N ORMA DE P ROCEDIMENTOS E XTERNA

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1 CONSELHO DIRECTIVO N ORMA DE P ROCEDIMENTOS E XTERNA N.º 007 ENTRADA EM VIGOR: Âmbito: GESTÃO E CONTROLO DAS GARANTIAS FEADER E FEP DATA DE APROVAÇÃO: CONSIDERAÇÕES GERAIS OBJECTIVO DA NORMA ÂMBITO E APLICAÇÃO INTERVENIENTES FORMAS DE GARANTIAS TIPOS DE GARANTIAS PRINCÍPIOS Princípios Formais PRINCÍPIOS PROCEDIMENTAIS CONSTITUIÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS GARANTIAS INFORMAÇÃO SOBRE A TRAMITAÇÃO DAS GARANTIAS REVOGAÇÕES 5 2. PROCEDIMENTOS VERIFICAÇÃO E ACEITAÇÃO DAS GARANTIAS PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELAS ENTIDADES PROTOCOLADAS/ORGANISMOS INTERMÉDIOS/ DACM PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DFI LIBERAÇÃO / DEVOLUÇÃO DAS GARANTIAS PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DAI PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DFI 7 3. ANEXOS ANEXO I LISTA DE CONTROLO DE GARANTIAS ANEXO II FLUXOGRAMA DE ARTICULAÇÃO FUNCIONAL GESTÃO DE GARANTIAS ANEXO III FASES DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS 8 PÁG.: 1/11

2 1. CONSIDERAÇÕES GERAIS 1.1 OBJECTIVO DA NORMA A presente Norma visa estabelecer os procedimentos a observar por forma a dar-se cumprimento ao disposto na regulamentação comunitária relativa à aplicação do Regime das Garantias, nomeadamente no Reg. (CEE) nº 2220/85 da Comissão, de 22 de Julho, com as alterações subsequentes e a assegurar uma gestão correcta e uniforme das garantias colocadas à ordem do IFAP nos termos dos Protocolos/Contratos de articulação entre o IFAP, IP, as Autoridades de Gestão (AG), as DRAP, os Grupos de Acção Local (GAL) e os Grupos de Acção Costeira (GAC). 1.2 ÂMBITO E APLICAÇÃO A Norma aplica-se às garantias a prestar pelos candidatos relativamente aos pedidos de concessão de subsídios/incentivos nos termos do Regulamento (CEE) nº 2220/85, da Comissão, de 22 de Julho ou as previstas em quaisquer outros regulamentos de aplicação como sejam os decorrentes do FEADER e/ou do FEP e a todas as demais situações não especificadas em que seja exigível a prestação de uma garantia. 1.3 INTERVENIENTES São intervenientes nesta Norma de Procedimento os seguintes órgãos/entidades: - Instituto de Financiamento da Agricultura e Pescas, IP (IFAP) - Departamento Financeiro (DFI) - Departamento de Apoios ao Investimento (DAI) - Departamento de Apoios Comunitários na Região Autónoma da Madeira (DACM) - Direcções Regionais de Agricultura e Pescas (DRAP) - Autoridade de Gestão do PRODER - Autoridade de Gestão do PRORURAL - Autoridade de Gestão do PRODERAM - Autoridade de Gestão do PRRN - Autoridade de Gestão do PROMAR PÁG.: 2/11

