EQUIPE DE ELABORAÇÃO

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2 1 EQUIPE DE ELABORAÇÃO EMPRESA JÚNIOR INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS EM ENGENHARIA DE PROCESSOS Caroline Lucca Belladona Diretora de Projetos Telefone: (55) Laura Degrandi Sehn Gerente de Projetos Telefone: (51) Joana Contini Bernardi Gerente da Consultoria Telefone: (55) Ananda Bulegon Ferreira Consultora Telefone: (55) Anderson Cardoso Fassini Consultor Telefone: (55) Andressa de Oliveira Silva Consultora Telefone: (55)

3 2 Eloise Dallanora Rubin Consultora Telefone: (55) Jader Stefanello Consultor Telefone: (55) PROFESSOR ORIENTADOR Eng. Prof. Dr. Alberto Schmidt Docente do Curso de Engenharia de Produção UFSM Avaliador do Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade

4 2 SUMÁRIO SIGLAS... 3 LEGENDA DOS FLUXOGRAMAS... 4 Preenchimento... 4 Simbologia... 4 INTRODUÇÃO... 5 AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO DOS PROFESSORES... 6 OFERTA DE DISCIPLINAS... 8 ORGANIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DE DISCIPLINAS... 9 MARCAÇÃO DE FÉRIAS REMARCAÇÃO OU CANCELAMENTO DE FÉRIAS JUSTIFICATIVA DE FALTAS SERVIDOR JUSTIFICATIVA DE FALTAS - ATESTADO JUSTIFICATIVA DE FALTAS - LAUDOS ALUNO ESPECIAL I PEDIDO DE REALIZAÇÃO DE PROVA ATRASADA SOLICITAÇÃO DE SEGUNDA CORREÇÃO DE PROVA RECLAMAÇÕES DE ALUNOS DISPENSA DE DISCIPLINAS... 25

5 3 SIGLAS CCSH - Centro de Ciências Sociais e Humanas DERCA Departamento de Registro e Controle Acadêmico PROGRAD Pró-Reitoria de Graduação PROGEP Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira SIASS Sistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor SIE - Sistema de Informações Educacionais

6 4 LEGENDA DOS FLUXOGRAMAS Para melhor entendimento dos processos, foram criadas legendas para os fluxogramas. Elas dividem-se em legendas de preenchimento, que definem quem é o responsável pela etapa do processo, e legendas de simbologia, que definem qual é o tipo de etapa (as legendas de simbologia adequam-se ao padrão utilizado em fluxogramas como os que seguem). Preenchimento Simbologia

7 5 INTRODUÇÃO Este manual foi realizado com o intuito de auxiliar alunos e servidores do Centro de Ciências Sociais e Humanas (CCSH) na realização de tarefas.

8 6 AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO DOS PROFESSORES O estágio probatório ocorre quando um professor efetivado passa por uma avaliação do cargo em que exerce.

9 Assim que um novo professor toma posse o processo tem início com a formação da banca, pelo Chefe do Departamento, via memorando; A PROGEP envia ao departamento o formulário referente ao pedido de avaliação de determinado professor; Após, o Chefe do Departamento envia o memorando para a direção do CCSH montar a portaria; Aguarda-se a portaria ser finalizada para continuar o processo; A direção do Centro, então, envia a portaria para o departamento; O professor monta um memorial, contendo os projetos realizados por ele, suas disciplinas ministradas, entre outras informações; A banca, então, envia um ou memorando para todos os departamentos em que o professor esteve envolvido; Após o envio de todas as informações, a banca as avalia; A banca, então, chama o professor para preencher o formulário enviado pela PROGEP, deixando-o ciente da avaliação; O Departamento, a banca e o professor assinam o formulário depois de preenchido; O Departamento, por fim, envia o formulário de volta para a PROGEP avaliar. 7

