Curso Montagem de processos de registro de diplomas

Curso Montagem de processos de registro de diplomas

Objetivos Colaborar para a diminuição de processos devolvidos com erro; Conhecer as principais dificuldades das Instituições de Ensino Superior (IES); Melhorar o relacionamento entre a DERD e IES; Padronizar os procedimentos para registro;

Dinâmica do curso Temas: 1ª Etapa de 8h00 às 10h ou de 13h30 às 15h30 Constituição do Processo Ficha de Registro Histórico Intervalo 10h às 10h20 ou 15h30 às 15h50 2ª Etapa - de 10h20 às 12h ou de 15h50 às 17h30 Temas: Diploma Apostila 2ª Via Diversos

Constituição do processo Portaria DAU/MEC nº 33/78 4

Constituição do processo a) Ofícios O ofício que acompanha o Lote, sempre deverá conter número (OF. nº 834/12) O ofício que acompanha o processo é individual (um para cada aluno) Ofício deve ser encaminhado ao responsável pelo DRCA 5

Constituição do processo b) Certidão de nascimento ou casamento São estes documentos que definem o nome que aparecerá no diploma Atenção para os casos em que haja algum tipo de averbação 6

Constituição do processo c) Documento Oficial de Identidade Se utilizar RG RG nº 247428444/RJ Letra é número 7 RG nº M-263160/MG

Se utilizar RNE Constituição do processo RNE nº W352751 DPMAFSP Atenção para os Portugueses. Ver Decreto 70.391, de 12/04/72 Se utilizar CNH CNH nº 02356112401 /UF 8

Constituição do processo Se utilizar Documento de Identificação Profissional Citar o Órgão expedidor RG nº 26257D CREA/MG Se utilizar Registro de Identificação Militar 9 RG nº 86240 PM/RJ ou RG nº xxxxx CBM/UF para Bombeiro

1.1 Constituição do processo Se utilizar Documento de Identificação do: EXÉRCITO, MARINHA ou AERONÁUTICA RG nº xxxxxx /UF sem mar, sem ar e sem terra 10

1.1 Constituição do processo Se utilizar CTPS CTPS nº 48.635 série 00002/RJ 11

1.1 Constituição do processo Se utilizar Passaporte Passaporte nº xxxxxx 12

1.1 Constituição do processo ATENÇÃO para a Validade do documento de identificação Precisa estar dentro da validade na data da EXPEDIÇÃO do diploma OBS.: Não serão aceitas cópias ilegíveis 13

1.1 Constituição do processo d) Título de eleitor/quitação eleitoral Dar preferência pela quitação eleitoral emitida no site http://www.tse.jus.br/eleitor/certidoes/certidao-dequitacao-eleitoral observar se o aluno estava com a quitação em dia na data de conclusão do curso/colação de grau se utilizar o comprovante de votação, observar se houve 2º turno Justificativa eleitoral NÃO É QUITAÇÃO! 14

1.1 Constituição do processo e) Quitação com Serviço Militar Caso ainda não tenha a Certidão de Dispensa de Incorporação (CDI), sempre enviar cópia dos dois lados do documento. Importante observar se carimbos estão em dia; Também são comprobatórios de quitação, Cartão ou Carteira de Identidade fornecidos por : - Ministério Militar da ativa, reserva remunerada e reformados das forças Armadas; - Órgão legalmente competente das Forças Armadas (ex.: Tiros de Guerra) não será necessário a partir do ano em que o aluno completar 46 anos de idade; 15 Fonte: Decreto nº 93.670, de 09/12/1986, D.O.U. de 10/12/86

1.1 Constituição do processo f) Conclusão do Ensino Médio original ou cópia autenticada em cartório caso o aluno tenha concluído o Ensino Médio em país estrangeiro, enviar equivalência de estudos SEDU caso o aluno já possua uma graduação superior, apresentar cópia do diploma autenticada em cartório Cursos Técnicos não integrados com Ensino Médio não são válidos como comprovante 16 Pode ser certificado emitido pelo ENEM (Portaria normativa nº 16 de 27/07/2011, D.O.U. 28/07/2011) Atenção aos Históricos/Certificados de Supletivos a Distância! Enviar com publicação do Diário Oficial e/ou autenticação do órgão competente.

