COLETA DE PREÇOS - CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE CONTABILIDADE CP 003/2015

Transcrição

1 COLETA DE PREÇOS - CONTRATAÇÃO DE EMPRESA DE CONTABILIDADE CP 003/ OBJETO GERAL Contratação de empresa para prestação de serviços especializados de contabilidade pública e privada, pagamento de verbas trabalhistas, folha de pessoal e assessoria administrativa, financeira e fiscal, com no mínimo 5 (cinco) anos de funcionamento e experiência a ser comprovada, conforme condições, quantidades, exigências e estimativas estabelecidas neste instrumento e seu(s) Anexo(s), para atender às demandas da Associação Brasileira de Pesquisa e Inovação Industrial EMBRAPII. Para a prestação dos serviços objeto da presente coleta a empresa contábil deverá disponibilizar até 04 (quatro) contadores plenos, supervisionados pelo Escritório de Contabilidade, que deverá possuir no mínimo 1 (um) contador máster, todos com experiência comprovada por meio de currículo. Os trabalhos dos contadores plenos serão efetuados na sede da EMBRAPII, localizada no SCS Quadra 09, Bloco C, 10 andar, Ed. Parque Cidade Corporate, sala 1035, Brasília DF. O(s) contador(es) máster deverá ter disponibilidade de se fazer presente na sede da EMBRAPII sempre que solicitado pela contratante. A EMBRAPII se reserva no direito de alterar o quantitativo de contadores plenos em função de necessidades dos trabalhos, com aviso à contratada com antecedência de 30 dias. A empresa deverá atender as disposições das Normas Brasileiras de Contabilidade, editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, bem como disponibilizar, em até 5 (cindo) dias úteis a contar da assinatura do contrato, sistemas integrados de Controle Financeiro, de controle de Custos, de compras e aquisições de bens e serviços, de contabilização, de tesouraria, de orçamento, patrimonial, fiscal e de recursos humanos capazes de efetivar as operações constantes no item 2 abaixo. Os sistemas integrados deverão ser instalados nos equipamentos da CONTRATANTE, até que esta venha a adquirir tais sistemas, momento em que a empresa contábil deverá migrar, para o sistema próprio da EMBRAPII, os dados até então registrados em seus sistemas. 2. DOS SERVIÇOS 2.1. AREA CONTÁBIL a) Analisar, classificar e escriturar a documentação correspondente aos atos e fatos da gestão econômico-financeira e patrimonial da CONTRATANTE, nos termos da Lei nº 6.404/1976, na forma estabelecida pela Lei nº /2007, e da Lei nº 4.320/1964. b) Apropriar as receitas da entidade, através dos créditos na rede bancária, realizando as devidas conciliações e controles internos;

