POLÍTICA DE PRIVACIDADE e PROTEÇÃO DE DADOS Informação jurídica relativa a proteção de dados Na Ordem dos Contabilistas Certificados entendemos que a utilização dos seus dados pessoais requer a sua confiança. Estamos sujeitos aos mais elevados padrões de privacidade e apenas iremos utilizá-los para finalidades claramente identificadas e sempre de acordo com os seus direitos à proteção de dados. A confidencialidade e a integridade dos seus dados pessoais são claramente preocupações nossas. A presente Política de Privacidade e Proteção de dados aplica-se à Ordem dos Contabilistas Certificados, bem como à Cloudware, S.A. pessoa colectiva nº 509 788 734, com sede na Rua de Costa Cabral, nº 777-A, S14, 4200-212 Porto, a quem a Ordem recorre para o desenvolvimento e gestão da plataforma TOCONLINE, e nessa medida terá acesso aos dados pessoais que serão confiados na Plataforma TOConline. A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados estabelece, assim, a forma como a Ordem dos Contabilistas Certificados utiliza os dados pessoais dos seus clientes e dos seus potenciais clientes, no âmbito da Página inicial, e é composta pelas seguintes secções: Quem somos: A Ordem dos Contabilistas Certificados, pessoa colectiva nº 503 692 310, com sede na Rua Barbosa du Bocage, nº 45, 1049-013 Lisboa, é uma pessoa coletiva de direito público representativa dos profissionais que exercem a atividade profissional de contabilista certificado, cuja primordial missão é regular e disciplinar o exercício da profissão de contabilista certificado, para além de desenvolver todas as ações conducentes à credibilização e dignificação da profissão. Quem é responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais? A Ordem dos Contabilistas Certificados é responsável pelo tratamento dos dados pessoais de todos os clientes, utilizadores ou potenciais clientes ou utilizadores do TOConline que procedam ao preenchimento dos seus dados e à submissão do Formulário de Consentimento para Comunicações de Marketing da Ordem dos Contabilistas Certificados através da página https://www.toconline.pt/. A Ordem dos Contabilistas Certificados é igualmente responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos clientes, utilizadores ou potenciais clientes ou utilizadores do TOConline, caso tenham consentido na sua comunicação, nos termos do Formulário de Consentimento para Comunicação Individual da Ordem dos Contabilistas Certificados. Como é que recolhemos os seus dados pessoais? Os seus dados pessoais serão recolhidos e tratados pela Ordem dos Contabilistas Certificados nas seguintes situações: Se proceder ao preenchimento dos seus dados pessoais e à submissão do Formulário de Consentimento constante desta Página Inicial; e/ou Se adquirir e/ou utilizar o serviço TOConline junto da Ordem dos Contabilistas Certificados 1
Para que finalidades e com que fundamento podem ser utilizados os seus dados pessoais? Os seus dados pessoais serão recolhidos e utilizados para fins de Assistência ao Cliente e Marketing (comunicação de informação, produtos e serviços relacionados com o TOConline), nos estritos termos por si selecionados nos Formulário de Consentimento constantes desta Página Inicial. Nos termos da legislação de proteção de dados vigente na União Europeia (o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados que pode ser consultado aqui), a utilização de dados pessoais tem de justificar-se ao abrigo de, pelo menos, um fundamento jurídico para o tratamento de dados pessoais. Pode consultar a explicação sobre o âmbito de cada um desses fundamentos: 1. Quando tenha dado consentimento ao tratamento dos seus dados pessoais (para esse efeito ser-lhe-á apresentado formulário de consentimento para a utilização dos seus dados, consentimento esse que poderá ser posteriormente retirado, quando bem entender); 2. Quando o tratamento dos dados pessoais seja necessário para celebrar um contrato consigo ou proceder à sua execução; 3. Quando o tratamento dos dados pessoais seja necessário para cumprimento das obrigações legais a que a Ordem dos