Política de privacidade da Esselte Portugal

Transcrição

1 Atualizado em: 25 de maio de 2018 Política de privacidade da Esselte Portugal A Esselte Portugal - Comercialização de Equipamentos de Escritório, Lda. está empenhada em gerir a sua privacidade. Desenvolvemos esta Política de privacidade para orientar a nossa organização e informá-lo sobre como podemos recolher, gerir e utilizar informações obtidas eletronicamente e de outras formas. É igualmente abordada a forma como poderá gerir estas informações. Caso tenha quaisquer dúvidas sobre esta política ou sobre as suas informações, poderá sempre contactar-nos através do DataPrivacy@acco.com. O que é abrangido nesta política? Esta política descreve como a Esselte Portugal - Comercialização de Equipamentos de Escritório, Lda. e outras empresas do grupo Esselte (também referidas como «Esselte», «nós» ou «nos») recolhem, utilizam e partilham dados que nos fornece quando interage com o nosso negócio ou os nossos funcionários, entre outros. Também descreve os seus direitos de proteção de dados, incluindo o direito de opor-se parcialmente ao processamento que a Esselte realiza. Mais informações sobre os seus direitos e como exercê-los são fornecidas na secção «Quais são os meus direitos?». Observe que esta política não se aplica a sites ou outras plataformas digitais nas quais tenha sido lançada uma política de privacidade diferente. Quais são as informações que recolhemos? Recolhemos e processamos dados pessoais sobre si quando comunica com os nossos representantes de vendas e de atendimento ao cliente, quando compra os nossos produtos e serviços ou interage de alguma outra forma com o nosso negócio ou funcionários. Os dados que podemos recolher ou processar incluem: Nome completo; Endereço comercial, número de telefone e endereço de ; Cargo, função e departamento; Assinatura; Nacionalidade; Informação sobre o limite de crédito; Nomes dos acionistas ou proprietários finais efetivos do seu negócio; Nomes dos administradores do seu negócio; Detalhes da conta financeira do seu negócio; Identificação fiscal ou número de identificação nacional;

2 Detalhes da encomenda; Comunicações por ou chat; Cópia de documentos de identificação, como uma licença de operação de veículo ou passaporte; Fotografias de eventos; Áreas de atuação do seu negócio; Indústria do seu negócio; Preferências alimentares e outras que pode ter quando participa em eventos; As suas preferências de marketing, incluindo qualquer consentimento que nos tenha dado; e Todos os detalhes pessoais que fornecer. Quais são as informações que recebemos de terceiros? Ocasionalmente, recebemos informações sobre si de terceiros. Em particular, ocasionalmente os nossos grossistas podem recolher dados sobre si e partilhá-los connosco para garantir que estamos a oferecer-lhe um excelente atendimento ao cliente. Além disso, no decurso da realização de verificações de crédito e outros deveres de diligência financeiros, podemos receber informações de agências de referência de crédito independentes que recolhem uma variedade de parâmetros, como capital social, contas financeiras e histórico de pagamentos para determinar os riscos de crédito pertinentes. Como utilizamos essas informações e qual é a base jurídica para essa utilização? Nós processamos esses dados pessoais com as seguintes finalidades: Para cumprir um contrato ou tomar medidas associadas a um contrato, particularmente: o executar e realizar um contrato entre si, ou a sua empresa, e a Esselte; o verificar a sua identidade; o receber ou realizar pagamentos; o processar encomendas; o comunicar consigo; o prestar serviços ao cliente e organizar a entrega ou outro fornecimento de produtos, prémios ou serviços; e o prestar serviços pós-venda e cobertura de garantia.

3 Conforme exigido pela Esselte para realizarmos o nosso negócio e procurarmos os nossos legítimos interesses, particularmente: o utilizamos dados para fornecer produtos e serviços solicitados e respondemos a quaisquer comentários ou reclamações que nos possa enviar; o se fornecer um cartão de crédito ou débito como pagamento, utilizaremos terceiros para verificar a validade do código de balcão, número de conta e número do cartão que enviar para prevenir fraudes (consulte a partilha de dados abaixo); o monitorizaremos contas para prevenir, investigar e/ou denunciar fraudes, terrorismo, deturpações, incidentes de segurança ou crimes, de acordo com a lei aplicável; o utilizamos os dados que fornece para investigar quaisquer reclamações recebidas de si ou de terceiros, sobre a nossa empresa, produtos ou serviços, para garantir a segurança dos nossos produtos; o utilizamos dados para organizar formações e outros eventos; o utilizamos dados para defender os nossos direitos de propriedade intelectual; o utilizamos dados para conduzir os nossos processos financeiros internos, como a contabilidade interna e o pagamento de impostos pertinentes; o utilizamos dados para realizar avaliações de risco de crédito; o utilizamos dados relacionados com reclamações jurídicas, conformidade e para finalidades regulamentares e de investigação, conforme necessário (incluindo a divulgação dessas informações relacionadas com processos jurídicos ou litígios); e o utilizamos os dados de alguns indivíduos para convidá-los a participar em programas promocionais ou de marketing. Quando nos dá consentimento: o enviar-lhe-emos marketing direto relativo aos nossos produtos e serviços pertinentes, ou outros produtos e serviços fornecidos por nós, pelos nossos afiliados e parceiros cuidadosamente selecionados; e o noutras ocasiões em que lhe pedirmos consentimento, utilizaremos os dados para a finalidade que explicarmos nesse momento. Para as finalidades obrigatórias por lei:

