Regulamento de Cedência e Utilização do Auditório da FEUP

Regulamento de Cedência e Utilização do Auditório da FEUP Serviços de Imagem, Comunicação e Cooperação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto 11 de Maio de 2005

Capitulo I - Disposições Gerais Artigo 1.º (Âmbito) O presente regulamento estabelece as condições de cedência e de utilização do Auditório da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Artigo 2.º (Objecto) O Auditório da Faculdade da Engenharia da Universidade do Porto compreende uma sala com a capacidade máxima de 416 lugares na plateia e de 99 lugares no balcão, equipada com modernos sistemas de som, meios de apresentação e de comunicação multimédia, iluminação cénica e projecção de cinema. Nos espaços anexos ao Auditório existem ainda três camarins, três gabinetes para tradução simultânea, uma sala de acolhimento, uma área de apoio com 173m 2, um bengaleiro e sanitários. Artigo 3.º (Missão) O Auditório é prioritariamente um espaço vocacionado para o acolhimento de eventos institucionais, conferências, seminários ou outras reuniões científicas. As qualidades acústicas do espaço e os equipamentos de que está dotado permitem a realização de eventos culturais de baixa complexidade cénica, como recitais e concertos de pequena dimensão ou a projecção de cinema. Pode ainda ser utilizado como espaço para gravação de performances musicais.

Capitulo II - Condições de Cedência Artigo 4.º (Pedido de Cedência) 1 - O pedido de cedência deve ser formulado em requerimento dirigido aos Serviços de Imagem, Comunicação e Cooperação (SICC), com a antecedência mínima de 30 dias da data do evento que se pretenda realizar. 2- O pedido de cedência poderá ser entregue em mão, por correio, por fax, por e-mail ou em formulário submetido via Internet, utilizando os contactos mencionados em anexo. 3 Do pedido de cedência deve constar a identificação da entidade requerente (denominação, morada e número de identificação fiscal), bem como a identificação do responsável pela organização do evento (nome, telefone e e- mail). 4 - O pedido deve ainda ser acompanhado de informação escrita pormenorizada, a ser anexada ao contrato de cedência, sobre a actividade que se pretende realizar, designadamente: a) a natureza do evento; b) a calendarização, incluindo o horário previsto; c) as instalações que se pretende utilizar; d) o plano de trabalhos (incluindo operações de montagem e desmontagem); e) o "raider" técnico detalhado; f) eventuais meios externos necessários. Artigo 5.º (Decisão) 1- A cedência do Auditório da FEUP depende de prévia apreciação do pedido pelo SICC, tendo por base o presente regulamento e as características da actividade que se pretende organizar. 2 - No caso de pedidos simultâneos para alturas coincidentes, as entidades da FEUP e das restantes unidades da Universidade do Porto têm prioridade sobre entidades externas na utilização do Auditório. 3 - Em situações não cobertas pelo número anterior, caberá ao Director da FEUP decidir sobre um parecer emitido pelo SICC e em função do interesse académico, cívico, cultural ou outro das iniciativas propostas.

4 - O Auditório não poderá ser cedido para a realização de actividades que não sejam julgadas adequadas às infra-estruturas disponíveis, que possam ser consideradas passíveis de causar danos ou acentuada deterioração material ou que, pelo seu conteúdo ou forma, violem os princípios estatutários pelos quais a Universidade do Porto e a Faculdade de Engenharia se regem. 5 - Com o deferimento do pedido será entregue um exemplar deste regulamento e o respectivo contrato de cedência. Artigo 6.º (Cedência) A cedência do Auditório da FEUP, de acordo com as condições contratualmente fixadas, permite a utilização das suas instalações e equipamento, sempre sob a supervisão dos responsáveis técnicos e administrativos da FEUP, bem como a prestação dos serviços do seu pessoal durante o período de cedência, segundo as normas e modalidades constantes deste regulamento. Artigo 7.º (Preço de Cedência) 1 - Os preços de cedência constam da tabela anexa ao presente Regulamento, sendo diferenciados para entidades externas ou internas à Universidade do Porto. 2 - O preço de cedência resulta da soma da componente do aluguer do espaço, do apoio técnico e meios necessários e de outros serviços eventualmente solicitados. 3 - Inclui-se no cálculo do preço de aluguer do espaço o tempo de montagem e desmontagem, sendo o respectivo valor reduzido em 50% durante esse período. 4 A componente de aluguer de espaço inclui os serviços de limpeza, a segurança e a utilização de três lugares de estacionamento no parque de visitantes. 5- Caso seja solicitado e autorizado, a componente de aluguer de espaço poderá ainda incluir a utilização dos camarins, da sala de acolhimento, da área de apoio, dos gabinetes de tradução, do bengaleiro ou de outras instalações da FEUP. 6 - A componente de apoio técnico inclui os meios técnicos solicitados e os recursos humanos necessários à sua operação, de acordo com a calendarização, plano de trabalhos e "raider" técnico definidos. Eventuais alterações ao planeado poderão resultar num acréscimo destes custos.

