CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS

CONCURSO PÚBLICO 2013 INSTITUTO FEDERAL DE MATO GROSSO DO SUL IFMS CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS AUXILIAR EM ADMINISTRAÇÃO TEORIA E 115 QUESTÕES POR TÓPICOS Coordenação e Organização: Mariane dos Reis 1ª Edição JUL 2013 TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. É vedada a reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou processo. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de 19/02/98 Lei dos Direitos Autorais). contato@apostilasvirtual.com.br apostilasvirtual@hotmail.com

RODRIGO XAVIER CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS TEORIA 115 QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS GABARITADAS Teoria e Seleção das Questões: Prof. Rodrigo Xavier Organização e Diagramação: Mariane dos Reis 1ª Edição JUL 2013 TODOS OS DIREITOS RESERVADOS. É vedada a reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou processo. A violação de direitos autorais é punível como crime, com pena de prisão e multa (art. 184 e parágrafos do Código Penal), conjuntamente com busca e apreensão e indenizações diversas (arts. 101 a 110 da Lei nº 9.610, de 19/02/98 Lei dos Direitos Autorais). contato@apostilasvirtual.com.br apostilasvirtual@hotmail.com

SUMÁRIO 1. DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL; CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento... 07 Questões de Provas de Concursos... 22 2. QUALIDADE NO ATENDIMENTO: comunicação telefônica e formas de atendimento... 25 Questões de Provas de Concursos... 29 2. TIPO DE ORGANIZAÇÃO: estruturas organizacionais; departamentalização; organogramas e fluxogramas... 31 NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO E AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: planejamento, organização, direção e controle... 37 Questões de Provas de Concursos... 40 3. NOÇÕES DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO... 44 NOÇÕES DE LIDERANÇA, MOTIVAÇÃO E COMUNICAÇÃO... 46 Questões de Provas de Concursos... 50 5. NOÇÕES DE PROTOCOLO... 55 Questões de Provas de Concursos... 56 6. CONCEITOS BÁSICOS DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO... 57 Questões de Provas de Concursos... 64 GABARITOS... 67

CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 1 DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL; CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento. CONCEITOS Maiores detalhes poderão ser encontrados no: Manual de Redação da Presidência da República www.planalto.gov.br Manual de Correspondências e de Atos Oficiais da UFMS http://www.ufms.br/padroniza/documentos/manu al%20de%20correspondencias%20e%20atos%20ofi ciais%20-%20ufms%20-%202007.pdf. Segundo o Manual da Presidência da República, redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. CORREÇÃO: evite os erros gramaticais, as gírias e a linguagem complicada. Consulte um dicionário e/ou uma boa gramática sempre que tiver dúvidas. PRECISÃO: cuidado com o uso de sinônimos. Na redação técnica, as palavras geralmente têm um significado diferenciador. Sua troca pode trazer outro entendimento. OBJETIVIDADE e IMPESSOALIDADE: use somente as palavras necessárias ao perfeito entendimento da mensagem. Cada frase deve ter sua presença justificada. Evite as palavras vazias e as bajulações. O objetivo é expressar e não impressionar. CLAREZA: faça períodos curtos e diretos. Procure se expressar de uma forma que não deixe dúvidas na interpretação. HARMONIA: evite o emprego de cacofonias (Ex.: "la tinha" - "latinha"), de palavras rimadas ou ecos (repetição sucessiva de finais idênticos). São falhas desagradáveis que se percebe lendo o texto em voz alta. POLIDEZ: faça uma redação simples e respeitosa, sem intimidades ou ironias. Evite palavras agressivas e sem cordialidade. Até as censuras são feitas com elevação, sem insultos. É importante lembrar que qualquer correspondência é sigilosa e a discrição, ou seja, os comentários desnecessários, dentro ou fora do serviço, devem ser evitados. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS Esse ponto abordará os diversos tipos de correspondências ou expedientes utilizados pelo serviço público. Antes de passarmos à sua análise, vejamos os aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do signatário. PRONOMES DE TRATAMENTO Concordância com os pronomes de tratamento Concordância de gênero Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem: Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminário da FALE. Vossa Excelência será informada (mulher) a respeito das conclusões do III Seminário da FALE. Concordância de pessoa Embora tenham a palavra "Vossa" na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa: Vossa Excelência solicitou... Vossa Senhoria informou... Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los... A pessoa do emissor O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modéstia). Não pode, no entanto, misturar as duas opções ao longo do texto: Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência... Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência... Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelência... Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência... Emprego de Vossa e Sua Vossa É tratamento direto. Usa-se para dirigirse a pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a correspondência Exs.: Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Vossa Eminência. Sua Em relação à pessoa de quem se fala Exs.: Sua Excelência, Suaa Senhoria, Sua Eminência. 7

Abreviatura das formas de tratamento A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferência, sendo de rigor em correspondência dirigida ao Presidente da República. Fique claro, no entanto, que qualquer forma de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo ocupado pelo destinatário. Vossa Excelência Poder Executivo Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. Poder Legislativo Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. Poder Judiciário Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar. Vossa Magnificência Vossa Santidade Outros Pronomes de Tratamento Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima Vossa Excelência Reverendíssima Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima Vossa Reverência Vossa Senhoria Reitor Papa Cardeal Arcebispo e Bispo Monsenhor, Cônego e superiores religiosos sacerdotes, clérigos e demais religiosos. As demais autoridades e particulares que não foram citados acima. VOCATIVO Tratamento e cargo ou função do destinatário. Aparece antes do corpo do expediente. Ex.: (...) Senhor Secretário, (...) Vocativos Especiais: 1. Chefes de Poder O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal, Para esses três cargos, todas as expressões devem vir por extenso: Vossa Excelência e Excelentíssimo Senhor 2. Reitor Magnífico Reitor, 3. Papa Santíssimo Padre, 4. Cardeal Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, Observação: Para os particulares e demais autoridades não enquadradas nos casos acima, serão tratados com o vocativo Senhor ou Senhora, seguido do respectivo cargo ou do nome: Exemplos: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, Senhora Diretora, Senhor Fulano de Tal, ENDEREÇAMENTO NO ENVELOPE No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: Ex. 1: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 Brasília. DF Ex. 2: A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 Brasília. DF Ex. 3: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cível Rua ABC, no 12301.010-000 São Paulo. SP Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. 8

