DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE PARA ASSOCIADOS E COLABORADORES CONTINGENTES

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1 DECLARAÇÃO DE PRIVACIDADE PARA ASSOCIADOS E O respeito pela privacidade dos nossos Associados e Colaboradores Contingentes é uma parte essencial do nosso programa de privacidade global. A Automatic Data Processing, Inc. 1 e todas as empresas do Grupo ADP ("ADP"), incluindo a empresa ADP que o emprega, têm como compromisso tratar devidamente os Dados Pessoais recolhidos ou gerados em ligação com a sua relação de trabalho. Esta declaração de privacidade explica as nossas práticas no que diz respeito aos Dados Pessoais que recolhemos dos Associados, Colaboradores Contingentes, antigos funcionários, diretores e outros Indivíduos cujos dados são Tratados por nós para fins de recursos humanos e para fins de gestão das operações da ADP. As nossas Regras Corporativas Vinculantes (BCR), o Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP e a Política de Privacidade Global estabelecem as normas para proteger os seus Dados Pessoais independentemente de quando estes são Tratados ou onde são guardados. Também protegem os Dados Pessoais de outros que recolhemos de si com o consentimento dos mesmos. Como informações sobre os membros da sua família ou beneficiários. Tipos de Dados Pessoais Os tipos de Dados Pessoais que Tratamos incluem, entre outros: (a) Informações demográficas; (b) Informações de contacto; (c) Informações de identificação; (d) Detalhes da vida pessoal; (e) Informações financeiras; (f) Detalhes da vida profissional; (g) Dados de comunicação; e (h) Dados de ligação. Além disso, e sujeito à Lei Aplicável, também Tratamos Categorias Especiais de Dados Pessoais. As Categorias Especiais de Dados Pessoais incluem imagens fotográficas, dados raciais ou étnicos, dados criminais, dados de saúde física ou mental, dados biométricos, religião ou crenças e preferência sexual, conforme definido no Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP. Como a ADP recolhe os Dados Pessoais Nós recolhemos, Tratamos e transferimos os Dados Pessoais que nos faculta, assim como as informações obtidas de outras fontes, incluindo, entre outros, recrutadores, os seus empregadores anteriores ou referências, Web sites, agências de notação de crédito, organismos governamentais e Terceiros que fornecem serviços de triagem da atividade profissional ou que nos auxiliam com investigações internas. A recolha, o Tratamento e a transferência dos seus Dados Pessoais estão alinhados com os compromissos assumidos no Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP. Como a ADP utiliza os Dados Pessoais As Finalidades Comerciais específicas para as quais Tratamos os Dados Pessoais dos Associados e Colaboradores Contingentes incluem o seguinte: (a) Vencimentos, recursos humanos e gestão de pessoal; (b) Gestão de pessoal com contrato; (c) Execução de processos empresariais e gestão interna; 1 Automatic Data Processing, Inc., One ADP Boulevard,, EUA Página 1 de 4

2 (d) Saúde, segurança e integridade; (e) Análise e desenvolvimento organizacional, relatórios de gestão e aquisições e alienações; (f) Conformidade com as leis e a gestão de riscos, incluindo verificação dos antecedentes, verificações criminais e verificações das listas de sanções; e (g) Proteção dos interesses vitais dos Indivíduos. Também Tratamos os seus Dados Pessoais para as seguintes Finalidades Secundárias: (a) Recuperação após desastre e continuidade do negócio, incluindo a transferência da Informação para um Arquivo; (b) Auditorias ou investigações internas; (c) Implementação ou verificação dos controlos de negócio; (d) Investigação estatística, histórica ou científica; (e) Resolução de litígios; (f) Aconselhamento jurídico ou empresarial; (g) Conformidade com as leis e políticas da empresa; ou (h) Efeitos de seguros. Quando não estiver disponível qualquer outra base legal para o Tratamento de Dados Pessoais, solicitamos o seu consentimento para o Tratamento dos Dados Pessoais. Tem o direito de anular o seu consentimento a qualquer momento. O seu consentimento deverá ser inequívoco, dado de livre vontade, específico e informado. Porquê e Como os Dados Pessoais são divulgados pela ADP Os seus Dados Pessoais serão divulgados nas seguintes circunstâncias: (a) A outras Empresas do Grupo ADP, incluindo a ADP, LLC nos Estados Unidos, a ADP Private Limited na Índia e qualquer outra entidade ADP do mundo (por ex., através do Portal dos Associados e outras ferramentas de comunicação/colaboração; se um diretor trabalhar num outro país), que irá apenas Tratar os seus Dados Pessoais para as finalidades acima estabelecidas, para a prestação de serviços de TI e back office para a empresa, de acordo com os requisitos do Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP; (b) Aos nossos fornecedores Terceiros, incluindo fornecedores de TI, empresas de serviços financeiros e de seguros, escritórios de advocacia, auditores, investigadores, agências de notação de crédito e escritórios de registos criminais (onde permitido por lei) e às empresas que lhe fornecem benefícios e serviços; (c) Aos organismos e autoridades governamentais e de caráter social, instâncias de aplicação da lei e tribunais em todos os países ondem operamos e quando exigido ou permitido por lei; (d) Aos Clientes, fornecedores e outros parceiros empresariais, quando for necessária a disponibilização de detalhes de contacto profissional e outros Dados Pessoais no âmbito da relação empresarial; (e) Com o seu consentimento, conforme dirigido por si (por ex., como referência a um potencial novo empregador) ou conforme necessário para proteger os seus interesses vitais, como na eventualidade de uma emergência ou desastre natural; e (f) A uma organização adquirente, se estivermos envolvidos num processo de venda ou transferência de algum ou todos os nossos negócios. Página 2 de 4

