Exmo. Sr. S/ Refª Data Unidade Assunto: Normas para o encerramento de Operações cofinanciadas pelo Programa Operacional Valorização do Território (POVT): principais obrigações a cumprir pelas entidades beneficiárias deste Programa Na sequência das ações de divulgação já realizadas e das comunicações enviadas às entidades beneficiárias do POVT em matéria de orientações e obrigações a cumprir para efeitos de encerramento das operações, a Autoridade de Gestão do POVT vem por este meio comunicar formalmente a essa entidade, na qualidade de beneficiária do POVT, das principais obrigações a cumprir para efeitos de encerramento de cada uma das operações aprovadas com cofinanciamento do POVT e das consequências mais relevantes do seu incumprimento. O presente ofício constituiu apenas uma síntese e um alerta sobre os principais aspetos a ter em conta pelos beneficiários, não contendo todas as normas aplicáveis nem dispensando a leitura dos normativos comunitários e nacionais que se aplicam nesta matéria a todos os beneficiários e operações cofinanciadas pelo POVT, normativos esses que constam da Norma n.º 1/AD&C/2014, de 7 de janeiro e das demais normas comunitárias e nacionais em vigor, que se aplicam a todas as operações e beneficiários, independentemente de estarem ou não referidas no presente ofício. Para esse efeito é de informar, em primeiro lugar, que uma operação só se considera concluída física e financeiramente quando todos os trabalhos se encontrem terminados e entregues ao beneficiário e a totalidade da despesa correspondente estiver integralmente paga pelo beneficiário e submetida no Sistema de Informação do POVT (SIPOVT) através de Pedidos de Pagamento devidamente instruídos, nos termos das normas em vigor. Apresentação do Pedido de Pagamento Final da operação: A conclusão da operação exige a apresentação da totalidade da despesa executada no âmbito da operação, através da submissão no SIPOVT de Pedidos de Pagamento 1
devidamente instruídos com a totalidade da despesa realizada no âmbito da operação. Só com a conclusão nestes termos, poderá ser desencadeado o processo de encerramento de uma operação e a correspondente autorização do pagamento ao beneficiário do saldo final do cofinanciamento comunitário da operação. Assim e para que seja possível desencadear o processo de encerramento de cada operação, o beneficiário terá que submeter no SIPOVT o Pedido de Pagamento Final, com a totalidade das despesas justificadas e pagas em relação a cada operação, no prazo máximo de um mês a contar da conclusão financeira da operação (último pagamento efetuado). No caso das operações que tenham prazo de execução financeira aprovado até 31 de dezembro de 2015, o Pedido de Pagamento Final terá que ser submetido no SIPOVT até 31 de janeiro de 2016. A data limite para a realização de pagamentos aos fornecedores e empreiteiros no âmbito das operações aprovadas pelo POVT, para que as respetivas despesas possam ser elegíveis para atribuição de comparticipação comunitária, termina no dia 31 de dezembro de 2015. Assim sendo, só são elegíveis as despesas para as quais seja comprovado pelo beneficiário no respetivo pedido de pagamento, que o seu pagamento efetivo aos fornecedores e empreiteiros (através dos respetivos extratos bancários) foi efetivamente realizado até à data de 31 de dezembro de 2015. Todos os pagamentos relativos a despesas da operação, cujo comprovativo de pagamento efetivo (desconto bancário do respetivo Cheque ou transferência) tenham data de desconto bancário posterior a 31 de dezembro de 2015, não são elegíveis a financiamento comunitário do POVT, ainda que a emissão do respetivo cheque ou a Ordem de Transferência seja anterior a 31 de dezembro de 2015. Para evitar eventuais problemas de não elegibilidade de despesas e a correspondente perda de fundos comunitários, o beneficiário deverá emitir as Ordens de Transferência para os fornecedores e empreiteiros com a necessária antecedência em relação ao dia 31 de dezembro de 2015, para acautelar que todos os descontos bancários são efetivamente realizados até essa data. Não terão qualquer financiamento comunitário as despesas incorridas para a realização da operação e cujo pagamento efetivo, comprovado pela data do registo do desconto no respetivo extrato bancário, seja posterior a 31 de dezembro de 2015. 2
