A ESTRUTURA DE CUSTOS DO IST Isabel Ribeiro INSTITUTO DE SISTEMAS E ROBÓTICA INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO António Cruz Serra INSTITUTO DE TELECOMUNICAÇÕES INSTITUTO SUPERIOR TÉCNICO
Sumário da Apresentação Estrutura de Custos Definição Justificação da necessidade A experiência do IST Fases de implementação: o exemplo do IST Contabilidade analítica Auditoria anual às contas Metodologia de cálculo dos valores da Estrutura de Custos Auditoria da Estrutura de Custos Envio para as entidades financiadoras
Estrutura de Custos: Definição O que é a Estrutura de Custos? Chave de Repartição dos Custos Indirectos da Investigação por hora de trabalho de cada docente/investigador Entrada: Custos Totais de um exercício devidamente auditados Estrutura de Custos Saída: Valor do overhead/hora para cada Departamento, aplicável aos docentes/investigadores desse Dept.
Estrutura de Custos: Justificação Porque é necessária a Estrutura de Custos? Missão do IST Ensino, Investigação, Ligação à Sociedade Números 960 docentes (750 doutorados) 10 Departamentos + 1 Sec.Autónoma 850 bolseiros I&D desenvolvida em 31 unidades de I&D em áreas de ciência e tecnologia diversas Matemática, biotecnologia, engªelectrotécnica, civil, mecânica, física, química,. 1080 doutorados.. App. 2000 novos projectos de I&D desde 2000 (com associados) Duração média dos projectos: 3-4 anos Relatórios de projectos anuais Fontes/Entidades Financiadoras UE, ESA, FCT, AdI,... Critério de Repartição das Despesas Gerais/Custos Indirectos Devidamente justificado e explicitado Auditável
Estrutura de Custos: Experiência do IST Em 1995 e 1996 discutiu com a CE a metodologia de cálculo dos custos de estrutura. Em1996 a CE aceitou uma metodologia. A estrutura de custos de 1996 foi calculada e auditada. A partir de 1996 o IST participa a Full Costs nos projectos da UE. Todos os anos, após auditoria às contas do IST É aplicada a metodologia aprovada para o cálculo da estrutura de custos; A estrutura de custos é auditada (auditoria requerida pelo IST); O IST informa a UE da nova estrutura de custos. A estrutura de custos é também a base da justificação dos Gastos Gerais de entidades financiadoras nacionais (FCT, AdI).
Fases do Processo: o exemplo do IST Implementação de Contabilidade Analítica Auditoria às Contas do IST Cálculo da Estrutura de Custos Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos Existência de Contabilidade Analítica Auditoria às contas de cada exercício do IST Cálculo da metodologia de alocação dos da I&D aos docentes de cada Departamento Metodologia aceite pelas entidades financiadoras Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos
Contabilidade Analítica Implementação de Contabilidade Analítica Auditoria às Contas do IST Cálculo da Estrutura de Custos Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos Alocação de todos os custos a uma actividade Cada despesa é associada a um Centro de Custo Cada Centro de Custo está associado a um Tipo de Actividade Relação entre custos e actividades
Alocação de Despesas a Actividades CENTROS DE CUSTO Os Centros de Custo são classificados de acordo com o Tipo de Actividade a que estão associados TIPOS DE ACTIVIDADE Ensino Todas as actividades directamente relacionadas com ensino graduado e pós-graduado Investigação Todas as actividades exclusivamente relacionadas com investigação Mistas Todas as que não é possível classificar só como Ensino ou só como Investigação
Alocação de Despesas a CC Centros de Custo Tipo de Actividades Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Despesa Ensino Investigação Cada despesa é associada a um Centro de Custo Mistas
CC e Departamentos Centros de Custo Cada CC é associado a um Departamento Departamentos Ensino Investigação Dept. Engª Civil e Arquitectura Dept. Engª Electrotécnica e de Computadores Dept. de Física Dept. Matemática Dept. de Engª Materiais Dept. de Engª Mecânica Dept. Engª de Minas e Georrecursos Dept. de Engª Química Dept. de Engª e Gestão Sec.Aut. Engª Naval Dept. de Engª Informática Mistas E a alocação de Despesas Comuns?
