Número da convenção específica: [preencher] de 2016 Modelo de convenção específica de subvenção: dezembro COMISSÃO EUROPEIA DG Comunicação Direção B Representação da CE em Portugal ANEXO III MODELO DE CONVENÇÃO ESPECÍFICA DE SUBVENÇÃO DE AÇÃO SOB A FORMA DE REEMBOLSO DE CUSTOS ELEGÍVEIS EFETIVAMENTE SUPORTADOS CONVENÇÃO ESPECÍFICA N.º./.. A presente convenção específica («convenção específica») é celebrada entre as seguintes partes: por um lado, A União Europeia («União»), representada pela Comissão Europeia («Comissão»), por sua vez representada para efeitos da assinatura da presente convenção específica pela Chefe da Representação da Comissão Europeia em Portugal, Sofia Colares Alves, e por outro lado, «o parceiro» [denominação oficial completa] [ACRÓNIMO] [Estatuto ou forma jurídica oficial] 1 [N. de registo legal] 2 [endereço oficial completo] [número do IVA], representado para efeitos da assinatura da convenção específica por [função, nome próprio e apelido], As Partes acima referidas CONCORDAM 1 Suprimir ou preencher de acordo com o formulário «Entidade jurídica». 2 Suprimir ou preencher de acordo com o formulário «Entidade jurídica». 1
Com a convenção específica e os anexos seguintes: Anexo I Anexo II [Plano de Comunicação Anual] ou [Proposta para atividades de comunicação ad hoc] Orçamento previsional ARTIGO 1 - OBJETO DA CONVENÇÃO ESPECÍFICA A convenção específica é celebrada no contexto da parceria estabelecida entre as Partes. É celebrada em conformidade com as disposições previstas para o efeito na convenção-quadro de parceria n.º [...], assinada entre a Comissão e o beneficiário em [inserir a data em que a última parte assinou a convenção-quadro] («convenção-quadro»). A Comissão decidiu conceder uma subvenção («subvenção específica de ação»), segundo as condições estabelecidas na convenção específica e na convenção-quadro, à ação intitulada [inserir título da ação em negrito] («ação»), descrita no anexo I. Ao assinar a convenção específica, o beneficiário aceita a subvenção e compromete-se a executar a ação, sob a sua própria responsabilidade, segundo as condições estabelecidas na convenção específica e na convenção-quadro. ARTIGO 2 ENTRADA EM VIGOR E PRAZO DE EXECUÇÃO DA CONVENÇÃO ESPECÍFICA 2.1 A convenção específica entra em vigor na data da última assinatura pelas Partes. 2.2 A ação tem uma duração de [...] meses, com início em 1 de janeiro de [ano]. ARTIGO 3 MONTANTE MÁXIMO E FORMA DA SUBVENÇÃO 3.1 O montante máximo da subvenção é de [inserir montante] EUR. 3.2 A subvenção assume a forma de: (a) Reembolso de [ ] % dos custos elegíveis da ação («reembolso dos custos elegíveis»), estimados em [ ] EUR e que sejam: (i) efetivamente suportados («reembolso dos custos reais») pelo [pelo [parceiro] [e] [pelas seguintes entidades afiliadas]: [...]] (ii) reembolso dos custos unitários: não aplicável 2
(iii) reembolso dos custos de montante fixo: não aplicável (iv) declarados com base numa taxa fixa de 7 % dos custos elegíveis («reembolso dos custos a uma taxa fixa») para a categoria de «custos indiretos» [pelo [beneficiário] [e] [pelas seguintes entidades afiliadas]: [...]] (v) alínea a), subalínea v), reembolso dos custos declarados com base nas práticas habituais de contabilidade de custos do beneficiário: não aplicável (b) Contribuição unitária: não aplicável (c) Contribuição em montante fixo: não aplicável (d) Contribuição a taxa fixa: não aplicável ARTIGO 4 RELATÓRIOS, PEDIDOS DE PAGAMENTOS E DOCUMENTOS COMPROVATIVOS 4.1 Períodos de apresentação de relatórios Período de referência único abrangendo o período previsto no artigo 2.2. 4.2 Pedido(s) de segundo [e][,] [terceiro][e][,][quarto][idem para outro(s)] pagamento(s) de pré-financiamento e de documentos comprovativos Não aplicável. 4.3 Pedido[s] de pagamento[s] intermédio[s] e documentos comprovativos Não aplicável. 4.4 Pedidos de pagamento do saldo e documentos comprovativos O parceiro deve apresentar um pedido de pagamento do saldo no prazo de 60 dias de calendário a contar do final do período de referência. 3
