Versão 0 Fevereiro de 2011 Guia para a elaboração de formulários Departamento dos Portais do Cidadão e da Empresa Sónia Lascasas www.ama.pt O conteúdo desta apresentação é alvo de Direitos de Autor, não podendo ser utilizado fora das condições admitidas. O utilizador pode copiar, importar ou utilizar gratuitamente informações, desde que refira a fonte de informação.
Organização do guia Este guia apresenta um conjunto de orientações para a elaboração de formulários e identificação dos documentos instrutórios necessários à realização de serviços públicos. 2
1. A importância dos formulários Os formulários de suporte à realização do serviço são instrumentos extremamente úteis. 1. Para os cidadãos e as empresas, porque: a) Apresentam claramente a informação a fornecer; b) Reduzem as probabilidades de instrução deficiente do pedido; c) Evitam deslocações desnecessárias para a prestação ou entrega de elementos adicionais. 2. Para as entidades, porque: a) Evitam a perda de tempo resultante dos actos administrativos decorrentes da instrução deficiente; b) Eliminam as tarefas de produção de notificações para entrega de elementos adicionais, c) Contribuem para a redução do tempo de resposta. 3
2. Formulários - dados de identificação pessoal Dados de identificação adequados ao Cartão de Cidadão. Não solicitar dados de identificação que já não constam no Cartão de Cidadão, como o Arquivo ou data de emissão. 4
3. Formulários campos da formulação do pedido Campos pré-definidos para selecção, em vez de campos abertos. Facilita o preenchimento e o trabalho de análise da entidade responsável que não necessita de perder tempo à procura da informação que necessita no meio de um texto, nem sempre muito legível. Guia para a elaboração de formulários 5
4. Formulários documentos instrutórios Verificar se os dados pedidos acrescentam informação útil face à já existente nos documentos instrutórios ou no serviço ou se vão ser tratados. Em caso negativo, não pedir (Artigo 17.º, ponto 1 do Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, na redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março). Guia para a elaboração de formulários 6
4.1. Formulários documentos instrutórios Para a instrução de processos administrativos graciosos é suficiente a simples fotocópia de documento autêntico ou autenticado. Em caso de dúvidas fundadas acerca do seu conteúdo ou autenticidade, pode ser exigida a exibição de original ou documento autenticado para conferência, devendo para o efeito ser fixado um prazo razoável não inferior a cinco dias úteis - artigo 32.º do Decreto-Lei n.º 29/2000, de 13 de Março, que altera o Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de Abril, e Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de Julho. 7
4.2. Formulários documentos instrutórios Verificar se a designação do documento instrutório é suficientemente clara e inequívoca para o cidadão ou empresa. Facilita a instrução do pedido, minimizando a possibilidade de entrega de documentos incompletos e o trabalho de análise da entidade responsável pela prestação do serviço. 8
4.3. Formulários documentos instrutórios Quando é necessária uma declaração emitida pelo requerente, deve-se incorporar o texto da declaração no próprio formulário a assinatura final do formulário abrange a declaração. Facilita a instrução do pedido ao cidadão e à empresa que não têm de produzir outros documentos para anexar ao formulário, correndo o risco do mesmo não conter toda a informação necessária e, o trabalho de análise da entidade responsável. 9
4.4. Formulários documentos instrutórios Caso seja necessário obter prova de um facto que a Entidade tenha conhecimento em virtude do exercício das suas funções, não solicitar a entrega do documento - Artigo 87.º, ponto 2 do Código de Procedimento Administrativo (CPA). Quando muito, solicitar a informação mínima para posterior identificação interna do documento em causa. De acordo com o artigo 87.º, ponto 2 do CPA, compete à Entidade diligenciar a informação de que necessita junto dos respectivos serviços, em vez de solicitar a junção do documento ao cidadão ou à empresa. 10
4.5. Formulários documentos instrutórios Quando é preciso obter informação emitida por uma outra entidade, como certidões ou declarações, o serviço responsável deve diligenciar a obtenção da mesma ou então solicitar a informação estritamente necessária para posterior obtenção dessa informação. Consultar slides seguintes. Princípio de cooperação administrativa, reforçado pelo Decreto-Lei n.º 92/2010, de 26 de Julho, relativo à transposição da Directiva de Serviços para a ordem jurídica interna. 11
4.5.1. Formulários documentos instrutórios Certidões electrónicas Certidão permanente de Registo Comercial 12
4.5.2. Formulários documentos instrutórios Certidões electrónicas Certidão permanente de Registo Predial 13
4.5.3. Formulários documentos instrutórios Declarações electrónicas (1/2) Declaração de situação contributiva regularizada perante a Segurança Social Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da prestação do consentimento de consulta, na Segurança Social Directa Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril. 14
4.5.3. Formulários documentos instrutórios Declarações electrónicas (2/2) Certidão de situação tributária regularizada perante a Fazenda Nacional Os cidadãos/empresas são dispensados da apresentação da certidão comprovativa da situação tributária regularizada através da prestação do consentimento de consulta, nas Declarações Electrónicas Decreto-Lei n.º 114/2007, de 19 de Abril. 15
4.6. Formulários informação complementar Os requisitos complementares aos formulários (exemplos: necessidade de entrega de impressos em duplicado rubricados, etc.) devem ser apresentados no próprio formulário sob a designação, por exemplo, de Observações. A integração desta informação adicional no próprio formulário minimiza a possibilidade de esquecimento por parte do cidadão ou da empresa. 16
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