1.1 Constituição do processo g) Histórico do curso superior sempre original Prestar atenção à Portaria. Precisa ser a mesma do Diploma e Ficha de Registro Ano do processo seletivo. Quando é transferência precisa constar o ano em que ingressou na instituição anterior. Obrigatório constar dados do ENADE 17

18 Ficha de Registro

1 - Diplomado: 2 - Nº de Identidade/UF: 3 - Data de nascimento: 4 - UF: 5 - Ano de conclusão do Ensino Médio ou Equivalente: 6 - Estabelecimento de Ensino Superior: 7 - Ano do Processo Seletivo: 8 - Curso superior: 9 - Habilitação /Título: 10- Histórico Escolar de Graduação/ Integralização Curricular: Atende as exigências legais vigentes 11- Ato(s) Legal (ais) de Reconhecimento do Curso (Ato, data do ato e data de publicação D.O.U): 12- Data de colação de grau: 13- Data da expedição do diploma: 14- Quitação com Justiça Eleitoral: Sim 15- Quitação com Serviço Militar: Sim 16- Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes - ENADE 17- Observação: ( ) Participante ( ) Dispensado 18- Esta IES declara serem verdadeiros todos os documentos enviados neste processo de registro e assume toda e qualquer responsabilidade pela prestação das informações supracitadas solicitando o registro do diploma. 19- Diretor Secretário carimbo carimbo 19 REGISTRE-SE: Diploma registrado sob nº Livro Fls. Proc. Vitória (ES), / /. Servidor que efetuou o registro

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 1 Diplomado: nome conforme certidão de nascimento ou casamento 20

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 2 Nº de Identidade/UF: seguir as regras anteriormente citadas 21

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 3 Data de nascimento: conforme certidão de nascimento ou casamento 22

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 4 UF: - estado de naturalidade - se for estrangeiro mudar para País 23

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 5 Ano de conclusão do Ensino Médio/equivalente: - colocar o ano de conclusão REAL ; - quando utilizar diploma de graduação, colocar o ano de conclusão do curso superior. 24

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 6 Estabelecimento de Ensino Superior: - Nome da IES em que aluno concluiu a graduação * Atenção para não colocar o nome da IES anterior, caso o aluno seja de Transferência 25

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 7 Ano Processo Seletivo: - caso seja aluno de Transferência colocar também o nome da IES anterior ; - Caso aluno tenha ingressado pelas modalidades Novo Curso, Portador de Diploma de Curso Superior ou Reingresso, sem participar de novo processo seletivo, colocar: ano + modalidade de ingresso 26

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 8 Curso Superior: o nome do curso deve ser idêntico ao da Portaria; PORTARIA Nº 3.048, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 O Ministro de Estado da Educação, usando da competência...: Art. 1o Reconhecer, pelo prazo de quatro anos, o curso de Engenharia, com habilitação Engenharia de Computação, bacharelado, ministrado pelo Centro Universitário de Brasília, com sede... CRISTOVAM BUARQUE Curso superior: Engenharia 27

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 9 Habilitação/Título: deve ser idêntico ao da Portaria Não confundir Título com Habilitação Diplomas expedidos a partir de 04/04/2012, flexionar o Título conforme gênero. Ex: Bacharela, Mestra, Licenciada PORTARIA Nº 3.048, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 O Ministro de Estado da Educação, usando da competência...: Art. 1o Reconhecer, pelo prazo de quatro anos, o curso de Engenharia, com habilitação Engenharia de Computação, bacharelado, ministrado pelo Centro Universitário de Brasília, com sede... CRISTOVAM BUARQUE Curso superior: Engenharia Habilitação/Título: Engenharia de Computação/Bacharel 28

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 10 Histórico Escolar de Graduação/Integralização Curricular: Atende as exigências legais vigentes (texto fixo neste campo) 29

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 11 Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 1.: IES possui somente Autorização do Curso. Utilizar Portaria de Autorização + Portaria de Amparo ou Utilizar somente Portaria de amparo para o registro até que o Reconhecimento seja publicado no D.O.U. Exs.: Portaria de Autorização nº xxxx, D.O.U. de / /, reconhecido pela Portaria Normativa nº 40 (data e D.O.U) ou Portaria Normativa nº 40 (data e D.O.U) 30

