Desafios do esocial e o Setor de Transporte

Transcrição

1 Desafios do esocial e o Setor de Transporte

2 HOJE VAMOS FALAR SOBRE INSTITUCIONAL TOTVS CONSULTING CONTEXTO ORGANIZACIONAL esocial e REFORMA TRABALHISTA esocial DESAFIOS e CRONOGRAMA REFORMA TRABALHISTA PRINCIPAIS IMPACTOS MERCADO POSICIONAMENTO DAS ORGANIZAÇÕES

3 TOTVS CONSULTING

4 QUEM SOMOS Uma consultoria de negócios dedicada a aumentar a eficiência operacional e a levar inovação aos seus clientes. Já fizemos mais de 50 projetos de esocial, em diversos segmentos da indústria, regiões e portes de companhias Projetos realizados em empresas com os mais diversos sistemas de folha de pagamento, sendo uma consultoria agnóstica na realização da análise da arquitetura tecnológica. Participamos do Grupo de Trabalho do esocial junto ao governo e acompanhamos uma das empresas piloto na execução dos testes do governo

5 QUEM SOMOS OFERTAS TOTVS CONSULTING A TOTVS Consulting une estratégia, processos, tecnologia e pessoas para oferecer suporte completo aos projetos da sua empresa. Nossas ofertas:. Operações & Supply Chain: estruturação de processos e sistemas por meio de iniciativas de supply chain. Transformação Digital: transformação do negócio com analytics, mobilidade, processos e redes sociais. Desempenho Empresarial & CSC: metodologias para a definição de direcionadores estratégicos e de processos. Tecnologia: aporte metodológico a programas complexos de transformação em sistemas e suporte a decisões estratégicas de TI. Gestão de Talentos & Desempenho: consultoria para apoiar diferentes desafios de RH, como gestão de mudança, transformação de RH, gestão por competências Obrigações Legais: diagnóstico e preparação para as obrigações do programa SPED, como esocial, e- financeira, ReInf, Bloco K, etc. Soluções para PME: gestão de negócios para apoiar as pequenas e médias empresas a crescerem com controle, lucratividade e capacitação.

6 CONTEXTO ORGANIZACIONAL

7 PROGRAMA SPED O SPED - Sistema Público de Escrituração Digital é um novo formato de relacionamento com o Fisco. É um sistema que permite às autoridades atuarem de forma integrada, com maior visibilidade e capacidade da análise dos dados. PRINCIPAIS SUBPROJETOS OBJETIVOS do SPED Promover a integração dos fiscos Tornar mais rápida a identificação de ilícitos tributários SPED Contábil EFD Contribuições (PIS e COFINS) EFC (DIPJ IRPJ) BLOCO K (produção e estoque) esocial (folha de pagamento) Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes SPED Fiscal (ICMS e IPI) EFD Reinf (Contribuição Previdenciária)

8 esocial

9 ENTENDIMENTO DO DESAFIO: O que é o esocial O esocial é um projeto do Governo Federal, que será o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhista: 2 Informações como: RAIS, DIRF, CAGED, SEFIP, MANAD etc. 1 Unificar a captação das informações da Folha Aumentar o controle e disponibilização das informações Com redução da informalidade na relação de emprego Através de um vigoroso combate à sonegação, com cruzamentos de dados e auditoria eletrônica. Além de combater as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego 3 Melhorar a distribuição da carga tributária Ampliar a base de arrecadação 4 Dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem, no entanto, aumentar a carga tributária

10 CRONOGRAMA ENTENDIMENTO DO DESAFIO O cronograma do esocial foi publicado no Diário Oficial da União (DOU) no dia 17/04/2017. A obrigação terá início em 01/01/2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 MM no ano de AGO/2017 LIBERAÇÃO DO AMBIENTE DE TESTE JUL/2018 INÍCIO DO ENVIO PARA AS DEMAIS EMPRESAS E DAS INFORMAÇÕES DE SST PARA AS EMPRESAS DO PRIMEIRO GRUPO JAN/2018 INÍCIO DO ENVIO PARA AS EMPRESAS DO PRIMEIRO GRUPO (FATURAMENTO ACIMA DE R$ 78 MM EM 2016) JAN/2019 INÍCIO DAS INFORMAÇÕES DE SST PARA AS DEMAIS EMPRESAS

