MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO Fundação Universidade Federal do ABC Pró-Reitoria de Pós-Graduação Coordenadoria Acadêmica Avenida dos Estados, 5001 Bairro Bangu Santo André - SP CEP 09210-580 PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO 01/2011 DEFESA DE DISSERTAÇÃO DE MESTRADO OU DE TESE DE DOUTORADO Procedimento que estabelece os passos, responsabilidades e ações para habilitação, solicitação, realização e validação das defesas de dissertação de mestrado e de tese de doutorado dos programas de Pós-graduação da Universidade Federal do ABC - UFABC, assim como solicitações de gratificação por participação em banca examinadora. O procedimento é composto de 6 (seis) passos, além de um passo preliminar, descritos a seguir. Passo 0: Escolha da banca Passo preliminar, que ocorre totalmente no âmbito de cada programa de pós-graduação, envolvendo negociação entre orientador e coordenação para escolha dos membros da banca. Observações o Cada programa define o procedimento para escolha da banca. o A banca deve ser protocolada na Secretaria de Atendimento da Pró-reitoria de Pós-graduação PROPG, com pelo menos 30 dias antes da data da defesa. Por isso, o processo de indicação e escolha da banca deve ser iniciado com muita antecedência. É necessário que o orientador e discente verifiquem nas normas do seu curso se a composição da banca será avaliada pelo colegiado, neste caso o prazo será de 45 dias antes da data da defesa). o De acordo com o Regimento da PROPG, a banca de mestrado deverá ser composta de no mínimo três membros titulares, sendo que um deles deverá obrigatoriamente ser externo ao programa e à UFABC. Uma banca de doutorado deverá ser composta de no mínimo cinco membros titulares, sendo que no mínimo dois deverão ser externos ao programa e à UFABC. A solicitação deverá incluir no mínimo dois membros suplentes, sendo que no mínimo um deverá ser externo ao programa e a UFABC para defesa de mestrado; e no mínimo dois deverão ser externos ao programa e a UFABC para defesa de doutorado.
o Uma vez a banca aprovada pela Coordenação, a responsabilidade por entrar em contato com os membros da banca para agendar um horário disponível será do presidente da banca (orientador ou coorientador) ou do aluno. Passo 1: Solicitação de banca Passo 1.1: Entrada do processo: entrega da solicitação e documentos o Responsáveis: aluno e orientador o Prazo: mínimo de 30 (trinta) dias de antecedência vide passo 0 o Ação 1: Preencher, assinar e entregar na Secretaria de Atendimento da PROPG o formulário de solicitação de defesa com os seguintes documentos anexos: Uma cópia encadernada do trabalho. Para os programas de Física e Profmat, a aluno enviará uma cópia do trabalho gravado em pdf por e- mail ao Coordenador. O programa de EHFCM exige o envio do resumo do trabalho por e-mail à coordenação. Solicitação de passagem e diárias para membros externos. Para o pagamento de diárias e passagens podem ser utilizados recursos próprios da UFABC (através do SCDP Sistema de Concessão de Diárias e Passagens) ou recursos do PROAP/CAPES. Antes de fazer a solicitação verificar com a coordenação do curso qual o recurso que poderá ser solicitado. Utilizar o formulário apropriado. o Ação 2: Entregar formulário de solicitação de auxílio Dissertação ou Tese (opcional), assinado pelo aluno e pelo orientador, conforme Portaria nº 02 - PROPG de 20 de julho de 2011. O formulário deverá ser protocolado na Secretaria de Atendimento antes da data da defesa. o Ação 3: Entregar o formulário de solicitação de gratificação para membro de banca examinadora, será assinado pelo Coordenador do Curso. o Observações: Serão aceitos apenas os formulários com assinaturas originais e preenchidos com letra legível ou digitada. Caso o Orientador não possa assinar, o coorientador poderá fazê-lo. 2
Pedidos encaminhados fora do prazo poderão ser aceitos (desde que haja viabilidade), mas os demandantes devem estar cientes da possibilidade de ocorrência de eventuais transtornos. Pedidos de auxílio para transporte ou custeio de diárias dos membros externos, assim como a posterior prestação de contas, são de responsabilidade do orientador e do aluno da banca: ao orientador/aluno caberá o preenchimento dos devidos formulários, orçamentos para passagens, impressão e entrega do pedido à PROPG. Alertamos que este serviço é uma cortesia da Universidade e está sujeito à disponibilidade. Para que membros externos recebam gratificação para membro de banca examinadora, o orientador/aluno têm até 5 (cinco) dias úteis antes da data da defesa para protocolar o formulário de pagamento de gratificação de membro externo, devidamente preenchido, na Secretaria de Atendimento. Os dados fornecidos no formulário são de responsabilidade do orientador/aluno