CIRCULAR 001/2012 Assunto: PPA da PEL - 4º trimestre de 2011 Prezados Clientes, Conforme disposto na RN 227/10, da Diretoria Colegiada, regulamentada pela IN 45/10, da DIOPE, ambas da Agência Nacional de Saúde Suplementar, as Operadoras de Planos de Saúde ficam obrigadas a enviar eletronicamente, em conjunto com o DIOPS, o Relatório de Procedimentos Previamente Acordados sobre a Provisão de Eventos a Liquidar, elaborado por auditores independentes registrados na Comissão de Valores Mobiliários. A obrigação acima mencionada iniciou para as informações do 1º ao 3º trimestre de 2011, cujos prazos de envio para a ANS constam na RN 173/08, com a redação dada pela RN 212/10 e veiculadas em noticias no site da ANS. Link ANS: http://www.ans.gov.br/index.php/diops/atualizacoes/documentos-contabeis/1358-2011-relatorios-ppas Em 07/02/2012, a ANS alterou as regras de envio, exigindo agora a transmissão do 4º trimestre dos exercícios. Link ANS: http://www.ans.gov.br/index.php/diops/atualizacoes/documentos-contabeis/1360-2012-relatorio-ppas Portanto estamos solicitando aos clientes que enviem a documentação conforme orientação desta circular até o dia 15/03/2012 para que possamos realizar os trabalhos dentro do prazo final de entrega que será em 30/03/2012.
A seguir, listamos os documentos iniciais que devem ser providenciados pelas operadoras de planos de saúde para a aplicação dos Procedimentos Previamente Acordados da Provisão de Eventos a Liquidar de cada trimestre: O nome de cada arquivo enviado a esta auditoria deve resumidamente identificar seu conteúdo e deve estar correlacionado com seu respectivo item desta Circular. Para isto deve ser aberta uma pasta para cada um dos 6 itens desta Circular e dentro delas colocar os seus respectivos arquivos. 1. Enviar Balancete de Verificação contendo a movimentação do trimestre (saldo anterior, débito, crédito, saldo atual). 2. Enviar arquivo eletrônico dos Controles Gerenciais Obrigatórios (denominação atual dos antigos Registros Auxiliares Obrigatórios), previstos a partir da RDC nº 38 de 27/10/2000, a seguir listados: Os Controles Gerenciais Obrigatórios devem conter a movimentação e a totalização por mês do trimestre. Para cada controle gerencial devem ser gerados dois arquivos eletrônicos, um em.pdf, que possibilita melhor leitura, outro em.csv ou.xls ou.txt ou.mdb, que possibilite a tabulação dos dados. 2.1 - Registro de Eventos Conhecidos ou Avisados. O Registro de Eventos Conhecidos ou Avisados deve conter, no mínimo, os seguintes elementos (com totalizador ao final do relatório mensal): a) número do evento; b) número do contrato; c) data de emissão; d) vencimento do contrato; e) natureza; f) cobertura; g) data do conhecimento do evento; h) nome do usuário principal; i) CNPJ/CPF do usuário principal; j) nome do usuário do evento; k) data da ocorrência do evento; l) nome do prestador dos serviços; m) tipo de documento; n) número do documento; o) data da contabilização; p) valor do evento.
Obs.: 1. Os eventos conhecidos decorrem de atendimentos feitos: a) por terceiros, isto é, pela rede de prestadores de serviços conveniados ou cooperados (em se tratando de cooperativas), mediante emissão de nota fiscal de serviços ou outro documento comprobatório; ou b) pela rede própria da Operadora, quando existente. Neste caso, o atendimento é feito por pessoal próprio/assalariado e a apuração do valor de cada atendimento deve ser feita através de rateio das despesas que concorreram, direta ou indiretamente, para o atendimento feito. Esse rateio deve ser feito com base em metodologia a mais racional possível e consistente ao longo dos períodos. 2. Para adequação com os registros contábeis, esse registro auxiliar deve ser totalizado, segregadamente, por atendimentos feitos por terceiros e por atendimentos efetuados pela rede própria. 