O pedido deve ser acompanhado dos seguintes documentos: (a) Um relatório final sobre a execução da ação («relatório técnico final») elaborado de acordo com o anexo... em anexo ao convite à apresentação de candidaturas, que contenha: (i) as informações necessárias para justificar os custos elegíveis declarados, (ii) as informações sobre subcontratação a que se refere o artigo II.11.1, alínea d), subalínea ii), da convenção-quadro; (b) Uma demonstração financeira final («demonstração financeira final»). A demonstração financeira final deve incluir uma demonstração consolidada e uma repartição dos montantes solicitados pelo beneficiário e pelas respetivas entidades afiliadas. A demonstração financeira final deve ser elaborada de acordo com a estrutura do orçamento previsional definida no anexo II da convenção específica e com o anexo V da convenção-quadro e especificar os valores de cada uma das formas de subvenção definidas no artigo 3.2 relativamente ao período de referência; 4.6 Moeda dos pedidos de pagamento e demonstrações financeiras Os pedidos de pagamento e as demonstrações financeiras devem ser elaborados em euros. Quando a contabilidade geral do parceiro e entidades afiliadas for elaborada numa moeda diferente do euro, estes devem converter em euros os custos incorridos noutras moedas de acordo com a média das taxas de câmbio diárias publicadas na série C do Jornal Oficial da União Europeia (disponíveis em http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html), determinadas ao longo do prazo correspondente para a apresentação de relatórios. Caso não seja publicada no Jornal Oficial da União Europeia uma taxa diária de câmbio em euros relativamente à moeda em causa, a conversão deve ser efetuada à média das taxas contabilísticas mensais estabelecidas pela Comissão e publicadas no seu sítio Web (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm), determinada para o correspondente período de apresentação de relatórios. O beneficiário e as entidades afiliadas cuja contabilidade geral seja feita em euros devem converter em euros os custos incorridos noutras moedas, de acordo com as respetivas práticas contabilísticas habituais. 4.7 Língua dos pedidos de pagamento, relatórios técnicos e demonstrações financeiras 4
Todos os pedidos de pagamentos, relatórios técnicos e demonstrações financeiras devem ser apresentados em língua portuguesa. ARTIGO 5 PAGAMENTOS E MODALIDADES DE PAGAMENTO 5.1 Pagamentos a efetuar A Comissão deve efetuar os seguintes pagamentos ao beneficiário: um pagamento de pré-financiamento de 70 % do montante máximo definido no artigo 3.º, um pagamento do saldo, com base no pedido de pagamento do saldo a que se refere o artigo 4.4. 5.2 Pagamento do pré-financiamento O pré-financiamento destina-se a constituir um fundo de tesouraria. O pré-financiamento permanece propriedade da União até ser deduzido dos pagamentos intermédios ou, se não for deduzido dos pagamentos intermédios, até ao pagamento do saldo. A Comissão deve efetuar o pagamento de pré-financiamento de [inserir o montante] EUR ao beneficiário no prazo de 30 dias de calendário a contar da data de entrada em vigor da convenção específica, exceto se o artigo II.24.1 da convenção-quadro for aplicável. 5.3 Pagamento[s] intermédio[s] Não aplicável. 5.4 Pagamento do saldo O pagamento do saldo reembolsa a parte restante dos custos elegíveis incorridos pelo parceiro na execução da ação. Se o montante total dos anteriores pagamentos for superior ao montante final da subvenção, determinado nos termos do artigo II.25 da convenção-quadro, o pagamento do saldo assume a forma de recuperação, conforme previsto no artigo II.26 da convenção-quadro. Se o montante total dos anteriores pagamentos for inferior ao montante final da subvenção, determinado nos termos do artigo II.25 da convenção-quadro, a Comissão deve efetuar o pagamento do saldo no prazo de 60 dias de calendário a contar da data em que recebe os documentos a que se refere o artigo 4.4, exceto se os artigos II.24.1 ou II.24.2 da convençãoquadro forem aplicáveis. 5
O pagamento está sujeito à aprovação do pedido de pagamento do saldo e dos documentos que o acompanham. A sua aprovação não implica o reconhecimento da respetiva regularidade, nem do caráter autêntico, completo e correto das informações. 5.5 Notificação dos montantes devidos A Comissão deve enviar uma notificação formal ao parceiro: (a) Informando-o do montante devido; e (b) Indicando se a notificação diz respeito a um novo pagamento de pré-financiamento, a um pagamento intermédio ou ao pagamento do saldo. No caso do pagamento do saldo, a Comissão deve especificar igualmente o montante final da subvenção, determinado nos termos do artigo II.25 da convenção-quadro. 