INSTRUÇÕES PARA O REGISTRO ACADÊMICO DE PÓS-GRADUAÇÃO

Transcrição

1 INSTRUÇÕES PARA O REGISTRO ACADÊMICO DE PÓS-GRADUAÇÃO Conteúdo: O Registro Acadêmico...1 Etapas do procedimento de registro:...2 Funções por agente:...4 Acompanhamento da execução do registro:...4 Documentação:...5 Procedimentos seguintes ao Registro Acadêmico: Acesso ao Portal Minha UFMG Matricula Matrícula On-line [somente cursos de mestrado e doutorado]...7 O Registro Acadêmico O Registro Acadêmico é o primeiro ato acadêmico obrigatório a ser realizado pelo candidato classificado para ocupar a vaga obtida em exame de seleção realizado por programa de pós-graduação ou por curso de especialização. Por meio do Registro Acadêmico, o candidato classificado fornece à UFMG seus dados pessoais e acadêmicos, entre outros. Cada aluno tem direito a um único Registro Acadêmico, que corresponde a uma só vaga no curso em que foi admitido na UFMG. Enquanto seu registro em um curso estiver ativo, não poderá ser registrado em outro. O Registro Acadêmico em cursos de pós-graduação stricto e lato sensu é realizado com o auxílio das Secretarias de Colegiado de Curso, que atuam como intermediárias entre o fornecimento de documentos e informações pelo candidato classificado e a remessa desses para o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA). O candidato classificado deverá atender aos prazos definidos no edital do processo seletivo em que se inscreveu para entregar, na Secretaria do curso correspondente, os documentos exigidos e para preencher, exclusivamente pela internet, no endereço a Ficha de Cadastro para Registro Acadêmico. Caso tenha dúvidas quanto a esses prazos, o candidato deve procurar a Secretaria para dirimi-las. A Secretaria do curso orientar-se-á igualmente pelos prazos estabelecidos no edital do processo seletivo, bem como no Calendário Acadêmico da UFMG. PÁGINA 1 DE 9

2 Etapas do procedimento de registro: O procedimento de registro via cadastro prévio envolve três etapas consecutivas: 1. A primeira etapa do registro ocorre quando a Secretaria do Colegiado cadastrar, diretamente no Sistema Acadêmico, dados dos candidatos classificados e encaminhar a documentação destes ao DRCA em anexo a uma relação nominal dos classificados encaminhados para registro. A Secretaria deve atentar para o fato de que o Sistema Acadêmico não permitirá o cadastramento de um número de candidatos superior ao número de vagas autorizadas no semestre. Cabe à Secretaria, ainda, prestar informações e orientações aos candidatos classificados sobre o preenchimento da Ficha de Cadastro para Registro Acadêmico, indicando-lhes o endereço eletrônico apropriado e dando-lhes ciência do andamento do registro. O cadastro dos candidatos classificados será realizado através do menu ALUNO>Cadastro Prévio>Lançar. ATENÇÃO: Preenchimento do campo Estrutura: a secretaria não deverá utilizar a opção geral da Estrutura Curricular codificada como para vinculação do candidato, Preenchimento dos campos Data de Início e Término (do curso): as datas deverão ser calculadas de acordo com o tempo real de duração do curso, conforme consta na grade curricular. 2. Na segunda etapa, o próprio candidato classificado complementará os seus dados de cadastro, exclusivamente pela internet, em um formulário próprio denominado Ficha de Cadastro para Registro Acadêmico, que servirá de base para a efetivação do Registro Acadêmico. Nessa etapa, o candidato deverá seguir todas as instruções apresentadas no acesso, durante o preenchimento do formulário e após o salvamento dos dados. Cabe ao candidato o preenchimento dos dados com correção e veracidade. Faz parte dessa etapa, ainda, a confirmação do endereço de fornecido no preenchimento por meio de acesso a link de autenticação gerado automaticamente e encaminhado à caixa de mensagens do candidato classificado após o salvamento dos dados inseridos no formulário. Para acessar o formulário, o candidato classificado usará o endereço: < 3. Na terceira e última etapa, o DRCA, após receber a documentação enviada pela Secretaria do curso, realizará a conferência dos dados da Ficha de Cadastro previamente preenchida pelo Candidato e confirmará ou não o Registro Acadêmico. Caso seja confirmado, será atribuído um número de registro ao candidato. Caso haja algum problema com a documentação ou com alguma das etapas anteriores, o DRCA entrará em contato com a Secretaria para informá-la e solicitar providências, podendo, inclusive, devolver documentações incompletas, ilegíveis ou insuficientes para a realização da conferência. PÁGINA 2 DE 9

3 O procedimento de registro conclui-se com a atribuição de um número de registro ao candidato classificado. O aluno terá acesso ao seu número de Registro Acadêmico por meio de mensagem eletrônica automática ou junto à Secretaria de seu curso. Em hipótese alguma, o Registro Acadêmico será efetuado sem a apresentação da documentação completa, conforme discriminado no item Documentação abaixo. PÁGINA 3 DE 9