7 - No preço da cedência não se incluem os encargos relacionados com eventuais vistos e licenças da Inspecção-Geral das Actividades Culturais, serviço de bombeiros e policiamento. 8 - A contratação de serviços de "catering", de instalação de exposições, de tradução simultânea ou de secretariado é da responsabilidade do cessionário. Se houver interesse por parte do cessionário, a FEUP poderá indicar os prestadores de serviços a que habitualmente recorre. Artigo 8.º (Redução do Preço de Cedência) 1 - Em função do interesse da iniciativa proposta, a FEUP pode reduzir até ao valor mínimo (indicado na tabela anexa) o preço de aluguer do espaço. 2 - A atribuição do valor mínimo ao preço de aluguer do espaço compete exclusivamente ao Director da FEUP, podendo ser solicitada através de requerimento dirigido a este e entregue no SICC. 3 - Quando o preço de cedência do auditório da FEUP contemplar o valor mínimo de aluguer do espaço, nos termos do número anterior, deverão ser incluídos o logotipo da Faculdade e a menção com o apoio da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto em todos os meios de publicidade utilizados no evento. 4 - Eventos que se prolonguem por dias consecutivos serão objecto de redução de 30% no preço de aluguer do espaço a partir do segundo dia de evento. 5 - O aluguer continuado do Auditório por parte de uma entidade poderá ser objecto de protocolo específico que também contemple uma redução no preço de cedência. Artigo 9.º (Pagamentos) 1 - O cessionário pagará 25% do preço de cedência fixado no acto da assinatura do contrato de cedência e a parte restante até 30 dias após a emissão da respectiva factura, que terá lugar 15 dias após o final da utilização do Auditório. 2 - Em caso de desistência, o montante de 25% atrás referido não será objecto de reembolso e se essa desistência, comunicada por escrito, se verificar a menos de 3 dias da realização da actividade programada, o cessionário não ficará dispensado da totalidade do pagamento acordado.

3 - É da responsabilidade do cessionário o pagamento de todas as verbas relativas a encargos adicionais, direitos de autor e outras taxas fixadas na lei e relativas à produção de espectáculos. 4 - O pessoal técnico extra a contratar pela FEUP para a realização do plano de trabalhos deve ser pago pelo cessionário. Do mesmo modo, eventual equipamento técnico extra alugado pela FEUP para cumprimento do "raider" técnico deverá igualmente ser pago pelo cessionário. Artigo 10.º (Incumprimento) 1 - A verificação de desvios entre a actividade que tiver sido proposta e autorizada e a efectivamente desenvolvida, constitui incumprimento do contrato, conferindo à FEUP o direito de resolução imediata e sem pré aviso, podendo proceder-se de imediato à suspensão do evento previsto ou decorrente. 2 - A parte faltosa fica constituída na obrigação de indemnizar a FEUP dos eventuais danos que advenham daquele incumprimento. Artigo 11.º (Caução) 1 - A FEUP reserva-se o direito de exigir do cessionário a prestação de uma caução, a título de garantia, para o pagamento do preço da cedência bem como de eventuais danos geradores de responsabilidade civil. 2 - A caução prestada será restituída no prazo de sete dias após a realização da actividade e do integral pagamento do preço da cedência, caso não se verifiquem quaisquer danos a indemnizar. Artigo 12.º (Efeito) 1 - A cedência do Auditório da FEUP, só produz efeitos após a celebração do respectivo contrato, o qual deverá realizar-se com a antecedência mínima de quinze dias em relação ao início da utilização acordada, salvo em casos excepcionais devidamente fundamentados. 2 - Aplica-se ao contrato de cedência o regime geral dos negócios jurídicos, designadamente no que respeita à resolução de qualquer litígio emergente daquele contrato.