Alocação de Despesas Comuns Exemplos de Despesas Comuns Água Energia Comunicações Vigilância/Segurança... 261.628,75 1.420.955,72 421.868,30 667.821,94 Dados de 2006 Alocação a cada Departamento é proporcional à área ocupada Os espaços atribuídos a cada Departamento são aprovados regularmente pelo Conselho Científico do IST. O Núcleo de Instalações e Equipamentos da Direcção Técnica tem todas as áreas do IST caracterizadas do ponto de vista da actividade que acolhem. Áreas de salas de aula Actividade Ensino Áreas usadas exclusivamente para I&D Actividade Investigação Restantes áreas Actividade Mista Outras Despesas Comuns Serviços comuns (p.e., reprografia, oficinas) Afectos aos Departamentos na proporção dos custos apurados até ao momento
Matriz de Custos por Actividade e Departamento Dept. Engª Civil e Arquitectura Dept. Engª Electrotécnica e de Computadores Dept. de Física Dept. Matemática Dept. de Engª Materiais Dept. de Engª Mecânica Dept. Engª de Minas e Georrecursos Dept. de Engª Química Dept. de Engª e Gestão Sec.Aut. Engª Naval Dept. de Engª Informática Ensino Investigação Mista Despesa efectuada num ano civil em todas as actividades Mistas do Departamento de Física Soma valor de todas as células = = DESPESA TOTAL de um ano civil = = igual ao valor indicado no Relatório de Contas (auditado)
Custos Totais por Actividade Implementação de Contabilidade Analítica Auditoria às Contas do IST Cálculo da Estrutura de Custos Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos euro Ensino Investigação Mista
Custos Totais por Actividade e por Departamento ENSINO INVESTIGAÇÃO MISTA Dados do exercício de 2006
Cálculo dos Custos Indirectos Elegíveis de I&D Aos CUSTOS TOTAIS Retirar todos os custos da actividade ENSINO Nas actividades INVESTIGAÇÃO e MISTAS Retirar: Todos os custos directos Todos os NÃO elegíveis Custos Indirectos Elegíveis = Custos Totais - - Custo Ensino - Custos Directos Investigação Custos Directos Misto - Custos Indirectos não elegíveis Investigação Custos Indirectos não elegíveis Misto
Custos Indirectos Elegíveis de I&D euro Retirar os custos das actividades de ENSINO Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Identificar os Custos Directos e Indirectos Custos Directos = todos as despesas efectuados em projectos de I&D ou com financiamentos concedidos para apoio a actividades de I&D Projectos da UE, Projectos suportados pela FCT, AdI,... Financiamento plurianual de unidades de I&D Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Identificar os Custos Directos e Indirectos Custos Directos = todos as despesas efectuados em projectos de I&D ou com financiamentos concedidos para apoio a actividades de I&D Projectos da UE, Projectos suportados pela FCT, ADI, Financiamento plurianual de unidades de I&D custos directos custos directos Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Retirar Custos Directos Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Identificar os Custos Indirectos NÃO ELEGIVEIS Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Identificar os Custos Indirectos NÃO ELEGIVEIS NÃO Elegíveis Exemplos: Salários de docentes/investigadores Impostos Publicidade Transferências externas Amortizaçõeses de edifícios Amortizações de equipamento já financiados NÃO Elegíveis Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D Retirar Custos Indirectos NÃO ELEGIVEIS ELEGIVEIS ELEGIVEIS Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegiveis de I&D euro custos directos Custos indirectos NÃO elegíveis Ensino custos directos NÃO elegíveis ELEGIVEIS Investigação ELEGIVEIS Mista
Custos Indirectos Elegíveis de I&D ELEGIVEIS ELEGIVEIS Ensino Investigação Mista
Custos Indirectos Elegíveis por Departamento Ensino ELEGIVEIS Investigação ELEGIVEIS Mista INVESTIGAÇÃO MISTA Dados do exercício de 2006
Custos Indirectos Elegíveis por Departamento Valor Total dos Custos Indirectos Elegíveis Custos Mista Indirectos Elegíveis Investigação Distribuição por Departamento Dados do exercício de 2006
Nº de Docentes/Investigadores ETI Nº docentes/investigadores ETI por Departamento 113,31 102,24 105,51 94,45 80,39 64,89 16,82 19,91 17,39 23,07 6,56 Dados do exercício de 2006
Custo indirecto por hora, por docente, por Departamento Valor Anual dos Custos Indirectos Elegiveis por Docente/Investigador de um Departamento = Valor Anual dos Custos Indirectos Elegiveis do Departamento Nº de docentes/investigadores ETI do Departamento Valor Horário dos Custos Indirectos Elegiveis por Docente/Investigador de um Departamento = Valor Anual dos Custos Indirectos Elegiveis por Docente/Investigador de um Departamento 1575 horas
Valor do overhead / hora por Dept. Dept. de Eng.ª Informática 60,84 Sec. Autónoma de Eng.ª Naval 60,11 Dept. de Engenharia e Gestão 27,58 Dept. Eng.ª Biológica e Química 53,78 Dept. Eng.ª de Minas e Georecursos 38,93 Dept. de Eng.ª Mecânica 41,06 Dept. de Eng.ª de Materiais 29,53 Dept. de Matemática 17,10 Dept. de Física 54,71 Dept. Eng.ª Electr. E de Computadores 38,03 Dept. Eng.ª Civil e Arquitectura 36,91 Valores para o exercício de 2006
Implementação de Contabilidade Analítica Auditoria às Contas do IST Cálculo da Estrutura de Custos Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos A Estrutura de Custos é auditada Dados: Contas de exercício do ano civil auditadas Metodologia aceite pelas entidades financiadoras Resultados: Valor/hora dos da I&D por docente / investigador de cada Departamento devidamente auditado
Implementação de Contabilidade Analítica Auditoria às Contas do IST Cálculo da Estrutura de Custos Auditoria à Estrutura de Custos Aplicação da Estrutura de Custos A Estrutura de Custos é aplicada na execução de relatórios financeiros / pedidos de pagamento Dossier do projecto: Documentos originais de despesa Contrato com indicação da equipa de investigação e da carga mensal de participação Folhas de imputação semanal da equipa de investigação, assinadas pelos próprios e validadas pelo IP Estrutura de custos e relatório da auditoria Justificam as Despesas Gerais/Overheads imputadas ao projecto
Conclusões A metodologia de cálculo da estrutura de custos: é clara e está devidamente explicitada não é casuística, mas distingue as especificidades da I&D em áreas distintas é conhecida a priori pelas entidades financiadores e está auditada por auditores externos Tem fácil aplicação em casos de Escolas/Universidades com um número muito elevado de projectos e de investigadores e/ou docentes Facilita a elaboração de relatórios de projecto e a sua auditoria. É aceite desde 1996 pela União Europeia nos projectos a custos totais de que o IST é parceiro. A 1ª parte da metodologia é usada como suporte para a justificação de Encargos Gerais de projectos FCT, AdI,.