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 11 Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 2.: IES possui Reconhecimento do Curso vigente. Utilizar a Portaria de Autorização + Reconhecimento Ou Utilizar somente Portaria de Reconhecimento 31

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 11 Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 3.: IES possui Reconhecimento do curso vencido. Utilizar a Portaria vencida + Portaria de amparo para o registro até que a Renovação do Reconhecimento seja publicada no D.O.U. Ou Somente Portaria de Amparo para o registro Ex.: Reconhecido pela Portaria nº xxxx de dd/mm/aaaa, D.O.U. dd/mm/aaaa e/ou Portaria Normativa nº 40 (data e D.O.U) 32

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 11 Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Caso 4.: IES possui Renovação do Reconhecimento. Utilizar a Portaria vencida + Portaria de Renovação do Reconhecimento Ou Somente Portaria de Renovação do Reconhecimento 33

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 11 Ato(s) Legal(ais) de Reconhecimento do Curso: Observações para uso da Portaria Normativa nº 40/2007 republicada em 2010 Para quem concluiu até 29/12/2010, pode usar a 40 sem a republicação Se a expedição do diploma for posterior à republicação, pode usar a 40 com a republicação É obrigatório? Não. Será obrigatório somente nos casos em que a 40 estiver substituindo a Portaria 2.413 (caso o MEC permita) - Atenção para o prazo de solicitação de Reconhecimento/Renovação previstos pelo MEC 34

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 12 - Data de colação de grau: (data registrada em ata) Campo 13 - Data de expedição: Coerência entre os dados da Ficha, Histórico e Diploma 35

h) Ficha de Registro 1.1 Constituição do processo Campo 14 - Quitação com Justiça Eleitoral: sim Campo 15 - Quitação com Serviço Militar: sim se for do sexo feminino pode colocar apenas um traço ( - ), ou isenta *Não deixar o espaço em branco OBS.: Coerência entre os dados da Ficha e documentação apresentada no processo 36

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 16 ENADE: ( ) Participante ( ) Dispensado Não esquecer de marcar! OBS.: Mencionar dados do ENADE no Histórico 37

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 17 Observação : Será utilizado somente nestes casos: menção de Apostilas menção de nomes de Diretor/Secretária diferentes da Ficha ou Diploma registro de 2ª Via, para citar os dados da 1ª Via do diploma 38

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 18 Termo de compromisso : Esta IES declara serem verdadeiros... não pode alterar o texto; 39

1.1 Constituição do processo h) Ficha de Registro Campo 19 Assinaturas: Assinatura Diretor(a) Assinatura Secretário(a) carimbo carimbo sempre assinado pelos responsáveis na época da expedição do Diploma (salvo casos excepcionais) Responsáveis devidamente identificados (via carimbo ou digitação) 40

h) Ficha de Registro 1.1 Constituição do processo OBSERVAÇÕES IMPORTANTES! Não perfurar Não grampear Não encaixar em garras Não colocar logomarca da IES Margens: Esquerda 3cm, Direita 2cm Papel A4 Não acrescentar nem retirar dados da Ficha 41

1.1 Constituição do processo i) Comprovante pagamento TAXA IES não deve utilizar o comprovante de Agendamento Precisa ser comprovante original acompanhado do GRU IES deve pagar a taxa individualmente para cada aluno Fontes: Parecer CNE/CES nº 11/2010, D.O.U de 05/04/2011 e Resolução CUn/UFES nº 58/2012 42

1.1 Constituição do processo j) CPF É necessário enviar cópia simples para conferência da taxa de registro Caso o nº do CPF apareça no documento de identidade apresentado, não é necessário 43

Constituição do processo k) Outros documentos específicos: Certidão de Estudos (quando aluno não tem histórico do Ensino Médio) Declaração de Dispensa de Disciplinas Declaração de Estágio Certidão de Apostilamento 44

Constituição do processo Observações gerais OBSERVAÇÕES IMPORTANTES A falta de qualquer documento constituinte do processo acarretará sua devolução sem o devido registro; Processo de um mesmo aluno licenciado/bacharel de um mesmo curso, informar que cópia do Ensino Médio está no processo paralelo ou enviar nos dois. Utilizar pasta de tamanho apropriado (sem deixar bordas do diploma para fora da pasta) Principal requisito para a montagem correta do processo: Atenção 45