Capitulo III - Normas de Utilização Artigo 13.º (Principio geral) A utilização do Auditório está condicionada pelos objectivos determinados pela FEUP expostos no artigo 3 e pela observância e aplicação das regras exigidas à boa conservação dos equipamentos e espaços, à imagem pública do meio académico e às normas públicas de civismo. Artigo 14.º (Regras básicas) 1 - Não é permitido consumir alimentos no interior do Auditório. 2 - Não é permitido fumar no Auditório nem nas zonas adjacentes com sinalização de interdição de fumar. 3- Não é permitido introduzir no Auditório objectos que constituam risco para o equipamento ou ponham em causa a segurança do edifício ou das pessoas. 4- Não é permitida nenhuma alteração estrutural no espaço do auditório e adjacentes e não é consentido pregar, escrever, colar, riscar ou qualquer outro acto passível de provocar danos nas paredes do Auditório. 5 - Não é permitida a entrada de animais no Auditório. 6 - A afixação de cartazes, a criação de zonas de acolhimento dos participantes e a realização de exposições ou de refeições nos espaços adjacentes ao Auditório por parte das entidades cessionárias carece de autorização prévia e está condicionada aos espaços que para o efeito forem indicados, em função da organização interna, segurança e livre circulação das pessoas. 7- Cabe à entidade organizadora do evento a responsabilidade pela observância desta regras pela totalidade dos intervenientes no evento. Artigo 15.º (Bilhetes) 1 - Os bilhetes de ingresso, quando existirem, não podem ultrapassar a lotação da sala e deverão ser previamente validados pela FEUP, com a antecedência mínima de três dias da data da sua colocação à venda.

2 - É expressamente proibido à entidade cessionária vender bilhetes ou facultar a admissão de espectadores para além da lotação fixada, respondendo pela inobservância desse imperativo legal. Artigo 16.º (Visto) A realização de um espectáculo fica condicionada à apresentação pelo cessionário, com a antecedência mínima de dois dias, de vistos emitidos pela Inspecção-Geral das Actividades Culturais e pela Sociedade Portuguesa de Autores. Artigo 17.º (Obrigações do cessionário) 1 - O cessionário é responsável por assegurar os meios necessários à segurança de equipamentos e de pessoas, bem como por quaisquer danos causados por acto ou omissão dos seus agentes, pelo equipamento por si instalado ou pelos participantes na sessão que organiza. 2 - O cessionário é igualmente responsável por quaisquer infracções à legislação sobre espectáculos e acontecimentos públicos. 3 - A manutenção da ordem dentro do recinto é da inteira responsabilidade do cessionário, com o enquadramento dos seguranças e dos técnicos do Auditório da FEUP. 4 Qualquer dano ou furto verificado nos equipamentos da propriedade da FEUP é da inteira responsabilidade do cessionário, obrigando-se este à sua reparação, substituição ou pagamento. 5 A FEUP não se responsabiliza por qualquer dano, furto ou desaparecimento de material deixado no auditório que seja da propriedade do cessionário ou dos espectadores. Artigo 18.º (Disposições Finais) Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação do presente Regulamento serão resolvidos por despacho do Director da FEUP.

