REGULAMENTO DE COMPRAS E DE CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DO INSTITUTO SESSUB

Transcrição

1 REGULAMENTO DE COMPRAS E DE CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DO INSTITUTO SESSUB O Regulamento de Compras e de Contratação de Obras e Serviços do INSTITUTO SESSUB, entidade sem fins lucrativos, fundada em 20 de agosto de 2002, inscrita no CNPJ sob nº / , qualificada como Organização Social (OS) de finalidade esportiva pela Secretaria Municipal da Casa Civil (CVL) da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, RJ, através do processo de nº fundamentado na Lei Federal nº de 15 maio de 1998 e na Lei Municipal nº de 19 de maio de 2009, tem como objetivos: garantir a observância dos princípios da isonomia, da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da probidade administrativa, da publicidade, da economicidade, da eficiência e do julgamento objetivo nos processos de Compras e Contratação de Obras e Serviços de qualquer natureza. Para alcançar tais objetivos, ficam estabelecidas as seguintes regras, procedimentos, diretrizes e princípios: CAPÍTULO I INTRODUÇÃO Art. 1º - O presente regulamento tem por finalidade estabelecer normas, rotinas e critérios para compras e contratação de serviços do INSTITUTO SESSUB - Organização Social de Esporte, sediada no município do Rio de Janeiro, RJ, doravante denominada Organização Social, Instituto ou simplesmente O.S.. CAPÍTULO II DAS COMPRAS Título I Definição Art. 2º - Para fins do presente regulamento, considera-se compra toda aquisição remunerada de bens de consumo e/ou permanentes, para fornecimento de uma só vez ou parceladamente, com a finalidade de suprir a Organização Social com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades. Título II Do Procedimento de Compras Art. 3º - O processo de compras será conduzido pela diretoria do Instituto e por sua gerência financeira, com o auxílio da área administrativa. Art. 4º - Classificar-se-ão os processos de compras de acordo com os seguintes regimes: I Rotina: segue todas as etapas previstas neste regulamento (art. 5º); II Urgência: adotado mediante justificativa, com autorização da Diretoria e da Gerência Financeira, quando houver risco à continuidade dos serviços prestados pelo Instituto ou à saúde e à vida de seus colaboradores. Pode dispensar uma ou algumas etapas previstas no art. 5º, conforme a gravidade da situação. Art. 5º - O processo de compras compreende o cumprimento das etapas a seguir especificadas: I. solicitação de compras assinada pelo gestor responsável (área administrativa); seleção de fornecedores (gerência financeira / área administrativa); -1

2 I IV. solicitação dos orçamentos (área administrativa); apuração da melhor oferta (gerência financeira); V. autorização (diretor) e emissão do pedido de compra (gerência financeira). Art. 6º - O procedimento de compras terá início com a solicitação verbal ou escrita da requisição de compra, precedida de verificação, pelo requisitante, de disponibilidade orçamentária. A referida requisição deverá conter as seguintes informações: I. descrição detalhada do material ou bem a ser adquirido; quantidade a ser adquirida; I regime de compra: rotina ou urgência. 1º - Considera-se de urgência a aquisição de material ou bem com imediata necessidade de utilização. 2º O setor requisitante deverá justificar a necessidade de adquirir o material ou bem em regime de urgência. 3º O setor responsável por analisar o requerimento (diretoria/gerência financeira) poderá dar ao procedimento de compras o regime de rotina, caso conclua não estar caracterizada a situação de urgência. Tal decisão deve ser motivada e informada ao setor requisitante. Art. 7º - A gerência financeira deverá analisar as propostas comerciais, bem como os fornecedores responsáveis pelas mesmas, considerando fatores, tais como: idoneidade do fornecedor, qualidade do produto, custo, adequação da proposta às especificações fornecidas, garantia de manutenção e reposição de peças, assistência técnica e atendimento de urgência, entre ouros que se façam necessários. Para tanto, os interessados deverão fornecer suas propostas comerciais da seguinte forma: I. Em papel timbrado próprio; Com o número do CNPJ; I Endereço e telefone para contato; IV. Assinatura do responsável (eletrônica). Parágrafo único. Para fins do disposto no caput deste artigo, considera-se menor custo aquele que resulta da verificação e comparação do somatório de fatores utilizados para determinar o menor preço avaliado, que além de termos monetários, encerram um peso relativo para a avaliação das propostas, envolvendo, entre outros, os seguintes aspectos: I. custos de transportes e seguro até o local da entrega; I forma de pagamento; prazo de entrega; IV. custos para operação do produto, eficiência e compatibilidade; V. durabilidade do produto; -2

