Tutorial para Inscrição, Matrícula e Acompanhamento dos Cursos de Extensão

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1 Tutorial para Inscrição, Matrícula e Acompanhamento dos Cursos de Extensão Este tutorial é destinado às Secretarias de Extensão da Unicamp, descentralizadas, estabelecendo procedimentos de deverão ser adotados para a inscrição, matrícula, acompanhamento de pagamentos e para emissão de certificados dos alunos dos Cursos de Extensão. Julho/2014 (versão resumida, eletrônica, consultar: 1

2 Índice Inscrição. 03 Matrícula 05 Carteira de Identidade Estudantil.. 06 Desistência Certificado.. 08 Inadimplente.. 09 Estrangeiro. 10 2

3 Cursos de Extensão: - Ficha de inscrição INSCRIÇÃO - Documentos - Termo de Compromisso assinado (observar: item C - Liberação de Boleto, página 05) - RG (cópia simples frente e verso em folha única) - CPF (cópia simples frente e verso em folha única) - Comprovante de Escolaridade exigido no edital do curso (cópia simples frente e verso) - Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo Cursos de Especialização e Aperfeiçoamento: - Ficha de inscrição - Termo de Compromisso assinado (observar: item C - Liberação de Boleto, página 05) - RG (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única) - CPF (cópia simples frente e verso em folha única) - Diploma de graduação (cópia AUTENTICADA, frente e verso) - Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo Cursos de Especialização Técnica: Obs.: - Ficha de inscrição - Termo de Compromisso assinado (observar: item C - Liberação de Boleto, página 05) - RG (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única) - CPF (cópia simples, frente e verso em folha única) - Certificado de Conclusão de curso nível médio (cópia AUTENTICADA, frente e verso em folha única) - Quando for o caso, documentos exigidos no processo seletivo a. Em substituição ao RG e CPF, poderão ser aceitas, cópia da CNH e dos Conselhos de Classe, desde que tenham o número do RG completo. b. Poderão ser aceitas, em substituição às cópias autenticadas, cópias cotejadas. O documento deve conter a frase confere com o original, com a assinatura, carimbo do funcionário público e a data da conferência. Não serão aceitos os números de registros da CNH e dos Conselhos de Classe. 3

4 INSCRIÇÃO - Conferir A - Ficha de Inscrição: verificar se o preenchimento está correto. B - RG: - digitado, conforme consta no documento original: - nome sem abreviações - número com dígito (se houver) ex.: MG-XXXXXX ou XXXXXXXX-X C - Termo de Compromisso: - conferir assinatura do aluno, que deve ser semelhante a do RG (observar: Inscrição - Documentos, página 03) - Para cursos PAGOS, o Termo de Compromisso tem que ser o original. - Testemunhas (assinaturas): funcionário da Secretaria de Extensão (nome completo e número de matrícula, ou carimbo) D - Diploma ou Comprovante de Escolaridade: - Extensão: comprovante de escolaridade exigido no edital do curso (cópia simples frente e verso) - Especialização e Aperfeiçoamento: diploma de graduação (cópia AUTENTICADA, frente e verso) - Especialização Técnica: certificado / diploma de nível médio (cópia AUTENTICADA, frente e verso) Poderá ser aceito o Certificado de Conclusão da Graduação, que deverá ser substituído pelo DIPLOMA, até o final do curso. E - Cursos de Especialização e Aperfeiçoamento, habilitar no Sistema ADM o campo Diploma entregue, somente quando for o DIPLOMA F - Consultar Lista de Pagamentos Atrasados Sempre que houver alteração de dados (ex.: endereço, telefone, , etc.), o aluno ou a Secretaria de Extensão deverá atualizar a ficha de cadastro. 4