Tabela anexa ao regulamento de cedência do Auditório da FEUP (esta tabela faz parte integrante do mesmo e não pode ser facultada de modo independente) Componente de Aluguer de Espaço 1º Período 2º Período 3º Período 4º Período Dia Completo 8:00-13:00 13:00-18:00 18:00-21:00 21:00-24:00 Entidades Externas 720 720 600 900 1800 Entidades Internas à UP 400 400 330 500 1000 Preço mínimo (artigo 8º - 1) 240 240 200 300 600 Notas:! Nos tempos de montagem e desmontagem o preço é reduzido em 50%.! Para eventos de maior duração o preço é reduzido em 30% a partir do segundo dia. Componente de Apoio Técnico 1º Período 2º Período 3º Período 4º Período Dia Completo A B A B A B A B A B Entidades Externas 180 300 180 300 145 250 220 375 440 750 Entidades Internas à UP 140 240 140 240 115 200 175 300 350 600 Notas:! Ao fim de semana o preço é aumentado em 30%. Os valores apresentados são indicativos e referem-se aos requisitos usuais em eventos do tipo A (eventos institucionais) ou tipo B (eventos culturais de baixa complexidade cénica). Outros Serviços Gravação áudio (até 8 pistas, incluindo mistura básica e entrega em CD) Gravação audiovisual (uma câmara, incluindo edição e entrega em DVD) Transmissão audiovisual e publicação na Internet (webstreaming) Apoio do bengaleiro (pessoal de atendimento incluído) Aluguer de sinaleiros (de pé, tamanho A4) Aluguer de expositores (tamanho A0) Área para exposição no átrio de entrada / corredor B / área de apoio (por m 2 ) Parqueamento de veículos (grátis a partir das 20h ou ao fim de semana) 40 / hora 40 / hora 20 / hora 15 / hora 2 / dia 5 / dia 30/20/10 /dia 5 / dia Notas:! Ao fim de semana ou no 4º período o preço/hora dos serviços é aumentado em 30%. Outros serviços possíveis por orçamento (ex. aluguer de equipamento de videoconferência, aluguer de equipamento de tradução, produção áudio ou vídeo, edição CD ou DVD, projecção de cinema). Todos os preços apresentados são acrescidos de IVA à taxa legal, para entidades externas à FEUP. Contactos: Gestão de Eventos Divisão de Comunicação e Imagem Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Rua Dr. Roberto Frias 4200-465 Porto Telefone: +351 22 508 1524 Fax: +351 22 508 1503 Email: eventos@fe.up.pt URL: sicc.fe.up.pt/eventos

Gestão de Eventos Divisão de Comunicação e Imagem Serviço de Imagem, Comunicação e Cooperação Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Rua Dr. Roberto Frias 4200-465 Porto Telefone: +351 22 508 1524 Fax: +351 22 508 1503 Email: eventos@fe.up.pt URL: sicc.fe.up.pt/eventos Formulário de pedido de cedência do Auditório Entidade requerente denominação morada código postal - número identificação fiscal _ Responsável pelo evento Telefone _ e-mail Informação sobre o evento natureza A - evento institucional B - evento cultural descrição calendarização (data e horário previsto) instalações necessárias (espaços anexos e outros) plano de trabalhos (reuniões, ensaios, logística, montagem e desmontagem) "raider" técnico (requisitos técnicos, som, projecção, desenho de luz, colocação em palco, guião cénico, gravação ou outros elementos relevantes) outras informações (meios externos, bilhetes, etc.) Nota: anexar informação mais detalhada, se necessário. O requerente: Data: / /

Contrato de cedência do Auditório Entre a Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e a Entidade contratante a seguir identificada é celebrado o presente contrato, do qual constam as seguintes condições particulares. Entidade contratante denominação morada código postal número identificação fiscal - _ Condições particulares Espaços cedidos Autorizações Restrições Preço de Cedência Aluguer de Espaço Apoio Técnico Outros Serviços Total Todos os preços apresentados são acrescidos de IVA à taxa legal, para entidades externas à FEUP. A componente de apoio técnico inclui os meios técnicos solicitados e os recursos humanos necessários à sua operação, de acordo com a calendarização, o plano de trabalhos e o "raider" técnico definidos no pedido de cedência, que fica anexo a este contrato. Eventuais alterações ao planeado poderão resultar num acréscimo destes custos. O contrato rege-se pelas condições gerais constantes do Regulamento de Cedência e Utilização do Auditório da FEUP, aceites pelo cliente, ao qual foi entregue um exemplar do Regulamento. Data: / / Pela Entidade contratante: Pela FEUP: Assinatura: Assinatura: