Página 1 de 5. Versão Nº 1.0 Data da Revisão 15/10/2014. Data de Aprovação 15/10/2014. Gestor Adolfo Colares Data de Publicação 15/10/2014

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1 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E AÇÕES COMUNITÁRIAS DEPARTAMENTO DE EXTENSÃO Nº x.xx.xxx.xx Versão Nº 1.0 Data da Revisão 15/10/2014 Data de Aprovação 15/10/2014 Gestor Adolfo Colares Data de Publicação 15/10/2014 Título Renovação e recadastro de bolsa de extensão Data da última 15/10/2014 revisão 1. Descrição No âmbito da Universidade Federal do Amapá, o processo de renovação de bolsas com vistas a apoiar as atividades de extensão institucionalizadas fundamenta-se na Resolução CONSU/UNIFAP n 009/2006 (que estabelece o Regulamento da Extensão). São condições para renovação da bolsa de extensão: 1. Estar a atividade de extensão devidamente registrada, em vigência e regular no DEX/PROEAC (não pode estar inadimplente); 2. Envio de relatório parcial da atividade de extensão e de relatório do plano de trabalho do bolsista; 3. Permanência do aluno à atividade de extensão originariamente registrada no DEX; 4. Elaboração de justificativa da necessidade de renovação de bolsa e de que o bolsista atende as condições legais, regulamentares e administrativas; 5. Preenchimento de ficha de recadastro de bolsista de extensão, constando dados pessoais, dados acadêmicos, dados da atividade de extensão e dados da bolsa de extensão; 6. Apresentação pelo bolsista de documentos necessários atualizados (Atestado de Matricula, Histórico Acadêmico, Páginas 01 a 07 da Carteira de Trabalho, Novo Plano de Atividade do Bolsista, Curriculum Vitae do Bolsista). 2. Objetivos Instruir processo de renovação e recadastro de bolsa de extensão. 3. Público-Alvo: Docentes-coordenadores de atividades de extensão e estudantes regularmente cadastrados com bolsa. 4. Pré-requisitos: Do proponente: Deve apresentar relatório parcial da atividade desenvolvida; Não deve estar inadimplente com a PROEAC. Do estudante bolsista: Deve estar regularmente matriculado; Deve apresentar relatório de seu plano de trabalho anterior; Não deve estar inadimplente com a PROEAC. Página 1 de 5

2 5. Responsáveis: a. LISTA DE CONTATOS: Nº Nome Telefone 1 Israel Negreiros israelnegreiros@unifap.br André Monteiro da Silva andremonteirosilva2011@ unifap.br LEGENDA 1. Departamento de Extensão: realiza as fases do processo de renovação e faz o recadastro do bolsista. 6. Atividades: Nº Atividade/Descrição Resp. Tempo 1 Envio de documentação necessária Coordenação da atividade Até 15 dias antes do fim bolsa 2 Parecer quanto aos relatórios e quanto à justificativa de renovação de bolsas DEX 2dias 3 Registro da renovação da bolsa DEX 1h 4 Elaboração do termo de renovação de bolsa DEX 1h 5 Elaboração do termo de desligamento de bolsa DEX 1h LEGENDA: 1. Envio de documentação necessária A coordenação da atividade encaminha via Serviço de Protocolo Geral: a) Relatório parcial da atividade de extensão; b) Relatório do plano de trabalho do bolsista; e c) Declaração com justificativa da necessidade de renovação de bolsa e de que o bolsista atende as condições legais, regulamentares e administrativas). O prazo para o encaminhamento da solicitação é de 15 dias antes do fim do período de vigência da bolsa. 2. Parecer quanto aos relatórios e quanto à justificativa de renovação de bolsas O parecer do DEX observará os seguintes quesitos: Página 2 de 5