11 IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES MITOS E VERDADES SOBRE O ESOCIAL O que o esocial não é: O que o esocial é: O esocial é um projeto do DP 1 1 O maior desafio é ajustar o sistema 2 2 O esocial abrange diversas áreas da empresa (DP, SESMT, Fiscal, TI...) O maior desafio é transformar informações em processos corporativos 3 Não há necessidade de revisar os processos, pois a legislação permanece a mesma 3 Alguns processos que hoje atendem a legislação podem se tornar inadequados na implantação do esocial 4 O recebimento do protocolo de transmissão sem erros garante que não há riscos de autuação 4 As validações que o esocial irá realizar ao receber os eventos não garantem integralmente sua qualidade

12 ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO ESOCIAL DIAGNÓSTICO DO ESOCIAL Para a preparação do esocial, há a necessidade de uma forte estruturação de Três Pilares: Processos, Sistemas e Dados. Processos Adaptação dos processos da empresa garantindo que as informações requeridas pelo esocial serão processadas de acordo com a CLT, com segurança e no prazo estabelecido pelo governo Sistemas Atualização e validação dos sistemas que serão utilizados para armazenamento e envio dos dados ao esocial Dados Análise e validação dos dados a serem informados ao esocial, minimizando riscos de eventuais multas.

13 ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO ESOCIAL CRUZAMENTO DE INFORMAÇÕES Após a transmissão do esocial, as informações constantes no arquivo poderão ser cruzadas automaticamente, assim como já acontece com a entrega dos demais SPEDs. Com a fiscalização crescente e o cruzamento de dados eletrônicos, as empresas precisam aprimorar seus controles de forma a estarem aptas a cumprir as novas exigências do Fisco. Tenha certeza das informações que vai transmitir, garanta o compliance. Isonomia salarial (cargo x CBO x localidade x salário x tempo). Cargo x CBO x Descrições. Cargos x Documentos Obrigatórios a serem informados (CNH para motorista, órgãos de classe). Horário da Jornada de Trabalho x Duração x Cargos. Menores aprendizes x idade x CBO. Estagiários x instituição de ensino. Documentação de estrangeiros. Situação de expatriados. Lotação x pagamento de insalubridade/periculosidade. Dependentes legais. CNAE preponderante x FAP

14 OS DESAFIOS PARA AS EMPRESAS ADEQUAÇÃO DOS PROCESSOS CORPORATIVOS O diagnóstico também é uma oportunidade para as empresas melhorarem os seus processos, independentemente deles serem impactados pelo esocial. Nos diagnósticos realizados pela TOTVS Consulting, as melhorias são classificadas em três tipos : o MANDATÓRIAS PARA O ESOCIAL. o MITIGAÇÃO DE RISCOS. o MELHORES PRÁTICAS. Fonte: Projetos realizados pela TOTVS Consulting 14

15 OS DESAFIOS PARA AS EMPRESAS SANEAMENTO DA BASE DE DADOS E PREPARAÇÃO DOS SISTEMAS Conforme levantado pela TOTVS Consulting, atualmente as organizações não possuem todos os seus dados em conformidade com as exigências do esocial, nem mesmo seus sistemas dão suporte a todas as informações solicitadas. As principais inconsistências encontradas são: Fonte: Projetos realizados pela TOTVS Consulting 15

16 PRINCIPAIS MULTAS PARA AS EMPRESAS IRREGULARIDADES MAIS VISÍVEIS COM O esocial ADMISSÃO: Atualmente, a admissão do colaborador é enviada até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação, por meio do CAGED. Com o esocial, a admissão deverá ser enviada até o final do dia que antecede o início do colaborador. A falta de registro sujeita o empregador à multa por empregado prevista no artigo 47 da CLT, dobrada por reincidência. MULTA: De R$402,53 a R$805,06 ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS: É responsabilidade do empregador informar alterações existentes nos dados cadastrais e contratuais (contrato de trabalho) do colaborador, como prevê o artigo 41 da CLT. MULTA: De R$201,27 a R$402,54 ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO): É necessária e obrigatória a realização dos exames admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional pelos colaboradores, segundo o artigo 168 da CLT. A não realização sujeita à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. MULTA: De R$402,53 a R$4.025,33 COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT): De acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as empresas devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar. O prazo de envio do evento ao esocial é o mesmo que a transmissão do CAT, até o 1º dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente, em caso de falecimento do colaborador. A falta de registro está sujeita a multa, podendo dobrar o valor em caso de reincidência. MULTA: Variação entre limite mín. e máx. do salário de contribuição PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP): As empresas são obrigadas a fornecer informações aos colaboradores expostos a agentes nocivos químicos, físicos e biológicos, ou associação de agentes prejudiciais à saúde, de acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91. O intuito dessa documentação é comprovar que o colaborador esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. MULTA: De R$1.812, 87 a R$ ,63 AFASTAMENTO TEMPORÁRIO: O afastamento do colaborador (férias, licença maternidade, auxílio doença, etc) impacta em seus direitos trabalhistas e previdenciários, e também nas obrigações tributárias. A falta dessas informações sujeita o contribuinte a multa prevista no artigo 92 da lei nº8.212/9. MULTA: De R$1.812, 87 a R$ ,63 16

