XI MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE NO PODER JUDICIÁRIO APRESENTAÇÃO

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1 XI MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE NO PODER JUDICIÁRIO APRESENTAÇÃO Identificação do Órgão: Tribunal de Justiça de Sergipe Unidades: Presidência do TJSE: Corregedoria-Geral de Justiça: Secretaria de Planejamento e Administração (seplad@tjse.jus.br) (diplad@tjse.jus.br) Divisão de Estatística e Planejamento Estratégico Nome do Trabalho: Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça de Sergipe: rupturas e continuidades Equipe: Erick Silva de Andrade (erick@tjse.jus.br) Fabrizio Pereira Dantas Silvestre (fabrizio.dantas@tjse.jus.br) Rogério Guimarães dos santos (roger01@tjse.jus.br) Rogério Tenório de Azevedo (rogerio.azevedo@tjse.jus.br) Delimitação do Tema: Este trabalho tem por objetivo apresentar e discutir a implantação da Gestão Estratégica do Tribunal de Justiça de Sergipe (TJSE) no contexto de gestão introduzido pelo Conselho Nacional de Justiça. O recorte cronológico vai de 2003 a 2013, pois a aplicação de uma pesquisa de satisfação, em 2003, é considerado o marco inicial da gestão estratégica, tendo em vista que representou um diagnóstico da visão dos jurisdicionados sobre os serviços prestados pelo Poder Judiciário de Sergipe. Já o atual ano de 2013 é o penúltimo ano de execução da estratégia amplamente conhecida e adotada pelo TJSE para o período de 2010 a Concluímos que a implantação da gestão estratégica foi marcada por rupturas em seu início e agora tem sido enfatizada a continuidade dos projetos estratégicos. Objetivos e metas: O projeto de gestão estratégica do TJSE que será discutido nesse trabalho teve como objetivos: - A implantação de um modelo de gestão estratégica que garanta o sucesso do Planejamento Estratégico do TJSE. - A garantia da continuidade da execução dos programas e projetos estratégicos do TJSE. - O acompanhamento efetivo dos objetivos, metas e iniciativas estratégicas do TJSE. - A realização das Reuniões de Análise Estratégica RAE s a cada 90 (noventa) dias. - Promoção da revisão anual do anexo do plano estratégico 2010/

2 2. DESENVOLVIMENTO 2.1. Problema Segundo a enciclopédia livre Wikipedia, a gestão estratégica de empresas (em língua inglesa: strategic enterprise management) é um termo que se refere às técnicas de gestão e avaliação e ao conjunto de ferramentas respectivas (como softwares) concebidas para ajudar empresas na tomada de decisão estratégica de alto nível (WIKIPEDIA, 2013). Por seu turno, a Resolução 70 do Conselho Nacional de Justiça, em seu Capítulo I Do Planejamento e da Gestão Estratégica no Artigo 1º instituiu o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário, consolidado no Plano Estratégico Nacional. Porém, apesar do avanço do ponto de vista de nivelamento da estratégia do Poder Judiciário a nível nacional, a Resolução 70 do CNJ não traz um modelo (conjunto de práticas, técnicas, ferramentas, etc.) de gestão estratégica a ser implementado. Desta forma foi para o TJSE e continua sendo imperioso, para o sucesso da consolidação de uma cultura estratégica e o conseqüente sucesso de um planejamento estratégico institucional, um modelo de gestão estratégica que dê suporte aos processos gerenciais de planejamento, direção, execução e controle desse processo de mudança. Nesse sentido, o presente trabalho visa responder à seguinte pergunta: de que forma se deu a implantação da gestão estratégica no Tribunal de Justiça de Sergipe? As três rupturas para uma gestão estratégica A gestão estratégica no Tribunal de Justiça de Sergipe passou por três momentos distintos, que podemos chamar de rupturas. O primeiro momento foi antes de 2003, onde existiam esporadicamente ações, ou projetos de gestão, sem preocupação metodológica em cumprir metas, em integração com objetivos institucionais. É nesse momento que fez-se o primeiro diagnóstico através de uma pesquisa de satisfação com os jurisdicionados para um incipiente direcionamento estratégico, e essa pesquisa revelou alguns pontos específicos de dificuldades, gerados por algumas características de gestão estratégica, tanto externamente, como internamente na instituição. Externamente não havia um órgão que gerasse uma padronização mínima de nivelamento das gestões dos Tribunais de todo país, que pudessem através da integração, construir uma corrente efetiva de troca de experiências para se ter uma referência de execução dos serviços. Internamente não havia padronização de procedimentos: trabalhava-se como ilhas, quadro de pessoal mal distribuído e sem efetivo vínculo institucional, ferramentas tecnológicas e gerenciais insuficientes e 2