5 MATRÍCULA - Liberação do Boleto A - Liberar Boleto somente após atingido o número mínimo de Inscritos com documentação entregue, conferida e corrigida. B - Consultar no sistema ON-LINE Lista de Pagamentos Atrasados C - Aluno inadimplente só poderá se matricular em novos cursos se: - o curso for gratuito. - com bolsa de 100% - mediante o pagamento A VISTA do curso onde está a inadimplência D - Empresa / FATURA: no Sistema ADM: - preencher a solicitação de emissão de fatura - imprimir e colher assinaturas na Unidade - anexar o boleto emitido - encaminhar para a FUNCAMP O pagamento do boleto é a confirmação da matrícula do aluno no curso. Após os pagamentos, a Secretaria de Extensão deverá encaminhar, à EXTECAMP, preferencialmente antes do início do curso, o lote de documentos das inscrições (turma fechada), para conferência, matrícula junto a DAC Diretoria Acadêmica e Liberação de Recursos (quando for o caso). Obs.: Poderá ocorrer o CANCELAMENTO da matrícula se for constatada irregularidade nos documentos do aluno. 5

6 CARTEIRA DE IDENTIDADE ESTUDANTIL A DAC Diretoria Acadêmica é responsável pelo prazo de emissão, confecção e entrega da carteira estudantil Pode ser solicitada: 1. Se for paga pelo CURSO - informar na proposta de oferecimento e/ou reoferecimento do curso. Após concluídas as matrículas dos alunos, solicitar o pagamento das carteiras à FUNCAMP através de depósito bancário, encaminhar o comprovante de depósito à DAC Diretoria Acadêmica juntamente com a relação dos alunos do curso. 2. Se for paga pelo ALUNO: - acessar a área do aluno no site - fazer o upload da foto - 3x4, fundo branco, de frente e só o rosto - imprimir o formulário de solicitação: carteira estudantil - pagar a taxa e anexar ao formulário - entregar na DAC Diretoria Acadêmica 6

7 DESISTÊNCIA Solicitação: o aluno deverá formalizar a desistência, por escrito, e encaminhar à Secretaria de Extensão. Desistência com devolução de valor: a solicitação deverá ser assinada pelo professor responsável pelo curso e só então encaminhada à EXTECAMP. Até 7 (sete) dias após o primeiro dia de aula será devolvido o valor integral pago. Os boletos a vencer deverão ser cancelados pela Secretaria de Extensão do curso no ato do recebimento da carta de desistência. Desistência fora do prazo: o aluno NÃO poderá ter débito financeiro, havendo, o responsável pelo pagamento deverá quitá-lo no ato da desistência ou negociar a dívida. Se o aluno quiser retornar ao curso, deverá se matricular no próximo oferecimento. Não existe trancamento de matrícula nos Cursos de Extensão. 7

8 CERTIFICADO Cabe à Secretaria de Extensão: - ao receber os certificados emitidos pela DAC Diretoria Acadêmica, fazer a conferência. - ao entregar ao aluno, dar baixa no Sistema ADM Certificados. Procedimento (sugestão): Cursos Gratuitos - enviar para o aluno informando que o certificado poderá ser retirado na Secretaria de Extensão Cursos pagos - verificar o financeiro e: - para NÃO DEVEDORES - enviar informando que o certificado poderá ser retirado, ou que será enviado via Correios. - para DEVEDORES - enviar cobrança via . Não havendo negociação, solicitar à EXTECAMP o encaminhamento da cobrança à Procuradoria Geral. A UNIDADE não pode reter certificados por falta de pagamento 8

9 INADIMPLENTE É de responsabilidade da Secretaria de Extensão fazer o acompanhamento diariamente: - acessar o Sistema ADM - COBRANÇA - RELATÓRIO DE ATRASADOS NA DATA DE HOJE, verificar as pendências e encaminhar de cobrança. - negociar a dívida, com o aluno, antes do término do curso. Após o término do curso (inseridas nota e frequência no Sistema ADM): Estando o aluno com débito(s) após o encerramento do curso (com nota e frequência no Sistema ADM) a Secretaria de Extensão deverá: - efetuar novamente a cobrança, na tentativa de uma negociação amigável devidamente instrumentada. Caso o aluno faça negociação, esta deverá ser por escrito. Anotar as ocorrências no histórico financeiro do aluno. - encaminhar a documentação do aluno, à EXTECAMP, solicitando cobrança judicial, conforme Ofício Circular EXTECAMP nº 13/