3 - Organismos Intermédios de Gestão do PRORURAL (OI) - Direcção Regional das Pescas PROMAR Açores (PROPESCA) - Direcção Regional das Pescas PROMAR Madeira - Grupos de Acção Local (GAL) - Grupos de Acção Costeira (GAC) - Beneficiários 1.4 FORMAS DE GARANTIAS As garantias devem ser constituídas nos termos e de acordo com as formas previstas no Reg. (CEE) nº 2220/85, devendo, preferencialmente, assumir as formas de: a) Garantia Bancária ou Seguro Caução prestados por uma entidade (Entidade Garante) que tenha sede ou estabelecimento na União Europeia e esteja incluída na lista aprovada pelo Banco de Portugal; b) Depósito em dinheiro, efectuado por transferência bancária ou através de cheque visado, descontado dentro do respectivo prazo de validade, de acordo com os arts. 13º e 14º do Regulamento (CEE) nº 2220/85; c) Fundos bloqueados num Banco à ordem do IFAP; d) Depósitos Caução (montantes depositados numa determinada conta bancária do IFAP); e) Garantias emitidas por Organismos Públicos que integrem a Administração Central, Regional e Local, bem como pela Segurança Social, sem prejuízo da sua substituição por competente declaração de compromisso (Garantias Escritas); f) Títulos emitidos pelo Estado Português (Obrigações do Tesouro), desde que autorizado pelo Conselho Directivo do IFAP e sujeito ao cumprimento das condições previstas no art. 10º do Reg. (CEE) nº 2220/85; g) A opção pela constituição de garantia diversa, das indicadas nas alíneas anteriores, fica dependente de decisão favorável do Conselho Directivo do IFAP. PÁG.: 3/11

4 1.5 TIPOS DE GARANTIAS Podem ser constituídas «Garantias» ou «Garantias Globais» na acepção das alíneas a) e b) do art. 3º do Reg. (CEE) nº 2220/85. A «Garantia Global» é liberada à medida que os processos abrangidos pela mesma fiquem concluídos. Em particular, a «Garantia Global» pode ser constituída em regime de contacorrente, nos termos da qual o valor é disponibilizado à medida que as obrigações vão sendo cumpridas para ser reutilizado. 1.6 PRINCÍPIOS Princípios Formais a) A garantia deve ser expressa em euros e redigida em língua portuguesa ou acompanhada de tradução oficial; b) Para além do previsto no nº 2 do art. 16º do Reg. (CEE) nº 2220/85, a garantia deve conter os elementos referenciados nas Minutas aprovadas pelo IFAP; c) As assinaturas dos representantes da Instituição Financeira devem ser reconhecidas, com menções especiais, nos termos da lei; d) Nas garantias emitidas por Organismos Públicos que integram a Administração Central, Regional ou Local, bem como pela Segurança Social (Garantia Escrita), deve ser colocado o respectivo selo branco; e) Relativamente às garantias previstas na alínea anterior deve estar evidenciada a competência legal da Entidade Ordenante, para efeito de emissão. f) O valor a acobertar regra geral é de 110% do montante a ser pago pelo IFAP PRINCÍPIOS PROCEDIMENTAIS a) As garantias devem ser liberadas no prazo máximo de 30 dias, contados a partir da data da ocorrência do respectivo facto gerador; b) Sem prejuízo do disposto nos números seguintes na matéria respeitante à liberação de garantias, a proposta de liberação da garantia é apresentada ao Conselho Directivo do IFAP, ou a quem este tenha delegado a competência, pelo órgão que promoveu a constituição da mesma. PÁG.: 4/11

5 1.7 CONSTITUIÇÃO E DIVULGAÇÃO DAS GARANTIAS a) Compete ao IFAP proceder à divulgação/disponibilização das minutas de garantias; b) As minutas de Garantia, constam do sítio da Internet do Portal do IFAP ( c) Compete à entidade que promove a constituição da garantia, informar os beneficiários/ entidades da exigência da mesma, bem como as condições em que esta deve ser prestada, de acordo, designadamente, com as respectivas minutas; d) Compete à entidade que promove a constituição da garantia submeter ao IFAP a decisão de aceitação de garantia diversa, nos termos do referido na alínea g) de 1.4. e) Compete à entidade que promove a constituição da garantia solicitar o envio de documento comprovativo bancário, quando a Garantia solicitada revista a forma de Depósito Caução ou de Fundos Bloqueados. 1.8 INFORMAÇÃO SOBRE A TRAMITAÇÃO DAS GARANTIAS Compete ao IFAP assegurar a disponibilização de informação às entidades protocoladas sobre a tramitação das garantias, nomeadamente através do módulo de Gestão Documental do idigital-ippi. 1.9 REVOGAÇÕES É revogada a Norma de Procedimentos Externa n.º 002 de 19/04/ PROCEDIMENTOS 2.1 VERIFICAÇÃO E ACEITAÇÃO DAS GARANTIAS PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELAS ENTIDADES PROTOCOLADAS/ORGANISMOS INTERMÉDIOS/ DACM a) Recepcionar e verificar a conformidade das garantias prestadas pelos beneficiários; b) Preencher e validar a respectiva Lista de Controlo de Garantias (Anexo I); PÁG.: 5/11

