Telefónica SA Dezembro de 2015, Madri 2ª Edição

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1 Política de Privacidade do Grupo Telefónica Norma corporativa Aprovada pelo Conselho de Administração da Telefónica S.A. em sua reunião de 30 de janeiro de 2013.Última versão 31 de dezembro de 2015 Telefónica SA Dezembro de 2015, Madri 2ª Edição

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3 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO ÂMBITO DE APLICAÇÃO E ALCANCE DOCUMENTOS RELACIONADOS INFORMAÇÕES PROCESSADAS PELA TELEFÓNICA Objetivo da coleta de informações: Como coletamos as informações: Tipos de informações processadas: Onde processamos as informações: TRANSPARÊNCIA E ESCOLHA NA UTILIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS DIREITO DE ACESSO, RETIFICAÇÃO, OPOSIÇÃO E CANCELAMENTO DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS SEGURANÇA E INTEGRIDADE DOS DADOS PESSOAIS Gerenciamos e armazenamos de forma responsável as informações dos nossos clientes, mantendo-as em segurança Comprometemo-nos a agir com rapidez e responsabilidade em caso de risco para a segurança das informações dos nossos clientes e interessados PRIVACIDADE DE MENORES MUDANÇAS E ATUALIZAÇÕES DA POLÍTICA CERTIFICAÇÕES E PADRÕES RELEVANTES GLOSSÁRIO

4 1. INTRODUÇÃO Nós, na Telefónica, respeitamos os direitos e a liberdade das pessoas, dentre os quais está o direito fundamental à proteção dos dados de natureza pessoal. Os nossos Princípios de Atuação 1 abrangem este direito fundamental e estabelecem pautas comuns de comportamento para todas as nossas empresas a fim de: Proteger a confidencialidade das informações de natureza pessoal que nos tenham sido confiadas, quer sejam de clientes, acionistas, funcionários ou fornecedores. Fornecer aos interessados informações relevantes sobre o modo como usamos e armazenamos os seus dados pessoais. Informar sobre o modo de acessar e corrigir os dados que manuseamos. Proteger todos os dados pessoais com as medidas de segurança adequadas. Se, em algum momento, esta segurança ficar comprometida, agiremos de forma rápida e responsável. O nosso compromisso com a Privacidade é um dos eixos principais para melhorar a confiança digital de qualquer pessoa que mantenha um relacionamento conosco. Por este motivo, guiamonos por princípios que vão muito além do simples cumprimento da legalidade, para melhor preservar a privacidade daqueles que nos confiam os seus dados pessoais. A Política de Privacidade nasce com o objetivo de fortalecer a confiança digital dos nossos públicos de interesse, especialmente dos nossos funcionários, clientes e fornecedores. Nela, estabelece-se a forma de comportamento das empresas do Grupo em relação à proteção da privacidade de todas as pessoas que nos confiam as suas informações. 2. OBJETIVO A presente Política é aprovada no enquadramento do princípio de honestidade e confiança estabelecido nos Princípios de Atuação do Grupo Telefónica, para fortalecer a confiança digital dos nossos públicos de interesse. Esta Política tem por objeto estabelecer e regular os princípios que, no Grupo Telefónica, regem a proteção da privacidade de todas as pessoas que nos confiam as suas informações. 3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO E ALCANCE A presente Norma tem o caráter de Política corporativa e, portanto, é aplicável a todas as sociedades do Grupo Telefónica. 1 Link aos Princípios de Atuação - 3