que realizou a coleta dos dados, sendo que o preenchimento indevido pode ocasionar a inviabilização do pagamento do membro externo. Caso seja necessário, o agendamento de veículo oficial para buscar membro externo será realizado através de formulário de solicitação de transporte, que deverá ser protocolado na secretaria de pós-graduação com até 5 (cinco) dias úteis de antecedência, e será encaminhado para a Divisão de Transportes da Prefeitura Universitária PU, setor responsável e que confirmará a disponibilidade do serviço (mediante consulta prévia a agenda de transportes) um dia antes da data do evento, diretamente ao solicitante através de e-mail. Esse serviço também é uma cortesia da UFABC, estando sujeito à disponibilidade. Para agendamento com prazo menor que 5 (cinco) dias úteis o solicitante deverá colher assinatura da PROPG e entregar pessoalmente o formulário na Divisão de Transportes PU. 3
Para solicitação de vaga no estacionamento, caso o membro externo utilize carro próprio, é necessário enviar e-mail para a Divisão de Segurança da PU, informando dados do membro externo e do veículo, bem como período em que utilizará o estacionamento. Esse serviço é uma cortesia da UFABC, estando sujeito à disponibilidade. Após aprovação da banca pela Coordenação do curso, o aluno ou orientador deverá retirar na Secretaria de Atendimento as cartas-convite e a cópia do trabalho analisada pela Coordenação, se houver, para enviá-las aos membros da banca (titulares e suplentes), conforme passo 3.2, a seguir. Passo 2: Autorização da Coordenação Passo 2.1: Inclusão de documentos adicionais o Responsável: Coordenadoria Acadêmica Seção de Bancas o Ação 1: Anexar histórico escolar atual do aluno na solicitação de defesa Passo 2.2: Solicitação de autorização da coordenação o Responsável: Coordenadoria Acadêmica Seção de Bancas o Ação 1: Repassar o pedido de defesa, histórico escolar e a cópia do trabalho (quando houver) à coordenação do curso, para análise e aprovação da banca. Passo 2.3: Autorização da coordenação o Responsável: Coordenação do Programa o Ação 1: Analisar a solicitação de defesa, se o aluno cumpriu todos os créditos, não ultrapassou a data limite da defesa e demais exigências do curso e, emitir parecer quanto à composição da banca Passo 3: Preparação e publicidade da defesa Passo 3.1: Preparação para a defesa 4
o Responsável: Coordenadoria Acadêmica Seção de Bancas o Ação 1: Reservar sala para defesa (salas do Bloco B disponíveis para este fim); o Ação 2: Emitir portaria de nomeação da banca (uma via), carta-convite (uma para cada membro da banca), ata de defesa (duas vias), folha de assinaturas (uma via), declaração de participação em banca (uma para cada membro da banca) e declaração de concordância para pagamento de gratificação para membro externo, em caso de servidor público federal (uma via para cada professor nessa situação); o Ação 3: Coletar assinatura do coordenador do programa nas cartas-convite, portaria de nomeação e declarações de participação em banca; o Ação 4: Enviar portaria para homologação da CPG e posterior publicação no Boletim de Serviços; o Ação 5: Informar ao aluno e orientador (pelo e-mail informado no formulário de solicitação) quanto ao deferimento ou não do pedido e disponibilidade das Cartas-Convite para retirada na Secretaria de Atendimento da PROPG. o Responsável: Divisão de Apoio aos Cursos o Ação 6: Divulgar a agenda de bancas de defesas no site da PROPG. o Ação 7: Encaminhar para o Gabinete as informações da agenda, solicitando a publicação na Capes WebTv. Passo 3.2: Envio de cópias aos membros da banca o Responsável: orientador e aluno o Ação 1: Retirar cartas-convite na secretaria de atendimento, anexá-las às cópias do trabalho e encaminhar (cópia do trabalho com carta convite) aos membros da banca. 5
Passo 4: Defesa Passo 4.1: Obtenção de documentos para defesa o Responsável: orientador ou aluno o Ação 1: Retirar, uma hora antes do início da banca, na Secretaria de Atendimento, os documentos para a defesa: ata, folha de assinaturas, declarações de participação e declaração de concordância para recebimento de gratificação (este último somente para servidor público federal). Passo 4.2: Coleta de assinaturas dos membros da banca o Responsável: Presidente da banca o Ação 1: Definir com os membros sobre a aprovação ou reprovação do aluno, preenchendo o campo específico na ata de defesa. O Regimento da PROPG contempla somente as situações: aprovado ou reprovado. o Ação 2: Coletar todas as assinaturas necessárias dos membros da banca. Passo 4.3: Alteração do título da dissertação/tese o Responsável: Presidente da banca / orientador o Se a banca examinadora recomendar a alteração do título da dissertação/tese, o presidente da banca/orientador deverá anotar no verso da ata o título sugerido. Passo 4.4: Entrega de documentos o Responsável: Presidente da banca o Ação 1: Entregar a folha de assinaturas assinada ao aluno para anexá-la na versão final do seu trabalho e 1 (uma) via da ata; o Ação 2: Entregar declarações de participação aos membros da banca. Passo 5: Procedimentos após a defesa Passo 5.1: Entrega de documentos o Responsável: Presidente da banca; orientador/coorientador ou aluno 6