46 Histórico Escolar

Histórico Escolar Campos com maior ocorrência de erros Campo da Habilitação sem preenchimento Portaria diferente ou faltando o Amparo 47

48 Diploma

Selo nacional Obrigatório Diploma anverso NOME DA FACULDADE (de acordo com o Ato Legal de Credenciamento) Logomarca IES Opcional O Diretor da (NOME DA FACULDADE conforme ato legal), no uso de suas atribuições e tendo em vista a conclusão do curso de (NOME DO CURSO conforme portaria) em (DATA DA CONCLUSÃO/COLAÇÃO), confere o título de (TITULAÇÃO Licenciado(a) ou Bacharel(a), conforme portaria de reconhecimento do curso) a NOME DO ALUNO brasileiro(a), natural do Estado (onde nasceu), nascido(a) a (data de nascimento dd/mm/aa), nº do documento oficial de identidade sigla do Estado que expediu e outorga-lhe o presente Diploma, a fim de que possa gozar de todos os direitos e prerrogativas legais. Cidade onde está situada a IES, data de expedição do diploma 49 Assinatura Secretária Assinatura Diplomado Assinatura Diretor(a)

Diploma anverso NOME DA FACULDADE (de acordo com o Ato Legal de Credenciamento) 50

Diploma anverso O Diretor da (NOME DA FACULDADE conforme ato legal), no uso de suas atribuições e tendo em vista a conclusão do curso de (NOME DO CURSO conforme portaria) Mudança de nome Habilitação 51

Diploma anverso em (DATA DA CONCLUSÃO/COLAÇÃO), confere o título de (TITULAÇÃO Licenciado(a) ou Bacharel(a), conforme portaria de reconhecimento do curso) a Conclusão/colação Flexão do gênero 52

Diploma anverso NOME DO ALUNO Averbações Acentos/letras 53

Diploma anverso brasileiro(a), natural do Estado (onde nasceu), nascido(a) a (data de nascimento dd/mm/aa), Atenção! Se for estrangeiro, deverá aparecer o nome do país. Ex.: italiano, natural da Itália... Atenção para os nascidos em Brasília DF. Ex.: brasileiro, natural do Distrito Federal,... 54

Diploma anverso nº do documento oficial de identidade/ sigla do Estado emissor Atenção! às regras em relação à documentação 55

Diploma anverso e outorga-lhe o presente Diploma, a fim de que possa gozar de todos os direitos e prerrogativas legais. 56

Diploma anverso Cidade onde está situada a IES, data de expedição do diploma Atenção! Data da expedição 57

Diploma anverso Assinatura Secretária Assinatura Diretor(a) Atenção! Ato de designação e cartão de assinaturas (originais) do Diretor(a)/Secretária precisam estar na Pasta da IES Não podem faltar estas assinaturas Assinaturas terão de ser identificadas aqui ou no verso do diploma 58

Curso de (nome do curso) Habilitação (se houver) Ato Legal de Reconhecimento do curso Diploma (verso) Seguir o texto da Portaria Dados iguais aos da Ficha de Registro MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO DIPLOMA REGISTRADO SOB O No LIVRO FOLHA PROC. Por delegação de competência do Ministério da Educação e nos termos da Portaria no 71/77- DAU/MEC, de 21/10/77. Este é o campo utilizado pela UFES para efetuar o registro. Atenção ao espaço ao mandar confeccionar o diploma. 59 Vitória-ES, de de. Divisão de Expedição e Registro de Diplomas Diretor Departamento de Registro e Controle Acadêmico Diretor. Se utilizar Apostilas é importante fazer o aproveitamento inteligente do espaço!

Diploma OBSERVAÇÕES IMPORTANTES! Dados do Diploma terão de ser coerentes com dados do Histórico e Ficha de Registro Nos casos em que o diploma encontrar-se danificado (amassado, manchado, dobrado, etc), não será registrado. 60

61 Apostila

Apostila Pode ser utilizada para: Inclusão de Habilitações Correção de erros Alteração em nome (solteira/casada) 62

Apostila Observações importantes O apostilamento poderá ser feito concomitantemente com o registro do diploma ou posteriormente. 63 Apostila Concomitante ao registro Não precisa pagar taxa de apostilamento, somente taxa de registro Constituição do Processo completa Citar dados da apostila no campo Observação da ficha de registro Apostila Posterior ao registro (averbada) Pagamento da taxa de apostilamento Não é necessário enviar nova Ficha de Registro Necessário enviar atualização da quitação eleitoral, histórico da IES com habilitação(ões) e certidão de equivalência da(s) apostila(as)

Apostila Atenção para: Data da apostila precisa ser igual ou posterior à data da expedição do diploma (caso de concomitante) Data da apostila precisa ser posterior à data do registro do diploma (caso de averbada) Dados da Apostila devem ser coerentes com dados do Histórico e Ficha de Registro A apostila deve citar o local, a data e a assinatura do responsável Atenção à utilização do espaço 64

Apostila para correção de erro Exemplos: Onde se lê Aline Costa, leia-se Alice Costa. Local, data. Assinatura do Responsável Onde se lê na data de expedição do diploma, 30 de janeiro de 2009, leia-se 15 de fevereiro de 2009. Local, data. Assinatura do Responsável 65

66 2ª Via

2ª Via Observações importantes 2ª Via terá a expressão 2ª Via impressa no diploma (anverso ou verso) Identificar de forma bem visível a capa (pasta) do processo de 2ª Via No campo Observações da Ficha de registro citar os dados completos da 1ª Via da seguinte forma: Apostila: Segunda via. A 1ª via foi registrada sob número... Fontes: Portaria DAU/MEC nº 33, de 02/08/1978 Portaria nº 1 de 09/03/1982, D.O.U. 10/03/1982 67

68 Diversos

Lei 12.605/2012, D.O.U. 04/04/2012 Lei da Dilma Art. 2º As pessoas já diplomadas poderão requerer das instituições a reemissão gratuita dos diplomas, com a devida correção,... Solicitar 2ª via. 69

Transcrição de registro Só pode ser feita dentro do mesmo ano em que foi realizado o registro do diploma Não pode alterar data de expedição Manter as mesmas autoridades responsáveis pela expedição: Diretor(a) e Secretária Diploma não pode ter sido entregue ao graduado Obedecerão aos mesmos prazos de ingresso e aguardarão na fila Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 30,00 70 Fonte: Resolução CUn/UFES nº 58/2012

Adiantamento Pode ser solicitado nos seguintes casos, devidamente comprovados: Risco de perda de emprego; Nomeação para cargo público; Promoção profissional; Ordens judiciais (mandado de segurança, liminar, etc) Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 30,00 após análise e aprovação da Diretoria do DRCA Fonte: Resolução CUn/UFES nº 58/2012 71

Pastas das IES Manter sempre organizadas e atualizadas 72

Processos Devolvidos Não retirar nenhuma folha do processo, nem mesmo as erradas Cuidado para não cometer outros erros Serão feitos mediante pagamento de taxa no valor de R$ 50,00 (cinquenta reais) por processo Fonte: Resolução CUn/UFES nº 58/2012 73

Registro de diplomas de pós-graduação Todas as regras referentes ao registro da graduação são aplicáveis também à pós-graduação 74

Períodos de entrada de processos na UFES 1º período: de 01 de fevereiro a 30 de abril 2º período: de 01 de agosto a 31 de outubro OBS.:Processos devolvidos e trancrições também obedecerão estes períodos 75 EXCEÇÃO Análise de pedidos de adiantamento poderão dar entrada a qualquer tempo.

Informações Importantes NÃO É ATRIBUIÇÃO DA UFES ligar para a IES informando sobre erros nos processos. Não haverá mais telefonemas e/ou e-mails neste sentido. Não passar telefone da DERD para alunos. Dúvidas serão esclarecidas nas reuniões mensais previamente agendadas junto ao DRCA (fone: 4009-2413 com Vane) 76

Muito obrigada pela presença de todos e um ótimo trabalho para vocês! Equipe DERD-Particulares Caroline Elenice Gabriela Karina Rita Vânia 77