2 c) Contabilizar os recursos financeiros de forma segregada por fontes de recursos: públicos, privados nacionais e internacionais e por centro de custos, no mínimo por Diretoria da EMBRAPII; d) Depreciar os bens móveis, conforme legislação vigente; e) Elaborar e apresentar mensalmente os demonstrativos contábeis, de acordo com as normas brasileiras de contabilidade vigentes; f) Conciliar mensalmente as contas contábeis; g) Levantar e elaborar as demonstrações contábeis mensais e anuais, de acordo com as normas brasileiras de contabilidade; e h) Outras atividades relacionadas ÁREA DE PESSOAL E RECURSOS HUMANOS a) Confeccionar a folha de pagamento para até quarenta empregados (atualmente com dezenove): com a emissão dos recibos de pagamentos, controle do período aquisitivo/gozo de férias, emissão dos recibos, contracheques, termos de rescisões contratuais com a assistência na homologação; gerar os encargos sociais, emitir as guias previdenciárias e de impostos, enfim, proceder a tudo que se fizer necessário para o cumprimento da legislação trabalhista; b) Realizar os cálculos trabalhistas em função de acordos, ajustes, demandas judiciais, entre outros que se fizerem necessários, demonstrando-os através de planilhas, gráficos, relatórios, etc.; c) Registrar empregados e contratos de trabalho em caso de admissão, demissão e desligamentos, assim como nos casos de alteração de dados, suspensão e interrupção do contrato de trabalho; d) Proceder ao registro e atualização nas Carteiras de Trabalho e Previdência Social CTPS; e) Gerar Recibos de Pagamento de Autônomos, a folha de pagamento correspondente e todas as guias e informações necessárias para o cumprimento da legislação; f) Fazer composição detalhada do valor correspondente a todas as guias geradas dentro do âmbito da área de pessoal e encaminhar o relatório anexado a guia para a área financeira; g) Gerar e enviar todas as declarações relativas à área pessoal: RAIS, CAGED, SEFIP, FGTS entre outras que se fizerem necessárias, dentro dos prazos legais; h) Gerar, emitir e enviar anualmente as Declarações do Imposto Retido na Fonte DIRF, nela incluindo os dados exigidos pela legislação do imposto de renda, em especial as despesas de diárias e ajuda de custos pagas aos empregados e colaboradores da EMBRAPII; i) Realizar as diligências que se fizerem necessárias nos órgãos de fiscalização relativas à contratação de pessoal, como DRT MTE, ao INSS e a Caixa Econômica Federal; j) Controlar, em planilhas específicas, a força de trabalho composta de pessoal contratado e de pessoal cedido; k) Registrar os pagamentos realizados a título de diárias, auxilio alimentação, auxílio moradia, planos de saúde e demais ressarcimentos; e l) Outras atividades relacionadas AREA FISCAL a) Emitir e registrar as notas fiscais emitidas;

3 b) Emitir as guias previdenciárias e de impostos incidentes sobre as operações realizadas pela CONTRATANTE; c) Emitir e enviar as informações (SPED), declarações e do livro eletrônico, para cumprimento da legislação do Distrito Federal e da União, dentro dos prazos legais; d) Realizar as diligências que se fizerem necessárias nos órgãos de fiscalização relativas a área fiscal, como Secretaria de Fazenda do Distrito Federal, Secretaria da Receita Federal do Brasil, Procuradoria Geral da União, INSS e a Caixa Econômica Federal; e) Informar à CONTRATANTE sobre as exigências oriundas de Instruções Normativas oriundas do Distrito Federal, Receita Federal e Conselho Federal de Contabilidade; e f) Outras atividades relacionadas ÁREA ADMINISTRATIVA a) Assessorar na elaboração da proposta orçamentária e financeira anual, bem como na sua reformulação no exercício (se houver necessidade), nos prazos fixados pela CONTRATANTE; b) Elaborar e emitir relatórios semanais de execução orçamentária e do fluxo de caixa; c) Analisar as prestações de contas mensais, as propostas orçamentárias anuais e as reformulações orçamentárias, se houver, da CONTRATANTE, com emissão dos respectivos pareceres técnicos; d) Elaborar a prestação de contas anual da CONTRATANTE, a ser concluída até o dia 15 de janeiro de cada ano, em conformidade com as exigências do Contrato de Gestão firmado com os Ministérios da Ciência, Tecnologia e Inovação e da Educação e outros que porventura a EMBRAPII venha a firmar; e) Elaborar relatórios, tais como relatórios de gestão e gerenciais de atividades, detalhados na forma definida pelo TCU, CGU, Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, Ministério da Educação e outros que porventura a EMBRAPII venha a se obrigar; f) Elaborar, quando solicitado, planilhas, relatórios e gráficos diversos, referentes às áreas contábil e financeira; g) Efetivar os registros no sistema de compras para cada seleção de fornecedores, nos termos do Regulamento de Compras da EMBRAPII; h) Analisar planilhas de preços de empresas participantes em processos de contratação de bens ou serviços para a CONTRATANTE, bem como, cálculos em geral de atualização de débitos; i) Conferir e emitir parecer técnico referente às solicitações de reajustes, repactuações, reequilíbrios econômico-financeiro de contratos firmados entre a CONTRATANTE e terceiros, principalmente em relação às contratações de serviços de mão de obra terceirizada analisando e julgando as planilhas de formação de preços apresentadas, a fim de se verificar se o valor solicitado corresponde à realidade contábil apresentada; j) Registrar e controlar o acervo patrimonial da CONTRATANTE no sistema próprio de registro de bens tangíveis e intangíveis, emitindo os termos de responsabilidade para cada detentor de carga, discriminando os bens privados e públicos cedidos, se houver; k) Propor à Diretoria medidas necessárias à melhoria da execução dos serviços de administração financeira, contábil e patrimonial; l) Outras atividades relacionadas.