No caso das operações em que, à data de 31 de dezembro de 2015 não tiverem todas as suas ações e investimentos concluídos e pagos, o respetivo beneficiário tem que suportar integralmente as despesas necessárias à sua conclusão, exclusivamente através de recursos financeiros e orçamentais próprios, uma vez que já não podem beneficiar de financiamento comunitário. Nesta situação, o beneficiário tem a obrigação de assegurar a conclusão da operação impreterivelmente até à data de 30 de junho de 2016. Apresentação do Relatório Final da operação: O Relatório Final de cada operação terá que ser submetido no SIPOVT, no prazo máximo de 90 dias a contar da data de conclusão financeira da operação. Para o caso das operações que tenham prazo de execução financeira aprovado até 31 de dezembro de 2015, o Relatório Final da operação terá que ser apresentado impreterivelmente até 31 de março de 2016. O Relatório Final da operação tem de traduzir adequadamente a execução física e financeira real e final da operação e das suas realizações e resultados, face à decisão de financiamento em vigor. O Relatório Final deve incluir fotografias e outros elementos informativos de natureza qualitativa e quantitativa, que permita evidenciar: i) A adequada avaliação do investimento realizado e dos resultados alcançados, e sua comparação com os que foram fixados na decisão de favorável de financiamento em vigor à data; ii) A correta publicitação dos apoios comunitários atribuídos, respeitando os termos dos artigos 8.º e 9.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 da Comissão, de 8 de Dezembro, bem como as normas do POVT relativas à publicidade dos apoios deste Programa. No Relatório final da operação deverá ainda constar a informação necessária para se poder confirmar que: A operação está concluída em termos físicos, financeiros e operacionais; 3
As características físicas da operação realizada correspondem à descrição aprovada e têm enquadramento nos objetivos e metas fixadas na decisão de financiamento em vigor; Foram cumpridos os normativos nacionais e comunitários e as exigências específicas aplicáveis; Foram cumpridas as normas ambientais aplicáveis; Estão reunidas as condições para a prossecução dos objetivos enunciados para a fase de exploração da operação. Neste relatório deverão ser assinalados e justificados os desvios face aos objetivos de desenvolvimento da operação, previstos na decisão favorável de financiamento em vigor. Operações Geradores de Receitas: No n.º 4 do artigo 55.º do Regulamento 1083/2006, determina-se que se uma operação gerou receitas não tidas em conta nos termos dos n.ºs 2 e 3, isto é, que não tenham sido abatidas à despesa elegível da operação, essas receitas devem ser restituídas ao orçamento Geral da União Europeia na proporção da participação dos fundos, podendo haver lugar à restituição do financiamento comunitário anteriormente recebido pelo beneficiário ou o seu abatimento ao saldo final a pagar, caso este ainda não tenha sido pago. Resulta deste normativo regulamentar que, em fase prévia ao encerramento de uma operação geradora de receitas com investimento total superior a 1 milhão de euros, o beneficiário terá que apresentar no âmbito do Relatório Final da operação, o apuramento das Receitas líquidas e do respetivo Défice de Financiamento final da operação, de acordo com a metodologia definida para o efeito. Deverá assim ser apresentado em anexo ao Relatório final da operação, documento com informação atualizada sobre os pressupostos da análise financeira da operação e o Estudo de Viabilidade Económico Financeira (EVEF) da operação, revisto e atualizado, que permita o apuramento do Défice de financiamento final da operação, tendo em conta os seguintes aspetos: 4
Custo do investimento total e da despesa total elegível reais e finais da operação; Informação atualizada das receitas obtidas durante a fase de execução da operação, se aplicável, e da estimativa das Receitas Líquidas atualizadas a obter durante o período de exploração dos investimentos da operação, tendo em conta o período de referência definido; Identificação das alterações dos pressupostos utilizados para o apuramento das Receitas Líquidas atualizadas, com relevância para o cálculo das Receitas e dos Custos Operacionais de Exploração durante o período de referência adotado, o qual deve cumprir com o previsto no artigo 55.º do Regulamento 1083/2006 e nas normas comunitárias e nacionais em vigor. Indicadores de realização e de resultados da operação: O Relatório Final da operação terá ainda que integrar informações relativas aos indicadores de realização e de resultados e impactos diretos e indiretos da operação, por comparação com os indicadores constantes da Decisão de financiamento em vigor. Caso se verifiquem desvios face ao aprovado na operação, deverão os mesmos ser devidamente justificados. Operações não concluídas do ponto de vista físico, financeiro e operacional: Caso o beneficiário não venha a comprovar que a operação se encontra concluída do ponto de vista físico, financeiro e operacional até à data de elaboração do Relatório Final do POVT (30 de Junho de 2016) e a operação tenha um custo total inferior a 5 milhões de euros, a operação será considerada não elegível, tendo o beneficiário que proceder à reposição da totalidade dos fundos comunitários recebidos para a mesma. No caso das operações que não se encontrem concluídas nem operacionais à data de 30 de junho de 2016, mas cujo custo total seja superior a 5 milhões de euros, e em que o beneficiário assegure a sua conclusão até 31 de março de 2017 sem qualquer financiamento comunitário, poderá a Autoridade de Gestão do POVT decidir, caso 5
