PROGRAMA DE BOLSA DE INTERCÂMBIO INTERNACIONAL PARA OS ALUNOS DE GRADUAÇÃO DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO http://www.reitoria.usp.br/intercambio/ Modalidade: Bolsa Mérito Acadêmico Sistema de Apoio ao Programa: https://uspdigital.usp.br/ccpb Objetivando aclarar os procedimentos envolvidos no Programa em pauta, foi criada essa cartilha para facilitar o planejamento e as providências a serem adotadas por alunos, bolsistas e CCint s/crint s das Unidades. Importante O Programa de 2013 não prevê a tramitação de processos, portanto não será necessária a abertura de um processo para cada bolsista, toda a documentação será anexada via sistema de apoio ao programa (https://uspdigital.usp.br/ccpb/ ou http://sistemas.usp.br/ccpb). ORIENTAÇÕES GERAIS: Cabe à Comissão Coordenadora do Programa Definição do número de bolsas atribuído a cada Unidade de Ensino e Pesquisa, conforme diretrizes e critérios; Definição de diretrizes e critérios para a seleção dos alunos interessados nas bolsas; 1
Homologação do resultado da seleção dos alunos realizada pelas Unidades. Cabe à Comissão Executiva do Programa (bolsa.internacional@usp.br): Implementação das bolsas e análise da documentação encaminhada pelas Unidades. Cabe à equipe da Vice-Reitoria Executiva de Administração VREA: Jonisi, Renato, Vera Mendes e Wellington (alunobolsasinter@usp.br tels.: (11) 3091-0511/0512. Conferência da documentação carregada no sistema de apoio ao programa a fim de verificar se está de acordo com o estabelecido no edital; Preparação da documentação (Declaração de Visto e Termo de Outorga e Aceitação) para os bolsistas; Encaminhamento dos dados das bolsas para o Departamento Financeiro, para o efetivo pagamento, após a sua homologação pela Comissão Coordenadora; Controle dos prazos das Prestações de Contas e apoio aos bolsistas nas questões relacionadas à Bolsa de Intercâmbio Internacional. E T A P A S 1ª Etapa Aluno/Unidade INSCRIÇÃO 2
Será realizada pelo aluno, exclusivamente por meio do sistema de apoio à bolsa disponibilizado pelo Programa de Bolsas, desde que não tenha sido contemplado anteriormente por este programa. Períodos: De 03.04.2013 a 17.05.2013 (para o 2º semestre de 2013 ou 1º semestre de 2014); De 15.07.2013 a 06.09.2013 (para o 1º semestre de 2014). Nota: A inscrição será concluída quando TODOS os documentos solicitados forem carregados no sistema de apoio à bolsa. Após acionar a tecla Confirmar Inscrição, o aluno não poderá alterar os documentos anexados. 2ª Etapa - Unidade - CCINT/CRINT SELEÇÃO 1. Executa os procedimentos internos para seleção dos bolsistas. 2. Desempenha as tarefas no sistema de apoio ao programa (CCPB) relativas ao lançamento ou alteração de informações, auxilia os alunos no processo de inscrição e anexação dos documentos (conforme listagem de documentos abaixo). 3. Indica à Comissão Executiva, por meio do sistema de apoio, os alunos préselecionados. DOCUMENTAÇÃO Quando e quais documentos serão exigidos? 3
Na Inscrição: 1. Histórico Escolar ATUALIZADO, completo, onde constem as reprovações ou dependências. 2. Plano de estudos/atividades APROVADO. 3. Termo de Compromisso assinado pelo aluno. 4. Informação sobre o convênio e/ou justificativas pertinentes. Candidaturas aprovadas na Unidade: 1. Carta de Aceitação da Instituição de Destino (documento oficial). 2. Comprovante de Proficiência na língua exigida pela instituição de destino (documento oficial). 3. Declaração assinada pelo aluno de NÃO acumulação de bolsas. HISTÓRICO ESCOLAR 1. O Histórico Escolar deverá ser Completo e estar atualizado. 2. Conter, no mínimo 20% dos créditos concluídos e, no máximo, 90% dos créditos concluídos. 3. O aluno não poderá ter nenhuma dependência (RA, RF ou RN em aberto) em nenhuma disciplina. PLANO DE ESTUDOS OU ATIVIDADES O que deverá constar? Quem deverá assinar? 1. Deverão constar as disciplinas/atividades acadêmicas que o aluno pretende cursar ou desempenhar. 4
2. O documento deverá ser avalizado por um professor da Unidade a qual pertence o bolsista. 3. Deverá conter as assinaturas do bolsista, do professor responsável, bem como validação pela Comissão de Graduação, ou de Pesquisa, ou de Cultura e Extensão Universitária, ou de Cooperação Internacional (ou de Relações Internacionais). PROFICIÊNCIA Comprovante de proficiência do (a) candidato (a) na língua exigida pela Instituição de destino. Caso a Instituição de destino não exija proficiência de língua, a Unidade deverá emitir Declaração em papel timbrado, assinada pelo presidente da CRInt/CCInt, constando essa informação, e anexá-la no sistema de apoio ao programa. CONVÊNIO USP COM INSTITUIÇÕES ESTRANGEIRAS O que deverá constar na justificativa do convênio? 1. Nº do Convênio USP e período (deverá estar vigente). 2. Mencionar o ranking e qual a classificação da universidade de destino. Nota: Caso não exista convênio firmado: Justificar a escolha da instituição de destino. 5