5 A Telefónica, S.A., em sua condição de sociedade controladora do Grupo, é a responsável por estabelecer as bases, os instrumentos e os mecanismos necessários para uma adequada e eficiente coordenação entre esta Sociedade e as demais sociedades que integram o seu Grupo; tudo isto, sem nenhum prejuízo ou qualquer diminuição da capacidade de decisão autônoma que corresponde a cada uma das referidas sociedades, em conformidade com o interesse social próprio de cada uma delas e dos deveres fiduciários que os membros de seus órgãos administrativos mantêm em relação a todos os seus acionistas. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Política Corporativa de Segurança das Informações, onde se estabelece o compromisso de zelar pelo cumprimento da legislação vigente e dos mais altos padrões internacionais em matéria de proteção e segurança das informações e dos sistemas. Esta Política se aplica a todos os nossos processos de negócio nos países em que operamos. Norma Corporativa de Segurança das Informações e outras normas diretamente derivadas, onde se recolhe de forma detalhada a obrigatoriedade de proteger os dados de natureza pessoal, além de outros tipos de dados, sistemas e serviços. 5. INFORMAÇÕES PROCESSADAS PELA TELEFÓNICA A Telefónica coleta e utiliza muitos tipos de informações, procedentes de uma ampla gama de fontes, para diversas finalidades. Entre eles incluem-se, não exaustivamente, os seguintes: 5.1 Objetivos da coleta de informações: Promover e prestar os serviços contratados, sempre salvaguardando a privacidade dos interessados Inovar e melhorar os serviços que oferecemos aos interessados, oferecendo-lhes uma experiência de uso mais personalizada, bem como uma oferta de produtos e serviços que melhor se ajustem às suas necessidades e hábitos de consumo. Selecionar e gerenciar nossos funcionários e colaboradores. Eventualmente, coletar informações com outras finalidades, que serão comunicadas de forma simples e transparente, dando sempre ao cliente a possibilidade de oposição aos novos tratamentos, sempre em conformidade com a legislação aplicável. 5.2 Como coletamos as informações: Entre outros, identificamos e coletamos informações pessoais dos interessados quando eles se inscrevem ou utilizam os nossos produtos, serviços e aplicativos, quando acessam os nossos sites, quando enviam consultas ou comunicam incidentes e quando participam em estudos de pesquisa de mercado, bem como de fontes acessíveis ao público. Coletamos informações de navegação por meio de cookies, solicitando, caso necessário, o consentimento e obedecendo a legislação aplicável a cada país. Os interessados podem - 4

6 configurar os equipamentos para evitar a recepção de cookies. Neste caso, alguns dos serviços que oferecemos em nossos sites poderiam sofrer alguma redução de funcionalidade. 5.3 Tipos de informações processadas: Processamos as informações necessárias para poder prestar e melhorar os nossos produtos e serviços, ajustar a oferta de produtos e serviços às suas necessidades e identificar potenciais serviços possam ser úteis aos nossos interessados. Dentro do enquadramento legal vigente, também processamos as informações sobre os usos dos produtos e serviços, usos de navegação e localização e todos os conteúdos gerados pelos interessados em nossas ferramentas. 5.4 Onde processamos as informações: Nós na Telefónica, processamos os dados pessoais nos países em que prestamos serviços. Além disso, as informações entregues pelos nossos clientes podem ser transferidas internacionalmente a empresas do Grupo para o seu processamento. Do mesmo modo, essas informações podem ser cedidas a terceiras empresas radicadas em outros países. Em ambos os casos, respeitamos a legislação vigente, as cláusulas contratuais e os padrões de segurança do Grupo. 6. TRANSPARÊNCIA E ESCOLHA NA UTILIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Comprometemo-nos a informar aos interessados, de forma clara e simples, sobre os dados que coletamos e a maneira de utilizá-los. Informamos, de forma transparente, sobre o uso dos dados para outros fins diferentes dos comunicados no momento de sua coleta, e solicitamos, quando é o caso, o seu consentimento expresso, em conformidade com a legislação vigente. Solicitamos o consentimento dos interessados, exigido em cada caso pela legislação vigente, antes de processar seus dados pessoais para lhes enviar informações comerciais que não estejam relacionadas com os serviços contratados. 7. DIREITO DE ACESSO, RETIFIÇÃO, OPOSIÇÃO E CANCELAMENTO DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS Informamos aos interessados sobre como podem acessar seus dados ou corrigi-los. Do mesmo modo, informamos sobre como podem solicitar seu cancelamento ou se opor ao seu processamento. - 5