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. FECHOS PARA COMUNICAÇÕES O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário O Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da i- dentificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Nome Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) Nome Ministro de Estado da Justiça Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. PADRÃO OFÍCIO Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília, 15 de março de 1991. Obs: Mês por extenso e ponto após a data obrigatório. c) assunto: resumo do teor do documento. Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. Obs: Vem alinhado à esquerda e em Negrito. O ponto no final do assunto não é obrigatório. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introdução, que se confunde com o parágrafo de a- bertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. 9

Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: Exemplo de Ofício introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. f) fecho g) assinatura h) identificação do signatário Definição e Finalidade OFÍCIO Modalidade de correspondência oficial utilizada para comunicação externa. Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também com particulares. Forma e Estrutura Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. É o único, entre os três textos, que traz a identificação completa do destinatário (nome, cargo e endereço) Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico. 10

Definição AVISO Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ou seja, utilizado por ministros de Estado para comunicação com outros ministros. Forma e Estrutura Segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, Traz o destinatário identificado apenas pelo nome e o cargo. Exemplo de Aviso Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos Exemplo de Memorando MEMORANDO Definição O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. 11

Definição e Finalidade MENSAGEM É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. Minuta de mensagem pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação final. As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades: a) encaminhamento de projeto de lei ordinária, complementar ou financeira. b) encaminhamento de medida provisória. c) indicação de autoridades. d) pedido de autorização para o Presidente ou o Vice- Presidente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias. e) encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV. f) encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior. g) mensagem de abertura da sessão legislativa. h) comunicação de sanção (com restituição de autógrafos). i) comunicação de veto. j) outras mensagens. relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa (Constituição, art. 141, parágrafo único); proposta de modificação de projetos de leis financeiras (Constituição, art. 166, 5º); pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, art. 166, 8º); pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a 2.500 ha (Constituição, art. 188, 1º); etc. Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número, horizontalmente, no início da margem esquerda: Mensagem nº b) vocativo, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, horizontalmente, no início da margem esquerda; Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal, c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo; d) o local e a data, verticalmente a 2 cm do final do texto, e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário. Exemplo de Mensagem Também são remetidas ao Legislativo com regular freqüência mensagens com: encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituição, art. 49, I); pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às operações e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, art. 155, 2º, IV); proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, art. 52, VI); pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, art. 52, V); e outros. Entre as mensagens menos comuns estão as de: convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição, art. 57, 6º); pedido de autorização para exonerar o Procurador- Geral da República (art. 52, XI, e 128, 2º); pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional (Constituição, art. 84, XIX); pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz (Constituição, art. 84, XX); justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação (Constituição, art. 136, 4º); pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Constituição, art. 137); 12

TELEGRAMA CORREIO ELETRÔNICO Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos, passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringirse o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza). Forma e Estrutura Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. Definição e Finalidade FAX O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente. Forma e Estrutura Definição e finalidade O correio eletrônico ( e-mail ), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, i. é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. OUTROS DOCUMENTOS OFICIAIS Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir: Exemplo de Fax Ata Atestado Certidão Circular Comunicado Convite Convocação Ordem de Serviço Portaria Requerimento 13

Definição: ATA É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento. O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra digo; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão em tempo. Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de freqüência. Observações: Com o advento do computador, as atas têm sido elaboradas e digitadas, para posterior encadernação em livros de ata. Se isto ocorrer, deve ser indicado nos termos de abertura e fechamento, rubricando-se as páginas e mantendo-se os mesmos cuidados referentes às atas manuscritas. Dispensam-se as correções do texto, como indicado anteriormente. No caso de se identificar, posteriormente, algum erro ou imprecisão numa ata, faz-se a ressalva, apresentando nova redação para o trecho. Assim, submetida novamente à aprovação do plenário, ficará consagrada. O novo texto será exarado na ata do dia em que foi aprovado, mencionando-se a ata e o trecho original. Estrutura: Cabeçalho, onde aparece o número (ordinal) da ata e o nome do órgão que a subscreve. Texto sem delimitação de parágrafos, que se inicia pela enunciação da data, horário e local de realização da reunião, por extenso, objeto da lavratura da Ata. Fecho, seguido da assinatura de presidente e secretário, e dos presentes, se for o caso. Exemplo de Ata GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA CONSELHO ESTADUAL DE CULTURA ATA da 1022ª Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura Aos dezenove dias do mês de maio de mil novecentos e noventa e nove, às dez horas, em sua sede na Avenida Erasmo Braga, cento e dezoito, décimo andar, realizouse a milésima vigésima segunda Sessão Plenária do Conselho Estadual de Cultura, presentes os Senhores Conselheiros Moacyr Werneck de Castro - no exercício da Presidência, Caíque Botkay, Dina Lerner, Edino Krieger, Fausto Wolff, Fernando Cotta Portella, João Leão Sattamini Netto, José Lewgoy, Léa Garcia, Martha Carvalho Rocha, Paulo Roberto Menezes Direito, Ubiratan Corrêa e - Suplentes - Luiz Carlos Ribeiro Prestes e Frederico Augusto Liberalli de Góes. Justificaram a ausência os Senhores conselheiros Luiz Emygdio de Mello Filho - Presidente, Ana Arruda Callado - Vice-Presidente, Arthur Moreira Lima, Beth Carvalho, Carlos Heitor Cony, Lena Frias, Nélida Piñon e Oscar Niemeyer. No expediente: ata da sessão anterior - aprovada; convite do MinC, para a exposição "KENE", convite da UFRJ, para a exposição de fotos e textos "Dois séculos de poesia"; comunicado da Academia Brasileira de Música, com programação de evento, em continuidade à Série Brasiliana; Ofício do MinC, encaminhando resposta ao Ofício vinte, de noventa e nove, deste Conselho, que solicitava uma ação daquele Ministério sobre a retenção das obras de Frans Krajeberg; nas Publicações: JORNAL DA CÂMARA, cinqüenta e nove a sessenta e um; CULTURA DE HOJE, sessenta; NOTÍCIAS DE ANGOLA, cento e quatro; INFORMATIVO FILATÉLICO, quatro. Iniciando os trabalhos, o Senhor Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dizendo-se constrangido em assumir a Presidência dos trabalhos, em função do dispositivo regimental que atribuía ao Conselheiro com mais idade aquela substituição, passou à apreciação da Ordem do Dia - Visitas do Conselho a instituições culturais e de personalidades da Cultura ao Conselho. Declarando haver um número excessivo de convites para a realização de Sessões em outras localidades e, com isso, segundo entendia, tais reuniões, embora proveitosas, deixaram o Plenário com dificuldades para tratar dos problemas que lhe diziam respeito. A Conselheira Dina Lerner, com a palavra, declarou que considerava contraproducente realizar as Sessões fora da sede do Conselho, dizendo que, no caso especial da ida à Ilha Fiscal - apesar de aquela recuperação ter sido um ganho extraordinário para o Estado -, os realizadores de tal obra não haviam seguido as orientações do INEPAC e que estariam ainda em dívida com o Estado, por não entregarem o dossiê sobre a restauração realizada. Em aparte, o Conselheiro Luiz Carlos Ribeiro Prestes, concordando com as palavras da Conselheira Dina Lerner, sugeriu que o órgão responsável pela obra realizada na Ilha Fiscal mantivesse contato com o Conselho de Cultura, opinando, ainda, no sentido de que as visitas fossem realizadas em dias diferentes dos das Sessões Plenárias. O Conselheiro Moacyr Werneck, intervindo, considerou uma questão diplomática a ação de solicitar o projeto de recuperação da Ilha Fiscal e que sua preocupação, no momento, cingia-se à periodicidade das visitas. O Conselheiro Fernando Portella, no uso da palavra, indagou a Presidência sobre possíveis assuntos submetidos pela Secretaria de Estado de Cultura à apreciação do Conselho, declarando que, se tal ação não acontecesse, o Conselho somente produziria para consumo interno. Retomando a palavra, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro foi de opinião de que a atividade do Conselho não dependeria somente de matéria encaminhada pela Secretaria de Estado de Cultura, mas também de estudos e tarefas inerentes à função de assessoramento, levando propostas e sugestões às autoridades superiores. A seguir, ainda sobre as visitas do Conselho já relacionadas, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, dado que alguns dos Conselheiros não poderiam dispor de outros horários para realizá-las, sugeriu que fosse designada uma Comissão para comparecer aos locais programados, apresentando, posteriormente, relato em Plenário. Como segunda opção, sugeriu que fossem consideradas voluntárias as adesões às 14