5.6 Juros de mora Se a Comissão não efetuar o pagamento nos prazos previstos, o beneficiário tem direito a receber juros de mora à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas principais operações de refinanciamento em euros («taxa de referência»), acrescida de três pontos e meio. A taxa de referência é a taxa em vigor no primeiro dia do mês em que termina o prazo de pagamento, publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia. Não são devidos juros de mora, se o beneficiário for um Estado-Membro da União (incluindo entidades públicas regionais e locais e outros órgãos públicos que atuem em nome e por conta do Estado-Membro para efeitos da convenção-quadro e da convenção específica). Se a Comissão suspender o prazo de pagamento, conforme previsto no artigo II.24.2 da convençãoquadro, ou se suspender os pagamentos, conforme previsto no artigo II.24.1 da convenção-quadro, estas ações não podem ser equiparadas a atrasos de pagamento. Os juros de mora cobrem o período compreendido entre o dia seguinte à data em que o pagamento é devido e a data de pagamento efetiva, inclusive, conforme previsto no artigo 5.8. A Comissão não toma em consideração os juros a pagar, quando determina o montante final da subvenção na aceção do artigo II.25 da convenção-quadro. Em derrogação ao disposto no primeiro parágrafo, se os juros calculados forem iguais ou inferiores a 200 EUR, só devem ser pagos ao beneficiário mediante pedido deste, apresentado no prazo de dois meses a contar da receção do pagamento em atraso. 5.7 Moeda dos pagamentos A Comissão deve efetuar os pagamentos em euros. 6
5.8 Data de pagamento Os pagamentos da Comissão consideram-se efetuados na data do seu débito na respetiva conta. 5.9 Custos das transferências de pagamentos Os custos das transferências de pagamentos são suportados da seguinte forma: (a) A Comissão suporta os custos de transferência cobrados pelo seu banco; (b) O parceiro suporta os custos de transferência cobrados pelo seu banco; (c) A Parte responsável pela repetição de uma transferência assume todos os custos dessa repetição. 5.10 Pagamentos ao parceiro A Comissão deve efetuar pagamentos ao beneficiário. Os pagamentos ao beneficiário desvinculam a Comissão da sua obrigação de pagamento. ARTIGO 6 CONTA BANCÁRIA PARA PAGAMENTOS Todos os pagamentos devem ser efetuados na conta bancária do beneficiário indicada em seguida: Nome do banco: [...] Denominação exata do titular da conta: [...] Número de conta completo (incluindo os códigos bancários): [...] [Código IBAN: [...]] 3 ARTIGO 7 DADOS DE CONTACTO DAS PARTES 7.1 Dados de contacto da Comissão Qualquer comunicação endereçada à Comissão deve ser enviada para o seguinte endereço: Comissão Europeia 3 Nos países que não usam o código IBAN, pode utilizar-se o código BIC ou SWIFT. 7
Representação da Comissão Europeia em Portugal [Código postal, cidade e país] Endereço de correio eletrónico: [inserir caixa de correio funcional] 7.2 Dados de contacto do parceiro As comunicações entre a Comissão e o beneficiário devem ser enviadas para o endereço seguinte: [Nome completo] [Função] [Nome da entidade] [Endereço oficial completo] Endereço de correio eletrónico: [preencher]] ARTIGO XX DISPOSIÇÕES ADICIONAIS SOBRE A UTILIZAÇÃO DOS RESULTADOS (INCLUINDO DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL E INDUSTRIAL) Em conformidade com o artigo II.9.3 da convenção-quadro, segundo o qual a União adquire direitos de utilização dos resultados da ação, a União pode explorar estes resultados nas áreas que incluem, mas não se limitam a, as seguintes: (a) Distribuição ao público de cópias em papel, em suporte eletrónico ou formato digital, através da Internet, incluindo as redes sociais, em ficheiros disponíveis para telecarregamento ou não; (b) Comunicação através de um serviço de imprensa; (c) Inclusão em bases de dados ou índices amplamente acessíveis como, por exemplo, através de portais de «livre acesso» ou de «dados abertos» ou repositórios semelhantes, quer sejam de acesso livre ou apenas mediante subscrição; (d) Edição dos resultados da ação, incluindo a redução, resumo, modificação do conteúdo e correção de erros técnicos nos conteúdos; (e) Corte e inserção de metadados, bem como de elementos gráficos, visuais, sonoros ou léxicos nos resultados da ação; (f) Extração de parte dos resultados (por exemplo, ficheiros áudio ou vídeo), divisão em partes ou compilação dos resultados da ação; (g) Tradução, legendagem, dobragem, inserção dos resultados da ação em todas as línguas oficiais da UE. 8
(h) Concessão de licenças ou sublicenças a outros beneficiários da subvenção da rede dos Centros de Informação Europe Direct (CIED) para 2018-2020, incluindo quaisquer direitos preexistentes e direitos ou áreas de exploração previstos no artigo II.9.3, alíneas b) a g) da convenção-quadro e nas alíneas a) a g) supra. Os parceiros devem assegurar que a União tem os direitos de utilização especificados no artigo II.9.3 da convenção-quadro e nas alíneas a) a h) anteriores ao longo de todo o período de aplicação dos direitos de propriedade industrial ou intelectual em causa. ASSINATURAS Pelo parceiro [função/nome próprio/apelido] Pela Comissão Sofia Colares Alves [assinatura] Feito em [local], [data] [assinatura] Feito em [local], [data] Em dois exemplares em português. 9