a caso e a título excecional, sobre a possibilidade de manutenção da operação no Programa, desde que se verifiquem as seguintes condições: - Exista uma justificação adequada e uma evidência comprovada da sua conclusão física, financeira e operacional até 31 de março de 2017; - O impacte financeiro ao nível do Programa justifique um tratamento especial e permita incluir as despesas pagas respeitantes a projetos não operacionais na declaração final de despesas do POVT, desde que a contribuição dos fundos para estes projetos não operacionais não seja superior a 10% da dotação financeira global do Programa. Cumprimento das recomendações expressas em auditorias e ações de acompanhamento das operações: É também condição obrigatória para o encerramento da operação, o cumprimento prévio de todas as recomendações decorrentes de auditorias e de ações de acompanhamento realizadas a cada operação, não podendo verificar-se a existência de qualquer recomendação em aberto ou correção financeira por regularizar. Para o efeito, deverá a entidade beneficiária enviar ao POVT nos prazos fixados e com a necessária antecedência em relação à apresentação do Relatório Final da operação, os comprovativos do cumprimento de todas as recomendações efetuadas ao beneficiário no âmbito da operação em causa. Alerta-se pois que, sem a evidência pelo beneficiário de que adotou e assegurou o cumprimento de todas as recomendações efetuadas no âmbito da operação, não poderá ser aprovado o seu encerramento nem autorizado o pagamento do saldo final ao beneficiário. Alerta-se ainda que, caso a operação tenha processos judiciais ou recursos administrativos em curso, a mesma não poderá ser encerrada nem pago o respetivo saldo final ao beneficiário. Para completar as orientações constantes do presente Ofício, envia-se em anexo os seguintes documentos: 6
- Anexo 1: Lista síntese dos documentos essenciais para efeitos de encerramento da operação; - Anexo 2: Calendário normal de encerramento das operações do POVT; - Anexo 3: Situação das operações face à sua conclusão; - Anexo 4: Norma N.º 01/AD&C/2014, de 07-01-15, que contém as regras e orientações para o encerramento dos Programas Operacionais. Toda a documentação agora enviada e as restantes normas e orientações nacionais e comunitárias que regem o encerramento das operações cofinanciadas no âmbito do QREN, estão disponíveis no sito do POVT (www.povt.qren.pt), no separador relativo a Regras Encerramento POVT, devendo tais normas ser tidas em consideração e assegurado o seu cumprimento pelos beneficiários de operações cofinanciadas pelo POVT, aplicando-se as disposições constantes dessas normas e as respetivas consequências em caso de incumprimento. Ficamos ao dispor para poder responder a todos os esclarecimentos que os beneficiários do POVT considerem necessários. Com os melhores cumprimentos, A Presidente da Comissão Diretiva Helena Pinheiro de Azevedo 7
Anexo 1: Lista síntese dos documentos essenciais para efeitos de encerramento da operação Para efeitos de encerramento de uma operação é necessário que o beneficiário envie a seguinte documentação em anexo ao Relatório Final, sem a qual não se procederá ao encerramento da mesma: Auto(s) de receção provisória da(s) obra(s) ou documento(s) equivalente(s), para outro tipo de fornecimentos, que comprove a sua conclusão; Conta(s) Final(ais) da(s) Empreitada(s); Todos os documentos de cálculo e de processamento das Revisões de Preços, com índices definitivos, independentemente de estar ou não prevista a sua elegibilidade no âmbito da operação; Nos casos em que o reforço das garantias é efetuado através de retenção depositada em conta bancária específica, deverão ser disponibilizados os respetivos extratos. Os saldos devem demonstrar que foi integralmente constituída a garantia e que se mantém com o montante previsto na legislação em vigor e no contrato para fazer face ao bom cumprimento de cada contrato; Nos casos em que tenham sido concedidos adiantamentos aos empreiteiros e fornecedores de equipamento, comprovar que tais adiantamentos se encontram totalmente regularizados através dos trabalhos realizados dentro do período de elegibilidade da operação; Extratos contabilísticos que evidenciem o registo individualizado das despesas totais realizadas e das receitas obtidas no âmbito da operação, nos termos do plano de contabilidade em vigor; Comprovativos do cumprimento de todas as recomendações decorrentes de ações de acompanhamento e/ou auditorias; Documentos relativos às multas aplicadas ao(s) empreiteiro(s) e à sua cobrança, caso tal situação se tenha verificado; 8