4 o responder a pedidos de cópia das suas informações para corrigi-las, apagar ou restringir o seu processamento, ou solicitar a transferência de algumas dessas informações para outras organizações; o relacionadas com reclamações jurídicas, conformidade e finalidades regulamentares e de investigação, conforme necessário (incluindo a divulgação dessas informações relacionada com processos jurídicos ou litígios); e o em resposta a pedidos do governo ou das autoridades responsáveis pela aplicação da lei, realizando uma investigação ao abrigo das leis aplicáveis. Tomada de decisão e criação de perfil automáticas Em alguns casos, utilizamos as informações que nos fornece para realizar rastreios para garantir a conformidade com as leis pertinentes. Nesses processos, os nomes são rastreados em relação aos dados disponíveis publicamente para identificar possíveis riscos de conformidade e, quando esse risco é identificado, podemos entrar em contacto consigo, para confirmar se essas informações são rigorosas ou fornecer informações adicionais. Além disso, utilizamos as informações fornecidas para realizar verificações de referência de crédito e outros deveres de diligência financeiros. Para tal, enviamos informações básicas para uma agência de referência de crédito independente que recolhe uma variedade de parâmetros, como capital social, contas financeiras e histórico de pagamentos para determinar os riscos de crédito pertinentes. Retirar o consentimento ou opor-se ao processamento Sempre que dependermos do seu consentimento poderá retirá-lo, embora possamos ter outros fundamentos jurídicos para processar os seus dados para outras finalidades, como aqueles supracitados. Em alguns casos, podemos enviar-lhe marketing direto sem o seu consentimento, onde dependemos dos nossos legítimos interesses. Tem o direito absoluto de cancelar, a qualquer momento, o marketing direto ou a criação de perfis que realizamos para marketing direto. Pode fazê-lo seguindo as instruções na comunicação da mensagem eletrónica ou entrando em contacto connosco através dos detalhes descritos abaixo. Quando realizamos a tomada de decisão ou criação de perfis automática, poderá opor-se a este processamento ao contactar-nos utilizando as informações apresentadas abaixo. Com quem partilharemos esses dados, onde e quando? Podemos partilhar os seus dados pessoais com empresas do grupo Esselte: para prevenir, investigar e/ou denunciar fraudes, terrorismo, deturpações, incidentes de segurança ou crimes, de acordo com a lei aplicável;

5 para gerir a nossa função de contas a receber; para gerir o nosso programa de fidelização de clientes; para permitir que comercializem produtos que possam ser do seu interesse; para investigar quaisquer reclamações recebidas de si ou de outras pessoas, sobre a nossa empresa, produtos ou serviços; e em relação a reclamações jurídicas, conformidade e finalidades regulamentares e de investigação, conforme necessário (incluindo a divulgação dessas informações relacionada com processos jurídicos ou litígios). Podemos partilhar os seus dados com os seguintes terceiros: fornecedores de serviços de terceiros, que irão processá-los em nome da Esselte para as finalidades identificadas acima, incluindo: o fornecedores; o prestadores de serviços de reparação; o as nossas empresas de armazenamento, envio e outras empresas de logística; o fornecedores de conformidade e o prestadores de serviços de TI. organizadores de formação e eventos, agências de viagens, hotéis e outros estabelecimentos que possam auxiliar na coordenação de atividades; contabilistas, auditores, atuários, advogados ou outros prestadores de serviços profissionais, sujeitos às devidas salvaguardas contratuais, se exigido pela lei ou se exigido para a proteção jurídica dos nossos legítimos interesses, em conformidade com as leis aplicáveis; agentes de vendas, para auxiliar na realização das nossas relações comerciais; prestadores de serviços de pagamento e bancos para o processamento de pagamentos, bem como conformidade jurídica e regulamentar; agências de referência de crédito para verificações de referência de crédito; autoridades governamentais, partes, titulares de direito, reclamantes, entrevistadores ou agentes da autoridade, se necessário para as finalidades acima, se exigido por lei ou se

