Manual do Tutor. PNQ - Ciclo 2015

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1 Manual do Tutor PNQ - Ciclo 2015 Gustavo Alberto Utescher Skype: fnq.gustavo.utescher (11) Marcela Ignez Beltramin Skype: fnq.marcela.ignez (11) Amanda Peixoto Skype: fnq.amanda.peixoto (11) Material de uso restrito dos Tutores para o Processo de Avaliação do Prêmio Nacional da Qualidade Direitos Reservados - Não está previamente autorizada a reprodução, cópia ou transcrição, total ou parcial, em qualquer meio, sem a autorização por escrito da Fundação Nacional da Qualidade FNQ. Página 1 de 5

2 1. OBJETIVO DA ATUAÇÃO DOS TUTORES Assegurar a consistência da atuação dos Coordenadores, garantindo a equidade técnica da avaliação. 2. PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DOS TUTORES Os tutores fazem parte da Banca Avaliadora e se reportam aos Coordenadores. Suas principais atribuições são: É parte integrante da Banca Avaliadora Capacitar os Coordenadores no processo Apoia o alinhamento técnico e conceitual da equipe Responsável pela avaliação: - Considerações para todos os Itens dos Critérios e/ou para as Questões, quando pertinente - Pontuação para todos os Itens - Perguntas para a visita para todos os Itens dos Critérios e/ou para as Questões, quando pertinente (garantir aspectos relevantes) Validar o mapeamento do perfil Elaborar o Relatório de Aspectos Relevantes Participar da Reunião de Análise Crítica e do Consenso Pós-Visita Revisar e aprovar o DMG ou ARO, para organizações não visitadas Preferencialmente, não recebe atribuições para visita e produção de comentários e eixos, devendo circular entre as equipes de visita para orientação. Para que as atribuições descritas anteriormente possam ser executadas com eficiência e eficácia, merecem destaque os seguintes aspectos: Para a realização das atividades de avaliação da candidata, os Tutores devem se reportar diretamente aos Coordenadores, pois atuam como membros da equipe. Cada Banca Avaliadora deve conter a figura de 1 Tutor, com exceção das organizações com mais de uma unidade participando do PNQ; para estas terá somente um Tutor para mais de uma Banca, com a função de alinhar os processos corporativos. No caso de organizações Premiadas no ciclo de 2014, o Tutor será obrigatoriamente o mesmo no ciclo de O Código de Ética da Fundação Nacional da Qualidade é aplicável ao Tutor, como para qualquer membro da Banca Avaliadora. Os Tutores são alocados nas equipes buscando a coerência do perfil das candidatas com a experiência profissional de cada um, a critério do Processo de Capacitação e Premiação. O Código de Ética da Fundação Nacional da Qualidade, que inclui a Banca Avaliadora, é aplicável ao Tutor, ou seja, este não poderá ter qualquer tipo de vínculo com a candidata e não poderá prestar nenhum tipo de apoio durante dois anos, a contar da data final do ciclo de premiação. 3. CONTROLE E APRENDIZADO DO GRUPO DE TUTORES Os Tutores podem se reunir ao longo do ciclo de avaliação para discussão de eventuais preocupações e recomendações sob a coordenação da FNQ, visando detectar deficiências comuns às diversas equipes monitoradas, bem como diferenças significativas de interpretação dos Critérios entre uma equipe e outra. Cabe ao Processo de Capacitação e Premiação da FNQ avaliar a necessidade e promover as reuniões, assim como avaliar os tutores. Página 2 de 5