4 Funções por agente: Secretaria do curso: Lançar os candidatos classificados; Solicitar ao candidato classificado que preencha o formulário eletrônico (Ficha de Cadastro), indicando o endereço de acesso; Enviar ao DRCA a documentação dos candidatos classificados com a relação nominal, solicitando registro dos mesmos; Acompanhar, pelo Sistema Acadêmico, a evolução dos registros solicitados; Informar número de registro aos alunos, quando confirmado pelo DRCA. Candidato classificado: Entregar a documentação exigida à Secretaria do curso; Preencher corretamente a Ficha de Cadastro pela internet; Confirmar seu endereço eletrônico ( ) quando receber link de autenticação. DRCA: Receber a documentação dos candidatos classificados; Conferir a Ficha de Cadastro preenchida pelo candidato com a documentação recebida da Secretaria do Colegiado; Confirmar o Registro Acadêmico do aluno. Acompanhamento da execução do registro: A Secretaria do curso poderá acompanhar a situação de registro dos candidatos, bem como o preenchimento da Ficha de Cadastro, no Sistema Acadêmico, através da consulta: ALUNO> Cadastro Prévio> Consultar> Situação Geral. O cadastro de cada candidato classificado recebe um status diferente no Sistema Acadêmico, após a conclusão de cada uma das etapas do registro, conforme descrito no quadro abaixo: Status CADASTRADO PREENCHIDO INCLUÍDO DRCA Significado Etapa 1: O cadastro inicial, feito pela Secretaria, foi realizado. Aguardando preenchimento de Ficha de Cadastro pelo candidato. Etapa 2: O candidato classificado preencheu a Ficha de Cadastro online e salvou os seus dados com êxito*. Etapa 3: O DRCA concluiu a conferência dos dados e o número de registro foi gerado. A Secretaria pode efetuar a consulta ao número no Sistema Acadêmico, através do menu: ALUNO>Relatórios>Alunos por curso. *. É importante orientar os candidatos para que o simples preenchimento, sem executar o comando Salvar ou sem visualizar a mensagem de confirmação de salvamento realizado não alterará o status do cadastro e caracterizará pendência. PÁGINA 4 DE 9

5 Documentação: A documentação para registro dos candidatos classificados deverá ser encaminhada ao DRCA por meio de solicitação por escrito da Secretaria do curso contendo a lista, em ordem alfabética, dos candidatos. O curso e o semestre de admissão devem estar explícitos. ATENÇÃO: só devem ser listados os candidatos cuja documentação estiver, de fato, sendo encaminhada em anexo à solicitação de registro. A listagem diz respeito à documentação enviada, não ao resultado do exame de seleção. A documentação de cada candidato classificado deve conter cópias simples, perfeitamente legíveis e íntegras dos seguintes itens: Se o candidato é de nacionalidade brasileira: Documento de Identidade (RG, RIC, Carteira emitida por órgão de classe com validade nacional, Carteira de Trabalho (página de identificação), CNH válida, Identidade expedida por Ministério Militar, Identidade Policial Militar); CPF (Cadastro de Pessoa Física); Título de eleitor ou documento de quitação eleitoral; Documento militar para candidato do sexo masculino. Somente estão desobrigados de apresentá-lo aqueles que completarem 46 anos de idade no ano de ingresso ao curso, nos termos dos arts. 170 e 210 do Decreto nº , de 20 de janeiro de 1966; Comprovante de residência; Comprovante de conclusão de curso de graduação reconhecido pelo MEC (diploma, certificado ou declaração informando que o aluno concluiu o curso. Não serão aceitas declarações com previsão de conclusão ou de colação de grau). Em caso de curso de graduação concluído no exterior, deverão ser apresentados os seguintes documentos: > Cópia do diploma de curso de graduação com selo de autenticação consular; > Tradução para o português do diploma de curso de graduação. Se o candidato é estrangeiro: Página de identificação do passaporte, página do visto (tipos: permanente ou temporário IV), contida no passaporte e documento que comprove filiação. Em caso de vencimento do visto, encaminhar também cópia do protocolo de prorrogação emitido pela Polícia Federal (o mesmo é válido para os vistos que estiverem próximos a vencer); Cédula de Identidade de Estrangeiro emitida pela Polícia Federal contendo o RNE (Registro Nacional de Estrangeiros); CPF (Cadastro de Pessoa Física); Comprovante de residência no Brasil; Comprovante de conclusão de curso de graduação reconhecido pelo MEC (diploma, certificado ou declaração informando que o aluno concluiu o curso. Não serão aceitas declarações com previsão de conclusão ou de colação de grau). Em caso de curso de graduação concluído no exterior, deverão ser apresentados os seguintes documentos: > Cópia do diploma de curso de graduação com selo de autenticação PÁGINA 5 DE 9