visitas ou, ainda, que tais visitas fossem adiadas para mais tarde, uma vez que o colegiado ainda estava em fase de instalação. O Conselheiro Fausto Wolff, em aparte, declarou que não poderia dispor de outro horário para comparecer às reuniões fora da sede. O Conselheiro Caíque Botkay, com a palavra, foi de opinião de que seria razoável que fosse enviado ofício ao Ministério da Marinha solicitando o dossiê relativo à restauração da Ilha Fiscal, uma vez que o tombamento daquele imóvel era da alçada do Estado. A Conselheira Dina Lerner, intervindo, informou que eram muitos os problemas daquela ordem no Estado e que o IPHAN não acompanhara a obra, por ser um bem tombado pelo Estado. Comprometeu-se, então, em levantar a documentação sobre a questão e apresentá-la em reunião próxima. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, considerou que o encaminhamento das discussões o levaram a propor que as visitas ficassem em suspenso, o que foi aprovado pelo Plenário. A seguir, o Conselheiro Luiz Carlos Prestes apresentou ao Plenário o cineasta Paulo Thiago, solicitando permissão para que o mesmo fizesse um relato sobre a situação da área do audiovisual. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro convidou o visitante para compor a Mesa, solicitando, no entanto, ao Conselheiro proponente que submetesse ao Plenário, antecipadamente, os nomes das personalidades a serem convidadas. Com a palavra, o cineasta Paulo Thiago considerou da maior relevância o Governo do Rio de Janeiro criar uma política de produção audiovisual para o Estado, dado que, nos dias atuais, havia quase uma hegemonia paulista no processo cultural brasileiro, o que considerava prejudicial para o País. Destacou que, por exemplo, na Feira do Livro realizada em São Paulo, haviam sido relacionados os -considerados - melhores livros de todos os tempos, em várias áreas, sem a participação do Rio de Janeiro, impondo-se a escolha paulista. Declarou, a- inda, o convidado, que ficara chocado ao verificar que nenhuma das obras de Darcy Ribeiro estava relacionada e que não conseguira detectar, também, obras de autores do Rio de Janeiro nem do eixo nordestino. Ainda com a palavra, o cineasta Paulo Thiago declarou que, caso não houvesse uma reação dos intelectuais do Rio de Janeiro, a presença política do nosso Estado continuaria, gradativamente, sofrendo perdas, considerandose, ainda, que o Ministro da Cultura era paulista. O Conselheiro Moacyr Werneck de Castro, agradeceu a presença do cineasta Paulo Thiago, trazendo a Plenário questão tão relevante, que, no seu entender, deveria ser melhor estudada em Sessão próxima, aduzindo que o descrédito dos valores intelectuais do Rio de Janeiro poderia ser reiterado pelas menções do Conselheiro José Lewgoy quanto ao caso da TV Manchete e, ainda, pela situação falimentar com que se defrontava o JORNAL DO BRASIL. A seguir, propôs - e o Plenário aprovou - voto de pesar pelo passamento do dramaturgo Alfredo Dias Gomes, destacando que o povo comparecera em massa ao velório realizado na Academia Brasileira de Letras, representando a sensibilidade da extensa obra daquele homem de letras. Nada mais havendo a tratar, o Conselheiro Moacyr Werneck de Castro deu por encerrados os trabalhos, antes convocando os Senhores Conselheiros para a próxima Sessão, a ser realizada no dia vinte e seis de maio, às dez horas. Eu, Paulo Pimenta Gomes, Secretário Geral, lavrei a presente ata. Presidente Secretário Definição: ATESTADO Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa. Estrutura: Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centralizado sobre o texto. Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de matrícula e a lotação, caso seja servidor, e a matéria do Atestado. Local e data, por extenso. Assinatura, nome e cargo da chefia que expede o Atestado. Exemplo de Atestado ATESTADO Atesto, para os devidos fins, que José da Silva, Redator, classe A, matrícula n.º 0000-0, lotado na Assessoria de Imprensa desta Secretaria, teve freqüência integral no período de 1º de janeiro a 30 de abril do corrente ano. Rio de Janeiro, 6 de maio de 1999 JOSÉ DA SILVA Assessor-Chefe Definição: CERTIDÃO Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de atos ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro teor transcrição integral, também chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão autenticada tem o mesmo valor probatório do original, como documento público, e seu fornecimento gratuito por parte da administração pública que a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição da República Federativa do Brasil 1998. e sua expedição é no prazo improrrogável de 15 dias Lei nº 9.051, de 18 de maio de 1995. Competência: Todas as unidades, dentro de sua esfera de competência. Estrutura: título: a palavra CERTIDÃO, em caixa alta e centralizada no texto; 15