3 mal utilizadas, falta de políticas de controle e de motivação de pessoal, ausência de visão estratégica integrada que gerasse uma continuidade estratégica. Nesse período, essas dificuldades, não somente do TJSE, mas sim em regra geral da gestão estratégica do judiciário brasileiro, geravam descontinuidades dos projetos e conseqüentemente das gestões, era as chamadas gestões ou administrações soluços. Depois desse diagnóstico, o TJSE entra no período mais importante de todos, que durou de 2003 a 2009, onde foi sendo construída a chamada cultura estratégica, cujos resultados se traduzem na melhoria da prestação jurisdicional, atualmente. Nessa fase, internamente, empreenderam-se planos estratégicos de gestão, que fortaleceram a padronização. Dentre eles, destacam-se: (1) A construção do modelo de Fóruns Integrados com arquitetura padronizada e especialmente pensada e concebida para as especificidades do serviço forense. Os fóruns integrados são prédios localizados em pontos estratégicos da cidade de Aracaju, para facilitar o acesso dos jurisdicionados. Os fóruns integrados, como o próprio nome já diz, agregam varas e juizados em um só lugar. Esse modelo superou a situação anterior, onde o judiciário ficava a mercê das condições físicas de casas alugadas para abrigar as unidades jurisdicionais. (2) A construção de um quadro funcional efetivo forte e qualificado, distribuição e remoção do quadro de forma harmônica, com critérios técnicos. Em 2004, o Tribunal de Justiça realizou um grande concurso público que trouxe para o judiciário mais de 900 servidores efetivos em substituição ao enorme quantitativo de servidores requisitados que havia antes. A partir dessa nova configuração, foi possível planejar e executar planos de qualificação dos servidores e melhoria das condições de trabalho e das carreiras do Tribunal de Justiça. (3) Foram feitos, em 2006, grandes investimentos em ferramentas tecnológicas de gerenciamento processual. A administração do Tribunal de Justiça de Sergipe implantou a fórmula um-computador-por-servidor. Comprometeu-se também com a constante e intensa atualização dos recursos de software e hardware necessários para as áreas judicial e administrativa. (4) A partir de 2008 foram adotadas políticas de fortalecimento dos servidores. Neste sentido, entraram em vigor três Resoluções importantes: a primeira criando a Escola intitucional responsável pelo treinamento dos servidores; a segunda, criando um sistema de premiação para unidades jursisdicionais que apresentarem desempenho destacado durante o ano; a terceira, concedendo adicional de qualificação para os servidores que participarem de treinamento e/ou apresentarem qualificações em nível superior e pós-graduação em áreas de interesse do Tribunal. Externamente, em 2004, foi criado o Conselho Nacional de Justiça, órgão responsável pelo planejamento do Judiciário brasileiro, que regulamentou e enfatizou a necessidade dos tribunais estabelecerem uma gestão estratégica tanto local, como nacional; que procurou colaborar na construção em políticas de metas e integração entre os Tribunais, para que estes que pudessem realmente definir parâmetros através de critérios objetivos, como por exemplo, as Resoluções 15, 70 e 76, a fim de se modificar o foco para o resultado, a melhoria e evolução da prestação jurisdicional, para dar vazão a essa demanda ascendente de processos novos. 3