2.2 - Registro de Eventos Ressarcidos ou Recuperados (glosas). O Registro de Eventos Ressarcidos ou Recuperados (por glosas) deve conter, no mínimo, os seguintes elementos (com totalizador ao final do relatório mensal): a) número do evento; b) número do contrato; c) data de emissão; d) vencimento do contrato; e) natureza; f) cobertura; g) nome do usuário principal; h) CNPJ/CPF do usuário principal; i) nome do usuário do evento; j) data da ocorrência do evento; k) data do conhecimento do evento; l) nome do prestador dos serviços; m) tipo de documento; n) número do documento; o) data do registro contábil da glosa; p) data do ressarcimento ou recuperação (glosa); q) valor do ressarcimento ou recuperação (glosa). 2.3 - Registro de Eventos Ressarcidos ou Recuperados (coparticipação). Esse registro deve conter, no mínimo, os seguintes elementos (com totalizador ao final do relatório mensal):
a) número do evento; b) número do contrato; c) data de emissão; d) vencimento do contrato; e) natureza; f) cobertura; g) nome do usuário principal; h) CNPJ/CPF do usuário principal; i) nome do usuário do evento; j) data da ocorrência do evento; k) data do conhecimento do evento; l) nome do prestador dos serviços; m) tipo de documento; n) número do documento; o) data do registro contábil da coparticipação; p) data do ressarcimento ou recuperação (coparticipação); q) valor do ressarcimento ou recuperação (coparticipação). 3. Enviar arquivo eletrônico em.pdf do Livro Razão Contábil, com a movimentação do trimestre e que contenha as respectivas contrapartidas, das seguintes contas de Provisão de Eventos/Sinistros a Liquidar: 2111791, 2112791, 2111792 e 2112792. Caso no Livro Razão dessas contas não conste a contrapartida, enviar arquivo do Livro Razão das contas da 411, 412 e 413. 4. Enviar arquivo eletrônico do Controle Gerencial de Eventos a Liquidar, para a posição do final do trimestre. Esse controle gerencial deve possibilitar a segregação/informação do valor dos eventos a liquidar em: (a) eventos avisados nos últimos 30 dias; e (b) eventos avisados há mais de 30 dias. O Registro de Eventos a Liquidar deve conter, no mínimo, os seguintes elementos (com totalizador em cada coluna que apresente valor): a) nome do prestador dos serviços; b) tipo de documento; c) número do documento; d) número do evento; e) número do contrato; f) data de emissão; g) vencimento do contrato; h) natureza; i) cobertura;
j) nome do usuário principal; k) CNPJ/CPF do usuário principal; l) nome do usuário do evento; m) data da ocorrência do evento; n) data do conhecimento do evento; o) data da contabilização do evento; p) data do vencimento; q) data do pagamento (se pago); r) valor do evento; s) valor da glosa; t) valor a pagar. 5. Enviar arquivo eletrônico do relatório de pagamentos realizados após a data-base de fim do trimestre, que abranja o período que vai do dia 1º ao último dia útil anterior à última semana cheia do mês seguinte ao encerramento do trimestre. O Registro de Eventos Pagos deve conter, no mínimo, os seguintes elementos: a) nome do prestador dos serviços; b) tipo de documento; c) número do documento; d) número do evento; e) número do contrato; f) data de emissão; g) vencimento do contrato; h) natureza; i) cobertura; j) nome do usuário principal; k) CNPJ/CPF do usuário principal; l) nome do usuário do evento; m) data da ocorrência do evento; n) data da conhecimento do evento; o) data da contabilização do evento; p) data do pagamento; q) valor do evento; r) valor da glosa; s) valor pago. Com base nesse relatório enviar cópias digitalizadas dos documentos: nota fiscal, fatura ou boleto bancário, e dos seus respectivos pagamentos, das seguintes contas de maior valor financeiro: - 10 (dez) contas médico-hospitalares de prestador pessoa jurídica; - 10 (dez) contas médico-hospitalares de prestador pessoa física; - 10 (dez) contas odontológicas de prestador pessoa jurídica; e - 10 (dez) contas odontológicas de prestador pessoa física. Digitalizar e enviar o protocolo das contas selecionadas.
