REGULAMENTO PARA UTILIZAÇÃO DA SALA DE REUNIÕES Vigente a partir do dia 25/05/2018

Transcrição

1 Devido à necessidade de gerir e disciplinar o adequado e bom uso, de garantir a conservação, preservação e a uniformidade de disponibilização das instalações do GEPOC a todos seus usuários, este regulamento institui um conjunto de normas e recomendações para a utilização da Sala de Reuniões do GEPOC. 1. É obrigatório o agendamento para utilização da Sala de Reuniões. O agendamento deve ser realizado no Google Agenda Sala de Reuniões do GEPOC. Para consultar a situação da agenda deve ser acessado o seguinte link: gepoc.ct.ufsm.br/reuniao Para obter acesso ao link da Agenda consulte a Coordenação do GEPOC. 2. O responsável pelo agendamento deverá preencher o termo de acordo com as regras de utilização e o horário de retirada e devolução das chaves. O termo será disponibilizado conforme o ANEXO I. 3. A Sala de Reuniões deve ser entregue nas mesmas condições recebidas. Disposição original projetada dos móveis e equipamentos da Sala de Reuniões Os móveis (cadeiras, poltronas, mesas, TV, etc.) devem estar nos locais originais designados; Os cabos devem ser deixados na mesa de apoio no fundo da sala; As luzes devem estar desligadas; O ar condicionado deve estar desligado; Os projetores devem estar desligados;

2 A TV e o sistema de videoconferência devem estar desligados; As cortinas devem ser fechadas (deve-se tomar cuidado pois as cordas não são resistentes); As portas (externa e interna) devem ser trancadas e a chave deve ser colocada no local original. Estes itens serão conferidos após a entrega da chave pela Coordenação do GEPOC. 4. Não são permitidas aulas na Sala de Reuniões. 5. A priorização de utilização da Sala de Reuniões deve seguir a seguinte ordem: 1. Palestras, cursos e eventos com convidados externos 2. Cursos e treinamentos internos 3. Reuniões que utilizam o sistema de videoconferência 4. Defesas que utilizam o sistema de videoconferência 5. Reuniões de projetos vinculados ao GEPOC 6. Apresentações de webinars Demais casos devem ser verificados junto à Coordenação do GEPOC. 6. Não devem ser consumidos alimentos na Sala de Reuniões. Esta medida vale principalmente para o consumo de café pois pode danificar tapetes, mesas, poltronas, etc. 7. Ocorrências durante a utilização que deverão ser comunicadas à Coordenação do GEPOC no momento da entrega da chave: Móveis danificados; Equipamentos que não estejam funcionando; Problemas de infraestrutura (lâmpadas, cabos, cortinas, ar condicionado, etc.); Ausência de algum equipamento, móveis, acessórios ou outros itens que compõem a sala; Necessidade de limpeza. Esta ocorrência deverá ser preenchida conforme o ANEXO II.

3 8. O não cumprimento dos termos deste regulamento implicará nas seguintes penalizações: 1º. Advertência por escrito 2º. Suspensão do direito de utilização da sala por 30 dias 3º. Suspensão do direito de utilização da sala por tempo indeterminado

4 ANEXO I TERMO DE ACORDO COM AS REGRAS DE UTILIZAÇÃO DA E REGISTRO DE RETIRADA DAS CHAVES DE ACESSO Nome Assinatura Data de Retirada Hora de Retirada Data de Devolução Hora da Devolução Verificação de Conformidade

5 ANEXO II COMUNICAÇÃO DE OCORRÊNCIA DURANTE A UTILIZAÇÃO DA Nome Assinatura Data da Utilização Descrição da Ocorrência / / / /