3 Acesso, Correção, Supressão e Outros Direitos do Indivíduo Pode solicitar acesso aos Dados Pessoais que mantemos sobre si, assim como a retificação, remoção ou bloqueio se os mesmos estiverem incorretos, incompletos ou não Tratados de acordo com as Leis Aplicáveis e o nosso Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP. Pode exercer este direito e quaisquer outros direitos de proteção de dados que possui ao abrigo da Lei Aplicável entrando em contacto com o seu diretor de Recursos Humanos local ou enviando um para GlobalHRSS@adp.com. A ADP estará em conformidade com todas as Leis Aplicáveis que regulam a tomada de decisões automatizada. Sempre que essas leis restringirem a utilização de ferramentas de tomada de decisões automatizada, a ADP não tomará decisões desfavoráveis sobre um Associado ou Colaborador Contingente apenas com base nos resultados fornecidos pela ferramenta automatizada, exceto em casos de isenções específicas ou de obtenção do devido consentimento. Lembre-se que tem uma responsabilidade partilhada no que diz respeito à exatidão dos seus Dados Pessoais e pode atualizá-los utilizando a aplicação self-service de RH ou enviando um para GlobalHRSS@adp.com. Informe-nos acerca de quaisquer alterações aos seus Dados Pessoais. Segurança da informação Implementámos medidas técnicas, físicas e organizacionais comercialmente razoáveis e apropriadas para proteger os Dados Pessoais de uma utilização incorreta ou acidental, destruição ilegal ou não autorizada, perda, alteração, divulgação, aquisição ou acesso. Retenção de Dados A ADP irá apenas reter as suas informações durante o período necessário para as Finalidades para as quais os Dados Pessoais estão a ser tratados. A ADP implementou uma Política Global de Gestão de Informação de Registos (RIM) e estabeleceu prazos de retenção dos registos para todos os tipos de Dados Pessoais tratados pela ADP. Os Dados Pessoais são retidos em conformidade com os prazos de retenção dos registos, de forma a garantir que os registos que contêm Dados Pessoais são retidos conforme necessário para cumprir as Finalidades Comerciais aplicáveis, para estar em conformidade com as leis aplicáveis ou conforme aconselhável à luz das prescrições aplicáveis. Quando o período de retenção tiver expirado, os registos que contêm Dados Pessoais serão eliminados ou destruídos de forma segura, descaracterizados ou transferidos para o arquivo, em conformidade com o prazo de retenção dos registos aplicável. Transferências de dados internacionais Os Dados Pessoais que Tratamos são transferidos para qualquer país em que a ADP possua operações e para qualquer parte do mundo onde os destinatários dos dados se encontrem para executarem as finalidades acima descritas. Garantimos a devida proteção das suas informações através do nosso Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP. Além disso, solicitamos aos nossos fornecedores Terceiros que implementem controlos semelhantes de privacidade e proteção de dados, garantindo um nível adequado de proteção de dados, através de meios aprovados para as transferências de dados transfronteiras, conforme definido pela Lei Aplicável. Alterações a esta Declaração de Privacidade Ocasionalmente, poderemos atualizar esta Declaração de Privacidade de forma a refletir práticas de privacidade novas ou diferentes. Colocaremos um aviso online quando efetuarmos alterações importantes a esta Declaração de Privacidade. Página 3 de 4

4 Esta Declaração de Privacidade para os Associados e Colaboradores Contingentes foi atualizada pela última vez em maio de Empresas do Grupo vinculadas por esta Declaração de Privacidade Para obter uma lista das Empresas do Grupo vinculadas por esta Declaração de Privacidade e o Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP, consulte o Anexo - Lista de Empresas do Grupo vinculadas pelo Código do Local de Trabalho. Como nos Contactar Em caso de questões sobre a recolha e o Tratamento dos seus Dados Pessoais ou sobre a segurança dos seus Dados Pessoais, entre em contacto com o seu diretor de Recursos Humanos local ou através do GlobalHRSS@adp.com. Em caso de questões sobre a Privacidade na ADP, entre em contacto com a Equipa Data Privacy and Governance enviando um para privacy.services@adp.com. Caso nos envie uma carta, forneça o seu nome, morada, endereço de e as informações detalhadas sobre a sua questão, queixa ou o seu comentário. ADP Equipa Data Privacy and Governance Global MS 325 One ADP Boulevard EUA Como Apresentar uma Queixa Se considerar que a ADP não tratou os seus Dados Pessoais de forma adequada ou que violou as suas obrigações de privacidade ao abrigo de quaisquer leis de proteção de dados aplicável, do Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP ou ao abrigo da Lei Aplicável, pode enviar a sua queixa por escrito para a morada acima ou para a Equipa Data Privacy and Governance Global através do privacy.services@adp.com. A Equipa Data Privacy and Governance Global investigará todas as queixas e notificará o Indivíduo dentro de um prazo razoável quanto ao resultado da investigação. Se não estiver satisfeito com a resolução proposta pela ADP, pode apresentar uma queixa em conformidade com as provisões do Código de Privacidade do Local de Trabalho da ADP. Ao assinar este atestado, você confirma que leu e analisou a política acima. Nome (impresso) Data Assinatura Página 4 de 4

5 Anexo - Lista de Empresas do Grupo vinculadas pelo Código do Local de Trabalho Argentina: ADP Argentina SRL Reconquista th floor City of Buenos Aires Argentina Payroll Argentina SA Av. Julio A. Roca 620, 10th Floor, City of Buenos Aires Argentina ADP RPO Argentina SRL Bouchard 599, Piso 20 CABA Buenos Aires, Argentina Australia: Automatic Data Processing Limited ACN of 6 Nexus Court Mulgrave Victoria 3170 Australia Belgium: ADP Employer Services Belgium BVBA Koningsstraat 97, 4th floor 1000 Brussels Belgium Brazil: ADP Brazil Ltda. Rua João Tibiriça, São Paulo Brasil ADP Brazil ESI City: Porto Alegre State: RS Ave. Soledade, 550-5º floor ZIP: Brasil Canada: ADP Canada Co. 130 Eileen Stubbs Avenue, Unit 22 Dartmouth, Nova Scotia, B3B 2C4 Canada Página 5 de 4

6 Chile: Payroll SA Apoquindo 5400, 16th Floor Las Condes City of Santiago Chile ADP Payroll Capacitacion Limited Avenida Apoquindo 5400, Of, 1801, Las Condes Chile China: ADP Human Resources Services (Shanghai) Co.,Ltd. 5F, Building 2, Youyou Century Place, 428 Yanggao Road South, Shanghai , China Czech Republic: ADP Employer Services Ceska Republika, a.s. Praha 8 Rohanské nábř. 670/17 Post Code Czech Republic Denmark: ADP Employer Services Denmark ApS Havnegade 39 DK-1058 Copenhagen K Denmark France: ADP GSI France SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France ADP France SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France ADP Europe SAS 31, avenue Jules Quentin Nanterre Cedex France Página 6 de 4

7 Germany: ADP Employer Services GmbH Frankfurter Straße Neu-Isenburg Germany Hong Kong: Automatic Data Processing Limited 8th Floor - Gloucester Tower The Landmark 15 Queen's road Central, Hong Kong ADP Human Resources Services Company Limited Unit 1501, OVEST, 77 Wing Lok Street Sheung Wan, Hong Kong Hungary: Celergo Hungary Kft 1093, Budapest Közraktár utca Emelet Cg Hungary India: ADP Private Limited Fortune 9, Somajiguda Raj Bhavan Road Hyderabad, India ADP India Private Limited Tamarai Tech Park, S.P. Plot No:16 to 20 & 20A, Thiru Vi Ka Industrial Estate Inner Ring Road, Guindy, Chennai, Tamil Nadu - India. PIN: Italy: ADP Employer Services Italia S.P.A. viale G. Richard n.5 Milano Italy Página 7 de 4

8 ADP Software Solutions Italia S.R.L. Via Oropa Torino Italy ADP Outsourcing Italia S.R.L. viale G. Richard n.5 Milano Italy Japan: ADP RPO Japan GK KDX Mita Building 4F Shiba Minato-ku, Tokyo Japan Mexico: ADP Employer Services SA de CV Medanos No. 169 Col. Las Aguilas Delegacion Alvaro Obregon C.P Mexico, D.F., Mexico The Netherlands: ADP Nederland B.V. Lylantse Baan LG Capelle aan den Lissel The Netherlands ADP GlobalView B.V. Lylantse Baan LG Capelle aan den Lissel The Netherlands Peru: Payroll Peru S.A. Alfredo Benavides 768, office N 1202 Miraflores City of Lima Perú Philippines: ADP Philippines, Inc. 6F Glorietta 2 Corporate Center Palm Drive, Ayala Center Makati City 1224 Philippines Página 8 de 4

9 Poland: ADP Polska sp. zo.o. ul. Prosta, nr 70 Warsaw, kod Poland Portugal: Ridgenumber Processamento de Dados, LDA Rua Brito e Cunha, nº 254, Matosinhos Portugal Romania: ADP Romania SRL 3 George Constantinescu St., 7th floor, District 2 Bucharest Romania Russia: LLC ADP Employer Services CIS Varshavskoe shosse Moscow Russian Federation Singapore: Automatic Data Processing Pte. Ltd. (Incorporated in the Republic of Singapore) Company Registration No G Registered Office :- 78 Shenton Way #26-01 Singapore Celergo Pte Ltd 62 Ubi Road 1, #11-07 Oxley Bizhub 2 Singapore Slovakia: ADP Slovakia s.r.o. Černyševského Bratislava Slovak Republic Página 9 de 4

10 Spain: ADP Employer Services Iberia, S.L.U. Camí Antic de València, 54 Edif. B Barcelona Spain Sweden: ADP Employer Services Sweden AB Strandvägen 7A Stockholm Sweden Switzerland: ADP (Suisse) SA 9 rue de la Gabelle 1227 Genève Switzerland Tunisia: ADP ES Tunisia MIRMAR Business City Lot B16 Centre Urbain Nord 1003 Tunis, Tunisia United Kingdom: Automatic Data Processing Ltd Syward Place, Pyrcroft Road, Chertsey, Surrey, KT16 9JT United Kingdom Business Management Software Limited (UK) Lynch Wood Peterborough Cambridgeshire PE2 6FZ United Kingdom ADP RPO UK Limited 22 Chancery Lane London, WC2A 1LS United Kingdom U.S.: ADP, LLC 1 ADP Blvd. Página 10 de 4

11 ADP RPO, LLC ADP Tax Services, Inc. ADP of Roseland, Inc. ADP Technology Services, Inc. ADP Master Tax, Inc. VirtualEdge Corporation W. Ray Wallace & Associates, Inc. Automatic Data Processing, Inc. ADP Atlantic, LLC ADP Benefit Services KY, Inc. Página 11 de 4

12 ADP Capital Management, Inc. ADP Commercial Leasing, LLC ADP Pacific, Inc. ADP Residential Real Estate Services, LLC ADP TotalSource Services, Inc. ADP TotalSource, Inc. ADP Screening and Selection Services, Inc. Automatic Data Processing Insurance Agency, Inc. Celergo LLC 750 Estate Drive Ste. 110 Deerfield, IL Página 12 de 4

13 Global Cash Card Inc. 7 Corporate Park Suite 100 Irvine, CA Work Market Inc. The Marcus Buckingham Company 8350 Wilshire Blvd. Suite 200 Beverly Hills, CA Página 13 de 4