6. Caso a operadora possua eventos a pagar contabilizados, garantidos por depósito(s) judicial(is), informar o montante dos eventos a liquidar garantido por depósito(s) judicial(is) (R$ ), assim como o valor do(s) depósito(s) judicial(is) (R$ ) e o respectivo razão contábil na extensão.pdf. Enfatizamos que os documentos listados nos itens de 1 a 6 devem ser enviados a esta auditoria, até o dia 15/03/2012, IMPRETERIVELMENTE, de modo que seja possível atender a determinação da Agência Nacional de Saúde Suplementar. Caso não sejam remetidos até esta data-limite, a responsabilidade pelo não cumprimento do prazo é da operadora. Etapas para aplicação dos Procedimentos Previamente Acordados: Descrição Envio dos documentos pelas operadoras a esta auditoria. Análise dos documentos enviados pelas operadoras. Caso a auditoria encontre inconsistências entre os relatórios e/ou documentos e os registros contábeis, a auditoria enviará as inconsistências para a operadora. A operadora deve se manifestar sobre as inconsistências apontadas pela auditoria, dando as devidas explicações a respeito das mesmas. A operadora deve se manifestar por escrito para esta auditoria, em resposta assinada, enviando-a digitalizada, ressaltando que a resposta vai para a ANS. Preparo e envio, por esta auditoria, do relatório sobre os Procedimentos Previamente Acordados. Datas/Prazos Até o dia 15/03/2012 Até o dia 16/03/2012 Até o dia 21/03/2012 Até o dia 23/03/2012 Entre o dia 24/03/2012 ao dia 30/03/2012 Em função da necessidade de atendimento dessa nova obrigação, solicitamos o repasse dessas informações às áreas Contábil e de Tecnologia da Informação, no sentido de agilizar a elaboração das informações e dos arquivos eletrônicos, relativos ao 4º trimestre. Esclarecemos que os trabalhos de aplicação dos Procedimentos Previamente Acordados serão realizados exclusivamente nos escritórios desta empresa de auditoria. Em função do prazo exíguo para sua conclusão, os documentos deverão estar disponibilizados no prazo acima estabelecido, os quais devem ser enviados conforme orientações constantes no ANEXO desta Circular. Cabe ressaltar ainda, que caso essa operadora não tenha realizado até a presente data, a contratação formal de auditoria independente versando sobre a aplicação dos
Procedimentos Previamente Acordados, nos moldes da RN 227/10 e IN 45/10, ambas da ANS, gentileza contatar a Sra. Viviane Silva (31-3291-2950 ou 31-9237-0269); ou pelo e- mail: marketing@grunitzky.com.br, para que seja elaborada uma proposta adequada ao perfil de sua empresa, visando atendermos essa nova obrigação legal determinada pela Agência Reguladora (ANS). Curitiba, 01 de março de 2012. Atenciosamente, Diretoria Técnica da GRUNITZKY - AUDITORES INDEPENDENTES S/S ANEXO Envio de arquivos para aplicação do PPA via sistema INTRANET - Grunitzky Auditores Independentes S/S. O Cliente (operadora) deverá acessar o endereço www.grunitzky.com.br, localizar o menu INTRANET, selecionar a opção CLIENTE, na qual será redirecionado à página para efetuar o cadastro. No primeiro acesso, deverá utilizar os seguintes dados: Número do CNPJ da operadora, e-mail = teste@teste.com.br e senha = 123mudar, será então solicitada a atualização cadastral, na qual deverá ser informado Nome, Telefone, e-mail e senha de acesso para o Diretor Responsável perante a ANS, para o Contador e para o Diretor Financeiro. Após esta atualização o próximo acesso deve ser efetuado com as informações cadastradas. Após, deverá seguir os seguintes passos: 1º) Dentro do módulo INTRANET, escolher a opção enviar arquivos para PPA (Procedimentos Previamente Acordados), selecionando o item a ser enviado (PEL, DIOPS ou SIP), bem como o exercício e trimestre correspondente. Para enviar os arquivos, estes devem ser compactados em arquivo único na extensão.zip, pois somente será aceito um arquivo para cada PPA/Ano/Trimestre. 2º) A Grunitzky, ao receber o arquivo, procederá a análise, respondendo o questionário eletronicamente conforme o anexo I da IN 45 DIOPE e encaminhará e- mail para que o CLIENTE verifique as ocorrências apontadas, na análise feita pela auditoria, e faça suas observações e justificativas, lembrando que as justificativas são para a Agência Reguladora.
3º) Ao receber o e-mail de confirmação que o questionário está disponibilizado para justificativas, o cliente deverá acessar o sistema localizando a opção Questionário - PEL IN 45 - Anexo I e proceder as respostas nas justificativas solicitadas. Após concluir, deverá enviar o arquivo na opção envio ao auditor e aguardar e-mail de confirmação da Grunitzky para proceder a impressão e envio deste questionário da seguinte forma: Envio em meio eletrônico em arquivo PDF pelo sistema na opção envio do Questionário - PEL IN 45 - Anexo I, assinado pelo Diretor Responsável perante a ANS e pelo Contador, para a qual os campos já estarão disponíveis na impressão. 4º) Após emissão do Relatório do PPA sobre a PEL pela Grunitzky, este deve ser enviado para a ANS em meio eletrônico pelo cliente, portanto a Grunitzky enviará um e-mail ao cliente confirmando que já está disponível para download o arquivo digital preparado na opção do sistema Relatório PPA sobre a PEL para envio a ANS no exercício e trimestre correspondente. 5º) O cliente deverá enviar esse Relatório em meio eletrônico no site da ANS e guardar, por 5 anos, o relatório emitido pela Grunitzky.