6 consular; > Tradução para o português do diploma de curso de graduação. Em hipótese alguma, o Registro Acadêmico será efetuado sem a apresentação da documentação completa, conforme especificado acima. OBSERVAÇÃO: Cursos de Doutorado Fluxo Contínuo Caso a ferramenta de cadastro prévio não esteja disponível no Sistema Acadêmico para o período de ingresso do candidato classificado, deverão ser inseridos na solicitação de registro os seguintes dados (para cada candidato): Área de concentração/linha de Pesquisa; Data de início do curso (dd/mm/aaaa); Data de término do curso (dd/mm/aaaa); Informações sobre exame(s) de idioma(s): nome do(s) idioma(s) e data(s) de realização do(s) exame(s) (dd/mm/aaaa). As Secretarias deverão observar as datas estabelecidas no Calendário Acadêmico da UFMG ao enviar solicitações de registro em seus cursos de Doutorado Fluxo Contínuo. Obs.: De acordo com o regime semestral adotado pela UFMG, o registro acadêmico inicial de candidato classificado, bem como a sua vinculação ao curso, só poderá ser realizado até a data-limite de encerramento do semestre letivo vigente. Procedimentos seguintes ao Registro Acadêmico: Após a atribuição do número de registro, o aluno de pós-graduação deverá realizar outras duas operações, ambas através da internet, para realizar sua matrícula. 1. Acesso ao Portal Minha UFMG A partir do momento da confirmação do Registro Acadêmico pelo DRCA, o aluno receberá, em até 72 horas, mensagem eletrônica contendo seu número de registro, seus Números de Identificação Pessoal (NIPs) e orientações de acesso. O aluno deverá, então, fazer o seu primeiro acesso ao Portal Minha UFMG e seguir as instruções recebidas. Caso não tenha recebido a mensagem eletrônica dentro do prazo de 72 horas, o aluno deverá entrar em contato com o Laboratório de Computação Científica (LCC), localizado no Instituto de Ciências Exatas (ICEx), através do telefone ou do e- mail suporte@lcc.ufmg.br, portando o seu número de registro fornecido pela Secretaria do curso. Os usuários que já possuam login e senha de acesso ao Portal Minha UFMG, continuarão usando os mesmos, mas deverão aguardar o recebimento da mensagem eletrônica para os procedimentos. PÁGINA 6 DE 9

7 2. Matricula Matrícula é a inscrição em disciplina ou em outra atividade acadêmica a ser desenvolvida em um período letivo. O aluno de pós-graduação não pode deixar de se matricular em cada período letivo, sob pena de ser desligado do curso conforme Art. 64 do anexo à Resolução Complementar 01/2009-CEPE (Normas Gerais de Pós- Graduação). Os alunos de cursos de mestrado e doutorado realizam suas matrículas em sistema próprio, acessível através do Portal Minha UFMG. Os alunos de cursos de especialização realizam suas matrículas nas secretarias de seus cursos ou em locais indicados por elas, quando na modalidade de Ensino a Distância (EAD). Os prazos para a realização da Matrícula serão fornecidos pela Secretaria do curso, que orientará o aluno sobre o procedimento de matrícula. As datas-limite de Matrícula são previstas no Calendário Acadêmico da UFMG Matrícula On-line [somente cursos de mestrado e doutorado] O acesso à Matrícula On-line se dá através do link Matrícula da Pós-Graduação, dentro da caixa Sistemas, no Portal Minha UFMG. O aluno poderá obter, ao acessar o menu Ajuda do sistema de matrícula, o manual do usuário, bem como enviar mensagens para o Help Desk a fim de esclarecer suas dúvidas. Caso o aluno não consiga acessar o Portal Minha UFMG dentro do prazo de matrícula informado pela Secretaria de seu curso, deverá entrar em contato com esta para cientificá-la e receber novas instruções. PÁGINA 7 DE 9

8 MODELO SUGERIDO DE SOLICITAÇÃO DE REGISTRO DE CANDIDATOS CLASSIFICADOS EM EXAME DE SELEÇÃO: [TIMBRE] Mem. 000/PPG... Belo Horizonte,... de... de... À Secretaria de Pós-Graduação do DRCA Assunto: Registro de candidatos classificados em exame de seleção 1. Solicitamos a realização do Registro Acadêmico dos candidatos abaixo relacionados, classificados em exame de seleção para ingresso no curso de [especialização/mestrado/doutorado] em [nome do curso] no semestre [ano/semestre]: 1. [Candidato 1] 2. [Candidato 2] 3. [Candidato 3] 2. Segue em anexo a documentação completa de cada um dos candidatos listados acima. Atenciosamente, [nome do signatário] [cargo do signatário] O modelo acima é sugerido. Outros modos de apresentação da solicitação serão aceitos, desde que contenham as mesmas informações. PÁGINA 8 DE 9

9 PASSAPORTE DE ESTRANGEIRO: EXEMPLOS DE PÁGINA DE IDENTIFICAÇÃO E DE VISTO: Página de identificação (preenchida por autoridade estrangeira): Página de visto (preenchida por autoridade brasileira): Atenção especial para os campos: Tipo de Visto e Prazo de Estada PÁGINA 9 DE 9