17 ENTENDIMENTO DO DESAFIO: Impactos nas organizações

18 ABORDAGEM METODOLÓGICA FASES DO PROJETO A abordagem sugerida pela TOTVS para a Implantação do esocial é iniciada por etapas de diagnóstico de processos e dados e de planejamento da implantação, para garantir que todas as informações necessárias estarão disponíveis na qualidade e no prazo requerido pelo esocial. Diagnóstico Completo e Plano de Implantação para o esocial Implantação do esocial (Onda 2) Diagnóstico dos Processos Análise de Sistemas e Diagnóstico de Consistência dos Dados Desenho da Solução Futura e do Plano de Implantação Implantação do esocial Testes e Ajustes PACOTE 1 PACOTE 2 e 3 PACOTE 4 PACOTE 5 APENAS PROJETOS CUSTOMIZADOS

19 COMO ESTÃO AS EMPRESAS?

20 PESQUISA TOTVS CONSULTING esocial VISÃO GERAL DOS RESPONDENTES: 155 3% Agronegócio 2% Educacional 6% Varejo 43 % Serviços 21 % Construção civil 10 % Transporte 1% Saúde PRINCIPAIS PONTOS: Cargos e CBOS; Qualificação de informações no processo de Admissão; Saneamento e atualização de dados cadastrais e contratuais; 0% Público 7% Manufatura 7% Demais segmentos Cronograma de fechamento da folha; Informações cadastrais e gestão de trabalhadores sem vinculo (estagiários e autônomos); Saneamento de rubricas; Ausência de automatização para os processos de SESMT; Atualização sistêmica entre outros.

21 O SETOR DE TRANSPORTE Faturamento Nível de preparação Tamanho

22 PRINCIPAIS DESAFIOS O cadastro de cargos é centralizado? A descrição está atualizada? A classificação é aderente ao CBO? 40% não leva o grau de instrução em consideração ao enquadrar cargo e CBO 40% não avalia isonomia salarial ao contratar

23 DEMAIS TABELAS INICIAIS 67% das empresas apresenta problemas com suas rubricas, seja pela quantidade excessiva das mesmas ou pela dificuldade de identificar suas corretas incidências e repercussões. Em 33% dos casos há ocorrência de mudanças de horário/escala sem o devido envolvimento do Departamento Pessoal. 27% tem dificuldade de controlar as informações de autônomo0s

24 OS PROCESSOS ESTÃO PREPARADOS? Admissão e qualificação cadastral Controle de ponto e fechamento de folha na competência

25 E QUANDO FALAMOS DE MEDICINA E SEGURANÇA?

26 RESUMINDO: PRINCIPAIS DESAFIOS 1 CADASTROS: Empregado Empregador (com e sem vínculos) e etc. 3 ADEQUAÇOES SISTEMICAS: Atualizações de Leiaute e tabelas Módulo de mensageria e etc. Implantação do módulo de SESMT 5 ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAS: Admissão Demissão Férias Folha de Pagamento Encargos Atualizações cadastrais e contratuais e etc. CULTURA ORGANIZACIONAL: 2 PROCESSOS: 4 Modelo de atuação Papéis e responsabilidades Cronogramas Controles internos Estrutura e governança Integração de informações e etc. DADOS: Tabelas gerais Rubricas CBOs, Cargos, Funções Lotações Horários Ambiente de trabalho e etc.. 6 Mudanças culturais Conscientização Comprometimento Adequação do fluxo de informações entre as áreas Capacitação dos profissionais e etc.

27 FATORES CRÍTICOS PARA O SUCESSO O esocial exigirá investimento, porém irá impor um importante momento de transformação possibilitando um maior controle (gestão unificada), produtividade das atividades administrativas e benefícios diretos para a gestão. Perspectiva multidisciplinar Patrocínio da alta administração Diagnóstico da situação atual Qualificar as informações previamente ao envio Considerar uma estrutura de governança Revisar processos e cronogramas Gestão de mudanças para apoiar os aspectos culturais Equalizar os conflitos de papéis e responsabilidades Promover a integração do RH e áreas envolvidas com o esocial Transformar informações (de folha, medicina do trabalho, fiscais, etc.) em processos corporativos