10 8 OFERTA DE DISCIPLINAS Quando as coordenações solicitam as disciplinas, o departamento é responsável por ofertá-las, realizando o seu cadastro e nominando o docente responsável por ministrar cada uma delas. Os Cursos encaminham a solicitação de disciplinas e horários aos departamentos, via SIE; O (a) responsável pela secretaria do Departamento analisa a solicitação; A distribuição dos encargos didáticos ocorre na reunião do colegiado do Departamento, realizada no final do semestre anterior à oferta das disciplinas, conforme o calendário da instituição. Dessa forma, já fica definido para o semestre seguinte como será a distribuição dos encargos didáticos; O (a) responsável pela secretaria do Departamento realiza uma busca do docente, pelo número do SIAPE, e designa-o conforme a peculiaridade dele no SIE; O (a) responsável pela secretaria do Departamento tramita a solicitação do curso para o DERCA, liberando a matrícula; O DERCA realiza o lançamento da matrícula no portal do aluno.

11 9 ORGANIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DE DISCIPLINAS Este processo é realizado quando surge a necessidade de divulgar as disciplinas e os horários para os acadêmicos. O (a) responsável pelo Departamento deve elaborar quadros de horários contendo as disciplinas e os horários respectivamente; O (a) responsável pelo Departamento realiza a publicação dos quadros nas redes sociais e no seu mural.

12 10 MARCAÇÃO DE FÉRIAS Sempre que o servidor for marcar suas férias ou houver necessidade de remarcação, o Departamento é o responsável por registar o processo.

13 O servidor solicita a marcação de férias para a secretaria do Departamento, presencialmente ou via ; O Chefe do Departamento autorizou as datas solicitadas pelo servidor? Em caso negativo, o (a) responsável pela secretaria do Departamento solicita novas datas ao servidor; Em caso afirmativo, o (a) responsável pela secretaria do Departamento realiza a marcação das datas no SIE; O (a) responsável pela secretaria do Departamento imprime duas vias do comprovante do SIE e as encaminha para o Chefe do Departamento e para o servidor assinarem; Por fim, o (a) responsável pela secretaria do Departamento deve entregar uma via ao servidor e arquivar a via restante. 11

14 12 REMARCAÇÃO OU CANCELAMENTO DE FÉRIAS Quando surge um imprevisto nas datas solicitadas pelo servidor para suas férias anuais, este deve se dirigir a secretaria do departamento presencialmente ou enviar , a fim de realizar o cancelamento das datas marcadas e de agendar novas datas, para as quais ele esteja disponível. O servidor solicita o cancelamento das férias na secretaria do Departamento, presencialmente ou por ; O (a) responsável pela secretaria do Departamento deve realizar o cancelamento, no SIE, das datas agendadas pelo servidor; Por fim, o (a) responsável pela secretaria do Departamento deve realizar o passo a passo da marcação de férias.

15 13 JUSTIFICATIVA DE FALTAS SERVIDOR Quando o servidor não comparece às suas obrigações acadêmicas, durante um longo período de tempo, sua ausência pode ser justificada por um laudo médico, desde que seja indicado algum problema de saúde.

16 Surge a necessidade do professor sair de licença médica; O professor encaminha o atestado médico de indisponibilidade de exercer sua função para o Subsistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor (SIASS); O SIASS analisa o atestado encaminhado pelo professor e envia o laudo médico para o Departamento, o laudo médico informando quanto tempo o professor vai ficar de licença médica; O (a) responsável pelo Departamento analisa a situação e verifica se há necessidade de solicitar um professor substituto para suprir a falta do mesmo durante o semestre; Caso contrário, é aguardado o retorno do professor; Caso haja necessidade, o chefe do Departamento solicita à Direção do Centro um professor substituto; Se o Diretor do Centro não aprovou a solicitação, notificar o departamento que o mesmo entrará em contato com a Direção do Centro novamente; Se o Diretor do Centro aprovou a solicitação, o mesmo encaminha para a pró-reitoria de gestão de pessoas (PROGEP); A PROGEP analisa a solicitação encaminhada pelo Centro, autorizando, ou não, o encaminhamento do professor substituto; Caso não seja autorizado o encaminhamento, a PROGEP notifica o Departamento que a solicitação foi indeferida; O (a) responsável pelo Departamento entrará em contato com a PROGEP, solicitando novamente um professor; Caso seja autorizado o encaminhamento, a PROGEP verifica se há disponibilidade de algum professor substituto, conforme seleção anterior. Se houver disponibilidade de um professor substituto, a PROGEP o contrata. Se não houver, a PROGEP notifica o (a) responsável pelo Departamento para realizar uma seleção; O (a) responsável pelo Departamento realiza uma seleção e então a PROGEP contrata o professor substituto selecionado. 14

