realizada com autorização do Conselho Técnico Administrativo (CTA) ou da Diretoria da FOUSP. Tabela em vigor desde 2009: Espaço Valor R$ 400,00 (período até 5 horas) Anfiteatro Prof. Dr. Myiaki Issao R$ 800,00 (período até 10 horas) R$ 1.200,00 (período até 12 horas) R$ 250,00 (período até 5 horas) Salas de aula R$ 500,00 (período até 10 horas) R$ 900,00 (período até 12 horas) R$ 200,00 (período até 5 horas) Quadra e churrasqueira R$ 400,00 (período até 10 horas) R$ 800,00 (período até 12 horas) Normas e recomendações elaboradas pela COMISSÃO DE EVENTOS / CONTROLE / OCUPAÇÃO DOS ESPAÇOS FÍSICOS DA DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, conforme Portaria FO nº 11, de 07 de fevereiro de 2014.
FORMULÁRIO I Solicitação para Realização de Eventos na FOUSP 1 Título do Evento: (Anexar Programa): 2 Objetivos: 3 Realização: Data: Horário: 4 Departamento Responsável (para Unidades USP): 5 Outras Unidades/Instituições Envolvidas: 6 Coordenação do Evento: (Nome, e-mail e Tel.): 7 Tipo de evento: Assembleia Convenção Jornada Workshop Outros (especificar): Ciclo de palestras Exposição Mesa redonda Defesa de tese Conferências Feira Seminário Concurso Congresso Fórum Simpósio Comemoração Outros 8 Inscrições: (Indicar se houver ou não cobrança de taxa para as categorias abaixo) Valor por Categoria: Estudante R$ Profissional R$ Professor R$ 9 Público alvo:
10 Recursos Físicos Anfiteatro Saguão CEPEC Sala de Aula (quantidade) Saguão do Anfiteatro Saguão da Prótese Copa/Cozinha Anfiteatro Saguão ADM (piso intermediário) Entrada1 (área entre a porta de vidro e catracas) Entrada 2 (área entre as catracas e a Biblioteca) Entrada 3 (Saguão em frente à ODS) Fim Corredor Piso Superior Outros: OBS.: Os espaços marcados deverão ser solicitados no link Chamados Técnicos 11. Recursos humanos: Pessoal de Manutenção Predial Técnico em Informática Outros: Serviço de limpeza 12. Recursos materiais: Para projeção: Projetor Multimídia Tela Computador Outros: Para sonorização: Sistema de som Microfone (Quantos) 13.Serviços Solicitados a Terceiros: Cabine de Tradução Simultânea Serviço de Buffet Decoração Montagem de Stands Foto e Vídeo Outros: 14. Informações complementares: 15. Aprovação: Aprovado Assessoria Administrativa Diretoria São Paulo: / / Assinatura do Diretor:
FORMULÁRIO II DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO CONTROLE DE ENTREGA E DEVOLUÇÃO DE CHAVES Data Entregue Por Nome Nº USP Disciplina Horário Entrada Horário Entrega Quem Recebeu Check- List OBS
FORMULÁRIO III Informações dos prestadores de serviços em eventos na FOUSP Evento:... Responsável:... Data e horário do evento... Empresa/pessoa contratada e contato...... Pessoas autorizadas: NOME RG Assinatura responsável pelo evento:...
FORMULÁRIO IV Termo de aceite e compromisso com as normas para a realização de eventos nas dependências da FOUSP Evento:... Responsável:... Data e horário do evento... Normas para a realização de eventos nas dependências da FOUSP Os eventos acadêmicos, científicos ou comemorativos nas dependências da FOUSP devem ser coordenados por servidores não-docentes, docentes, alunos (Presidentes do Centro Acadêmico, Atlética, Congresso Universitário Brasileiro de Odontologia (CUBO), Ligas) ou pessoas autorizadas pela Diretoria. Eventos externos à FOUSP deverão recolher, na tesouraria da FOUSP, o valor correspondente ao(s) espaço(s). O comprovante deverá ser entregue na Assessoria Administrativa para a liberação dos espaços solicitados. A isenção dessas taxas apenas será realizada com autorização do Conselho Técnico Administrativo (CTA) ou da Diretoria da FOUSP. Após apreciação da Diretoria, a Assessoria Administrativa comunicará aos interessados, bem como à Comissão de Comunicação e Divulgação e, em caso de necessidade, à Comissão de Cultura e Extensão. Para eventos com previsão de público externo (jornadas, congressos, palestras), deverá haver identificação dos participantes com crachás. Em caso de aluno de Graduação e Pós-Graduação, o orientador deverá se responsabilizar pelo evento. No caso de contratação de serviços de terceiros (Buffet, Fotógrafo, Flores, entre outros) deverá ser entregue para a Assessoria Administrativa a lista com nome e
RG de todas as pessoas externas à FOUSP que prestarão serviço ao evento, com antecedência. A empresa/pessoa contratada deverá trazer todo material necessário para a montagem do evento (mesas, cadeiras, extensões elétricas, toalhas etc.), assim como funcionários suficientes para o transporte dos materiais e realização do evento. Ao término do evento, a empresa/pessoa contratada ficará responsável pela limpeza do local e pelo recolhimento e descarte do lixo nas lixeiras externas à FOUSP, sendo também responsável pelo material necessário para a limpeza do local do evento após o término (sacos de lixo, cestos, detergentes, buchas etc.) Ao final do evento, cada espaço utilizado deve ser entregue nas mesmas condições recebidas com relação à disposição dos móveis e dos equipamentos. A vistoria final será realizada pelos funcionários do audiovisual e pela Sra. Márcia Machado, quando necessário. Para a utilização de copas da Administração e/ou Departamentos o responsável pelo evento deverá solicitar e apresentar autorização por escrito ao responsável pelo setor envolvido. É expressamente proibido o uso de botijões de gás nas dependências da FOUSP, de acordo com Instrução Técnica nº 28/2011, do Corpo de Bombeiros da Polícia Militar do Estado de São Paulo. Os equipamentos audiovisuais necessários, quando não operados pelos funcionários da FO, são de responsabilidade do coordenador do evento. Os espaços denominados halls e corredores permitidos para eventos são: Saguão do anfiteatro (piso inferior); Saguão do Departamento de Prótese (piso intermediário); Saguão CEPEC (piso intermediário); Saguão ADM (piso intermediário); Entrada 1 Área entre a porta de vidro e as catracas (piso superior);
Entrada 2 Área entre as catracas e a biblioteca (piso superior); Entrada 3 Saguão em frente à ODS; Fim do Saguão (piso superior). A área destinada a exposição de banners, posters, painéis ou similares é, em princípio, o espaço no Fim do Saguão, piso superior. Os eventos não podem prejudicar a rotina da FOUSP. Eventuais danos ocorridos ao patrimônio da FOUSP devem ser ressarcidos pelo responsável do evento. No descumprimento das normas estabelecidas, o chefe imediato será notificado. O responsável pelo evento deverá assinar o termo de ciência e aceite das normas estabelecidas, assim como seu chefe imediato. Declaro estar ciente e me comprometo a cumprir as normas acima São Paulo,... /.../... Assinatura:... Chefe Imediato Nome:... Cargo:... Data:.../.../... Assinatura:...