Contabilistas Certificados seja obrigada; 4. Quando o tratamento dos dados pessoais seja necessário para alcançar um interesse legítimo e os nossos motivos para a sua utilização prevaleçam sobre os seus direitos de proteção de dados; 5. Quando o tratamento dos dados pessoais for necessário para que possamos declarar, exercer ou defender um direito num processo judicial em que nós, você ou um terceiro sejam parte interessada. O fundamento jurídico aplicável à recolha e utilização dos seus dados pessoais para fins de assistência ao cliente e marketing é o seu consentimento. Subcontratantes e comunicação de dados a terceiras entidades Os dados pessoais confiados à Ordem dos Contabilistas Certificados serão tratados por trabalhadores e colaboradores da Ordem dos Contabilistas Certificados, e da Cloudware, S.A. que estejam devidamente autorizados a proceder ao respetivo tratamento no desempenho das suas funções, os quais estão funcional e contratualmente obrigados a tratar dos Dados Pessoais nos termos da lei e da presente Política de Privacidade. Sem prejuízo, os Dados Pessoais poderão também ser tratados por entidades subcontratantes da Ordem dos Contabilistas Certificados, que tratarão os mesmos segundo instruções e por conta da Ordem dos Contabilistas Certificados, por exemplo, para efeitos de manutenção e gestão técnica do sistema informático e de gestão de sistemas de informação, e outras. A Ordem dos Contabilistas Certificados exige dos subcontratantes o cumprimento de um conjunto de obrigações, entre as quais se inserem as de proteger adequadamente os Dados Pessoais assegurando a utilização de medidas técnicas e organizativas adequadas a garantir a respetiva segurança e confidencialidade, bem como a proibição de utilização desses dados para qualquer outra finalidade que não as aqui mencionadas e ou consentidas pelos Titulares dos Dados. 2
Que dados pessoais podem ser recolhidos pela Ordem dos Contabilistas Certificados: 1. Informação de contacto Nome: detalhes de contacto (morada, telefone, telemóvel; e-mail). 2. Dados de identificação: Número de contribuinte; Número de Cartão de cidadão e data de validade; 3. Histórico de cliente: Rácio de satisfação de cliente; ofertas recebidas; histórico de assistência; histórico de campanhas /respostas; participações em eventos (local, empresa); histórico de reclamações. 4. Dados de aplicações, página de internet e redes sociais: Se o cliente se registou ou autenticou, é possível a utilização dos seguintes dados: utilização média da aplicação (comportamento dentro das aplicações); informação de localização; utilização de entretenimento online; utilização da página da Ordem dos Contabilistas Certificados; utilização das redes sociais da Ordem dos Contabilistas Certificados (por exemplo, visitas e publicações nos fóruns). 5. Dados do TOConline: Caso se tenha registado no TOConline, é possível a utilização dos seguintes dados: detalhes de como utilizou o Portal, a data e hora e natureza dos seus pedidos, o seu endereço de IP, dados sobre o dispositivo que usa para interagir com o TOConline. Como é que mantemos os seus dados pessoais seguros Utilizamos uma diversidade de medidas de segurança, incluindo encriptação e ferramentas de autenticação, para ajudar a proteger e manter a segurança, integridade e disponibilidade dos seus dados pessoais. Pese embora a transmissão de dados através da internet ou website não permita garantir total segurança contra intrusões, a Ordem dos Contabilistas Certificados, os nossos prestadores de serviços e também parceiros comerciais, nomeadamente a Cloudware, S.A., desenvolvem os seus melhores esforços para implementar e manter medidas de segurança física, eletrónica e procedimental destinadas a proteger os seus dados pessoais em conformidade com os requisitos de proteção de dados aplicáveis. Entre outras medidas, implementámos as seguintes: Acesso pessoal restrito aos seus dados pessoais com base no critério da necessidade de conhecer e apenas no âmbito das finalidades comunicadas; Transferência de dados recolhidos apenas de forma encriptada; Proteção dos sistemas de tecnologias de informação através de firewalls, tendo em vista impedir o acesso não autorizado aos seus dados pessoais; e Monitorização permanente dos acessos aos sistemas de tecnologias da informação tendo em vista prevenir, detetar e impedir o uso indevido dos seus dados pessoais. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais Conservamos os seus dados apenas durante o período que for necessário no âmbito da finalidade para a qual estes foram recolhidos. Uma vez atingido o prazo máximo de conservação, os seus dados pessoais serão anonimizados de forma irreversível ou destruídos de forma segura. Para as finalidades descritas nesta Política de Privacidade (assistência ao cliente e marketing) os seus dados pessoais irão ser conservados até ao prazo máximo de 12 a 18 meses contados a partir da recolha do seu consentimento ou do último contacto realizado (consoante o que ocorra em último lugar) e caso, dentro deste período, não tenha retirado o seu consentimento. 3
Como é que pode alterar ou retirar seu consentimento Nos termos do previsto na legislação de proteção de dados, informamos que pode, a qualquer momento, alterar ou retirar o seu consentimento, com efeitos para o futuro. Caso retire o seu consentimento, informamos que deixará de ser contactado e deixará de receber comunicações para as finalidades descritas nesta Política de Privacidade. A forma de retirar as suas declarações de consentimento submetidas na plataforma TOConline é simples e basta enviar um email com descrição dos dados que pretende ver apagados para o endereço de email dpo@occ.pt. Entrar em contacto connosco; os seus direitos de proteção de dados e o direito de apresentar reclamação junto da sua autoridade de controlo Se tiver alguma questão relacionada com a utilização dos seus dados pessoais deverá, em primeiro lugar, contactar o nosso serviço de apoio ao cliente aqui (link). Adicionalmente, poderá contactar o Encarregado da Proteção de Dados através do email dpo@occ.pt. Sujeito às condições legalmente previstas, nomeadamente no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, poderá ter o direito de nos solicitar que: lhe disponibilizemos informação adicional sobre a utilização que fazemos dos seus dados pessoais; lhe facultemos uma cópia, em formato editável, dos dados pessoais que nos forneceu; forneçamos os dados pessoais que nos indicou a outro responsável pelo tratamento e sempre a seu pedido; atualizemos quaisquer incorreções nos dados pessoais que conservamos; que apaguemos os dados pessoais cuja utilização deixou de ser legítima; limitemos a forma como utilizamos os seus dados pessoais até que a reclamação apresentada seja investigada. O exercício destes direitos está sujeito a determinadas exceções destinadas à salvaguarda do interesse público (prevenção ou deteção de crimes) ou do nosso interesse (manutenção do sigilo profissional). Caso exerça algum destes direitos iremos proceder à sua análise e responderemos, expectavelmente, dentro de 1 (um) mês. Caso esteja insatisfeito com a utilização que fazemos dos seus dados pessoais ou com a nossa resposta após o exercício de algum destes direitos, terá o direito de apresentar reclamação junto da sua autoridade de controlo (Comissão Nacional de Proteção de Dados CNPD Rua de São Bento, n.º 148, 3º, 1200-821 Lisboa Tel: 351 213928400 Fax: +351 213976832 e-mail: geral@cnpd.pt). A informação enviada para a plataforma TOConline via registo na Web e formulários em geral, manter-se-á na mais restrita confidencialidade e será tratada segundo a legislação europeia ou nacional, conforme corresponda, relativamente à privacidade da informação. Ao enviar esta informação para a plataforma TOConline, está a autorizar, livre e voluntariamente, a sua incorporação na nossa base de dados e a sua utilização de acordo com os princípios desta Política de Privacidade, bem 4