texto: transcrição do que foi requerido e encontrado referente ao pedido. Não deve conter emendas nem rasuras. Qualquer engano ou erro poderá ser retificado, empregando-se a palavra digo ou em tempo: na linha..., onde se lê..., leia-se....; local e data: preenchimento do campo local e data (por extenso); assinatura: nome ou carimbo do emitente e visto da autoridade responsável pela emissão. CERTIDÃO n.º 254/99 Exemplo de Certidão Certifico, em cumprimento do despacho exarado em quatro de outubro de mil novecentos e oitenta e nove pelo Senhor Diretor do Departamento de Cadastro da Superintendência Central de Recursos Humanos desta Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação, no processo autuado sob o número E-03/22743/99, em aditamento à certidão número 076, datada de 11/05/87, para fins de prova junto à Câmara Municipal do Rio de Janeiro, que, de acordo com o consignado no processo número E-03/0000/66, a ex-servidora Maria José da Silva, matrícula 000, gozou 6 (seis) meses de licença especial de 7/8 a 6/11/71, 3 (três) meses e de 16/2 a 15/5/72, 3 (três) meses referentes ao período-base de tempo de serviço apurado entre 07/04/60 a 04/04/70. E, por nada mais constar, eu José da Silva, Agente Administrativo, matrícula número 000-0, datilografei a presente certidão que dato e assino. Rio de Janeiro, 15 de janeiro de 1999 Confere JOSÉ DA SILVA Agente Administrativo Visto ANTÔNIO DE SOUSA Diretor do Departamento de Cadastro Definição: CIRCULAR Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários. Estrutura: Título (a palavra CIRCULAR), em letras maiúsculas, sigla do órgão que o expede e número, à esquerda da folha. 2. Local e data à direita da folha, e por extenso, na mesma linha do título. 3. Destinatário, após a palavra Para (com inicial maiúscula). 4. Assunto, expressado sinteticamente. Texto paragrafado, contendo a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo da Circular. Fecho de cortesia, seguido do advérbio Atenciosamente. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que subscreve a Circular. Exemplo de Circular CIRCULAR SUPDIN / n.º 227 Salvador, 10 de abril de 1999 Para: Titulares de Órgãos Públicos Assunto: Manual de Organização do Poder Executivo A Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação deverá elaborar, no prazo de 90 (noventa) dias, o Manual de Organização do Poder Executivo, conforme o art. 9º do Decreto n.º 25.205 de 05 de março de 1999. Para este fim, solicito encaminhar à Superintendência de Desenvolvimento Institucional, unidade administrativa daquela Secretaria e responsável pela organização do citado Manual, documentos referentes à estrutura básica, competência e organogramas para subsidiar os trabalhos de edição. Atenciosamente MARIA JOSÉ DA SILVA Superintendente de Desenvolvimento Institucional Definição: COMUNICADO O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial, que é utilizado com o objetivo de passar uma determinada informação. Uma empresa, um colégio, órgãos da administração pública, entre outros costumam promover eventos, reuniões, etc., com divulgação nos meios de comunicação. Essa divulgação é feita através do comunicado. O comunicado apresenta duas formas de circulação que podem ser interna ou externa, de acordo com o objetivo. A comunicação interna circula dentro da própria instituição e apresenta um formato semelhante ao formato do memorando. Já a comunicação externa é divulgada para outras instituições e apresenta um formato semelhante ao formato do edital. Estrutura: Nome dos organizadores: Exemplo: Prefeitura Municipal de Natal; Escola de Pesca do Rio Grande do Norte. Objetivo: Exemplo: A inauguração do Centro de Integração foi transferida para outra data. Local e data: Exemplo: Natal, 15 de maio de 2007. Assinatura: Exemplo: Fulano de Tal/ Cargo 16

Exemplos de Comunicado CONVITE Exemplo 1 É um instrumento de comunicação escrita por meio do qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum local, em horário marcado, e com finalidade determinada. Estrutura: No Exemplo 1, temos o modelo de um comunicado externo. Esse comunicado tem o objetivo de informar a mudança de datas de um determinado evento de inauguração. Exemplo 2 A redação deste documento limita-se a dizer o essencial: a) Nome do órgão, instituição ou pessoa que convida; b) Formulação do convite; c) Nome dos convidados; d) Indicação do evento; e) Dia, hora e local em que o evento ocorrerá. Nos convites de cerimônias de casamento, formatura e outros do gênero, o nome dos convidados só constam escrito no envelope. O Convite deve ser redigido em papel timbrado quando for emitido por entidade, instituições e/ou empresas. Exemplo de Convite No Exemplo 2, temos um modelo de comunicado interno. Perceba que, no início, logo após o nome da instituição, temos o nome comunicado interno, o número do comunicado e o ano. Logo após, temos a ordem de quem está mandando o comunicado e para quem é destinada esta informação. Após, temos no corpo do texto as informações essenciais atingindo o objetivo do comunicado, que é informar. 17