4 Mesmo com todo esse avanço de 2003 a 2009, evidenciou-se que a estratégia encontrava-se condicionada e subordinada à gestão administrativa de cada Presidente que assumia o Tribunal de Justiça de Sergipe. A partir de 2010, com a implantação do Planejamento Estratégico, definiu-se um plano plurianual ao qual às gestões administrativas passaram a corroborar. Assim, passamos a ter uma gestão condicionada e subordinada à estratégia, o que tem gerado avanços importantes e colocou o Tribunal de Justiça num patamar de destaque no cenário nacional. Passamos a ter então uma gestão estratégica, que significa um gestão administratativa (que muda a cada 2 anos) que objetiva cumprir as metas e os objetivos estratégicos institucionais estabelecidos para um período de 5 anos. Portanto, o terceiro momento, que estamos vivenciando atualmente, iniciada em 2009, representa uma grande ruptura para um salto de qualidade para o Poder Judiciário. Essa fase pode ser dividida também em três fases. 1ª Fase - Formulação da Estratégia: Com a implantação das dez metas nacionais de nivelamento, onde, desde o início, o TJSE já tínhamos cumprido sete metas, e das três restantes a meta 1 que era de criar um planejamento estratégico plurianual, com no mínimo cinco anos, com aprovação pelo Tribunal Pleno. Não foi uma meta fácil, mas pode-se afirmar (e os dados comprovam) que as fases anteriores fizeram com que o TJSE se preparasse para esse momento, à cultura estava plantada, e ao invés de engatinhar nesse processo, foi possível caminhar de forma frenética. Mobilizou-se a instituição: uns de forma direta, os gestores administrativos, alguns magistrados, servidores através de suas representações, ouvimos órgãos parceiros como Ministério Publico, Procuradorias Estadual e Municipal, Defensoria Pública, Secretaria de Segurança Publica. Todo esse movimento gerou a formalização da gestão estratégica através da aprovação da Resolução 22/2009 do TJSE, a partir daí construirmos não mais um plano de uma gestão, mas o plano da instituição, ou seja, pela primeira vez tínhamos um direcionamento de gestão institucional, baseada na metodologia científica do BSC (Balanced Scorecard ou Indicadores Balanceados de Desempenho). Construirmos objetivos claros, metas, ações e projetos, para podermos de forma profissionalizada, baseados em métodos de gestão experimentados, procurar buscar a excelência na prestação jurisdicional com recursos otimizados e direcionados para esse fim. Neste sentido, a 1ª etapa ocorreu durante todo o ano de 2009 (etapa de Planejamento do ciclo PDCA), baseada nas análises de ambiente interno e externo através de técnicas de investigação, onde se definiu dois grandes fundamentos estratégicos: a identidade organizacional, traduzida pela missão, visão de futuro e valores institucionais, além da definição dos objetivos estratégicos aqueles essenciais para o cumprimento da missão e o alcance da visão e o sistema de execução da estratégia, traduzido pela confecção do mapa estratégico, contendo os indicadores e metas estratégicos para o período e ainda as iniciativas estratégicas que dariam suporte à execução da estratégia. Podemos citar a 4