17 15 JUSTIFICATIVA DE FALTAS - ATESTADO Quando o aluno não comparece às atividades acadêmicas, como aulas e avaliações, durante um curto período de tempo, suas faltas podem ser justificadas por um atestado médico, desde que a ausência esteja relacionada a problemas de saúde. O aluno entrega o atestado médico na secretaria do Departamento; O Departamento recebe o atestado médico e verifica se o mesmo é justificável, segundo as normas do Guia do Estudante; O Departamento entrega o atestado do aluno para o professor da disciplina correspondente.

18 16 JUSTIFICATIVA DE FALTAS - LAUDOS Quando o aluno não comparece a atividades acadêmicas, como aulas e avaliações, durante um longo período de tempo, suas faltas podem ser justificadas por um laudo médico, desde que a ausência esteja relacionada a problemas de saúde. O aluno que recebe um atestado médico de longo prazo abre um processo no Departamento de Arquivo Geral da UFSM; O aluno encaminha um requerimento à Coordenação do Curso no qual está matriculado, solicitando o afastamento de suas atividades, com regime domiciliar, pelo período determinado pelo laudo; A Coordenação do Curso encaminha o atestado à junta médica da Universidade, para análise; A junta médica da Universidade notifica o curso, emitindo o laudo médico do aluno; A Coordenação entrega o laudo médico ao Departamento; O Departamento recebe o laudo; O Departamento deve informar ao professor da disciplina correspondente.

19 17 ALUNO ESPECIAL I Segundo o Guia do Estudante da UFSM, aluno especial I é o portador de diploma de Curso Superior reconhecido, que não está vinculado a nenhum Curso de Graduação da UFSM (Resolução 13/99). A PROGRAD (Pró-reitoria de Graduação) lança edital para ingresso de aluno especial I; O candidato deve fazer sua inscrição, via web, e preencher um requerimento on-line, indicando as disciplinas e as turmas desejadas; Após isso, o candidato manda a documentação necessária para o Departamento, conforme edital;

20 O (a) responsável pela secretaria do Departamento recebe a correspondência, cujo processo está descrito no manual dos processos administrativos dos Departamentos; Se a documentação estiver incorreta, o Chefe do Departamento irá indeferir o candidato e, logo após, arquivar a referida documentação; Se a documentação estiver correta, o Chefe do Departamento irá deferir previamente o candidato; Ocorre desse modo até que não tenha mais candidatos; Depois disso, o Departamento envia um memorando para o DERCA com a listagem dos candidatos previamente deferidos e suas respectivas documentações, entregues no início do processo; Conforme edital, o candidato deve comparecer no DERCA; Caso haja disponibilidade de vagas e o candidato esteja apto a cursar a disciplina, o DERCA irá deferi-lo. Caso contrário, o DERCA irá indeferi-lo. Depois, o DERCA irá divulgar a relação dos candidatos deferidos; O Departamento aguarda o término do prazo para realizar o arquivamento da documentação, conforme edital; Por fim, o (a) responsável pela secretaria Departamento fragmenta a documentação. 18

21 19 PEDIDO DE REALIZAÇÃO DE PROVA ATRASADA Os alunos possuem o direito de, caso faltem uma prova, por motivo de doença, realizar a mesma em uma outra data, estipulada pelo professor. Para fazer tal solicitação, o aluno tem 48 horas após a data da prova à qual faltou.