6 exigido para a proteção jurídica dos nossos legítimos interesses, em conformidade com as leis aplicáveis; e os nossos consultores, potenciais compradores e quaisquer futuros consultores de compradores, caso o nosso negócio ou os ativos sejam vendidos ou integrados noutro negócio. Nesses casos, os seus dados podem ser transferidos para a nova entidade. Devido à natureza do nosso negócio, poderá ser necessário transferir os dados que nos fornece para os membros do grupo Esselte ou terceiros localizados em países que podem ter leis e requisitos de conformidade de proteção de dados diferentes, incluindo países cujas leis de privacidade e proteção de dados possam ser menos abrangentes do que as do seu país. Quando a informação é transferida para fora do Espaço Económico Europeu, e quando se trata de um país que não está sujeito a uma decisão de adequação pela Comissão da União Europeia, os dados serão adequadamente protegidos por cláusulas contratuais padrão aprovadas pela Comissão Europeia, uma certificação apropriada do escudo de privacidade ou regras corporativas de vinculação do processador de um vendedor. Uma cópia do mecanismo pertinente pode ser fornecida para a sua análise, mediante pedido enviado para DataPrivacy@acco.com. Quais são os meus direitos? Tem o direito de solicitar uma cópia dos seus dados pessoais; corrigir, eliminar ou restringir (interromper qualquer processamento ativo) os seus dados pessoais; e obter os dados pessoais que nos fornece para um contrato, ou com o seu consentimento, num formato estruturado, legível por máquina e para nos pedir para partilhar (migrar) esses dados com outro controlador. Além disso, pode opor-se ao processamento dos seus dados pessoais em algumas circunstâncias (particularmente quando não necessitarmos de processar os dados para cumprir um requisito contratual ou jurídico, ou quando estivermos a utilizar os dados para marketing direto). Esses direitos podem ser limitados, por exemplo, se o preenchimento do seu pedido revelar dados pessoais sobre outra pessoa, ou se nos pedir para eliminar informações que é obrigatório mantermos por lei ou para a retenção das quais temos legítimos interesses imperiosos. Para exercer qualquer um desses direitos, pode entrar em contacto connosco através dos detalhes descritos abaixo. Se tiver preocupações por resolver, tem o direito de reclamar junto de uma autoridade de proteção de dados da UE no país onde reside, trabalha ou onde acredita que possa ter ocorrido uma infração. Com exceção das preferências de marketing e dos detalhes pessoais que disponibiliza, é necessário o fornecimento das informações identificadas acima caso não sejam fornecidos dados pertinentes, não poderemos fornecer-lhe os produtos, serviços, pagamentos ou prémios pertinentes. As preferências de marketing e quaisquer outros detalhes que disponibilizar são

7 voluntários. No entanto, o não fornecimento dessas informações pode significar que não podemos mostrar produtos pertinentes ou promoções que possam ser do seu interesse. Como posso entrar em contacto convosco? Esperamos poder satisfazer as dúvidas que possa ter sobre a forma como processamos os seus dados. Se tiver alguma dúvida sobre como processamos os seus dados ou se desejar proibir o marketing direto, entre em contacto connosco através do DataPrivacy@acco.com, ou escreva para o endereço físico do controlador listado abaixo. Qual é a entidade da Esselte que controla os meus dados e com que afiliados poderão ser partilhados? O controlador de dados para as suas informações é: Esselte Portugal - Comercializacao de Equipmentos de Escritorio Lda Rua Fernando Pessa, n.º 10 A, Cacilhas de Oeiras, Oeiras, Telefone: DataPrivacy@acco.com Uma lista de entidades do grupo Esselte e as suas informações de contacto podem ser encontradas aqui. Durante quanto tempo irão reter os meus dados? Mantemos e protegemos os dados durante o tempo que for necessário para as finalidades para as quais foram recolhidos ou legalmente processados, incluindo conforme exigido pelas leis aplicáveis e pelos prazos de prescrição. Quando processamos dados pessoais para finalidades de marketing, ou com o seu consentimento, processamos os dados até pedir para pararmos, e durante um curto período após a cessação (para permitir que implementemos os seus pedidos). Também mantemos indefinidamente um registo do seu pedido para não enviarmos marketing direto ou processarmos os seus dados, para que possamos respeitar o seu pedido no futuro.