7 A forma pela qual os clientes interessados podem exercer seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e oposição está indicada no site principal de cada uma das nossas unidades operacionais e há responsáveis a nível local para responder a este tipo de solicitações. Em particular: Fornecemos aos interessados o acesso aos seus dados pessoais que nós armazenamos. Comprometemo-nos a responder, da própria Telefónica, às demandas de consulta e modificação de informações dos interessados dentro dos prazos mais breves possíveis e, sempre, dentro dos que estão estabelecidos pela legislação aplicável. Da mesma maneira, atenderemos às solicitações de eliminação de dados pessoais, sempre que a rastreabilidade de suporte e sistemas o permitam e não seja necessário o seu armazenamento e processamento para a prestação do serviço ou para cumprir exigências legais. Conservamos informações dos interessados somente pelo tempo requerido pela lei ou, se necessário, para a obtenção de um objetivo legítimo do nosso negócio. A Telefónica compromete-se a atender todos os pedidos de oposição ao processamento de dados, na medida em que não sejam necessários para a prestação do serviço. 8. SEGURANÇA E INTEGRIDADE DOS DADOS PESSOAIS 8.1 Gerenciamos e armazenamos de forma responsável as informações dos nossos clientes, mantendo-as em segurança. A Política Corporativa de Segurança das Informações estabelece os níveis de segurança exigidos aos nossos funcionários a fim de preservar a proteção e a integridade dos dados dos nossos clientes e interessados. Esta Política visa a adoção de ações destinadas a preservar os quatro componentes básicos da segurança aplicados às informações: Confidencialidade: Permitimos o acesso aos dados e aos nossos sistemas somente àquelas pessoas devidamente autorizadas, seguindo o princípio da necessidade de uso. Integridade: Preservamos a exatidão das informações e dos sistemas contra qualquer tipo de alteração, perda ou destruição, quer seja de forma acidental ou fraudulenta. Disponibilidade: Estabelecemos os mecanismos necessários para que as informações e os sistemas possam ser utilizados na forma e tempo exigidos. Auditabilidade: Propiciamos que qualquer ação ou transação possa ser relacionada univocamente, assegurando o cumprimento de controles essenciais estabelecidos nas normas correspondentes. 8.2 Comprometemo-nos a agir com rapidez e responsabilidade em caso de risco para a segurança das informações de nossos clientes e interessados. Elaboramos um plano de continuidade para minimizar o impacto que poderia ter sobre os nossos clientes qualquer contingência que pudesse afetar a prestação dos serviços. - 6

8 Faremos uso dos recursos apropriados para investigar as brechas de segurança que ponham em perigo a privacidade dos nossos clientes e interessados, certificando-nos de que se implantem as medidas corretivas pertinentes. Manteremos à disposição das autoridades supervisoras locais um registro dos incidentes de segurança. Informaremos aos nossos clientes sobre os casos relevantes em que a perda, o uso indevido ou a revelação das informações tenham sido provocados por uma violação da segurança dos sistemas e redes da empresa ou, então, derivados de uma decisão ou ação técnica interna. Nestes casos, informaremos aos nossos clientes sobre as ações corretivas realizadas e daremos as recomendações oportunas para ajudar a proteger seus interesses. Em nosso relacionamento com as autoridades legais, respeitamos a legislação local e os marcos reguladores. 9. PRIVACIDADE DE MENORES Comprometemo-nos a promover o bom uso dos nossos produtos e serviços por parte dos menores. Trabalhamos para oferecer um ambiente que favoreça o uso responsável da Internet e do celular. Além disso, proporcionamos orientação especializada sobre a segurança e a privacidade dos menores através dos nossos canais on-line. Entendemos que a proteção da privacidade neste setor seja um tema que transcende a Telefônica. Por isso, participamos ativamente de iniciativas setoriais que promovem o respeito pelas informações pessoais e privacidade dos menores, bem como a educação das crianças para que sejam conscientes das implicações que suas próprias ações podem ter. 10. MUDANÇAS E ATUALIZAÇÕES DA POLÍTICA A Política de Privacidade do Grupo Telefónica é revista e atualizada pelo Chief Privacy Officer, o qual, após o visto de aprovação do Comitê de Privacidade, da equipe de suporte multidisciplinar que serve de ponto de referência global em matéria de privacidade e do Escritório de Princípios de Atuação e Negócio Responsável, órgão responsável por zelar pelo cumprimento dos Princípios de Atuação no Grupo, dá, quando for o caso, sequência ao processo de aprovação formal pelos órgãos de adminstração do Grupo. 11. CERTIFICAÇÕES E PADRÕES RELEVANTES Na Telefónica, guiamo-nos, entre outros, pelos seguintes padrões de segurança e continuidade do negócio: ISO 27001; ISO 18028; ISO (); ISO 24762; ISO 20000; PCI DSS. - 7

9 12. GLOSSÁRIO Dados pessoais: todas as informações relativas a uma pessoa física, identificada ou identificável. Consentimento do interessado: qualquer manifestação de vontade, livre, específica e informada, pela qual o interessado aceita, seja mediante uma declaração ou uma ação inequívoca, o processamento de dados pessoais que lhe dizem respeito. Violação de dados pessoais: qualquer violação da segurança que ocasione a destruição acidental ou ilícita, a perda, alteração, comunicação não autorizada ou o acesso a dados pessoais transmitidos, conservados ou tratados de outra forma. Menor: pessoa física menor de idade, de acordo com a legislação aplicável. Princípios de Atuação: Código ético da Telefónica. - 8