5 Resolução TJSE 22/09 e o 1º Encontro de Planejamento Estratégico como destaques nesta fase. De acordo com o Anexo da Resolução 22/09, o processo de implantação do planejamento estratégico do Poder Judiciário de Sergipe desenvolve-se em quatro etapas, segundo o sistema de gestão PDCA (Planejamento, Execução, Checagem e Ação Corretiva) desenvolvidas em três fases (Formulação da Estratégia, Implementação da Estratégia e Acompanhamento da Estratégia). 2ª Fase - Implementação da Estratégia: ocorre desde o ano de 2010, (etapa de Execução do Ciclo PDCA) com o início da execução ou manutenção da execução de 100% das iniciativas estratégicas, como também o acompanhamento mensal das metas estabelecidas no Anexo da Resolução TJSE 22/09. Podemos citar, como destaques dessa fase, o Ofício-Circular nº 473/2009 do Gabinete da Presidência, a realização das 04 (quatro) RAE s (Reuniões de Análise Estratégica) em 2010, o 2º Encontro de Planejamento Estratégico e os Atos 59 e 260/10, tendo sido apontado pelo CNJ o Comitê Gestor do Planejamento Estratégico do TJSE - como referência, na página Metodologia de Gestão Estratégica: ( 3ª Fase Acompanhamento da Estratégia: se desenvolve paralelamente à fase de execução e caracteriza-se principalmente pela integração da gestão (Presidência) com a estratégia (Comitê Gestor), através da aprovação pelo Presidente do TJSE das deliberações das Reuniões de Análise Estratégica RAE s, para as ações corretivas em relação aos resultados porventura não alcançados do planejamento estratégico. Ou seja, se garante aí, de fato, um dos principais benefícios de um plano estratégico: a continuidade dos grandes projetos estratégicos. Como destaques nessa fase, o Ato 529/11, a continuidade das RAE s, a Resolução TJSE/2011 que fez a primeira alteração do Anexo da Resolução 22/09, com os ajustes levantados no primeiro ano (2010) da fase de acompanhamento e o 3º Encontro de Planejamento Estratégico. Atualmente, o TJSE está, portanto, na fase da execução do que está proposto no Planejamento Estratégico até 2014, sendo necessário mater-se vigilante, permanentemente, o que é feito diretamente pelo comitê gestor do Planejamento Estratégico, para alinhamento dos projetos existentes e alcance das metas estabelecidas. Pode-se dizer claramente através de fatos concretos que o TJSE está no caminho certo, vez que se transformamou em recordista nacional em cumprimentos de metas nacionais em 2009 e O TJSE recebe constantemente vários Tribunais do país interessados em nosso modelo de gestão estratégica e projetos. Por seu turno, as pesquisas de satisfação que aplicamos anualmente com os jurisdicionados mostram claramente o aumento na confiabilidade do Poder Judiciário Sergipano. Sistema de Gestão Estratégica 5

6 Resolução TJSE 22/09 Secretaria de Planejamento e Administração Aprovou o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Estado de Sergipe para o período de 2010 a 2014, etapa de planejamento do Ciclo PDCA. Resolução TJSE 10/11 Alterou o Anexo da Resolução nº 22/2009 que dispõe sobre o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Estado de Sergipe, etapa de planejamento do Ciclo PDCA. Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe A Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe é responsável pelas ações corretivas do sistema de gestão estratégica do TJSE, sendo representada no Comitê Gestor do Planejamento Estratégico por um juiz auxiliar (assessor especial da Presidência), etapa de ações corretivas do Ciclo PDCA. Comitê Gestor do Planejamento Estratégico O Comitê Gestor do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Estado de Sergipe é órgão consultivo, responsável pela análise crítica do sistema de gestão estratégica, etapa de checagem do ciclo PDCA, constituído de: I - um desembargador escolhido pelo Presidente do Tribunal de Justiça; II - um juiz auxiliar da Presidência do Tribunal de Justiça, escolhido pelo Presidente do Tribunal; III - um juiz auxiliar da Corregedoria-Geral da Justiça, indicado pelo Corregedor- Geral; IV - um juiz indicado pelo Diretor da Escola Superior da Magistratura do Estado de Sergipe, após aprovação do nome pelo seu Conselho Administrativo e Pedagógico; V - dois servidores efetivos do Poder Judiciário, escolhidos pela Presidência do Tribunal de Justiça. O Comitê Gestor é presidido pelo desembargador, que assume o Comitê em períodos não coincidentes (intercalado) ao do Presidente do Tribunal de Justiça de Sergipe, como forma de proteção à execução das iniciativas estratégicas e cujas deliberações são tomadas por maioria, com voto de qualidade do presidente em caso de empate. Os membros do Comitê terão mandato de dois anos, permitida uma recondução, e serão substituídos, quando necessário no curso do mandato, respeitadas as indicações previstas neste artigo. São atribuições do Comitê Gestor: I - acompanhar a execução do Plano Estratégico; II - requisitar informações aos responsáveis pelos projetos estratégicos; III - avaliar relatórios emitidos pelo órgão de gestão estratégica; 6