6 c) Remeter ao IFAP para o endereço electrónico [email protected], a Garantia e a Lista de Controlo de Garantias devidamente digitalizada, de preferência em formato pdf; d) Proceder à criação de endereço electrónico específico para recepção de informação enviada pelo IFAP via sobre gestão de garantias, ou em alternativa indicar o endereço a constar das listas de divulgação do IFAP; e) Os endereços electrónicos a constar da lista de divulgação, deverão ser comunicados ao IFAP no prazo de 5 dias úteis após a divulgação da presente Norma, para o endereço [email protected]; f) Receber do IFAP no prazo de 2 dias úteis, por a remeter para os endereços indicados por cada entidade, informação de que as garantias foram aceites e qual o seu número de registo no SIIFAP; g) Receber do IFAP no prazo de 2 dias úteis, por a remeter para os endereços indicados por cada entidade, a recusa e a consequente necessidade de substituição da garantia ou de reforço da mesma; h) Remeter ao IFAP no dia útil seguinte à recepção da confirmação de aceitação, registado com aviso de recepção, o original da garantia e da Lista de Controlo de Garantias, bem como cópia do de confirmação de aceitação; i) Proceder à constituição de processo, em moldes a definir pelo IFAP e a pedido da entidade, quando aplicável a alínea g) do ponto 1.4 (constituição de garantia diversa das indicadas). Os procedimentos associados à gestão das garantias constam do Anexo II FLUXOGRAMA DE ARTICULAÇÃO FUNCIONAL GESTÃO DE GARANTIAS e do Anexo III FASES DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DFI a) Assegurar a manutenção do endereço electrónico [email protected]; b) Aceitar ou recusar no prazo de 2 dias úteis, as garantias que lhe tenham sido remetidas para o endereço [email protected], informando via a respectiva entidade da sua posição, e em caso de aceitação, o número de registo atribuído no SIIFAP (Módulo Garantias); PÁG.: 6/11

7 c) Receber o original da garantia e Lista de Controlo de Garantias enviada pela entidade receptora, procedendo ao seu confronto com os documentos recebidos em suporte digital; d) Assegurar a guarda dos seus originais em caso de conformidade; e) No caso de aceitação, inserir cópia da garantia, respectiva Lista de Controlo de Garantias e do de confirmação de aceitação, no módulo de Gestão Documental do idigital, por forma a que as entidades protocoladas ou outras tenham acesso aos documentos em suporte digital LIBERAÇÃO / DEVOLUÇÃO DAS GARANTIAS PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DAI Na sequência da informação recebida das entidades, verificar se estão preenchidos os requisitos para poder ser autorizada a concessão definitiva das ajudas e a consequente liberação das garantias, após o que são criados no SIIFAP os respectivos Resumo de Apuramento e os Mapas Resumo de Autorização de Liberação de Garantias, com vista à liberação das mesmas PROCEDIMENTOS A OBSERVAR PELO IFAP/DFI a) Comunicar às Entidades, Ordenante e Protocolada, através de ofício, as parcelas das garantias em regime de conta-corrente que se encontrem libertas para poderem ser reutilizadas, e à Entidade Garante sobre os movimentos ocorridos com referência às respectivas datas; b) Enviar ofício a devolver o original da garantia à Entidade Ordenante, no caso da liberação total; c) Comunicar às Entidades, Garante e Ordenante, que a garantia global foi liberada parcialmente pelo respectivo montante; d) Informar as Entidades Ordenante, Garante e Protocolada, que o IFAP autoriza a movimentação dos fundos bloqueados nos casos em que as garantias revistam esta forma. PÁG.: 7/11

8 3. ANEXOS 3.1 ANEXO I LISTA DE CONTROLO DE GARANTIAS 3.2 ANEXO II FLUXOGRAMA DE ARTICULAÇÃO FUNCIONAL GESTÃO DE GARANTIAS 3.3 ANEXO III FASES DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS PÁG.: 8/11