3 4. RESPONSABILIDADES DOS TUTORES EM CADA ETAPA DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO PNQ: Durante a Análise Crítica Individual, o Tutor deve realizar a avaliação da mesma forma que os demais avaliadores, identificando as lacunas, tecendo considerações e elaborando perguntas para visita, no entanto, deverá observar e auxiliar o Coordenador tecnicamente, a fim de garantir a qualidade da avaliação. Nessa etapa, o Tutor também é responsável pela validação do Mapeamento do Perfil, elaborado pelo Coordenador, e por fazer considerações iniciais sobre o Relatório de Aspectos Relevantes, que deverá ser enviado ao Coordenador, para compartilhamento com a equipe. O Tutor participa da Reunião de Análise Crítica, conduzida pelo Coordenador, da mesma forma que os demais avaliadores. No planejamento da visita, o Tutor, preferencialmente, pode não ser designado para realizar a atividade de refinamento das perguntas, bem como durante a etapa de visita às instalações, não receber a designação de nenhum item específico, porém deverá atuar como um facilitador durante todo o processo da visita, circulando entre as duplas e as apoiando nas suas eventuais dificuldades, a fim de garantir uma homogeneidade de avaliação do ciclo. Também deverá apoiar o Coordenador nas suas principais demandas.caso seja necessário, o Tutor pode receber a designação de itens nessas etapas. Durante a abertura de uma eventual visita, o coordenador será o responsável por realizar a abertura em nome da FNQ, passando na sequência a palavra ao Tutor, que se apresentará como integrante da equipe e deverá explicar brevemente suas atribuições e responsabilidades na Banca. Ainda durante a etapa de visita, o Tutor e o Coordenador devem finalizar o preenchimento do Relatório de Aspectos Relevantes, com as informações adicionais identificadas e o encaminhar para a FNQ, que utilizará como documento de apoio para decidir sobre um possível reconhecimento, caso a candidata chegue até a reunião de Juízes. O Tutor também participa do consenso pós-visita como os demais avaliadores, com a função adicional de cuidar para que a qualidade técnica e as diretrizes do processo sejam atendidas. Na Reunião de Encerramento da visita, o Tutor deve apoiar o Coordenador durante a apresentação. Com relação à relatoria do Diagnóstico de Maturidade da Gestão, assim que o DMG estiver concluído (observar datas no cronograma), o Coordenador o enviará ao Tutor para primeira revisão. O Tutor terá o papel de identificar possíveis falhas que estejam em desacordo ao padrão estabelecido. Caso exista algum desacordo, o Tutor enviará o DMG para o Coordenador, apontando os erros (copiar a FNQ no pnq2015@fnq.org.br). Essa etapa de apontamento de melhorias do DMG poderá ocorrer quantas vezes o Tutor julgar necessário. Para validação final, o Tutor deverá encaminhar um ao Coordenador com cópia para a FNQ (pnq2015@fnq.org.br), informando que o documento está validado. Após a validação do Tutor, o DMG será novamente enviado ao Coordenador para que seja encaminhado à FNQ com cópia ao Tutor. Com relação às organizações não visitadas que receberão o ARO (Avaliação do Relato Organizacional), o processo de construção deste documento será feito durante a análise crítica individual, já elaborando neste momento os comentários, não sendo necessário elaborar considerações. 5. ANEXOS: Todo o material necessário poderá ser obtido através do site Página 3 de 5