3 VI. V credibilidade mercadológica da empresa proponente; disponibilidade de serviços; VI eventual necessidade de treinamento de pessoal; IX. qualidade do produto; X. assistência técnica; XI. garantia dos produtos. Art. 8º - O processo de seleção compreenderá, inicialmente, a pesquisa de fornecedores, solicitação de orçamento/cotação e registro das propostas comerciais recebidas em quadro específico (mapa de cotação). Parágrafo único. Todas as propostas comerciais deverão atender aos requisitos, especificações e quantidades descritas na solicitação de orçamento/cotação, sob pena de desclassificação do interessado em contratar com o Instituto. Tais requisitos, especificações e quantidades serão idênticos para todos os concorrentes de cada área ou ramo de atividade, prevalecendo a igualdade de condições, a transparência e a disputa justa. Art. 9º - As cotações deverão atender aos seguintes requisitos: I - compras com valor estimado em até R$ ,00 (quinze mil reais) - mínimo de 03 (três) cotações de diferentes fornecedores, obtidas por meio de pesquisa de mercado, por telefone, fax ou , registrados em mapa de cotações; II - compras com valor estimado acima de R$ ,00 (quinze mil reais) - mínimo de 03 (três) cotações de diferentes fornecedores, registradas em mapa de cotações e necessariamente acompanhado da confirmação escrita dos fornecedores por fax, carta ou e- mail. 1º Para as compras realizadas em regime de urgência serão feitas cotações, por meio de telefone, fax ou , independentemente do valor. Art Se ao final do processo de captação de orçamentos/propostas (cotação), não for atingido o número mínimo de interessados diferentes - 3 (três), conforme art. 9º do presente Regulamento de Compras -, seja pela falta de interesse ou pela escassez de fornecedores de determinado produto, o procedimento de compra seguirá com a(s) proposta(s) recebida(s). Parágrafo único. A Gerência Financeira deverá comunicar à Diretoria a excepcionalidade para que esta tome ciência da situação e autorize a contratação da proposta mais vantajosa, dentre as disponíveis, ou da única existente, a fim de evitar ou minimizar possíveis prejuízos às atividades desempenhadas pela O.S. Art A melhor oferta será apurada considerando-se os fatores contidos no art. 7º, caput e parágrafo único, do presente Regulamento e será apresentada, pela gerência financeira, à diretoria da Organização Social, a quem competirá, exclusivamente, aprovar a realização da compra. Parágrafo Único Além do preço, também serão observados, para a tomada de decisão, a adequação da proposta (qualidade, quantidade, especificações) aos requisitos, idênticos para todos os fornecedores do mesmo produto, elencados na solicitação de orçamento/cotação. Art. 12- Após aprovada a compra, a gerência financeira emitirá a Ordem de Compra, em duas vias, distribuindo-as da seguinte forma: -3

4 I. uma via para o fornecedor; uma via para arquivo próprio (gerência financeira). Art. 13 Após expedição da ordem de compra será firmado o contrato formal efetuado com o fornecedor, o qual deverá expressar fielmente todas as condições em que foi realizada a negociação, encerrando-se, então, o procedimento de compra. Parágrafo único. A ordem de compra será assinada por membro competente da Diretoria Executiva do Instituto. Art. 14 O recebimento dos bens e materiais será realizado pelo setor requisitante, responsável pela conferência dos materiais, consoante as especificações contidas na ordem de compra e ainda pelo encaminhamento imediato da nota fiscal à gerência financeira. Título III Das Compras e Despesas de Pequeno Valor Art Para fins do presente Regulamento, considera-se compra de pequeno valor a aquisição com recursos do caixa pequeno de materiais de consumo ou outras despesas devidamente justificadas cujo valor total não ultrapasse a R$ 1.000,00 (mil reais). Art. 16 As compras e despesas de pequeno valor estão dispensadas do cumprimento das etapas definidas neste Regulamento. Art As compras e despesas de pequeno valor serão autorizadas pelo responsável da área requisitante diretamente no comprovante fiscal respectivo, preferencialmente, nota fiscal nominal ao INSTITUTO SESSUB. Título IV Do Fornecedor Exclusivo Art. 18 A compra de materiais de consumo e/ou bens permanentes fornecidos com exclusividade por um único fornecedor está dispensada das etapas definidas nos incisos II, III e IV, do art 5º, do presente Regulamento. CAPÍTULO III DA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS Título I Definição Art. 19 Para fins do presente Regulamento considera-se serviço toda e qualquer atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse da Organização Social, por meio de processo de terceirização, tais como: conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro, consultoria, assessoria, hospedagem, alimentação, serviços -4