Definição: CONVOCAÇÃO Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente. Exemplo de Convocação Fecho: encerramento do edital, com as determinações finais sobre sua divulgação. Local e data por extenso. Assinatura e cargo da autoridade responsável. Exemplo de Edital EDITAL TOMADA DE PREÇOS N.º 00/99 O Departamento de Material da Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação, em decorrência de superior autorização exarada no Processo n.º, torna público, para conhecimento dos interessados, que às 10:00 horas do dia 1º de abril de 1999, na repartição situada na Av. Erasmo Braga, 118 sala 1202, Centro, Rio de Janeiro, RJ, será realizada, em sessão pública, pela Comissão Permanente de Licitação desta Secretaria, designada pela Resolução SARE/n.º 00, de 1º de abril de 1999, publicada no Diário Oficial de 1º de abril de 1999, a licitação sob a modalidade de Tomada de Preços, do tipo menor preço, observados os preceitos legais em vigor, especialmente a Lei Federal n.º 8.666, de 21.06.93, a Lei Estadual n.º 287, de 04.12.79, os Decretos Estaduais n.º 3149, de 28.04.80 e n.º 16.672, de 28.06.91 e suas alterações subseqüentes, bem como os regulamentos e normas vigentes no Sistema de Suprimentos do Estado do Rio de Janeiro. 1 - OBJETO DA LICITAÇÃO Definição: EDITAL Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc. Observação: É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "aviso de Edital", dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra. Estrutura: Título (a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito e centralizada sobre o texto). CITAÇÃO DO OBJETO DO EDITAL em letras maiúsculas, em negrito alinhado à esquerda. Preâmbulo: parte introdutória, apresentando o assunto e a identificação do órgão responsável. Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e estabelece as condições de participação. Prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva em 40 (quarenta) equipamentos gráficos, incluindo a eletromecânica, assistência técnica, fornecimento de peças originais, transporte e todo material que se fizer necessário ao bom funcionamento dos equipamentos, de acordo com as especificações e condições constantes na Proposta-Detalhe e no Anexo, considerados partes integrantes deste Edital. 2 - DOS RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS 2.1 - Os recursos orçamentários à prestação de serviços ora licitada, correrão à conta da dotação orçamentária no exercício de 1999. PROGRAMAÇÃO DE TRABALHO: 1203.03070212.250 NATUREZA DA DESPESA: 34903 9.17 2.2 - O saldo complementar deverá ser oportunamente empenhado à conta da dotação orçamentária no exercício de 2000. 3 - CONDIÇÕES DE PARTICIPAÇÃO NA LICITAÇÃO 3.1 - Poderão participar da licitação as empresas com atividade específica do ramo pertinente ao objeto desta Tomada de Preços que estejam com inscrição válida no Registro Central de Fornecedores do Estado, mantido pela Superintendência de Suprimentos da Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação. 18

3.1.1 - Terá o mesmo valor da inscrição no Registro Central de Fornecedores do Estado, de que trata o item 3.1, o original da declaração exarada pela Superintendência de Suprimentos, específica para esta licitação, que ateste o atendimento de todas as condições exigidas para o cadastramento e que deverá ser obtida até 72 (setenta e duas) horas antes da data de realização da licitação. 3.2 - Estes documentos que habilitam a participação na licitação deverão ser entregues em envelope opaco tamanho ofício, fechado, denominado DOCUMENTAÇÃO, com identificação do proponente e da licitação, na sala 1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777, Departamento de Material, até 30 (trinta) minutos antes da abertura do pleito, contra recibo. 3.3 - As empresas participantes da Tomada de Preços poderão ser representadas por representante legalmente habilitado, desde que apresentado o instrumento habilitatório, com firma reconhecida, ou ainda original ou cópia autenticada do ato constitutivo acompanhado de Carteira de Identidade, na hipótese de Sócio ou Diretor. 4 - PREÇOS 4.1 - O preço proposto deverá corresponder ao praticado pelo licitante à data da realização da presente Tomada de Preços, englobando todas as despesas relativas à prestação de serviços, inclusive os gastos com a troca de qualquer peça do equipamento, para pagamento à vista, vedado embutir no preço a expectativa inflacionária ou quaisquer formas de compensação financeira em razão das obrigações de pagamento por parte da Administração. 4.2 - O valor proposto será irreajustável durante o período de vigência do contrato, de acordo com a legislação em vigor. 4.3 - Caso surjam dúvidas, de qualquer natureza, quanto aos valores apresentados por qualquer licitante, a Comissão poderá solicitar que eles sejam demonstrados mediante planilhas. 5 - IMPRESSO PADRONIZADO PROPOSTA-DETALHE 5.1 - O impresso deverá ser preenchido rigorosamente em conformidade com as observações nele constantes, sendo assinado pelo representante legal da empresa. 5.2 - O licitante deverá apor a razão social, o endereço comercial, o C.G.C., a Inscrição Estadual e Municipal, o número de inscrição no RCF e o número do certificado do ano, Resolução SARE/n.º 100/99. 5.3 - A Proposta-Detalhe deverá ser entregue em envelope opaco tamanho ofício, fechado, denominado PROPOSTA, com identificação do proponente e da licitação, na sala 1313 onde se realizará a licitação, ou na sala 7777, onde foi retirada, até 30 (trinta) minutos antes da abertura do pleito, devidamente recibado. Não serão considerados os envelopes entregues em local diferente ou após o horário previsto. 5.4 - Os preços por extenso serão apostos na coluna destinada à especificação, prevalecendo, em caso de discordância, estes valores sobre os expressos em algarismos. 6 - ABERTURA E JULGAMENTO 6.1 - No dia, hora e local mencionados no preâmbulo desta Tomada de Preços, após atendidas as exigências de habilitação enumeradas no item 3, os envelopes PROPOSTA dos licitantes habilitados serão abertos à vista de todos os interessados presentes e por todos rubricados, proclamando-se de imediato o vencedor, se outras diligências não forem necessárias, a juízo da Comissão, ou se houver desistência expressa de interposição de recurso. 6.2 - O critério de julgamento das propostas será o de menor preço, observadas as especificações da Proposta-Detalhe deste Edital, e das normas e princípios estabelecidos pela legislação vigente, inclusive a compatibilidade das cotações com os preços correntes de mercado. 6.3 - Em caso de empate entre duas ou mais propostas, procederá a Comissão em conformidade com o disposto no parágrafo 2º do art. 3º da Lei Federal n.º 8666/93, observada a Emenda Constitucional n.º 06, publicada no DOU de 16-08-95; caso persista a igualdade na classificação, será realizado sorteio, em ato público, para o qual todos os licitantes serão convocados. 6.3.1 - Na hipótese de o julgamento ocorrer na sessão de abertura das propostas, será realizado de imediato o sorteio. 7 - PRAZO 7.1 - O prazo para a prestação dos serviços será de 12 (doze) meses, a partir da data da assinatura do contrato. 8 - PAGAMENTO 8.1 - O pagamento será efetuado obrigatoriamente, mediante crédito, em conta no BANCO S.A., cujo numerário e agência deverão ser informados pelo licitante vencedor no prazo de 10 (dez) dias, contados da homologação do resultado. 8.2 - Os pagamentos dos valores contratados dar-se-ão em 30 (trinta) dias a contar da data final de cada período de aferição, a qual coincidirá com o último dia útil de cada mês de execução dos serviços, mediante apresentação da correspondente fatura devidamente atestada por dois funcionários da Divisão de Serviços Gráficos/DGA/SARE, que não seja o Ordenador de Despesa. 8.3 - Para fins do disposto no art. 40, inciso XIV, alínea "d" da Lei n.º 8666, de 21.06.93, fica estabelecido o seguinte: a)havendo atraso no pagamento, incidirá sobre os valores respectivos, compensação financeira, "pro rata tempore", pela variação diária da TR, limitada ao percentual de 1% ao mês; b) nas eventuais antecipações de pagamento, incidirão sobre os valores respectivos descontos "pro rata tempore", pela variação da TR, limitada ao percentual de 1% ao mês. 19