9 LISTA DE CONTROLO DE GARANTIAS Preencher Pelas Entidades Protocoladas 1- Data de recepção da garantia: / / 2 - Identificação da Entidade Ordenante NIFAP: Nome: 3 - Identificação da Ajuda/Objecto Designação da Ajuda/Objecto: 4 - Dados da Garantia Entidade Garante N.º Data Valor Total (euros) / / Forma Tipo Finalidade Garantia Bancária Individual Pagamento Adiantado Seguro Caução Global Certificado Cheque Visado Conta Corrente Concurso/Contrato Depósito de Caução Outro: Qual?... Outra: Qual?... Outra: Qual? Itens a controlar conforme minuta Item Sim Não 5.1. Finalidade Designação da Ajuda a Garantir ou Objecto Menção da Legislação Aplicável 5.2. Entidade Ordenante Dados completos da Entidade Ordenante È Entidade Pública? Se Sim A assinatura está certificada c/ Selo Branco? A Entidade Pública tem Competência Legal p/emissão? Se sim, qual? 5.3. Validade Sem prazo fixo ou com prazo renovável automaticamente? Outra Situação - Qual? (Fundamentar) 5.4. Valor Total È suficiente? ANEXO I Aceite: Não Aceite: Justificação para não-aceitação: Proposta Responsável (nome e assinatura): Data de envio da lista ao DFI: / / Data de recepção da lista da DFI: / / preencher pela DFI/UCTB 6 - Itens a Controlar 6.1. Redacção Em língua portuguesa ou com tradução oficial? Em conformidade com a minuta em vigor? 6.2. Identificação da Entidade Garantida Está bem expresso como destinatário o IFAP? 6.3. Identificação da Entidade Garante Dados completos da Entidade Garante? Item Sim Não A Garantia é prestada por entidade que tem Sede/Dependência na UE e está incluída na lista do BP? As assinaturas dos representantes do Banco/Seguradora estão Reconhecidas notarialmente, presencial ou por conhecimento, na qualidade e com poderes para o acto? 6.4. Identificação da Entidade Ordenante Dados completos da Entidade Ordenante? A Entidade Ordenante tem competência legal para emissão (Entidade Pública)? Despacho Data de recepção da lista da Entidade Protocolada: / / Aceite: Não Aceite: Justificação para não-aceitação: Data de envio da lista à Entidade Protocolada / / Responsável (nome e assinatura): Observações: PÁG.: 9/11

10 ANEXO II - FLUXOGRAMA DE ARTICULAÇÃO FUNCIONAL GESTÃO DE GARANTIAS BENEFICIÁRIO ENTIDADE PROTOCOLADA / OI / DACM AUTORIDADE DE GESTÃO IFAP-DFI IFAP-DAI Inicia organização de pedido de pagamento, consultando o Portal do IFAP nomeadamente em matéria de obtenção da minuta de garantia caso pretenda recorrer a adiantamento da ajuda, ou, o respectivo acto de aprovação imponha a constituição de garantias pelo valor de parte ou totalidade da ajuda (1) Obtém da Instituição de Crédito/Seguradora (ou constitui) a respectiva Garantia Formaliza pedido de pagamento no SIIFAP - Módulo ippi, concluíndo o registo com a sua submissão Procede à recepção do processo físico do pedido de pagamento com necessidade de constituição de garantia Verifica a conformidade da garantia e preenche Lista de Controlo. Devolve garantia ao beneficiário em caso de desconformidade, se for o caso CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS Caso conforme, procede à digitalização da garantia e da respectiva Lista de Controlo após validação superior, e envia em formato digital para o endereço electrónico do IFAP [email protected] Efectua a gestão do endereço electónico [email protected] Verifica conformidade da Garantia e respectiva Lista de Controlo Procede ao registo da Garantia e atribuição de número no isinga, caso conforme Recebe em endereço electrónico previamente articulado, informação sobre a conformidade da garantia e respectivo número, podendo dessa forma dar sequência à análise do pedido de pagamento. No caso de desconformidade articula com o beneficiário, se for o caso. Informa a entidade protocolada, para endereço electrónico previamente articulado, da conformidade da garantia e respectivo número ou da sua desconformidade Assegura a introdução no módulo de "Gestão Documental" do idigital, a Garantia digitalizada, respectiva Lista de Controlo e de confirmação de aceitação com o número atribuido. Envia original da garantia, original da respectiva Lista de Controlo e cópia de de confirmação de aceitação para o IFAP Recepciona original da Garantia, respectiva Lista de Controlo e cópia do de confirmação de aceitação Procede à conclusão da análise do pedido de pagamento e efectua validação da despesa Procede à validação dotacional do pedido de pagamento Procede à recepção no SIIFAP de pagamento com Garantia associada, após validação dotacional pela respectiva AG Acede à versão digitalizada da Garantia, Lista de Controlo e restante processo via módulo de "Gestão Documental" do idigital Dá sequência à elaboração do Resumo de Apuramento (1) Caso o respectivo acto de aprovação da operação imponha a constituição de garantias pelo valor de parte ou totalidade da ajuda, o valor da garantia a constituir em cada momento será função do valor a pagar no pedido de pagamento formalizado no SIIFAP PÁG.: 10/11