5 técnicos especializados, produção artística, serviços gráficos, bem como obras civis, englobando construção, reforma, recuperação ou ampliação. Título II Da Contratação Art. 20 Aplicam-se à contratação de serviços, no que couber, todas as regras estabelecidas no CAPÍTULO II do presente Regulamento, com exceção dos serviços técnico- profissionais especializados, a seguir elencados. Título III Dos Serviços Técnico-Profissionais Especializados Art. 21 Para fins do presente Regulamento, consideram-se serviços técnico- profissionais especializados os trabalhos relativos a: I. estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos; I IV. pareceres, perícias e avaliações em geral; assessorias ou consultorias técnicas e auditorias financeiras ou tributárias; fiscalização, supervisão ou gerenciamento de obras ou serviços; V. patrocínio ou defesa de causas judiciais ou administrativas; VI. V VI IX. treinamento e aperfeiçoamento de pessoal; prestação de serviços de assistência à saúde em áreas específicas; informática, inclusive quando envolver a aquisição de hardware e/ou periféricos; áreas que envolvam as atividades específicas (esportiva, artística, cultural, social e pedagógica) de atuação do SESSUB (pesquisa, ação educativa, artistas, palestrantes, entre outros). Art. 22 O Instituto deverá selecionar criteriosamente o prestador de serviços técnico- profissionais especializados, que poderá ser pessoa física ou jurídica, considerando a idoneidade, a experiência e a especialização do contratado, dentro da respectiva área. Art. 23 A contratação de serviços técnico-profissionais especializados de pessoa jurídica deverá ser precedida de comprovação de regularidade de constituição da empresa e será comprovada pela apresentação de cópia legível e autenticada do Contrato Social vigente, devidamente registrado no cartório competente, acompanhada das informações atualizadas do respectivo CNPJ. Parágrafo único - Se entender necessários à completa avaliação do fornecedor, a critério do Instituto, outros documentos poderão ser exigidos. CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES FINAIS -5

6 Art. 24 Para fins deste Regulamento considera-se DIRETORIA os membros eleitos pelo Conselho Administração, conforme o Estatuto em vigor, para administrarem a Organização Social. de Art As despesas ordinárias com serviços gerais, tais como: cópias, motoboy, galões de água, dentre outras, desde que não seja um fornecedor regular, não se submetem às regras de compras e contratações, no entanto, serão cotadas periodicamente para certificação de que os valores pagos estão de acordo com os preços de mercado. Art As despesas com produtos não duráveis, de uso regular da entidade, tais como: produtos de limpeza, gêneros alimentícios perecíveis, estão dispensadas de cotação e serão realizadas com base no preço do dia. Art As seguintes hipóteses também dispensam cotação: I. compra ou locação de bens imóveis destinados ao uso próprio; celebração de parcerias, convênios e/ou termos de cooperação, desde que formalizados por escrito; I operação envolvendo concessionária de serviços públicos e o objeto do contrato for pertinente ao da concessão; e IV. aquisição de equipamentos e componentes cujas características técnicas sejam específicas em relação aos objetivos a serem alcançados. Parágrafo único. A dispensa da cotação deve ser previamente fundamentada por escrito e ser autorizada pela diretoria do INSTITUTO SESSUB. Art. 28 Os casos omissos ou duvidosos no que concerne à interpretação do presente Regulamento serão resolvidos, pela diretoria, com base na legislação vigente e nos princípios gerais de administração. Art. 29 Eventuais valores estabelecidos no presente Regulamento serão semestralmente revistos e atualizados pela diretoria, se necessário. Art. 30 O presente Regulamento entrará em vigor a partir da data da sua publicação. Rio de Janeiro, 05 de outubro de INSTITUTO SESSUB -6