ESTADO DE MATO GROSSO DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO CORREGEDORIA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA

Transcrição

1 Ofício Circular N.º 01/2009/CGDP/MT Cuiabá-MT, 03 de janeiro de Pública de Mato Grosso: Senhores (as) Membros da Defensoria O planejamento estratégico para as atividades a serem desenvolvidas por esta Corregedoria-Geral revela mais uma importante etapa do modelo de gestão institucional que pretendemos implementar a partir do biênio que se inicia, e o concebemos após a consciência plena da nossa missão constitucional, dimensionada na medida das necessidades sociais que estão a demandar a atenção e tutela da Defensoria Pública de Mato Grosso. Pretendendo direcionar a nossa atividade para a defesa da sociedade mais humilde, preconizamos a visão de uma Instituição moderna, acessível, confiável e independente, estribada nos valores precípuos da eficácia, probidade administrativa, independência, ética, compromisso social e transparência. Assim, como corolário dos diversos debates, reuniões e conversas que já participamos, onde nos foram trazidas as dificuldades, angústias e sonhos, elaboramos um plano de ação que elenca áreas importantíssimas, que, sem dúvida, possibilitará no dia-a-dia, a cada mês, a cada ano, a união de esforços e ações para o alcance do nosso objetivo comum.

2 Sendo assim, por meio do presente, informo a Vossas Excelências o plano de metas que esta Corregedoria-Geral pretende trilhar, na qualidade de Órgão da Administração Superior da Defensoria Pública de Mato Grosso, para os próximos dois anos, como forma de cumprir a nossa missão constitucional. Resumidamente, as metas são as seguintes: - Elaborar revisão do regimento interno desta Corregedoria-Geral, com vistas a suprir algumas lacunas, omissões e obscuridades, atualizando-o de acordo com os novos contornos dado pela Carta Maior em um passado recente; - Criar canais de comunicação direta da população com esta Corregedoria-Geral, via internet, correio, telefone, a fim de que a mesma possa reclamar, representar, exigir uma melhor qualidade dos serviços prestados pela Instituição, ou mesmo elogiar o que vem sendo feito; - Realizar um acompanhamento criterioso do estágio probatório dos Defensores Públicos que ainda não foram efetivados no serviço público, a fim de que permaneçam nele somente aqueles que demonstrarem aptidão para a relevante função pública que exercemos; - Organizar o serviço de estatística das atividades da Defensoria Pública, como forma de dar suporte não só para as nossas reivindicações perante os demais Poderes, mas também para nortear nossas estratégias de atuação; - Implantar relatório de gestão com acompanhamento das atividades desenvolvidas pelas Defensorias Públicas do Estado;

3 - Padronizar ofícios, avisos, comunicações, portarias, ordens internas de serviço, memorandos, atos e demais expedientes; - Promover, no âmbito desta Corregedoria-geral, a substituição de livros obrigatórios por sistema informatizado de registro, assegurando a inviolabilidade e imutabilidade dos assentamentos; - fazer gestão perante a Defensoria Pública- Geral para a criação de uma biblioteca institucional, que possa servir de suporte para o estudo e pesquisa dos membros e demais servidores da Defensoria Pública do Estado; - Organizar banco de dados de toda a legislação e publicações de congressos úteis para aperfeiçoamento dos membros e servidores da Instituição; - Disponibilizar, como fonte de consulta e suporte técnico, os trabalhos jurídicos editados ou elaborados pelos membros da Defensoria Pública; congressos, seminários e encontros; - Elaborar planejamento anual de cursos, - Definir sistemática de controle e acompanhamento de resultados das capacitações realizadas; institucional; - Apoiar a realização das oficinas de trabalho; - Elaborar diagnóstico acerca da atuação - Apresentar sugestões para elaboração de políticas a serem executadas pela Defensoria Pública-Geral; - Fixar planos de ações por área de atuação; - Criar o portal desta Corregedoria-Geral no sítio da Defensoria Pública do Estado na internet;

4 - Atualizar e disponibilizar, em meio eletrônico - preferencialmente na internet -, modelos das ações civis, defesas preliminares, alegações finais, razões e contrarazões de recurso, pareceres e outras peças propostas pelos órgãos de execução da Defensoria Pública, que possam servir como parâmetro para os demais membros da Instituição; - Criar um manual de atuação funcional que norteie os procedimentos dos membros da Instituição, normatizando rotinas administrativas, levando em conta desde o momento em que chega a sua primeira comarca até sua saída, haja vista as inúmeras dificuldades operacionais relatadas por muitos; - Criação e desenvolvimento de um software exclusivo para o gerenciamento das atividades desta Corregedoria- Geral, a fim de propicie um controle mais preciso e adequado das atividades institucionais; - Criação do sistema de preenchimento on line dos relatórios de atividades funcionais dos membros da Instituição, preferencialmente através do sítio na internet já existente de propriedade da Defensoria Pública do Estado; - Gestão junto a Defensoria Pública-Geral, a fim de que o arquivo da Instituição seja organizado e gerenciado por profissionais capacitados, eis que os documentos que lá se encontram possuem valor não só probatórios, mas também históricos, já que retratam a Defensoria Pública do Estado desde a sua instalação; destinado a esta Corregedoria-Geral; - Realização de inventário do patrimônio - Planejamento e realização das correições ordinárias em todos os Órgãos de execução da Defensoria Pública do Estado, conforme determina a legislação específica em vigor;

5 - Criação de um canal de informação destinado a todos os membros da Defensoria Pública, de periodicidade mensal, dando plena publicidade de todos os atos praticados por esta Corregedoria-Geral; - Normatizar a guarda de documentos de interesse institucional, especialmente prazos, forma de acondicionamento, incineração, etc; - Consolidação das normas de serviço desta Corregedoria-Geral, evitando atos esparsos, como forma de facilitar o acesso aqueles que tiverem interesse; - Criar um sistema de protocolo independente para esta Corregedoria-Geral, eis que embora trate de Órgão integrante da Administração Superior, possui autonomia em relação à Defensoria Pública-Geral; - Estimular a produtividade, as ações inovadoras, os relevantes serviços, o dinamismo, a iniciativa e outros méritos aferidos mediante critério objetivos, mediante a criação de uma honraria destinada aos membros e servidores da Instituição; - Promover gestão perante o Conselho Superior da Defensoria Pública, a fim de criar escala de substituição legal unificada envolvendo todos os membros da Instituição, a fim de evitar a ausência Institucional em comarcas do interior do Estado em casos de afastamento legalmente autorizados; - Promover fiscalização contínua e ininterrupta junto a todos os membros da Instituição, visando evitar atendimentos mediante agendamento com prazo superior a quinze dias;

6 Outrossim, informo que tais metas buscarão serem alcançadas sem prejuízo dos demais procedimentos administrativos que atualmente tramitam perante esta Corregedoria- Geral. Informo ainda, que quaisquer sugestões poderão ser encaminhadas a Secretaria desta Corregedoria-Geral, por meio do endereço eletrônico, correio ou telefone, onde após a devida análise, se pertinentes, de bom grado serão incorporadas ao plano apresentado. Atenciosamente, ANDRÉ LUIZ PRIETO CORREGEDOR-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA/MT HÉRCULES DA SILVA GAHYVA CORREGEDOR-GERAL ADJUNTO DA DEFENSORIA PÚBLICA/MT