Treinamento Secretaria

Transcrição

1 Treinamento Secretaria Luiza Peres Secretária Distrital /2013 Distrito 4430

2 Ser organizado; Perfil do Secretário Ter clareza nos trabalhos; Atencioso e Dedicado; Manter sócios informados; Trabalhar em sintonia com presidente e protocolo; Acompanhar todo o trabalho do club.

3 Responsabilidades Manter atualizada a lista de sócios; Registrar o número de sócios presentes nas reuniões ordinárias e o número de visitantes; Enviar comunicados sobre reuniões do club; Elaborar e arquivar as atas das reuniões do club; Elaborar relatórios bimestrais; Interagir com os demais líderes do club; Executar outras tarefas inerentes do cargo.

4 Atividades - Pauta Presidente envia os tópicos; Deve conter: data, horário, local e duração prevista; Tópicos do que será discutido com tempo previsto informado pelo protocolo; Enviar por e se possível entregar impresso para cada pessoa presente na reunião.

5 Atividades Lista de Presença Lista deverá conter: nome de sócios com seus respectivos cargos e um campo para visitantes. Livro Presença: Termo de abertura presidente, secretário e 2º secretário com assinaturas; Modelos: em Aspiral, Encadernado, Livro Ata ou Pasta envelope-plástico.

6 Atividades - Atas O que é? Para que serve? É o documento que registra de forma resumida e clara as discussões, decisões, soluções de uma reunião; O secretário toma nota de tudo detalhadamente; Serve para provar que a reunião existiu e para posterior consultas.

7 Atividades - Atas Redigir atas Reuniões Ordinárias e Extraordinárias: Início: Ata da 1ª Reunião Ordinária do Rotaract Club de XXX do Distrito 4430, Realizada no XXX (local e endereço), no dia 11 de Agosto de 2012 Gestão 2012/2013 Os trabalhos dessa reunião se desenvolveram pelo (a) presidente, nome, que convidou a mim nome secretário, para secretariá-la. Com a composição da mesa e os devidos trames tomado, segue os itens que foram discutidos:

8 Atividades - Atas Conteúdo: Modelo (texto contínuo PADRÃO do Rotary e para Empresas): Aos dez dias do mês de janeiro do ano de dois mil e sete, às vinte horas, foi realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifíciosede situado em Marília São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou vinte mil unidades de matéria-prima, leia-se trinta mil unidades de matéria-prima... Modelo (Tópicos): Abertura: O Presidente José Luz da Rocha convocou o secretário Antônio Meira para redigir a ata desta reunião. Expediente Tesouraria: O Tesoureiro Afonso Quezada expôs o balanço financeiro da empresa e justificou os gastos a maior nos investimentos realizados na bolsa de valores.

9 Atividades - Atas Final: Poderá conter horário de início e término da reunião; Nada mais havendo a tratar e ninguém querendo fazer uso da palavra, o (a) Senhor (a) Presidente dá por encerrado os trabalhos da Reunião Ordinária, lavrou-se a presente Ata que vai assinada pelo (a) Senhor (a) Presidente e por mim, que secretariou os trabalhos dessa reunião. Nada mais. Nome XXX Nome XXX Presidente 1º (ª) Secretário (a) Gestão 2012/2013 Gestão 2012/2013

10 Atividades - Informações Como? s; Sms; Redes sociais ou site do club; Diretamente nas reuniões pelo expediente secretaria; O que informar? Eventos, projetos, fóruns, treinamentos, reuniões, etc.; Importante lembrar os sócios de suas obrigações; Informar mensalidades sócios; Atas por ou lida em reunião; Formulário de visita.

11 Relatório Bimestral O que é? Para que serve? É um relatório em que apresenta todas as atividades que o club realiza e participa. Nessa gestão o modelo é bimestral para ter um prazo maior no seu preenchimento e entrega ao secretário distrital. Através desse relatório a secretaria distrital computará os pontos para os concursos de melhor secretário e club destaque.

12 Relatório Bimestral Campos de preenchimento: Bimestre ex: Julho/Agosto; Nome do club; Nome Secretário; Reuniões ordinárias: Data e será computado o número de rotarianos, interactianos, rotaract/outro club, aspira e convidados. Projetos, atividades e eventos do club.

13 Relatório Bimestral Campos de preenchimento: Visitas as reuniões de Rotary, Rotaract e Interact: data, club e distrito. Participações de Projetos, Atividades e Eventos de Rotary, Rotaract e Interact: data, nome da atividade, club e distrito.

14 Concurso Melhor Secretaria Controle Interno Secretaria Pontos Entrega do Censo Entrega do Censo Inscrição/Atualização Site Omir 25 Participação Tlirc Apresentação Livro Ata - Represete I 50 Apresentação Livro Ata - Represete II 50 Apresentação Livro Ata - Represete III 50 Apresentação Livro Ata - Represete IV - Codirc 100 Entrega dos Formulários dentro do Prazo 35 Participação de discussões na lista e facebook 25 Penalidades (Falta de assinatura, entregas fora de prazo, etc) -10

15 Concurso Melhor Secretaria Reuniões Pontos Reunião Realizada 25 Por reunião Visita Rotariano 10 Por visitante Visita Rotaract/clubs 20 Por visitante Visita Interact 10 Por visitante Convidados / aspiras 15 Por aspira

16 Concurso Club Destaque Controle Interno Clube Destaque Pontos Realização de Evento/Festa 50 multiplicar por evento Premiações em Eventos 25 multiplicar por premio Crescimento do Quadro Social 50 multiplicar por sócio Companheirismo 35 prestar ajuda, melhor contato com outros clubes, fora do distrito Participação em Eventos/Festa 50 multiplicar por evento Participação em Eventos/Festa fora do Distrito 50 multiplicar por evento Atualização dos Sites 15 Divulgação do Clube em Sites/Eventos/Revistas 25 multiplicar por divulgações Participação do Projeto Distrital 50 Participação de discussões na lista e facebook 25 multiplicar por periodo bimestral Maior caravana em eventos 50 multiplicar por eventos Participação na Adirc 75 Participação na Codirc 75 Participação na Conarc 50 Participação no ENPARC 50 Penalidades (não participação em evento) -20 Observações: Companheirismo: auxílio dos RDAs; Sites, revistas, lista de discussões e redes sociais: critérios de avaliações Pontuações símbolicas apenas para registros de sites e divulgações

17 Concurso Club Destaque Projetos Pontos Projetos Realizados 35 Por projeto Visita Rotariano 15 Por visitante Visita Rotaract / clubs 20 Por visitante Visita Interact 10 Por visitante Convidados / aspiras 5 Por aspira Visitas e Participações Pontos Visita a Reunião de Rotary Padrinho 25 Visita a Reuniões de Clubes do Distrito / Interact 20 Visita a Reuniões de Clubes Fora do Distrito / Interact 15 Visita a outros Rotarys 15 Projetos de Clubes do Distrito / Interact 25 Projetos de Clubes Fora do Distrito / Interact 20

18 Obrigada pela participação! Boa gestão queridos Secretários. #Tudonosso