como a sua transferência para qualquer ponto de replicação associado à Ordem dos Contabilistas Certificados, onde será tratada segundo os mesmos princípios. A Ordem dos Contabilistas Certificados poderá conservar a informação durante o prazo necessário ao cumprimento das suas obrigações legais ou das do Cliente ou das Empresas. Advertência legal Esta página pode conter outros avisos de carácter legal, cujos termos se referem a casos particulares: 1. O TOConline é um programa certificado nº 1662/AT, desde 21-12-2012, e o módulo Contabilidade tem selo de conformidade (SVAT) desde 06-02-2018 conforme consta no portal das finanças em http://www.portaldasfinancas.gov.pt. 2. As informações disponibilizadas nas páginas do TOCONLINE poderão ser alteradas ou atualizadas sem qualquer aviso prévio. 3. O Cliente e o Utilizador autorizam a Ordem dos Contabilistas Certificados, a Cloudware, S.A. ou qualquer outro subcontratante com quem a Ordem venha a estabelecer relação comercial no âmbito do serviço TOConline, a utilizar os seus dados pessoais de contacto para enviar informação de novos serviços e atualizações relacionados com o TOConline. 4. Toda a informação recebida pela Ordem dos Contabilistas Certificados através do TOConline é considerada confidencial pela Política de Privacidade de dados sem necessidade de autorização expressa dos utilizadores e/ou clientes. A informação registada pelos utilizadores e/ou clientes não poderá ser utilizada, reproduzida, transmitida ou difundida pela Ordem dos Contabilistas Certificados, salvo para cumprimento de determinação judicial, o mesmo se aplicando a qualquer subcontratante com quem a Ordem venha a estabelecer relação comercial no âmbito do serviço TOConline. 5. Em qualquer momento o utilizador poderá atualizar os seus dados pessoais, retificá-los ou eliminá-los, com salvaguarda do cumprimento das obrigações legais da Ordem dos Contabilistas Certificados, do próprio Cliente e da empresa. 6. A Ordem dos Contabilistas Certificados não poderá ser considerada responsável, em caso algum, por danos de qualquer tipo que derivem do acesso ao TOConline, ou pelo uso de informação nele contido. 7. Em caso algum, os dados pessoais do Cliente ou Utilizador são divulgados ou fornecidos a terceiros ou utilizados para efeitos de publicidade, sem o seu consentimento expresso, salvo para cumprimento de determinação judicial. 8. Se o Cliente ou Utilizador violarem os termos e condições de utilização do serviço, os seus dados pessoais poderão ser utilizados para efeitos de responsabilidade civil ou criminal. 9. Qualquer questão relativa à presente política de privacidade pode ser enviada para a Ordem dos Contabilistas Certificados através do endereço de email dpo@occ.pt. 10. A Ordem dos Contabilistas Certificados desenvolve os melhores esforços para proteger os dados pessoais dos Utilizadores contra os acessos não autorizados através da internet. No entanto, o Utilizador deve estar consciente de que os dados disponibilizados através da Internet, sem garantias de segurança, podem ser visualizados ou utilizados por terceiros não autorizados. 5
11. Os dados pessoais do utilizador serão apenas conservados pelo período de tempo de subscrição do serviço e pelo prazo legalmente exigível. Aceitação da Política de Privacidade A Ordem dos Contabilistas Certificados rege-se pela legislação em vigor e vincula-se ao cumprimento da presente Política de Privacidade. A Ordem dos Contabilistas Certificados reserva-se o direito de a qualquer altura proceder a reajustamentos ou alterações à presente Política de Privacidade. Estas alterações serão devidamente publicitadas na plataforma TOConline pelo que se aconselha a consulta regular deste documento. A versão publicada na plataforma é a que se encontra atualmente em vigor. Alertamos que a utilização da Plataforma TOConline está condicionada à aceitação desta Política de Privacidade, e ao fornecimento dos seus dados pessoais e de outros, sem os quais não é possível beneficiar do serviço disponibilizado. Informação mais detalhada sobre a proteção de dados pode ser obtida através da consulta à legislação aplicável, nomeadamente ao Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016, e legislação nacional aplicável. Última atualização maio de 2018 6