Comprovativo da execução dos Planos de Gestão dos Resíduos de Construção e Demolição de cada uma das empreitadas; Documentos que comprovem o cumprimento das obrigações ambientais que incidem sobre a operação, nomeadamente as que foram cumpridas ao longo do período de realização do investimento e no período de testes e ensaios; Documentos relativos aos licenciamentos necessários para a entrada em fase de exploração das infraestruturas cofinanciadas; Documentos que comprovem a operacionalização dos investimentos; Fotografias e outros materiais de divulgação da operação que comprovem a adoção das medidas de comunicação do financiamento comunitário da operação, como sejam placas provisórias e definitivas, assim como fotografias, filmes ou outros materiais de divulgação elaborados no âmbito da operação, que comprovem a fase de realização, inauguração e o início da fase de exploração e de funcionamento dos investimentos cofinanciados no âmbito da operação; No caso das operações geradoras de receitas, com investimento total superior a 1 milhão de euros, deverá ser apresentado o EVEF final da operação, nos termos das orientações nacionais e comunitárias em vigor, com a identificação dos pressupostos e informações adicionais necessárias à validação do défice de financiamento da operação. 9
Anexo 2: Calendário normal de encerramento das operações do POVT 1- Realização dos pagamentos finais das operações, aos empreiteiros e fornecedores, dentro do prazo aprovado para a execução financeira da operação e, no limite, até 31 de dezembro de 2015; 2- Submissão no SIPOVT do último Pedido de Pagamento da operação, com todas as despesas realizadas no âmbito da operação, dentro do prazo máximo de um mês após os últimos pagamentos da operação e, no limite, até 31 de janeiro de 2016, para as operações com execução aprovada até 31 de dezembro de 2015; 3- Submissão no SIPOVT do Relatório Final da operação e de todos os documentos anexos exigidos, dentro do prazo máximo de três meses após a realização dos últimos pagamentos da operação e, no limite, até 31 de março de 2016, para as operações com execução aprovada até 31 de dezembro de 2015; 4- Encerramento das operações concluídas, com Relatório Final completo apresentado, e autorização do pagamento ao beneficiário do Saldo final da operação até 31 de maio de 2016; 5- Elaboração do Relatório Final do POVT, até 30 de junho de 2016; 6- Monitorização até 31 de março de 2017 dos projetos não concluídos até 30 de junho de 2016 e com custo total superior a 5 milhões de euros. 1
Anexo 3: Situação das operações face à sua conclusão Operações totalmente concluídas do ponto de vista físico, financeiro e operacional, até 31 de dezembro de 2015, com a totalidade das despesas pagas até essa data. Trata-se da situação regular que deverá cumprida pelos beneficiários e que permite o cofinanciamento de todas as despesas elegíveis no âmbito da operação e o seu encerramento dentro dos prazos previstos. Operações que não tenham sido concluídas do ponto de vista físico, financeiro e operacional, até 31 de dezembro de 2015, mas sim até 30 de junho de 2016. Nesta situação, todas as despesas pagas pelo beneficiário após o dia 31 de dezembro de 2015 não são elegíveis a cofinanciamento do POVT e têm que ser integralmente suportadas pelo beneficiário. Operações que não tenham sido concluídas do ponto de vista físico, financeiro e operacional até 30 de junho de 2016 e tenham um custo total inferior ou igual a 5 milhões de euros. Trata-se de uma situação irregular, que tem como consequência a não elegibilidade de toda a operação para o cofinanciamento comunitário do POVT, pelo que a operação será cancelada e as despesas cofinanciadas passam a não elegíveis, tendo o beneficiário que repor a totalidade do financiamento comunitário recebido para a operação. Operações que não tenham sido concluídas do ponto de vista físico, financeiro e operacional, até 30 de junho de 2016 e tenham um custo total superior a 5 milhões de euros. Trata-se de uma situação irregular (operação não operacional), que terá de ser analisada caso a caso e que só poderá ser mantida no POVT, a título excecional, caso o beneficiário assegure a sua conclusão até 31 de março de 2017 e desde que o conjunto dos projetos não operacionais não seja superior a 10% da dotação global do POVT. 1
Anexo 4: Norma N.º 01/AD&C/2014 "Orientações para o encerramento dos Programas Operacionais aprovados para intervenção do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, do Fundo Social Europeu e do Fundo de Coesão (2007-2013)" 1