10 ESTRANGEIRO Portaria GR-074/97 Procuradoria Geral Portaria GR-074/1997, de 28/05/1997 Reitor: José Martins Filho Estabelece os procedimentos a serem adotados em relação aos estudantes estrangeiros. O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuições, baixa a seguinte PORTARIA: Artigo 1º - O estrangeiro que pretenda ingressar como aluno na Universidade poderá obter a "Carta de Aceitação" lavrada pela Diretoria Acadêmica - DAC desde que a solicitação inicial, oriunda da Unidade de Ensino, seja protocolizada na DAC com, no mínimo, quarenta e cinco dias de antecedência da data da matrícula. Parágrafo único - É vedada a qualquer Unidade de Ensino a emissão da "Carta de Aceitação" ao aluno estrangeiro. Artigo 2º - As Unidades de Ensino, ao remeterem ao interessado a "Carta de Aceitação" expedida pela DAC, farão juntar informativo elaborado pela Coordenadoria de Relações Internacionais - CORI, que contém os procedimentos a serem seguidos pelo aluno estrangeiro. Artigo 3º - O aluno estrangeiro, ao efetuar a primeira matrícula na Universidade, firmará Termo de Compromisso, conforme modelo-padrão constante do Anexo I. Parágrafo único - Os alunos já matriculados deverão comparecer ao Controle de Estrangeiros da DAC para assinar o Termo de Compromisso referido no caput, no ato da renovação de matrícula. Artigo 4º - Ao assinar o Termo de Compromisso, o aluno estrangeiro se comprometerá a apresentar ao Controle de Estrangeiros da DAC o protocolo emitido pela Policia Federal, todas as vezes que realizar seu pedido de prorrogação de prazo de estada ou de registro de novo visto consular. 1º - O aluno estrangeiro que não exibir o protocolo emitido pela Polícia Federal de prorrogação de prazo de estada até a data do vencimento de seu visto, terá o cancelamento automático de sua matrícula. 2º - No mesmo procedimento de desligamento incorrerá o aluno estrangeiro que reingressar no país com novo visto consular e não exibir o protocolo de registro desse visto. Artigo 5º - O aluno estrangeiro que se ausentar do país deverá comunicar o fato, por escrito, à DAC e, no seu retorno, comprovar a regularidade de sua estada no país e assinar Termo de Compromisso, caso ainda não o tenha feito. Artigo 6º - No caso de ser o aluno readmitido na Universidade como consequência das hipóteses previstas nos parágrafos do artigo 4º, a readmissão lhe custará 20 Unidades Fiscais do Estado de São Paulo - UFESP, que terão que ser previamente recolhidas na Tesouraria da Universidade, como taxa de readmissão. Parágrafo único - A readmissão s ó se dará com a apresentação do comprovante de recolhimento da taxa de que trata este artigo. Artigo 4º - Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. 10

11 ESTRANGEIRO Resumo: a. A matrícula de aluno estrangeiro, portador de visto permanente, será efetuada mediante a apresentação do RNE Registro Nacional de Estrangeiro, desde que o término do curso se dê dentro do prazo de validade da sua estada no Brasil. b. Caso o aluno não tenha o RNE, deverá apresentar-se ao Controle de Estrangeiro na DAC Diretoria Acadêmica, para orientação e liberação da matrícula, munido da Ficha de Inscrição (preenchida e assinada); cópia do Diploma (com tradução juramentada e consularização de documento) e cópia do CPF Cadastro de Pessoa Física. c. Não será aceito aluno com visto de turista. d. Qualquer outra situação não contemplada nos itens anteriores, a DAC Diretoria Acadêmica deverá ser consultada. Observação: Para participação em todos os Cursos de Extensão, o candidato deverá dirigir-se à DAC Diretoria Acadêmica para liberação ou não da inscrição. 11