3ª Etapa Comissão Executiva e Comissão Coordenadora do Programa ANÁLISE E HOMOLGAÇÃO 1. Análise da documentação e implementação (Comissão Executiva do Programa). 2. Homologação (Comissão Coordenadora do Programa). RESUMO DE SOLICITAÇÃO DA BOLSA Após a análise da respectiva documentação pela Comissão Executiva, as Unidades deverão preencher a tela Resumo de Solicitação da Bolsa (anexo II): Dados do bolsista, inclusive o CPF; Conta bancária, sempre do Banco do Brasil; Agência do Banco do Brasil onde irá retirar o cartão VTM (anexo I); Dados da Instituição de Destino; Dados relativos à Bolsa; Vigência da bolsa, em conformidade com a carta de aceitação; Outras observações que a Unidade julgar relevantes ou necessárias. Nota É imprescindível que nenhum campo fique em branco. 6
CONTA CORRENTE BANCO DO BRASIL Os bolsistas deverão possuir, impreterivelmente, conta corrente no Banco do Brasil, em qualquer agência do país, e figurar como titular. Deverão, igualmente: 1) Informar os dados bancários à CCint/CRint, os quais se farão constar no Resumo de Solicitação da Bolsa. 2) Solicitar à Seção de Alunos da sua unidade que providencie o cadastro da conta bancária no Sistema Júpiter, como primeira opção para pagamento (no caso de haver mais de uma conta cadastrada). Nota: Para efetivação do pagamento da bolsa, é imprescindível que o aluno possua conta no Banco do Brasil e que ela esteja cadastrada no Sistema Júpiter. 4ª Etapa - VREA Vice-Reitoria Executiva de Administração Equipe de Bolsas Internacionais CÁLCULOS E VALORES DA BOLSA Imediatamente após a homologação da bolsa pela Comissão Coordenadora, a Equipe de Bolsas da VREA iniciará as atividades relacionadas com as questões financeiras e a emissão dos documentos. 7
Os valores são de acordo com a tabela que é parte integrante da Portaria GR 6.088, de 08.03.2013 Valores referentes aos auxílios. As bolsas são calculadas levando em consideração os dias envolvidos na vigência, devidamente indicada na Carta de Aceite da Instituição de destino. Cálculos: Cada trinta dias de intercâmbio equivale a uma mensalidade da bolsa. Por isso, é extremamente importante que a CCint/CRint preencha o resumo dentro desse critério e, sobretudo, repasse essa informação ao bolsista. Valores: 1. Mensalidades: No mínimo 2 (duas) e, no máximo 6 (seis) mensalidades (mérito acadêmico) e até 18 (dezoito) mensalidades (duplo-diploma); 2. Seguro-saúde: Proporcional ao número de dias compreendidos na vigência indicada na carta de aceite e no resumo da bolsa; 3. Auxílio Deslocamento: Integral, conforme tabela Valores referentes aos auxílios ; 4. Auxílio Instalação: Integral, para bolsas com duração acima de 3 meses; 60 % do valor, para bolsas com duração entre 02 e 03 meses. 5. Taxas Acadêmicas: Serão analisadas caso a caso. Nota: As Taxas Acadêmicas poderão ser aprovadas, em caráter de absoluta excepcionalidade, e serão objeto de análise por parte das Comissões Executiva e Coordenadora. A documentação pertinente e todas as justificativas que lhe confiram a caracterização da excepcionalidade deverão ser apresentadas. 8
As deliberações serão exaradas no despacho da Homologação. PAGAMENTOS Todos os pagamentos são creditados nas contas dos bolsistas (Banco do Brasil), em reais, conforme cálculo da bolsa, sempre em dias úteis. Será utilizado o Câmbio Turismo, de dois dias anteriores à data do crédito. 1ª Parcela Auxílios (Deslocamento, Instalação e Seguro-Saúde) e 1ª mensalidade: - Pagamento 30 dias anteriores à data de início da bolsa. (Alerta ao bolsista: Este pagamento está condicionado à assinatura, em duas vias, do Termo de Outorga, e sua apresentação na CCInt/ CRInt da unidade). Demais Mensalidades - Pagamento no 5º dia útil de cada mês, subsequentes ao mês do início da bolsa. (alerta ao bolsista: Para liberação da segunda mensalidade, o aluno deverá comprovar o embarque de ida e a contratação do seguro-saúde, mediante apresentação dos cartões de embarque e do voucher do seguro, por meio do sistema de apoio: https://uspdigital.usp.br/ccpb ou http://sistemas.usp.br/ccpb). DOCUMENTOS DA BOLSA Calculada a bolsa, são confeccionados pela VREA os seguintes documentos: 1. Declaração da Bolsa: redigida em inglês, geralmente utilizada para emissão de vistos em consulados. Esse documento é elaborado e, na sequência, encaminhado ao GR (Gabinete do Reitor) para assinatura do M. Reitor e da 9