9 - OBRIGAÇÕES DA SARE A SARE fica obrigada a: a) oferecer condições de fácil acesso às dependências da Secretaria de Estado de Administração e Reestruturação aos empregados da CONTRATADA, para a execução dos serviços pertinentes; b) manter ação fiscalizadora para verificar a perfeita execução dos serviços no rigoroso cumprimento do Contrato. 10 - RESPONSABILIDADE DA CONTRATADA 10.1 - A contratada assume, como exclusivamente seus, os riscos e as despesas decorrentes com a eletromecânica, assistência técnica, fornecimento de peças originais, transporte e com todo material necessário ao bom funcionamento dos equipamentos. 10.2 - Responsabiliza-se, também, pela idoneidade e pelo comportamento de seus empregados, prepostos ou subordinados, e ainda por quaisquer prejuízos que sejam causados ao ESTADO, ou a terceiros. 11 - SANÇÕES ADMINISTRATIVAS: 11.1 - Aos licitantes, adjudicatários ou contratados inadimplentes, serão aplicadas as sanções administrativas constantes na Lei n.º 8666/93 (artigos 86 a 88) e da Resolução SARE n.º 2150, de 20.05.93, normatizada pela Portaria AMT n.º 38, de 02.07.93. 11.2 - As penalidades mencionadas no item anterior darse-ão sem prejuízo das mencionadas na Seção III do Capítulo IV da Lei Federal n.º 8666/93. 11.3 - O licitante, adjudicatário ou contratado que elevar arbitrariamente os preços, prestar serviço diferente do previsto, ou ainda tornar injustamente mais onerosa a proposta, ficará sujeito a pena de detenção de 03 (três) a 06 (seis) anos e multa, mediante ação penal pública incondicionada, promovida pelo Ministério Público. 12 - DISPOSIÇÕES FINAIS 12.1 - O vencedor deverá apresentar-se ao Departamento de Material do Departamento Geral de Administração da SARE, no prazo de até 03 (três) dias úteis, contados de sua convocação, prorrogável por i- gual período, para a assinatura do Contrato, sob pena de decair do direito à contratação, sem prejuízo das sanções cabíveis. 12.2 - Na hipótese do não-comparecimento, procederá a Administração conforme o disposto no parágrafo 2º do artigo 64 da Lei Federal n.º 8666/93. 12.3 - Constituem anexos a este Edital de Tomada de Preços a Proposta-Detalhe e o Anexo, em 05 (cinco) vias e a minuta de Contrato. 12.4 - Os esclarecimentos e informações complementares relativos a esta licitação poderão ser obtidos no Departamento de Material, na Av. Erasmo Braga, 118, sala 7777, tel.: 513-7777, Fax: 577-1313, das 10 às 17 horas. Rio de Janeiro, de de 1999 Definição: ORDEM DE SERVIÇO Ato por que se baixam instruções a respeito de normas de serviço ou de administração de pessoal. São objeto de ordens de serviço, datadas e numeradas, as determinações administrativas de caráter específico e as decisões relativas a pessoal, desde que não sejam estas objeto de portarias. Estrutura: Título (a expressão ORDEM DE SERVIÇO), número e data, por extenso, em letras maiúsculas e negrito. Preâmbulo: * denominação da autoridade expedidora, em letras maiúsculas e negrito; * fundamento legal e a matéria em pauta; * a palavra RESOLVE, em letras maiúsculas e negrito, seguida de dois pontos, à esquerda da página. Texto: explicitação da matéria desdobrada em artigos, parágrafos, alíneas e incisos, se for o caso. Local e data. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Ordem de Serviço. Exemplo de Ordem de Serviço ORDEM DE SERVIÇO SUCTOF N.º 001, DE 7 DE ABRIL DE 1999 O SUPERINTENDENTE CENTRAL DE TRANSPORTES OFICIAIS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista a necessidade de disciplinar a distribuição das quotas de combustível, RESOLVE: Art. 1º - A entrega da quota mensal de combustível ao órgão participante do sistema de controle de combustível será feita a pessoa credenciada, mediante ofício do órgão participante, indicando o quantitativo desejado, que só será liberado após análise desta SUCTOF. Art. 2º - Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. Rio de Janeiro, 7 de abril de 1999 Antônio Carlos G. de Lima Superintendente Central de Transportes Oficiais JOSÉ DA SILVA Presidente Comissão Permanente de Licitação DGA/SARE 20