4 2.5. ÁREA FINANCEIRA a) Calcular e emitir, mensalmente, as guias para pagamentos das obrigações sociais e fiscais; b) Elaborar e apresentar, anualmente, a Declaração Anual de Rendimento Pessoa Física e Pessoa Jurídica, na forma exigida pela legislação do Imposto de Renda; c) Levantar e encaminhar para pagamento os documentos a serem pagos no dia; d) Analisar os documentos financeiros emitidos em relação ao cumprimento da legislação fiscal e contábil, informando à Diretoria qualquer anomalia e procedimentos para correção; e) Analisar e efetivar as retenções necessárias para o cumprimento do disposto na legislação tributária e social, inclusive quanto às retenções na fonte devidos às Receitas Federal, Estadual e Municipal; f) Acompanhar a legislação que trata de documentos e retenções para aplicação de possíveis alterações que se fizerem necessárias; g) Realizar diariamente a conciliação bancária, considerando os pagamentos e recebimentos em relação ao extrato bancário do dia; e h) Outras atividades relacionadas OUTRAS ATRIBUIÇÕES a) Emitir e regularizar certidões da CONTRATANTE, junto a Secretaria da Receita Federal (Quitação de Tributos e Contribuições Federais e Divida Ativa da União), Certidão Negativa de Débitos, inclusive Dívida Ativa expedida pelas Secretarias de Fazenda do Governo do Distrito Federal, Certidão Negativa de Débito da Previdência Social, Certificado de Regularidade do FGTS, expedido pela Caixa Econômica Federal e outras que se fizerem necessárias; b) Participar, quando convocado, de Reuniões, para prestar esclarecimentos relacionados ao objeto selecionado; c) Assessorar a Diretoria Colegiada da EMBRAPII em assuntos referentes às áreas contábil, de pessoal e recursos humanos, fiscal, administrativa e financeira; d) Assessorar, ainda, o Diretor-Presidente, os membros da Diretoria e Conselheiros, nos assuntos pertinentes aos Conselhos de Administração e Fiscal, sempre que for devidamente solicitado. e) Elaborar Pareceres sobre assuntos relacionados com o seu campo de atividade, inclusive em processos judiciais e administrativos que envolvam a CONTRATANTE; f) Zelar e responder pela guarda de toda a documentação legal e obrigatória de natureza contábil e financeira da CONTRATANTE, bem como, do backup das operações realizadas em microcomputadores, conforme programas de informática específicos de uso do setor; g) Atender todos os prazos estipulados pela CONTRATANTE referente a resoluções e procedimentos na área de atuação; h) Elaborar respostas a questionamentos oriundos do Tribunal de Contas da União TCU, Controladoria-Geral da União CGU, autoridades dos Poderes Judiciário e Legislativo, Auditores Independentes, Ministério Supervisor e outros que se fizerem necessários e que guardem relação com o objeto contratado, sempre que necessário; e