7 IV - reunir-se trimestralmente para realizar análise estratégica; V - avaliar os resultados do planejamento estratégico; VI - sugerir alterações de diretrizes e estratégias contidas no Plano Estratégico, para alcançar os objetivos propostos; VII - emitir parecer com a finalidade de subsidiar decisões estratégicas do Tribunal Pleno, do Presidente do Tribunal de Justiça, do Corregedor-Geral da Justiça ou do Diretor da Escola Superior da Magistratura. Unidade de Gerenciamento de Projetos Área de gerenciamento corporativo de projetos responsável pelo acompanhamento das iniciativas estratégicas, como também do sistema de indicadores que compõem o Plano Estratégico do TJSE para permanente suporte ao Comitê Gestor do Planejamento Estratégico, etapa de Execução do ciclo PDCA. Gestores de Projetos Estratégicos Formalizados na Resolução TJSE 10/2011 (1ª alteração do Anexo do Plano Estratégico do TJSE), são responsáveis pela execução da estratégia, no que diz respeito às iniciativas estratégicas. São parte integrante do sistema de gestão estratégica do TJSE como os grandes impulsionadores (pensadores e executores) das ações estratégicas dos programas e projetos estratégicos, etapa de execução do Ciclo PDCA. Representação do Ciclo PDCA do Sistema de Gestão Estratégica do TJSE RESOLUÇÃO TJSE 22/09 PRESIDÊNCIA RESOLUÇÃO TJSE 10/11 COMITÊ GESTOR GESTORES DE PROJETOS ESCRITORIO DE PROJETOS Resultados alcançados O TJSE conseguiu adotar, a partir de 2009, um modelo de gestão estratégica que garantio o sucesso do Planejamento Estratégico do TJSE. A figura abaixo mostra a evolução do TJSE no cumprimento das metas nacionais do CNJ: 7

8 Figura 1: Gestão Estratégica e cumprimento de Metas Nacionais Fonte: Revista Judiciarium (2013) O sucesso da gestão estratégica se refletiu também no julgamento de processos. Conforme demonstra a figura 2, o julgamento de processo tem aumentado ano a ano, a despeito do aumento na demanda processual. Figura 2: Gestão Estratégica e julgamento de processos Fonte: Revista Judiciarium (2013) 8

9 A execução dos programas e projetos estratégicos do TJSE, a partir de 2009, tiveram sua continuidade garantida. Todas as gestões administrativas a partir de 2009, entenderam e abraçaram a gestão estratégica e têm se dedicado a cumprir as metas e objetivos. Com a institucionalização da RAE, RLA e Reunião de Metas, o TJSE conseguir implantar e consolidar o acompanhamento efetivo dos objetivos, metas e iniciativas estratégicas do TJSE. 3. CONCLUSÃO Neste trabalho foi discutida a implantação da gestão estratégica no Tribunal de Justiça de Sergipe, com fito de compartilhas as dificuldades e sucessos obtidos no período de 2003 a Fizemos um histórico do desenvolvimento da gestão estratégica, demonstrando que ela passou por três momentos distintos, que representaram rupturas em direção à gestão estratégica vigente hoje no TJSE. A gestão estratégica foi decisiva para que o TJSE viesse a alcançar índices de cumprimento das metas e julgamento de processo em nível satisfatório interna e externamente. Hoje, está consolidada no TJSE a gestão estratégica e vem dando resultados ano a ano. A experiência do TJSE confirma ter sido acertada a posição do CNJ de implantar a gestão estratégica a partir de 2009 e evidencia ser possível efetivar uma gestão estratégica que produza resultados positivos na prestação jurisdicional. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS WIKIPEDIA. Gestão Estratégica de empresas. Disponível em <pt.wikipedia.org/wiki/gestão_estratégica>, Acessado em 20 de setembro de Revista Judiciarium. Excelência na Prestação Jurisdicional. Aracaju/SE. Poder Judiciário do Estado de Sergipe. Ano XIII, Edição 94, maio de 2013, p. 7. GesPública. Disponível em < Acessado em 20 de setembro de