Definição: PORTARIA Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos) determinam providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar. Estrutura: Título ( a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração e data, em letras maiúsculas, e em negrito. Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página. Preâmbulo: denominação completa da autoridade que expede o documento, em maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha. Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria. Local e data, por extenso. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria. Exemplo de Portaria PORTARIA IPEM / GP N.º 011, DE 03 DE MAIO DE 1999 DISCIPLINA O USO DE LINHAS TELEFÔNICAS EM LIGAÇÕES INTERURBANAS E TELEGRAMAS FONADOS. O PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PESOS E MEDIDAS DO ES- TADO DO RIO DE JANEIRO -IPEM-RJ, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE: Art. 1º - O uso das linhas telefônicas em ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) obedecerá aos seguintes critérios: I. Todas as ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) somente poderão ser feitas mediante solicitação à telefonista. II. Ao solicitar a ligação, o servidor deverá informar à telefonista, que anotará no formulário próprio, se esta será em caráter particular ou a serviço. Art. 2º - No caso de setores que disponham de linhas diretas, bem como nas Regionais, deverá ser preenchido, diariamente, formulário próprio anotando-se, ao lado de cada ligação efetuada, os termos "a serviço" ou "particular". Parágrafo Único - Ao final de cada semana, os formulários a que se refere o "caput" desta cláusula serão encaminhados à Divisão de Material e Serviços Gerais, para controle e devidas anotações. Art. 3º - A Divisão de Material e Serviços Gerais, após receber as faturas, encaminhará a cada usuário o total de suas ligações particulares, com vistas a seu ressarcimento, no prazo máximo de 5 (cinco) dias. Art. 4º - Os telegramas fonados deverão ser requisitados, diretamente, à chefia imediata que, após aprová-los, providenciará sua expedição. Art. 5º - Cada chefia deverá instruir seus subordinados, no sentido do pleno atendimento às disposições desta Portaria. Art. 6º - Quaisquer ligações interurbanas ou para telefones móveis (celulares) não identificadas nos formulários próprios terão o respectivo valor rateado entre os servidores do setor que as originou. Art. 7º - Caberá ao Diretor de Administração e Finanças implantar os formulários a que se referem os artigos 1º e 2º. Art. 8º - O não-cumprimento da presente Portaria acarretará as penalidades previstas no Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado do Rio de Janeiro. Art. 9º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Ordem de Serviço DAF n.º 002/98 Rio de Janeiro, 03 de maio de 1999 ANTÔNIO CÉSAR E SILVA Presidente Definição: REQUERIMENTO Documento pelo qual o interessado solicita ao Poder Público algo a que se julga com direito, ou para se defender de ato que o prejudique. Estrutura: Vocativo: a palavra Senhor, precedida da forma de tratamento, o título completo da autoridade a quem se destina, seguida de vírgula. Preâmbulo: nome do requerente (em maiúsculas), seguido dos dados de identificação: nacionalidade, estado civil, filiação, idade, naturalidade, domicílio, residência etc. Sendo funcionário do órgão, apresentar apenas os dados de identificação funcional. Texto: exposição do pedido, de forma clara e objetiva, citando o fundamento legal que permite a solicitação. Fecho: parte que encerra o documento, usando-se, alinhada à esquerda a fórmula: Nestes Termos, Pede Deferimento. Local e data, por extenso. Assinatura do requerente. Observação: Entre o vocativo e o preâmbulo é praxe deixarem-se oito espaços. 21

Exemplo de Requerimento Excelentíssimo Senhor Governador do Estado do Rio de Janeiro, JOSÉ JOAQUIM, agente administrativo, nível I, matrícula n.º 0000-0, lotado nesta Secretaria, com exercício no Departamento Geral de Administração, requer revisão de seus proventos, por discordar do disposto em seu contracheque. Nestes Termos, Pede Deferimento. Rio de Janeiro, 26 de abril de 1999 Assinatura QUESTÕES DE PROVAS DE CONCURSOS Como não foram encontradas questões de provas de concursos organizadas por instituições de Mato Grosso do Sul, selecionamos questões da FCC e da UFMT para que fosse possível exercitar sobre o tema e se ter uma noção de como ele pode ser cobrado na prova. 1. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.10) Constante de correspondência oficial enviada a um Ministro de Estado, a frase redigida de modo correto e adequado é: a) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexo à esse documento. b) Solicitamos a Sua Excelência, Senhor Ministro, que avalies a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexada a este documento. c) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexa a este documento. d) Solicitamos a Vossa Senhoria, Senhor Ministro, que avalie a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos anexado à este documento. e) Solicitamos a Vossa Excelência, Senhor Ministro, que avalieis a proposta de pauta para a próxima reunião ordinária, que enviamos em anexo a esse documento. 2. [Téc. Jud.-(Ár. Ap. Esp.)-(Espec. Oper. Comp.)-(CI09)- (T1)-TRE-SP/2012-FCC].(Q.30) O trecho redigido de acordo com as qualidades exigidas em um documento oficial, principalmente clareza e correção, é: a) Em obediência às normas deste Departamento, encaminhamos este relatório, que tem por objetivo informar a V. Sa. o andamento de nossos serviços durante o bimestre, em que as metas foram integralmente cumpridas. b) Enquanto Chefe deste Departamento, devo dirigir-me à V. Sa. para que sabeis dos nossos procedimentos durante o bimestre, com a meta a ser atingida por nossos serviços, já determinada antes. c) Devemos encaminhar a V. Sa. este relatório de que, na qualidade de Chefe do Departamento, damos conta dos nossos serviços no bimestre, feitos com toda a boa vontade de atender bem nosso público. d) Me dirijo a V. Sa., como o Chefe deste Departamento, para informar-vos que estamos atingindo a meta prevista de realização no bimestre, em que atuamos de acordo com as regras estabelecidas. e) Cumprimos nosso dever, como o Chefe do Departamento, para informar V. Sa. que o andamento dos nossos serviços se saiu de acordo com o que já estava sendo previsto desde o início, meta que conseguimos, felizmente, atingir. 3. [Téc. Jud.-(Ár. Adm.)-(CH08)-(T1)-TRE-CE/2012-FCC].(Q.10) As normas de redação dos documentos oficiais estão inteiramente respeitadas em: a) Devemos informar a V. Exa., com a máxima exatidão o que vem acontecendo nas nossas unidades de prestação de serviços a esta comunidade, criando então problemas de reclamações que não podemos atender. b) Nos dirigimos, com todo respeito, à V. Exa., para informar que estamos providenciando mudanças em nossa sede, no sentido de atender essas pessoas em condição melhor e assim evitar as freqüentes queixas que chegam a V. Exa. c) Para que V. Exa. fiqueis sabendo, é nosso dever informar-vos, nossa equipe de atendimento ao público vem desenvolvendo esforços no sentido de bem encaminhar as solicitações que nos enviam. d) Dirigimo-nos a V. Exa. para esclarecer os fatos que deram origem às queixas enviadas a esse órgão e informar as providências que estão sendo tomadas quanto à qualidade e à agilidade na prestação de nossos serviços. e) É com a devida atenção que enviamos à esse órgão superior, as informações que necessitam para V. Exa. mandar realizar algumas alterações em nosso serviço, o qual precisa ser remodelado para atender com maior presteza o público. 22