Comissão Executiva. Posteriormente, o expediente do GR faz contato com as CCint s/crint s para que façam a retirada naquele setor. (Alerta ao bolsista - Recomendamos que faça cópia, autenticada, desta declaração e leve consigo na viagem). 2. Termo de Outorga: As Unidades terão acesso ao sistema e farão a impressão deste documento, pois cada bolsista deverá assiná-lo, em duas vias. A formalização da bolsa é dada pela entrega do Termo de Outorga, assinado pelo bolsista, ANTES do embarque, pois o descumprimento implicará em atraso no pagamento da 1ª parcela da bolsa. CARTÃO VISA TRAVEL MONEY O cartão VTM - Visa Travel Money - é um benefício que a USP concede aos bolsistas, consoante parceria firmada com o Banco do Brasil, e que lhes dá isenção de uma recarga mensal (aproximadamente R$ 50,00). Trata-se de um benefício e, portanto, não é obrigatório, já que existem opções semelhantes no mercado. A USP fará os créditos, em reais, na conta do bolsista, que precisará convertê-los para a moeda do país no qual estará em intercâmbio, daí a função do cartão. Mais detalhes sobre o VTM podem ser conferidos no Anexo III. O aluno deverá informar a CCint/CRint em qual agência do BB (dentre as relacionadas no Anexo I) desejará emitir seu cartão. Essa informação deverá constar no Resumo de Solicitação da Bolsa. 10
Como já foi mencionado, o aluno poderá ter conta em qualquer agência do Banco do Brasil, todavia a emissão do cartão só poderá ser realizada em uma das agências relacionadas. Após receber o Termo de Outorga o bolsista deverá aguardar o prazo de 10 (dez) dias úteis, quando então poderá comparecer à agência escolhida, se identificar como ALUNO BOLSISTA DA USP, e solicitar a emissão do seu cartão VTM. Todas as dúvidas relacionadas ao cartão deverão ser dirimidas na própria agência. O cartão só poderá ser emitido pelo próprio bolsista e presencialmente. PRESTAÇÃO DE CONTAS A prestação de contas das bolsas concedidas pelo Programa de Bolsas de Intercâmbio para Alunos de Graduação da USP se dará no prazo de 30 dias após o término do intercâmbio, conforme estabelecido no Artigo 3º, inciso 4º da Portaria GR 6.087 de 08.03.2013. Essa prestação de contas consiste na apresentação do relatório final sobre o intercâmbio, acompanhado de outros comprovantes, que deverão ser carregados no sistema de apoio ao programa: https://uspdigital.usp.br/ccpb ou http://sistemas.usp.br/ccpb. a) Relatório Apresentação de Relatório sobre as atividades realizadas no exterior, assinado pelo aluno e validado no âmbito da Unidade. Recomendamos que seja sucinto, claro, objetivo e que contemple os seguintes itens: 1. Objetivo; 2. Justificativa/ Motivação; 3. Resultado/ Experiência. 11
b) Comprovantes Financeiros Auxílio Deslocamento: apresentação de todos os Cartões de Embarque, ida e volta; Lembramos que os cartões de ida deverão ser carregados no sistema no prazo máximo de 30 dias a partir da chegada do bolsista ao exterior (vide item Pagamentos). Auxílio Seguro-Saúde: apresentação da Apólice do Seguro, emitida pela companhia seguradora, abrangendo todo o período do intercâmbio. Lembramos que o voucher do seguro saúde deverá ser carregado no sistema no prazo máximo de 30 dias a partir da chegada do bolsista ao exterior (vide item Pagamentos). Taxas Acadêmicas, quando homologadas pela Comissão Coordenadora do Programa, mediante a apresentação do recibo emitido pela Instituição de destino. c) Comprovantes Acadêmicos No caso da realização de disciplinas no exterior Apresentação de Atestado de Matrícula fornecido pela Instituição de destino; ou Apresentação de Histórico Escolar fornecido pela Instituição de destino; No caso da realização de estágio ou de outras atividades acadêmicas Apresentação de Declaração da Instituição de destino relativa à efetiva realização das atividades previstas (estágio ou outras atividades acadêmicas). Resumo 1ª Etapa Inscrição (Alunos/Unidades) 2ª Etapa Seleção (Unidades) 3ª Etapa Análise e Homologação (Comissão Executiva e Comissão Coordenadora) 4ª Etapa Pagamento (VREA) Anexos 12
I Listagem das agências do Banco do Brasil autorizadas a emitir o cartão VTM II Resumo de Solicitação da Bolsa (será disponibilizado no sistema) III - Manual Ourocard Visa Trave Money-USP IV Portaria GR 6087, de 08.03.2013 e 6.088, de 08.03.2013 - Edital 1/2013 (http://www.reitoria.usp.br/intercambio/). V Instruções para preenchimento da Inscrição Sistema de apoio ao Programa CCPB (https://uspdigital.usp.br/ccpb). 13