3 a. Coerência dos relatórios apresentados; b. Comprovação de que as atividades realmente ocorreram; c. Resultado das atividades desenvolvidas; d. Registro válido da atividade no DEX PROEAC; e. Comprovação da necessidade de renovação e de que o bolsista atende as condições legais, regulamentares e administrativas. 3. Registro da renovação da bolsa O bolsista preenche ficha de recadastro de bolsista de extensão, constando dados pessoais, dados acadêmicos, dados da atividade de extensão e dados da bolsa de extensão. DEX Recebe documentos necessários (Atestado de Matricula Atualizado, Histórico Acadêmico Atualizado, Páginas 01 a 07 da Carteira de Trabalho, Novo Plano de Atividade do Bolsista, Curriculum Vitae do Bolsista). DEX encaminha o recadastro para o banco de dados informatizado do DEX (PLANILHA EXCEL ). DEX encaminha o recadastro para o banco de dados on line do DEX (página no site da UNIFAP). 4. Elaboração do termo de renovação de bolsa DEX elabora novo Termo de Compromisso de Bolsista, em 3 (três) vias, onde constam regras e informações especificas acerca da bolsa concedida, como seu período de vigência. Após recolhimento das assinaturas do pró-reitor de extensão, diretor do DEX, coordenador da atividade de extensão e do bolsista, 1 via fica no DEX/PROEAC, 1 (uma) via fica com o bolsista e 1 (uma) via vai para a PROAD (através da PROEAC), quando do 1º pagamento da bolsa, após a renovação. 5. Elaboração do termo de desligamento de bolsa No caso de indeferimento do pedido de renovação ou término da bolsa pelos motivos previstos nas normas legais, regulamentares e administrativas, DEX elabora Termo de Desligamento de Bolsista, em 2 (duas) vias, onde constam informações especificas, como data e motivo do desligamento e período (s) de atuação. Após registro do término da bolsa nos bancos de dados DEX, 1 (uma) via do Termo fica no DEX/PROEAC e 1 (uma) via fica com o bolsista. O registro do término da bolsa subsidia a emissão de certificado de participação em atividade de extensão. 6. Definições (opcional): 7. Material de Suporte (caso exista): Cadastro no banco de dados informatizado do DEX (planilha EXCEL). Cadastro no banco de dados on line do DEX. Acesso na página do DEX no site da UNIFAP. Declaração com justificativa da necessidade de renovação de bolsa e de que o bolsista atende as condições legais, regulamentares e administrativas. Modelo disponível na página on line do DEX. Página 3 de 5

4 Ficha de recadastro de bolsista de extensão. Disponível na página on line do DEX. Relatório parcial da atividade de extensão e relatório do plano de trabalho do bolsista. Modelos disponíveis na página on line do DEX. 8. Referências: BRASIL. Decreto nº de 30/12/2010. Regulamenta os arts. 10 e 12 da Lei nº , de 23 de dezembro de 2009, que tratam da concessão de bolsas para desenvolvimento de atividades de ensino e extensão universitária. Disponível em: Acesso: 29/07/2015. UNIFAP/CONSU. Resolução n 009/2006. Aprova o Regulamento da Extensão Universitária no âmbito da Unifap. Disponível em: Acesso: 29/07/ Resolução nº 001/2012. Institui normas para a concessão de auxílio financeiro a pesquisador. Disponível em: Acesso: 29/07/ Resolução xx/2015. Estabelece as normas do Programa Institucional de Bolsas e Auxílios a Extensão Universitária da UNIFAP - PIBEX. A sê aprovada e publicada. 9. Fluxograma do processo Página 4 de 5

5 10. Participantes na elaboração do documento: Israel Negreiros André Monteiro 11. Revisão, aprovação e publicação: Nome Setor Função DEX DEX Assistente Administrativo Técnico em Assuntos Educacionais Atividade Data Nome Função Data da Revisão 15/10/2014 Gestor do processo X Data de Aprovação 15/10/2014 Diretor do Departamento X Data de publicação 15/10/2014 Pró-Reitor ou Vice-Reitor X Data da última revisão 12. Histórico de Revisões: 15/10/2014 Chefe da Divisão X Versão Data Descrição das mudanças Requisitado por: /10/ /10/ /10/ /10/2014 Página 5 de 5