11 ANEXO III FASES DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS FASES DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DE GARANTIAS CONSULTA E OBTENÇÃO DA MINUTA DE GARANTIA NO PORTAL DO IFAP PELO BENEFICIÁRIO CONSTITUIÇÃO DA GARANTIA PELO BENEFICIÁRIO FORMALIZAÇÃO DE PEDIDO DE PAGAMENTO NO SIIFAP APRESENTAÇÃO DE PROCESSO FÍSICO DO PEDIDO DE PAGAMENTO COM GARANTIA ANEXA, NA ENTIDADE PROTOCOLADA/OI/DACM RESPONSÁVEL PELA ANÁLISE DO PEDIDO VERIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE DA GARANTIA E PREENCHIMENTO DA LISTA DE CONTROLO PELA ENTIDADE PROTOCOLADA/OI/DACM RESPONSÁVEL PELA ANÁLISE DO PEDIDO ENVIO EM FORMATO DIGITAL PARA O ENDEREÇO [email protected], DA GARANTIA DIGITALIZADA E RESPECTIVA LISTA DE CONTROLO VERIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE DA GARANTIA E RESPECTIVA LISTA DE CONTROLO NO PRAZO DE 2 DIAS ÚTEIS PELO DEPARTAMENTO FINANCEIRO DO IFAP COMUNICAÇÃO À ENTIDADE PROTOCOLADA/OI/DACM DA CONFORMIDADE DA GARANTIA E RESPECTIVO NÚMERO, VIA PARA ENDEREÇOS ELECTRÓNICOS PREVIAMENTE ARTICULADOS ENTRE AS PARTES DEPARTAMENTO FINANCEIRO PROCEDE AO "UPLOAD" DO PROCESSO DE CONSTITUIÇÃO DA GARANTIA NO MÓDULO DE GESTÃO DOCUMENTAL DO idigital NO PRAZO MÁXIMO DE 2 DIAS ÚTEIS NO DIA ÚTIL SEGUINTE Á CONFIRMAÇÃO DE ACEITAÇÃO, ENVIO DO ORIGINAL DA GARANTIA, RESPECTIVA LISTA DE CONTROLO E CÓPIA DO DE CONFIRMAÇÃO DE ACEITAÇÃO, AO IFAP AUTORIDADE DE GESTÃO PROCEDE À VALIDAÇÃO DOTACIONAL DO PEDIDO DE PAGAMENTO DEPARTAMENTO DE APOIOS AO INVESTIMENTO ELABORA RESUMOS DE APURAMENTO E DÁ SEQUÊNCIA AO PAGAMENTO DA AJUDA ENTIDADE PROTOCOLADA/OI/DACM CONSULTA PROCESSO RELATIVO À CONSTITUIÇÃO DA GARANTIA NO MÓDULO DE GESTÃO DOCUMENTAL DO idigital PÁG.: 11/11