4. [Téc. Bancário I-(CC03)-(T1)-BANESE/2012-FCC].(Q.10) As qualidades exigidas na redação de um documento oficial estão respeitadas em: a) Mui prezado Senhor: estou vos encaminhando este relatório para comprovar que não houveram os problemas denunciados a esta diretoria, e bem como justificar o que nós estamos fazendo, para atender com satisfação o nosso público. b) Já que nos é necessário, estamos enviando a V. Sa., este relatório, que vai mostrar como o andamento dos nossos serviços estão sendo feitos de modo seguro e profissional, sem interferências desastrosas para chegar à nossa meta de produção. c) No envio deste, estamos apresentando à V. Sa., como nos compete ao final do semestre, uma demonstração do que foi feito nesse tempo, aqui no nosso setor, com propostas de melhorar o atendimento ao público e atingir metas. d) Encaminhamos a V. Sa. este relatório, que expõe as atividades realizadas durante o semestre, período em que foi atingida a meta de produtividade, com a obtenção de lucros consistentes. e) É este o relatório que vos enviamos a V. Sa., no sentido de que tomeis o devido conhecimento do que foi feito neste semestre, com os lucros que se obteve nas atividades por nós desempenhadas. 5. [Escriturário-(CESC)-(T1)-BB/2011.3-FCC].(Q.20) A frase cuja redação está inteiramente correta e apropriada para uma correspondência oficial é: a) É com muito prazer que encaminho à V. Exa. Os convites para a reunião de gala deste Conselho, em que se fará homenagens a todos os ilustres membros dessa diretoria, importantíssima na execução dos nossos serviços. b) Por determinação hoje de nosso Excelentíssimo Chefe do Setor, nos dirigimos a todos os de vosso gabinete, para informar de que as medidas de austeridade recomendadas por V. Sa. já está sendo tomadas, para evitar-se os atrasos dos prazos. c) Estamos encaminhando a V. Sa. os resultados a que chegaram nossos analistas sobre as condições de funcionamento deste setor, bem como as providências a serem tomadas para a consecução dos serviços e o cumprimento dos prazos estipulados. d) As ordens expressas a todos os funcionários é de que se possa estar tomando as medidas mais do que importantes para tornar nosso departamento mais eficiente, na agilização dos trâmites legais dos documentos que passam por aqui. e) Peço com todo o respeito a V. Exa., que tomeis providências cabíveis para vir novos funcionários para esse nosso setor, que se encontra em condições difíceis de agilizar todos os documentos que precisamos enviar. 6. [Escriturário-(CESC)-(T1)-BB/2011.2-FCC].(Q.20) A redação inteiramente apropriada e correta de um documento oficial é: a) Estamos encaminhando à Vossa Senhoria algumas reivindicações, e esperamos poder estar sendo recebidos em vosso gabinete para discutir nossos problemas salariais. b) O texto ora aprovado em sessão extraordinária prevê a redistribuição de pessoal especializado em serviços gerais para os departamentos que foram recentemente criados. c) Estou encaminhando a presença de V. Sa. este jovem, muito inteligente e esperto, que lhe vai resolver os problemas do sistema de informatização de seu gabinete. d) Quando se procurou resolver os problemas de pessoal aqui neste departamento, faltaram um número grande de servidores para os andamentos do serviço. e) Do nosso ponto de vista pessoal, fica difícil vos informar de quais providências vão ser tomadas para resolver essa confusão que foi criado pelos manifestantes. 7. [Escriturário-(C01 a 06)-(T1)-BB/2011.1-FCC].(Q.20) Analise: 1. Atendendo à solicitação contida no expediente acima referido, vimos encaminhar a V. Sa. as informações referentes ao andamento dos serviços sob responsabilidade deste setor. 2. Esclarecemos que estão sendo tomadas todas as medidas necessárias para o cumprimento dos prazos estipulados e o atingimento das metas estabelecidas. A redação do documento acima indica tratar-se a) do encaminhamento de uma ata. b) do início de um requerimento. c) de trecho do corpo de um ofício. d) da introdução de um relatório. e) do fecho de um memorando. 8. [Escriturário-(CA01)-(T1)-BB/2010-FCC].(Q.10) A respeito dos padrões de redação de um ofício, é INCORRETO afirmar que: a) Deve conter o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. b) Deve conter, no início, com alinhamento à direita, o local de onde é expedido e a data em que foi assinado. c) Deverá constar, resumidamente, o teor do assunto do documento. d) O texto deve ser redigido em linguagem clara e direta, respeitando-se a formalidade que deve haver nos expedientes oficiais. e) O fecho deverá caracterizar-se pela polidez, como por exemplo: Agradeço a V. Sa. a atenção dispensada. 9. [Of. Def. Pública-(T1)-DPE-SP/2010-FCC].(Q.20) A afirmativa INCORRETA, considerando-se a redação de um ofício, é: a) O local e a data devem aparecer por extenso, com alinhamento à direita da página. b) Devem constar o tipo e o número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. c) Deve haver identificação do signatário, constando nome e cargo abaixo da assinatura, exceto se for o Presidente da República. d) O fecho deve conter as expressões Respeitosamente ou Atenciosamente, de acordo com a autoridade a que se destina o documento. e) É facultativa a indicação do teor do documento, ou seja, o assunto, pois ele vem expresso no corpo do ofício. 10. [Assist. Adm.-(NM)-UFMT/2013].(Q.21) Sobre o documento Ata, analise as afirmativas. I - Registro minucioso, claro e fiel das ocorrências de uma reunião de pessoas para um determinado fim previamente divulgado. II - Por se tratar de documento de valor jurídico, deve ser lavrada de forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado. 23

GABARITOS (115 QUESTÕES) 1 DOCUMENTAÇÃO E REDAÇÃO OFICIAL; CONCEITUAÇÃO: ata, atestado, certidão, circular, comunicado, convite, convocação, edital, memorando, ofício, ordem de serviço, portaria, requerimento. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 C A D D C B C E E B C B C A D 2 QUALIDADE NO ATENDIMENTO: comunicação telefônica e formas de atendimento. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 B A C B B B C B A A C A D B D D A D D 3 TIPO DE ORGANIZAÇÃO: estruturas organizacionais; departamentalização; organogramas e fluxogramas. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO E AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: planejamento, organização, direção e controle. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 D C C E B A D D C A E D D C D A B B A B E C E C 4 NOÇÕES DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E CAPACITAÇÃO. NOÇÕES DE LIDERANÇA, MOTIVAÇÃO E COMUNICAÇÃO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 E E E B D B A B B A B A A C D C D C C B E E E A 25 26 27 28 29 C C D A C 5 NOÇÕES DE PROTOCOLO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 C E C B A E E E B E C 6 CONCEITOS BÁSICOS DE PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 D A C B E E A C C C C C D E C C E 67