4 CÓDIGO DE ÉTICA Declaração de Princípios As pessoas que integram o quadro de colaboradores da FNQ, como funcionários ou voluntários, permanentes ou temporários, com qualquer tipo de vínculo, em qualquer nível da organização, se comprometem a conduzir suas atribuições e responsabilidades com elevados padrões profissionais, considerando ética, honestidade, dignidade, veracidade, exatidão, imparcialidade, disciplina e sigilo, contribuindo para o aumento do prestígio e da credibilidade do Prêmio Nacional da Qualidade perante todas as partes interessadas. Para o alcance desses padrões, incluem-se as regras abaixo discriminadas: Regras de Conduta É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: aceitar ou receber, direta ou indiretamente, gratuidades ou vantagens pessoais de qualquer natureza que representem valor, provenientes de pessoas físicas ou jurídicas que se relacionam com a FNQ; comunicar-se, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da FNQ, ou passando a impressão de estar agindo dessa forma, sem estar devidamente autorizado para tal, e quando autorizado, apresentar-se apenas na função específica para a qual tenha sido designado; agir de forma indigna, indecorosa, antiprofissional e sem zelo, junto ao público e interlocutores que possam, de alguma forma, associar sua imagem à da FNQ; deixar de zelar pela correta aplicação desse Código e omitir-se em consultar ou informar a Comissão de Supervisão da FNQ sobre possíveis ocorrências de violação. É rigorosamente vedado aos membros da Banca Avaliadora: aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de Candidatas atuais ou de anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de premiação; oferecer serviços de consultoria ou qualquer tipo de assessoramento para organizações que tenha avaliado, por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação; usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação ou de julgamento, como forma de obter vantagens pessoais ou de oferecer serviços profissionais; utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas, sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações, total ou parcialmente, de propriedade da FNQ; comunicar-se com as Candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relato Organizacional, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação, sem autorização prévia da FNQ; usar a logomarca do Prêmio Nacional da Qualidade ou da FNQ como identificação de sua condição de avaliador ou juiz; e informar ou mencionar, para qualquer finalidade, a titulação de funções exercidas ou em exercício na Banca Avaliadora, sem ter participado efetivamente da avaliação das Candidatas, sem citar os respectivos anos de designação e, no caso de ciclos anteriores, sem ter recebido o certificado de participação. A condição de membro da Banca Avaliadora deve ser informada como "Avaliador <ano>", "Avaliador Relator <ano>", Tutor <ano>, "Coordenador <ano>", "Juiz <ano>". Regras de Confidencialidade É rigorosamente vedado a todos os colaboradores, no exercício de suas atividades na FNQ: divulgar, discutir ou utilizar, para qualquer finalidade não autorizada, qualquer informação obtida no âmbito na FNQ; revelar, para pessoas não indicadas pela FNQ, informações que tenha conhecimento, que possam identificar organizações candidatas de ciclos anteriores, atuais e futuros, cuja candidatura não tenha se tornado pública oficialmente; Os membros da Banca Avaliadora se obrigam a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação: salvaguardar as informações recebidas durante o processo de avaliação e julgamento, relativas às Candidatas atuais ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros avaliadores e colegas de profissão, exceto quando esta troca de informações fizer parte do processo de avaliação ou julgamento; Página 4 de 5

5 não reproduzir ou divulgar as informações do Relato Organizacional ou de qualquer outro documento utilizado no processo de avaliação ou de julgamento das Candidatas; e não revelar a outros membros da Banca Avaliadora ou às Candidatas, seja durante as atividades de treinamento, de avaliação ou de julgamento, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma Candidata ao Prêmio Nacional da Qualidade. Regras sobre Conflito de Interesses É rigorosamente vedado aos membros da Banca Avaliadora: aceitar a designação para participar da avaliação de uma organização candidata, no processo do PNQ, se houver ou puder parecer haver, qualquer situação de conflito de interesses, em vista de fatores objetivos e subjetivos que possam ser ou parecer ser impeditivos de uma avaliação independente e imparcial. Os fatores objetivos previstos são: 1) manter ou ter tido, com a organização ou pessoas da organização, de outras partes nela interessadas e de organizações concorrentes, relacionamento relevante direto, por razões pessoais ou profissionais, ou indireto quando isso ocorrer, via parentes de primeiro grau ou pessoas próximas; e 2) possuir propriedade significativa, ativos e bens cujo valor possa ser influenciado de qualquer forma pelo desempenho da organização. Os fatores subjetivos previstos são 1) ter experiências anteriores importantes relacionando-se com a organização por qualquer razão; e 2) possuir opinião formada pela mídia, por terceiros ou qualquer outra fonte de informação, ou preconceitos em relação à organização; e estabelecer ou influenciar o estabelecimento, direta ou indiretamente, de relações comerciais, com organizações candidatas do ciclo atual e de dois ciclos anteriores de premiação, ou mesmo suas controladoras ou coligadas, em cujo processo de avaliação para o PNQ tenha tido qualquer tipo atuação. Os casos omissos e de inobservância às regras e aos princípios aqui estabelecidos serão avaliados pela Comissão de Supervisão da FNQ, que deliberará sobre ações ou sanções cabíveis, sendo que, até a deliberação da Comissão, a pessoa permanecerá afastada de suas atribuições e/ou atividades. Página 5 de 5