5 pessoal. i) Outras atribuições não especificadas, mas que fazem parte da área contábil, financeira e de 3. DOS SISTEMAS Os sistemas integrados de controle financeiro, de controle de custos, de compras e aquisições de bens e serviços, de contabilidade, de tesouraria, de orçamento, de patrimônio, fiscal e de recursos humanos a ser instalado nos equipamentos da CONTRATANTE, deverão utilizar interface Windows, com possiblidade de migração do banco de dados, bem como estar disponível em até 5 (cinco) dias úteis da assinatura do contrato para no mínimo 2 (dois) acessos por módulo a empregados da EMBRAPII previamente designados pela contratante. O banco de dados e as informações gerados nos respectivos sistemas são de propriedade da EMBRAPII e deverão possibilitar a migração para outros sistemas em perda de dados e informações. 4. DA PROPOSTA A proposta de preços deverá conter o prazo de validade e planilha de custo, discriminando o custo unitário e total de cada serviço, do contador pleno alocado e dos sistemas a serem instalados nos equipamentos da EMBRAPII, conforme modelo apresentado no Anexo I desta Coleta de Preços. A proposta deverá ser endereçada e enviada à EMBRAPII, em meio eletrônico para o compras@embrapii.org.br até dia 10 de abril e conter o CNPJ, endereço, responsável e telefone para contato. Nos preços apresentados deverão estar incluídas todas as despesas com materiais, mão de obra, ferramentas, equipamentos, seguros, taxas, tributos, incidências fiscais e contribuições de qualquer natureza ou espécie, encargos sociais, custos diretos e indiretos e quaisquer outros encargos, quando necessários à perfeita execução do objeto da presente Solicitação. Os custos de transporte e de hospedagem fora de Brasília, quando necessários, serão custeados pela EMBRAPII até o limite dos valores definidos para o seu próprio quadro de empregados. 5. DA QUALIFICAÇÃO Para a qualificação a pessoa jurídica deverá apresentar: a) Registro comercial ou ato constitutivo devidamente registrado ou decreto de autorização, tratando-se de sociedade estrangeira autorizada a funcionar no país;

6 b) Registro ou inscrição no Conselho Regional de Contabilidade; c) Comprovação de aptidão para desempenho de atividades de Controle Financeiro, Controle de Custos, Compras e Aquisições de Bens e Serviços, Contábil, Tesouraria, Orçamentária, Patrimonial, Fiscal e de Recursos Humanos, mediante cópia de contrato ou atestados fornecidos por associação ou sociedade empresária em atividade que tenha ativos compatíveis com os da EMBRAPII, assim considerada aquela com receitas anuais acima de R$ 50 milhões e atuação em âmbito nacional; d) Comprovação de possuir instalações, aparelhamento e pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização dos serviços; e) Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios; f) Comprovação da boa situação financeira da empresa através de no mínimo um dos seguintes índices contábeis, o qual deverá ser maior ou igual a 1: i. ILC: Índice de Liquidez Corrente; ou ii. ILG: Índice de Liquidez Geral; ou iii. GS: Grau de Solvência. jurídica; g) Certidão negativa de falência e recuperação judicial, emitida pelo distribuidor da sede da pessoa h) Comprovação de quitação com as fazendas federal, estadual e municipal; i) Comprovação de quitação com a seguridade social e justiça trabalhista. 6. PRAZO DE VIGÊNCIA CONTRATUAL O prazo inicial da contratação é de 24 (vinte e quatro) meses, havendo a possibilidade de ser prorrogado posteriormente, por iguais e sucessivos períodos. É permitida a participação de consórcio ou a subcontratação parcial dos serviços, desde que haja prévia autorização da EMBRAPII.

7 7. DO PAGAMENTO O prazo para pagamento dar-se-á até o décimo dia do mês subsequente à prestação dos serviços, comprovadamente realizados, mediante emissão de nota fiscal, acompanhada dos demais documentos comprobatórios do cumprimento de regularidade fiscal da Contratada. 8. DO CRITÉRIO DE JULGAMENTO DAS PROPOSTAS Atendidos todos os requisitos estabelecidos neste documento, será contratada a empresa que apresentar o MENOR VALOR GLOBAL. O Regulamento de Compras poderá ser acessado por meio do link Brasília, 30 de março de JOSÉ LUIS GORDON Diretor de Planejamento e Gestão

8 PLANILHA DE FORMAÇÃO DE PREÇOS CONTADOR PLENO (CONSIDERANDO ATÉ 4 CONTADORES PLENOS) VALOR UNITÁRIO MENSAL R$ (A) VALOR MENSAL R$ (B=A*4) VALOR CONTRATUAL R$ (24 meses) (C=B*24) VALOR UNITÁRIO MENSAL R$ (D) ACESSO AOS SISTEMAS (CONSIDERANDO ATÉ 5 ACESSOS POR MÓDULO) VALORES TOTAIS R$ VALOR MENSAL R$ (E=D*5) VALOR CONTRATUAL R$ (24 meses) (F=E*24)