22 O aluno deve preencher o requerimento, na secretaria do Departamento, até 48 horas após a prova não realizada; Além disso, ele deve anexar o atestado médico original no requerimento; O (a) responsável pela secretaria do Departamento encaminha o requerimento para o Chefe do Departamento. Caso o Chefe indefira a requisição, o Departamento notifica o aluno da decisão; Caso o Chefe defira, o Departamento notifica o professor, para que ele marque uma nova data para a realização da prova; Escolhida a data, o Departamento preenche um formulário com a data e os dados do aluno; O Departamento, por fim, entrega o formulário ao aluno. 20

23 21 SOLICITAÇÃO DE SEGUNDA CORREÇÃO DE PROVA Após o aluno receber a prova original, ele possui 24 horas para solicitar uma segunda correção de sua prova, caso ele ache necessário.

24 22 O aluno deve preencher um formulário de requerimento na Secretaria do Curso e anexar a prova original; A Coordenação do Curso passa a requisição ao Departamento; O Departamento comunica o professor sobre a requisição; O Chefe do Departamento pede ao professor que envie o gabarito da prova; O Chefe monta uma banca de avaliação para corrigir a prova novamente; Caso a banca defira o resultado, a nota do aluno é mantida; Caso a banca indefira a correção inicial do professor, o Departamento chama o professor novamente, para analisar a correção da banca; Caso o professor não concorde com a correção da banca, a nota do aluno é mantida e ele é notificado pelo departamento; Caso ele concorde, o departamento altera a nota do aluno e notifica ele. OBS: O aluno tem um tempo definido pela banca e pelo professor para recorrer da decisão final.

25 23 RECLAMAÇÕES DE ALUNOS Ocasionalmente, os alunos possuem reclamações dos professores. Os departamentos são responsáveis por repassar essas reclamações aos professores envolvidos, e também por tentar solucionar os problemas.

26 O aluno inicia o processo prestando a reclamação na Coordenação do Curso; O Coordenador aconselha o aluno a marcar um encontro com o professor, para tentar solucionar o problema; Caso o problema seja resolvido nessa conversa, o processo é finalizado e não passa pelo Departamento; Caso não seja resolvido, o Coordenador do Curso conversa com o professor, juntamente com o Chefe do Departamento; Caso o problema seja resolvido, o processo acaba nesse momento e o Departamento notifica o aluno; Caso não seja resolvido, o Departamento notifica o aluno. O aluno, então, pode recorrer por meio de processos administrativos, na ouvidoria da instituição ou no ministério público. A partir desse momento, o Departamento e o Curso não são mais responsáveis. 24

27 25 DISPENSA DE DISCIPLINAS A dispensa de disciplinas ocorre quando um aluno deseja isentar-se de uma disciplina, justificando a ter cursado anteriormente.

28 O aluno preenche o formulário para dispensa de disciplina, disponível no site, e o encaminha à Coordenação do Curso, solicitando a dispensa de disciplina; O Coordenador do Curso verifica se há a necessidade de encaminhar a solicitação para o Departamento; Em caso negativo, o Coordenador do Curso realiza a dispensa da disciplina, encaminhando, posteriormente, ao DERCA, para que este realize o mesmo processo; Em caso afirmativo, o Coordenador do Curso encaminha a solicitação para o Departamento, junto com o histórico do aluno, a carga horária da disciplina e a ementa da disciplina; O (a) responsável pelo Departamento recebe a solicitação e encaminha para o professor responsável pela disciplina; O professor responsável pela disciplina analisa a solicitação, junto com os documentos que foram enviados pelo Departamento, deferindo ou não a solicitação; Se for indeferida, o professor responsável encaminha a solicitação para o Departamento; O (a) responsável pelo Departamento recebe a solicitação e encaminha para o curso; O Coordenador do Curso recebe o resultado da solicitação, notifica o aluno e arquiva o processo; Se for deferido, o professor responsável encaminha a solicitação para o curso; O Coordenador do Curso encaminha a solicitação para o DERCA; O DERCA realiza a dispensa da disciplina. 26

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