o Ação 1: Entregar na Secretaria de Atendimento: 1(uma) via assinada da ata de defesa em, no máximo, dois dias após a data de ocorrência da defesa (preferencialmente, no mesmo dia); Declaração de concordância para pagamento de gratificação a membro externo (quando servidor público federal); Declarações de participação não entregues (membros titulares ou suplentes que não compareceram). Passo 5.2: Pagamento de gratificação para membro externo o Responsável: Coordenadoria Acadêmica Seção de Bancas o Ação 1: Enviar solicitação de gratificação para membro de banca examinadora assinada pela Coordenação do Programa à Seção de Auxílios da PROPG. A assinatura é colhida junto com o deferimento da banca Considerando a tramitação interna e o prazo de encaminhamento à Próreitoria de Administração - PROAD pela Seção de Auxílios da PROPG, o prazo para pagamento de gratificações sem multa é até o 3 5º dia útil do mês subsequente à data da defesa. o Ação 2: Anexar os seguintes documentos à gratificação: Primeira página do currículo Lattes (deve ser impressa) Fotocópia da portaria de nomeação, da ata de defesa e da declaração de concordância (para servidor público federal) O orientador (servidor/funcionário de outras IFE s) não recebe gratificação. o Ação 2: Escanear a ata de defesa (frente e verso), lançar as informações no sistema e encaminhar a via original para arquivo no prontuário do aluno. Passo 5.4: Prestação de contas o Responsável: orientador ou aluno 7
o Ação 1: Apresentar a prestação de contas à Seção de Auxílios usando o Relatório de Viagem à Coordenação do Curso em até 5 (cinco) dias úteis após seu retorno, devendo ser encaminhado à PROPG dentro desse mesmo prazo. o Ação 1: Incluir cópia da ata de defesa e, quando houver outras atividades do convidado, declaração da coordenação do curso ou certificado de participação. o Observações No caso de passagens, é obrigatório anexar os cartões de embarque originais. Os comprovantes deverão ser colados individualmente em papel sulfite tamanho A4. Passo 6: Entrega da versão final Passo 6.1: Entrega de documentos o Responsável: aluno o Ação 1: Entregar na Secretaria de Atendimento ao aluno - Propg Versão final da tese ou dissertação e os demais documentos complementares descritos no Procedimento para entrega da versão final de dissertação ou tese, seguindo todas as instruções contidas naquele procedimento, bem como atender o cumprimento dos prazos estabelecidos. Passo 6.2: Preparação de documento para envio à coordenação o Responsável: Coordenadoria Acadêmica Seção de Bancas Ação 1: Emitir uma Comunicação Interna (CI) a ser assinada pela coordenação do programa, para homologação da defesa pública de dissertação ou tese e emissão de título de mestre ou doutor. o Responsável: Coordenação do programa o Ação 1: Analisar e aprovar texto definitivo 8
o Ação 2: Assinar as CI s de solicitações de homologação de defesa pública e emissão de título de mestre ou doutor e homologação de texto definitivo Passo 6.4: Encaminhamento para homologação do título o Responsável: Coordenadoria Acadêmica - Seção de Controle e Emissão de Documentos e Diplomas o Ação 1: Conferir todos os documentos entregues pelo concluinte e solicitações assinadas pela Coordenação, verificando sobre inexistência de pendências no âmbito acadêmico, administrativo e financeiro. o Ação 2: Encaminhar a versão final e documentos complementares, sem pendências, para homologação pela CPG. Passo 6.5: Homologação da defesa e do título o Responsável: Comissão da Pós-Graduação - CPG o Ação 1: Pró-reitor assina a homologação defesa pública e concessão de título ao aluno e apresenta nas deliberações para referenda da CPG o Após a reunião da CPG, a data da homologação do título é publicada no Boletim de Serviços e o processo devolvido à Seção de Controle e Emissão de Documentos e Diplomas para início do processo de emissão do diploma. Observações: o A entrega da versão final e seus documentos complementares devem respeitar o prazo sugerido pelo Presidente da Banca de Defesa, observando o prazo máximo permitido no Regimento da Pós-graduação. o O prazo de homologação do título está vinculado à entrega da versão final e demais documentos, análise da Seção com outros setores sobre pendências financeiras, administrativas e documentais para liberação da homologação do título. 9